機關事業單位檔案管理信息化工作研究

孫阿娜

摘 要：隨著我國社會的發展，檔案工作起到舉足輕重的作用。檔案管理工作與信息化發展趨勢相適應，從而全面提高檔案管理的質量。在我國機關檔案管理信息化進程中，加強其信息安全工作，促進檔案管理信息化的發展。此外，信息技術的“雙刃劍”特征、國家信息化政策、信息基礎設施建設和信息知識素質的提高，都會對機關事業單位建立檔案管理信息系統產生一定影響。

關鍵詞：檔案信息；安全管理；完善措施；機關事業單位

“檔案”是指各種不同的組織（政府、社會組織和個人）在實際工作中所產生的“原始文檔”。建立與累積檔案是一種適應歷史發展要求的文件管理活動。檔案管理學是利用科學的理論與手段，為不同的現實社會職能提供依據。檔案具有豐富的內容，要挖掘其深層次的內涵，充分利用豐富的信息資源，對其進行有效認識和利用。

在機關事業單位的工作中，對大量的文書、影像等內容展開整理，為今后的工作提供一定的理論基礎和證據，進而提高機關事業單位工作人員的工作效率。在機關事業單位，由于檔案種類繁多，數量龐大，給工作帶來很大的難度，要想得到相關資料，需要等待很長時間，影響到工作成果。同時，由于檔案存放時間過久，有些檔案會損壞或丟失，從而對檔案的完整性產生影響。

一、檔案管理信息化的必要性

1.降低檔案管理人員的工作壓力

在檔案管理工作中，管理人員要按照檔案不同的種類，對其展開整理，并分類存放。在這樣的條件下，會給檔案管理人員造成很大的工作壓力，需要花費很多的時間和精力。在機關事業單位檔案管理工作中，檔案管理信息化是其工作的重要組成部分，是機關管理中的一項重要內容。通過信息技術的應用，各部門可以按照自己的需要，充分利用檔案資料，可以減輕檔案管理人員的工作壓力。

2.提高檔案管理工作效率

在機關事業單位的公文管理工作中，要找到所需公文，有時會需要耗費大量的時間。另外，機關事業單位的工作內容多種多樣，會出現大量的文件資料，這就給機關事業單位的檔案管理人員帶來更大的工作壓力。為了減少工作量及壓力，可將海量的文檔資料經過數字化處理，并集成到互聯網的文檔數據庫中，極大縮小文檔的工作區域，加速文檔的獲取速度，提高工作效率，為機關事業單位的運轉提供及時有效的保證。

3.提高機關事業單位檔案的安全性

傳統的檔案文件大多是紙質的，保存不當，容易出現文字模糊不清、紙張破損和丟失等情況。檔案保存若存在問題，將會對檔案內容造成不良的影響，給機關事業單位的正常工作帶來負面的影響。檔案的信息化管理，實現了傳統紙質文檔的數字化，從而提升檔案管理質量，保證檔案的長期有效性和完整性。同時，有些機關事業單位的文件還需要保密，傳統紙質文件的保密性非常差，但是，在檔案信息化的基礎上，可以對檔案信息進行加密，檔案的安全性會得到極大提升。

二、信息化技術在檔案管理工作中的優勢

1.提升工作效率

對檔案信息資源進行維護和利用，是一個漫長而又系統化的過程。隨著時代發展與變遷，機關事業單位檔案材料的種類與數量日益增多，管理工作日趨復雜，造成了檔案工作者工作壓力大、工作效率低下。所以，在機關事業單位的檔案管理中應用先進的信息技術是非常有必要的，通過信息技術，既能夠解決對檔案資料的搜集需求，又能夠為檔案提供一個智能化的搜索空間，從而使檔案管理工作過程變得簡單化，使檔案工作得到最大程度的改進，從而提升檔案管理的工作質量，檔案工作人員的工作效率也得到顯著提升。

2.提高檔案保存的穩定性

紙質文檔不適合長時間存放，由于在自然環境中紙張很容易受到侵蝕，或者是使用常規的包裝方式，導致很多紙張的破損。機關事業單位要想使檔案文件能得到較長時間的存儲，就要利用計算機與信息技術對其進行備份保存，這樣既保證了文件的可靠性，又為機關事業單位的快速發展奠定了良好基礎。

3.提高檔案信息的傳遞速度，并保障其安全性

在檔案的傳遞過程中，由于需要耗費大量的人力、物力和財力，使得信息傳遞過程中出現大量的損耗，嚴重影響信息傳遞過程的順利進行。但是，利用電子文檔傳輸信息，不僅可以提高傳輸速度，保證文檔的安全，還可以節省傳輸成本，避免文檔丟失，最大限度地降低檔案管理的安全風險。

