互聯網時代，不動產登記及其檔案管理辦法研究

劉海燕

摘 要：互聯網時代，不動產登記及其檔案管理要順應時代發展趨勢，將傳統以人工為主的紙質管理模式，轉變成以信息技術為主導的現代化管理模式，以彌補不動產傳統登記模式的不足，提升檔案管理質量和效率?；诖?，本文對不動產登記信息化的現實價值進行了簡要分析，重點闡述了其在信息化建設中存在的問題以及具體的優化策略，其中涵蓋了強化管理人員綜合素養、建立健全信息化管理機制以及完善檔案安全管理系統等，以期為相關人員提供參考和借鑒。

關鍵詞：互聯網時代；不動產登記；檔案管理

數字化是不動產登記及其檔案管理發展的必然趨勢，科學、合理的應用信息化技術，可以整合不動產登記的相關信息，在此基礎上使用相關信息，既能夠保障不動產登記的時效性，還能夠強化檔案管理的效果。但是，不動產登記及其檔案管理在信息化建設的過程中，還存在諸多不足，影響了數字化檔案管理的發展和進步。因此，相關人員要針對不動產登記在信息化建設中存在的問題，制定行之有效的解決措施，以此增強檔案管理的精準性、可靠性以及安全性。

一、不動產登記信息化的意義

不動產登記共包括三個階段的內容，分別是申請、提交材料以及受理。在辦理不動產登記的過程中，會涉及大量的信息和數據，傳統的登記模式缺少統一的信息登記流程，加之需要登記的內容較多，需要登記人員投入大量的時間和精力在信息的記錄上，這種僵化的工作形式，不僅浪費了大量的人力資源，還無法起到良好的工作效果。此外，由于登記信息眾多，性質不一，在實施檔案管理工作的過程中，要歸納處理海量的信息，使得檔案管理人員工作量繁重，信息處理效率低下。

然而，依托信息化技術的數字化不動產登記和檔案管理，能夠有效解決信息處理質量和效率低下的問題，還能夠減少人為失誤，為人們提供更加優質的服務。

其一，保障不動產權利人的合法權益。將信息化技術與不動產登記業務檔案有機結合，能夠促使檔案更加細致化、數據化以及準確化，以此為所有權人的合法權益提供堅實的保障。從不動產登記的實際出發，做好產權人的確有權登記工作后，還需要嚴格審核其不明不動產權，并加以明確，進而保證其明確的產權可以走向市場化，盤活不動產權。當明確產權進入市場后，就能夠得到有效的經營和運作，在這種條件下，產權人的權益能夠得到真實、可靠的保障。

其二，提升工作效率。傳統的不動產登記業務，要經過層層審批，所有權人才能夠獲得產權證書。這種辦理模式，既浪費了所有權人的時間，還弱化了服務效果。并且，一些審批部門為謀取不正當利益存在私收費用的行為。因此，將不動產登記及其檔案管理數字化、信息化，可以使各項工作的效率逐步升高。相關人員將所有權人的各項信息錄入系統中，信息就會自動儲存到數據庫，在辦理后續業務時，檢索權利人的關鍵信息，就能夠調出其檔案，從而快速、準確地為權利人辦理相關業務，促使不動產登記業務更加高效、便捷。

其三，實現資源共享。在信息化技術的支持下，各部門可以實現資源共享，提高信息的綜合利用效益。傳統的登記流程十分煩瑣且復雜，產權人的關鍵信息若出現變動，就需要本人到不動產登記部門，將新的信息提供給相關人員實行更新。但在互聯網時代，不動產登記數據庫具備自動儲存和更新的功能，其可以根據產權人的信息變化情況，加以更新和完善。在資源共享大環境下，產權人想要維權，不必受信息未更新的限制。此外，隨著信息化技術的不斷發展，產權人的信息可以更加完善，利用指紋以及面部識別等技術，采集產權人的生理信息，能夠從根本上避免發生假冒產權人獲取不正當利益等不良情況。

二、在互聯網時代，不動產登記及其檔案管理存在的問題

1.管理人員綜合能力不足

信息化技術的迅猛發展，給不動產登記及其檔案管理工作提供了新的發展方向，但也使其面臨著嚴峻的挑戰。檔案管理工作對信息化技術的應用程度日益加深，這對管理人員的綜合能力提出了更高要求，需要管理人員同時具備專業能力以及對信息化技術的應用能力。但從檔案管理工作目前的落實情況來看，大多數人員都能夠使用計算機系統著錄或者掛接紙質檔案，但數字化檔案管理不僅要掌握傳統的管理技能，還需要熟練掌握并運用計算機信息技術，大多數管理人員都存在信息化能力不足，無法快速將電子文件歸檔，對檔案管理系統了解不夠全面等問題。

