基于預算的醫療設備全生命周期質量管理*

湯國平,周慶利

(浙江大學醫學院附屬第四醫院,浙江省義烏市 322000)

雖然越來越多的醫院已經實現醫療設備資產、維修、維護等工作信息化管理,但整體信息化水平程度不高。另外,預算和合同仍然處于手工管理,或者在不同的系統中完成,醫療設備管理“信息孤島”的現象未能得到根本解決,最終導致醫療設備資產的賬卡不一致、合同與資產管理不連貫等現象[1]。本文對醫療設備全生命周期管理過程中的難點進行分析,包括:預算管理、成本效益分析、采購與合同管理、資產管理和質量管理等,提出改進方案、設計醫療設備全生命周期管理信息系統,構建“三級醫院醫療設備管理信息化成熟度模型”, 解決醫療設備管理“信息孤島”的現狀,大大提升醫療設備管理水平。

1 預算和成本效益分析管理

預算管理作為公立醫院大型醫療設備精細化管理的重要管控手段,是對醫院各科室的設備資源進行全面論證、合理配置和科學控制,以便有效地管理和協調醫院的設備診療活動[2]。但在傳統的醫療管理體系中,預算管理往往受到忽視,即使有50萬元設備可行性分析,編制過程也是流于形式,缺乏采購后的跟蹤分析,不能很好地指導整個采購工作。另外,年度計劃采購無計劃性,不能合理安排整個采購工作的進度。

針對以上問題,本研究對預算和成本效益分析管理進行了重塑(詳見圖1)。

圖1 醫療設備預算和成本效益分析管理

(1)重視預算的可行性分析,對50萬元以上的醫療設備開展采購后的追蹤分析,從表1所示的幾個方面予以賦分,其分值將作為年度預算審批重點參考依據[2]。(2)通過接口,將醫療設備信息化平臺與實驗室信息系統(Laboratory Information System,LIS)、醫學影像存檔與通訊系統(Picture Archiving and Communication Systems,PACS)、醫院信息系統(Hospital Information System,HIS)等醫療業務系統進行關聯,運用成本效益模型實時、動態監控相關醫療設備的運營情況、收入和支出[3-4]。(3)經醫學裝備委員會論證,院長辦公會、黨委會同意的醫療設備形成次年設備采購計劃,設備采購人員結合設備可行性分析,按設備效益和需求緊急情況進行排序,制定合理的采購計劃時間。

表1 50萬元以上醫療設備年度預算賦分表

2 采購與合同管理

采購管理是根據年度預算具體執行相關采購工作,具體包括招標文件的制定與匯簽、采購合同的制定與匯簽及采購驗收等工作。傳統采購管理以線下紙質手工為主,近些年有些醫院雖然通過辦公系統(OA)實現了線上匯簽[5]。但是,以上兩種模式相關采購信息與資產管理系統相互孤立,信息很難交互。本研究將資產管理系統采購的審批流,通過釘釘接入,實現合同的釘釘線上審批,最后上傳正式合同的掃描件。同時采購合同和預算進行關聯,從而實現預算進度的實時監控,有利于采購人員對年度預算執行情況的合理安排。

為了保證服務、維保類合同服務過程有監督,系統根據服務、維保合同約定的周期和內容自動發起任務,相關責任工程師釘釘上收到考核任務提醒,責任工程師和設備使用科室根據合同約定逐一考核,對服務商的服務情況進行評分,考核結果及時反饋給服務商,及時改進,必要時可根據合同約定解除合同,保證醫院利益。

3 資產管理

醫院資產是國有資產的重要組成部分,如果固定資產管理不力,極易造成國有資產流失。傳統資產管理模式,僅限于資產入庫和出庫,對過程的管理十分欠缺。人員流動、交接不清、資產位置的隨意變動和缺少專人管理等因素導致盤點工作難度大。針對傳統資產管理的難點,重塑資產管理流程(見圖2),出庫、轉科等流程實現電子簽收,上傳固定資產標簽粘貼照片,通過釘釘和短信提醒資產管理人員資產變動情況,確保每個資產的身份識別標簽及時粘貼、每個資產有人管理。

圖2 資產管理流程圖

經過系統改造,每個資產向上可以溯源到采購合同,向下可以追溯到管理人員。固定資產標簽為FRID標簽,通過超高頻FRID讀寫器實現非接觸式盤點,大大提高了盤點的效率和準確度[6-7]。資產在線報廢時可以清晰地看到設備歷史維修記錄和維修費用,系統自動給出建議,有助于設備管理人員的判斷與審批。

4 質量管理

根據等級醫院評審的要求,建立院科兩級的醫療設備質量管理體系至關重要。通過醫療設備維修、預防性維護(PM)、計量、巡檢、日常使用登記等,建立了醫療設備質量管理體系[8-9]。