三、機關事業單位檔案管理信息化的影響因素

1.領導層檔案管理信息化意識不足

在檔案管理向智能化發展的進程中，部分機關事業單位的領導沒有充分理解信息化，認為檔案管理信息化就是把全部檔案資料錄入電腦，這種片面的理解必然會在某種程度上阻礙檔案工作的信息化進程。由于領導的檔案管理信息化意識較差，也會導致機關事業單位對檔案管理人員的培訓工作得不到足夠關注，進而導致管理人員對信息化的認知下降，在一定程度上影響檔案管理信息化工作的開展。

2.檔案管理信息化工作經費不足

隨著檔案信息化的發展，需要與之相適應的系統建設。但是，由于機關事業單位的領導并沒有足夠重視，在檔案管理工作上沒有給予足夠的資金支持，導致在檔案管理信息化工作中缺少了必備的基礎設備設施。由于領導沒能認識到檔案管理信息化對于機關事業單位工作的積極作用，沒有足夠重視檔案管理信息化工作的重要性，導致機關事業單位檔案管理信息化工作進程停滯不前。

3.檔案信息化數據庫不完善

當前，我國部分機關事業單位已經初步實現了對其檔案資源的信息化管理，并建立相應的信息資源庫。但是，與此相適應的基礎設備設施還不完善，無法實現檔案信息的實時共享，導致檔案信息資源的利用率低。而且，該數據庫中的文檔信息只能在自己的部門內共享，無法與其他部門相互交流，這就影響了檔案資源的有效使用。

4.檔案管理信息化技術人才不足

在我國大多數的機關事業單位中，由于受傳統的檔案管理方式的影響，對檔案管理信息化的理解不夠透徹，缺少相應的信息技術人才，從而限制了其在社會生活中的作用。與此同時，要想使檔案管理信息化工作高效展開，就需要檔案管理人員既要具備專業的檔案管理知識，又要具備一定的計算機管理技術?，F在，信息化管理人才很多，但他們對檔案管理信息化工作的認識還不夠。

四、提高機關事業單位檔案管理信息化的辦法

1.提升機關事業單位領導的信息化意識

機關事業單位的管理人員要加深對檔案信息化的認識，明確檔案信息化是檔案管理工作的開展方向，加強自身對檔案管理信息化建設的支持。要開展檔案管理信息化系統工作，需要各部門互相配合，進行有效交流，才能確保檔案管理信息化工程順利開展。同時，各機關事業單位的領導還應制定相應的獎懲辦法，以激勵員工參與到檔案管理信息化工作中來，推動檔案管理信息化建設的發展。

2.加大檔案管理信息化的資金投入力度

要實現檔案管理信息化，必須要配置各種設備設施，要充分發揮各個單位的作用，加大投入力度，為檔案管理信息化的發展打下良好基礎。首先，要購買必要的軟硬件；其次，機關事業單位應適當發揮社會資源的作用，在某種意義上增加自身的經濟效益，為實現檔案管理信息化提供充足的資金支持。

3.加大檔案信息化建設力度

機關事業單位要提高檔案管理的信息化程度，必須建立健全檔案信息化管理系統，并對其工作加以引導。首先，要建立健全信息系統，統籌信息，使信息系統能夠有效運作。其次，在現有文件資料中實現文件的格式化，即把傳統的紙本文件轉化成電子文件，并制定文件的分類表，提高文件檢索效率。最后，提高檔案管理員的網絡資訊科技素養，以確保檔案資料庫的安全性。

4.提升信息技術人員的綜合素質

檔案管理信息化具有更高的技術層次，給檔案管理工作提出了更高的要求。為此，政府和機關事業單位要強化科技人才的管理，提高科技人員綜合素質。首先，要加大對高層次人才的引進力度，特別是要培養既懂檔案管理知識又懂信息技術的復合型人才，組建一支高素質的技術隊伍，提高檔案管理的信息化程度。其次，要加大對機關事業單位檔案管理人員的培養，給其提供相應的培訓機會，并在此基礎上通過其自身的工作實踐，提出在機關事業單位中檔案管理信息化工作的建議和對策。

5.加強檔案管理人員的技術培訓

目前，在我國機關事業單位檔案管理信息化工作中，由于管理人員的專業水平不高，工作中出現了不少問題。隨著資訊科技的進步，工作需求的變化，檔案管理工作人員所掌握的相關資訊也必須與時俱進，否則將會影響檔案管理信息化工作。

在這種背景下，應該強化有關工作人員的業務技能和綜合素質的培訓，尤其要保證計算機應用、信息技術知識的普及和培訓，讓檔案管理人員的整體素質和業務技能可以與工作崗位的實際需要相匹配，為檔案管理信息化建設提供關鍵的人才。