2.信息化管理制度不完善

科學、有效的管理機制，是推動不動產登記及其檔案管理工作順利推進的重要內容，但當前有關部門的責任機制、監管機制以及管理標準還存在不完善、不統一的情況，主要體現在信息化管理流程混亂、人員責任意識薄弱以及執行效力不足等方面。

3.管理系統缺少安全維護

在不動產登記檔案信息化平臺的建設中，有關部門投入了大量人力、物力以及財力，受內外部等多種因素的影響，與信息化管理平臺配套的安全維護機制還不夠完善，缺少完備的安全維護系統，權利人相關信息的安全性就得不到有效保證?，F階段，不動產登記檔案信息化建設安全維護機制不足，主要體現在以下幾方面：

一是缺少安全維護系統，在信息化管理平臺運行過程中，未設有報警程序，無法攔截非法操作。

二是安全軟件應用不到位。為提升硬件端的操作效率，管理人員經常手動將防火墻等安全維護軟件關閉，加之部分人員安全意識薄弱，將安全維護軟件關閉后還使用外界硬件，隨意登錄各種網址，給病毒的入侵創造了條件，導致信息外泄。

三是在使用維護機制的過程中，還存在一系列問題，如缺少周期性維護，對軟硬件設備設施維護力度不足等。

4.基礎設備設施落后

為滿足信息化技術對硬件設備設施的需求，相關部門投入了大量的資金用于硬件設備設施的更新和引進。隨著時間的不斷推移，不動產登記產生的數據日益增多，對軟硬件設備設施的要求也越來越高，這就需要相關部門加大投入力度。但因經費有限，很難及時更新老化、落后的軟硬件設備設施，若硬件設備設施老化情況嚴重，軟件無法快速運行，就會給不動產登記及其檔案管理的信息化發展造成限制。

三、在互聯網時代，不動產登記及其檔案管理優化策略

1.強化人員綜合素養

人員是不動產登記及其檔案管理實現信息化的重中之重，有關部門要做好人員的開發、培訓以及引進工作。

首先，可給予相關人員更好的薪資待遇，吸引更多高水平復合型人才，加入管理團隊，為檔案管理的進一步發展注入新活力。同時，在招聘人員的過程中，要對其從業資質展開嚴格審核，獲得計算機資格證書的人員，可優先錄用。

其次，要建立常態化的主題培訓機制。不動產登記信息化管理是一項長期工程，管理人員的綜合能力要隨著信息化技術的發展不斷進步，要做好管理人員的常態化培訓工作。在培訓工作實施期間，要結合人員的具體情況，規劃培訓的內容，大部分管理人員都能夠掌握基礎理論知識，但卻無法將其運用到實際工作中，這就需要重點培訓其技術能力，確保其能夠將理論和實際有效銜接，為不動產登記信息化管理的高效開展，提供強有力的技術支持。

最后，要完善考核機制。將績效考核與薪資待遇、職位晉升相掛鉤，以激發員工工作熱情，進一步強化信息化檔案管理能力。

2.完善信息管理體系

不動產登記信息化管理工作想要有序實行，就要建立健全管理體系，明確管理流程，細化管理內容，實施精細化管理。在建設不動產登記及其檔案的信息化管理體系時，可以從以下幾方面入手：

其一，建立責任機制。個別管理人員責任意識不足，在實際工作過程中，存在互相推諉，不作為的情況，導致工作效率低下。通過崗位責任機制，將責任落實到個人，詳細劃分檔案管理人員、數據庫工作人員以及系統運維人員等相關人員的崗位責任，避免出現崗位交叉或空缺的情況，推動不動產登記信息化管理落到實處。

其二，建立監管機制。通過內部監管和外部監管兩種形式，全方位監督和全過程管理檔案信息化工作。在監督管理工作中，要將重點放在管理人員對信息化技術以及新工作模式的應用上。個別管理人員受傳統工作理念影響較深，還在沿用以往的管理模式，阻礙了不動產登記及其檔案管理信息化進程。為此，要加大監管力度，通過嚴格的監管機制，約束相關人員的行為，以增強不動產登記和檔案管理的規范性和紀律性。此外，管理部門要做好定期的自檢自查，上級部門要不定期抽查檔案管理部門的工作情況。

其三，建立獎懲機制。針對管理人員懶工、怠工的問題，可以利用獎懲機制，調動其參與工作的積極性和主觀能動性，對于部分態度消極，對信息化管理模式執行不到位的人員，要給予嚴厲的問責和處罰。對于綜合能力強、態度積極，對不動產登記及其檔案管理的信息化建設有突出貢獻的人員，要給予精神層面的鼓勵和物質層面的獎勵，促使更多人員主動參與到檔案信息化管理工作中。