最后筆者就孩子的安全問題，建議家長每天放學時盡量接送，如果沒有辦法做到也要隨時關心孩子的安全，教育他不到危險的地方玩，放學后馬上回家。平時多與孩子交流一天的學習和表現，與教師及時溝通。

設備維修通過掃描固定資產二維碼,可實現設備故障信息的快速、準確傳達給維修人員。同時,在設備管理科室大屏上可實時顯示保修列表,有利于管理人員和報修人員追蹤設備維修進展。對產生維修費用的情況,維修人員可以預估維修費用后發起審批流程,完善了整個維修過程的閉環管理。

設備驗收階段,根據廠家說明書的建議,對設備預防性維護(PM)內容和周期(通常生命支持類6個月,有源性設備12個月,無源性設備2年)進行配置,設備驗收完成后,系統自動按周期啟動預防性維護工作,并通過釘釘提醒。

醫療設備的計量是保證其臨床檢測和治療的重要保證,根據《中華人民共和國計量法》和各省市計量管理工作的具體要求,制定全院強制檢定和校準的目錄,根據目錄對字典屬性進行維護,建立全院醫療設備計量清單,通過設定系統到期自動提醒,確保計量工作保質保量完成。

設備的每月巡檢及時發現設備日常運行過程中遇到的問題,是管理科室和使用科室信息交流的重要途經,設備的維修進展、預防性維護等客觀數據每月追蹤完成情況。通過巡檢,管理人員可以規范使用人員的設備操作流程,使用科室也可以將設備使用過程中遇到的問題反饋給管理人員。

日常使用登記是使用科室對醫療設備日常使用情況的登記,通過每日及時登記可以及時發現問題,及時反饋給管理科室,從而實現設備質量管控的閉環。

5 其他功能

正確的操作是保證醫療設備精準診斷和治療的前提,醫療設備操作培訓至關重要。但是廠家人員的現場培訓很難普及到每位醫護人員,因此操作文檔的管理十分重要,通過操作文檔和操作視頻,能解決大多數情況下快速操作設備的目的。將通過資產管理系統,將設備說明書、簡易操作手冊和視頻上傳至系統,臨床使用人員只需要掃描設備二維碼即可實現設備文檔和操作視頻的快速獲取。

為了提高設備使用率,設備租賃管理是一個很好的解決方案。通過該系統可以實現設備的在線租賃,設備管理科室工作時間定時配送。緊急情況下,使用科室可通過自助智能柜直接取用并自動計時,也可自助歸還[10]。

6 系統構建

本系統采取微服務架構,各個服務之間職責相對單一且耦合度極低,每個服務都可以獨立穩定運行容器之上。前端采取客戶端和瀏覽器兩種模式,滿足新老客戶不同的需求。系統通過接口實現與釘釘對接,實現采購申請、合同、維修、巡檢等多個流程的線上審批,通過角色管理確保各類查閱和審批流的權限精準控制,確保信息安全。如圖3所示,系統主要包含基礎管理模塊(組織機構管理、權限管理、角色管理、人員管理、字典管理、配置管理、短信管理)、設備管理(設備驗收、設備入庫、設備出庫、庫存管理、設備維修、設備保養、設備報廢、設備運行監控)、設備采購(采購預算、采購計劃、采購申請、采購審核、采購合同、維?？己?,財務對接(支付單、付款憑證、轉賬憑證、對賬管理、調賬管理、對接財務支付能力)、數據統計(維修分析、保養分析、報廢分析、采購分析)等模塊,實現對資產購置計劃、招標、合同、審批、付款、安裝調試、使用、計量、維修、保養、提取折舊、報廢進行全程的記錄和管理[11],實現對各個環節的相互監控與有效管理,對醫療設備的全生命周期的追蹤,以此來提高醫療設備的利用率、降低使用風險、更加智能地管理設備的整個生命周期。

圖3 基于醫療設備全生命周期管理信息系統架構圖

7 討論

預算編制為醫療設備生命周期中的“孕育”期,采購、合同管理為醫療設備生命周期中的“成長”期,驗收和使用過程管理為醫療設備生命周期中的“成年”期,最后經報廢管理(“死亡”期)完成整個生命周期管理[12]。傳統醫療設備全生命周期管理的各個階段未能完全信息化,或分散在多個信息平臺中,導致出現醫療設備管理出現“信息孤島”的現象,最終導致醫療設備管理的精度不高、信息不對稱。

結合《三級醫院評審標準》《三級公立醫院績效考核指標》《醫院智慧管理分級評估標準體系(試行)》等評價監管體系中對醫療設備的管理的要求,本文從設備預算編制開始,圍繞醫療設備生命周期中的各個管理結點展開分析,通過構建“三級醫院醫療設備管理信息化成熟度模型”,解決了傳統醫療設備管理孤島現象。最終實現以醫療設備臺賬(資產編號)為中心,向上可追溯到采購預算和合同,向下可以追溯到醫療設備維修、維護及報廢記錄,醫療設備全生命周期精細化管理水平得到大大提升。