五、機關事業單位人事檔案信息化管理的建設路徑

進入大數據和信息化時代，機關事業單位管理人員要樹立新的管理理念，建立起一條與之相適應的信息化發展道路。

1.強化檔案管理信息化理念，建立專業的檔案管理信息化人才隊伍

在機關事業單位的信息化過程中，管理人員的大力配合和主動投入尤為重要，尤其是管理人員的“信息化”觀念，是實現管理信息化的重要保證。機關事業單位要制訂相應的短期、中期和中長期計劃，確保檔案管理信息系統建設具有規劃性，還要確定專門的檔案工作人員，對其進行全面的監督和指導。在資訊快速發展的時代，傳統人工管理已經轉變為以資訊科技為基礎的集中處理方式。首先，要提高檔案管理部門的人力、物力和資金的投入，提高人員的綜合素質。在機關事業單位人事檔案管理中，要想實現這一目標，就必須加強對人才的培養。因此，各單位應當加強對人事檔案管理人員的專業培訓，鼓勵工作人員多方學習相關知識，提高人事檔案管理信息化能力，并盡快實現從傳統的人事檔案管理向信息化管理的轉型和銜接，將檔案管理信息化工作提高到一個新的水平。

2.將OA和文件管理相結合，轉變以往的工作方式

為解決當前各單位OA與檔案管理信息化建設中存在的問題，提出在“查詢界面”軟件中增加“文件資料檢索”的新方法，使各單位OA與檔案信息資源共享的新思路。要制定一套具體完善的信息化管理制度，如檔案信息化整合工作制度、歸檔制度、檔案信息化保密制度、數字檔案標識制度、網絡信息安全管理制度等，切實保證檔案信息化建設的安全性。

3.提高檔案信息化水平，加快編制規模較大的檔案管理信息化系統

完善的軟件和硬件條件是檔案管理信息化建設的重要保證。就當前形勢而言，要想在技術和管理上都不存在阻礙，先進的軟硬件是至關重要的，機關事業單位應加大對其投入，為檔案管理信息化建設提供有力的支持。尤其要提高存檔介質的品質與效能，防止由于人為因素造成電子文件資料的遺失。隨著信息技術的發展，對大量的檔案資料進行儲存與加工，實現了對檔案有效的保存與備份。例如，可以設立一個全國或區域級別的文件備份中心，對文件進行統一的備份，從而保證檔案文件的安全性，以及對其進行整體的控制。還可以建立數字園區，在信息化工業園區中，建立一個區域或全國范圍的檔案備份，并對其進行嚴格的審查和科學規劃，充分運用信息化技術來管理、開發和利用這些檔案資料。

4.探索與信息技術研發公司的協作，為機關事業單位研制適用的管理軟件

隨著我國檔案信息化建設不斷深入，檔案信息化建設面臨著越來越多的挑戰，尤其是各單位對資料的處理方法有很大的區別。因此，必須要研發出適合機關事業單位的管理軟件。目前，國內部分機關在建立檔案管理體系時，都采用了基于信息技術的管理體系結構，并對其進行遷移和擴展。例如，利用去中心化的文檔處理技術，將紙質文檔轉化為電子文檔，并構建相關的技術應用機制；還有基于OA與文件信息化，建立了一套可對文件進行識別與查詢的系統；也可以利用云計算技術、物聯網技術、數據挖掘技術、網絡傳輸技術與信息安全技術，建立一個完善的檔案文件管理系統，實現檔案管理的電子化和智能化。

六、結論

在新形勢下，傳統的紙質文件管理模式已不能滿足時代的發展需要，檔案管理信息化正被大力提倡。隨著社會經濟的發展，機關事業單位的檔案工作也越來越受到人們的關注。采用信息化的管理方式，既能提高檔案管理的效率，又能提高檔案資料的保存期限，保證檔案資料的安全，使檔案能更好地為各單位提供幫助和服務，為單位的長期發展做出積極的貢獻。

參考文獻：

[1]曹曉峰.行政審批檔案信息化建設的路徑研究[J].文化產業，2022（36）：1-3.

[2]劉 水.淺議檔案庫房與檔案信息安全管理[J].蘭臺內外，2022（36）：64-65+9.

[3]高慧敏.基于創建數字化檔案室推進檔案信息治理理念創新和綜合利用[J].辦公自動化，2022，27（24）：47-49+40.

[4]夏 楠，張麗林.大數據時代高職院校檔案信息安全管理探索[J].九江職業技術學院學報，2022（04）：84-87.

[5]趙麗穎.數字檔案信息安全的有效防護策略分析[J].網絡安全技術與應用，2022（12）：88-90.

[6]陳鎮華.新形勢下電子人事檔案在人力資源管理中的作用[J].中國產經，2022（22）：94-96.

[7]顧巧蓮.信息時代高職院校辦公室檔案管理工作的創新[J].文化產業，2022（33）：25-27.

[8]覃 柯.檔案數字化安全問題及對策研究[J].蘭臺內外，2022（33）：26-28.

（作者單位：聊城市衛生健康綜合執法支隊）