其四，精細化管理。有關部門要聯系現實情況，持續優化和升級信息化管理模式，以實現真正意義上的精細化管理。在電子文檔方面，可以明確規定檔案的掃描格式、存儲方式以及文件的分類要求等。同時，還要建立電子檔案的審核、收集以及移交等制度，促使電子檔案的使用更加規范化、流程化以及精細化。

3.健全安全維護機制

在建設安全系統時，要加強與第三方安全機構的合作，選擇資深的安全公司，結合不動產登記工作及檔案管理工作的實質，建設高防護能力的防火墻。在安全機構的指導下，全面系統地了解，安全系統的操作流程以及形式，確保能夠及時發現不規范的使用行為。為保障軟件系統的安全性和可靠性，要制定軟件升級機制以及平臺的安全使用準則。在構建維護機制的過程中，一是要加大對人力資源的投入，確保有足夠的人員開展不動產登記及其檔案信息化管理，避免出現信息接收滯后、人力資源緊缺的情況；二是要升級維護機制，合理劃分相關人員的工作內容。管理不動產登記及其檔案信息化平臺的人員，要定期對硬件設備設施展開維護，如清理灰塵、更換鼠標和鍵盤等。水平較高的信息技術人員要對軟硬件設備設施實行周期性檢測，在檢測過程中，做到及時發現問題并解決問題，避免因系統故障影響工作的正常進行。同時，既要做好信息技術人員的技能培訓，還要將設備設施問題交由廠家處理。

4.加強基礎設備設施建設

軟硬件設備設施是不動產登記信息化管理能夠得以順利運行的基礎。因此，相關部門要加大對基礎設備設施的建設力度。

第一，機房和檔案庫要獨立存在，還要配置相應的智能門禁以及監控設施等。

第二，網絡服務系統要具備獨立性，可建立內部服務網絡。為增強信息的利用效果，需要疏通網絡渠道，可以建設上下互通結構的網絡傳輸系統，以確保信息傳輸的時效性和安全性。同時，還要加強權限管理，結合部門性質，設置相應的權限，未獲得權限的部門，不得查閱相關資料。

第三，定期優化軟件系統。軟件系統在運行過程中若缺乏有效的升級和優化，易發生卡頓等問題。有關部門要針對不動產登記信息化管理中的重難點，深層次優化軟件系統的相關功能，如打印、查找以及統計等功能，這些功能是日常工作必備的。為此，要結合實際情況，做好功能的升級，以強化部門的服務質量。

第四，建設檔案信息庫。為實現信息共享，需要加大對檔案信息庫的建設，將不動產登記的相關數據和信息統一錄入信息庫和管理系統中，以便于整理和匯總產權信息，完成匯總后，還需要組建成名冊，供后續工作使用。

第五，有關部門要科學使用資金，做好資金的分配工作，盡可能為基礎設備設施的完善提供資金支持，若發現設備設施老化情況嚴重，要及時上報、更新。

四、其他優化策略

1.更新思想意識

思想是行動的先導。個別管理人員未能正確認識到信息化管理的重要性，對信息化管理模式存在抵觸情緒，習慣于使用傳統的管理辦法。為保證相關人員能夠切實貫徹新型管理辦法，要采取多元化的手段，使其形成良好的信息化意識，幫助其重新定義信息化管理。當員工對信息化管理有了正確的認知后，就能夠主動實施不動產登記及其檔案的信息化管理，從而優化信息化管理模式的執行效能，營造積極向上的工作氛圍。

2.完善法律規章制度

新時期，房地產行業得到了顯著發展，但就不動產登記業務檔案管理工作而言，還有一定的漏洞，若這項工作出現問題，將會直接影響房屋產權的歸屬，進而給房地產行業的健康發展造成不良影響。當前，物權法是不動產登記及其檔案管理的核心，房屋產權法律機制包括地方性法規以及國家法律規章等，但這種管理模式還存在界限模糊，規定不夠明確等問題?，F行法律法規對不動產登記檔案數字化管理工作的約束較少，導致相關工作人員職業素養低下，在審批文件的過程中存在謀取私利的情況。因此，國家有關部門要針對現行法律規章制度存在的漏洞加以補充和完善，為不動產登記信息化管理模式的規范運行提供法律保障。

五、結論

綜上所述，在互聯網時代，不動產登記及其檔案管理要緊跟時代發展步伐，做到與時俱進，借助信息化技術優化創新傳統的工作模式，加大對信息化技術和現代化設備設施的引進工作。相關人員要加大對信息化技術的應用力度，針對不動產登記業務檔案信息化建設存在的不足，提出合理的意見和建議，促使該項管理工作向高效、便捷與安全發展。

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（作者單位：臨沂市不動產登記交易中心 ）