關于單位采購管理系統存在的問題與對策探討

阮寧

摘要：隨著數字化時代的到來，利用新一代信息技術促進制造業融合發展，成為推動實體經濟發展的潮流和趨勢。早期使用的采購管理系統與現今其他信息化系統在數據交換等方面存在著不少鴻溝和障礙，而制造業企業常用的采購管理系統在經過不斷的發展演進后，已經擁有了更強的性能，更豐富的數據接口，能對采購物流和資金流的全部過程進行有效的雙向控制和跟蹤，使得許多企業獲得了良好的經濟效益。但在新舊定制化采購系統更替過程中存在著不少問題，本文闡述了新舊定制化采購系統更替過程中容易出現的問題，分析了新一代采購系統涉稅問題、與舊系統銜接數據交換問題以及各種錯誤修正困難的原因，并提出了改進現有系統對稅務處理涉稅問題，改變新舊系統數據交換方式，使舊系統傳來的數據可追溯，建立合理的變更流程，形成良性容錯機制等對策建議。通過追蹤一次定制開發過程的優化方案，總結了需求單位財務部門對采購管理系統最基礎的述求，以期為類似業務問題形成一個可行的解決模板。

關鍵詞：采購管理系統；涉稅抵扣；數據交換：變更流程

采購管理系統最早產生于20世紀90年代，隨著當時信息技術的發展，采購管理系統逐漸引入了電子化、網絡化的手段，建立了采購管理信息化系統，實現了采購流程的標準化、自動化和信息化。隨著時代的發展以及信息化水平的不斷提高，企業對管理精細化需求不斷提升，這種獨立于其他信息系統的采購管理系統已不能滿足當今的管理需要。許多軟件開發企業據此開發了新的采購管理系統，最終與合同管理、預算管理、財務管理、倉庫管理等信息系統的數據交互，基本實現了企業信息整體化的需求。本文通過財務人員在現實使用過程中發現一些共性問題進行分析，并聯合系統開發企業共同對這些問題進行討論。希望通過描述我們在實踐中遇到的問題以及解決方案，能為其他更新采購管理系統的單位提供一點管理思路。

一、采購管理系統介紹及定制采購管理系統的優點

（一）采購管理系統的介紹

采購管理系統是通過采購申請——采購訂貨——進料檢驗——倉庫收料——采購退貨——購貨發票處理——供應商管理——價格及供貨信息管理——訂單管理——以及質量檢驗管理等功能綜合運用的管理系統，對采購物流和資金流的全部過程進行有效的雙向控制和跟蹤，實現完善的企業物資供應信息管理系統。

（二）定制采購管理系統的優點

1.信息系統之間的數據互相關聯，減少人為因素造成的記賬差錯

打通采購管理系統、合同管理系統、預算系統、財務審批流程和財務軟件等計算機系統的壁壘是大勢所趨?，F今的軟件開發企業一般對企業整體信息化各項模塊都有開發，不僅本企業內的信息系統能順利的實現信息交互，對與其他軟件開發企業的各項系統也能架構合理的數據交換接口，使得企業信息能順利交換?，F代采購管理系統與財務系統的對接大大便利了財務人員的各項工作。

采購管理系統能夠實時推送采購入庫，材料出庫等內部憑證，也能推送合同付款等基礎財務數據。系統在推送數據的同時，按需形成財務憑證。同時，其生成的財務憑證能夠追溯采購物料的所有數據，界面十分友好。因為財務數據來源基于采購管理系統本身，數據會在后臺進行校驗，從根本上杜絕了人為因素造成的入賬錯誤。同時，財務數據統計口徑與采購系統統計口徑一致的情況下，數據相互勾稽，基本上不可能形成數據傳輸的差錯。

2.便于查閱有關資料

初代采購管理系統獨立于其他企業信息系統，特別是與采購息息相關的財務憑證與采購入庫、出庫的原始單據，發票等的關系需要人工進行數據轉換查閱。財務人員為證實采購部門、倉庫管理部門提供數據的準確性和真實性，需要仔細核對每一張手工簽字的紙質單據，并將計算結果與初代采購管理系統的數據進行核對。事實上，人工核對成千上萬的原始單據始終容易產生紕漏。

新的采購管理系統實現了采購和倉庫管理部門生成原始單據直接推送財務部門形成初始憑證，審核后即可記賬。并在查找數據過程中，也能直接通過對數據的整理篩選，調取原始單據及所涉及憑證，解決了通過大量人力物力查找原始單據，并整理形成電子文檔的過程。

3.新采購管理系統啟用了線上審批流程，無紙化流程更加便捷高效

新采購管理系統從物料申請，合同簽訂，物料領取，庫存管理等各方面均實現了線上審批流程，對業務的各項權限管理均通過系統設置。通過流程設置，明確了各項業務的審批程序，減少了職責不清產生的推諉問題，同時，通過系統把控，杜絕了無權限人員對業務的無效審批，也減少了線下審批情況下，人員辦理業務過程中花費的無效時間。

二、采購管理系統使用的現狀及存在的問題

（一）現有系統對稅務處理還存在系統性問題

1.采購種類較多，現有系統的稅率固定不符合實際情況

因所需采購物資的品種批次較多，我們的合格供方有一般納稅人，也有小規模納稅人，即使同樣規格型號的物品，這些供應商能提供的發票稅率就有可能不一樣。同時，我們采購的不僅有13%稅率的貨物，也有6%稅率的開發定制軟件或其他，僅設定一個固定稅率是不符合實際情況的。

2.采購所涉及的項目對稅款能否抵扣的判斷處理存在著問題

我們正在進行的項目分免稅、正常納稅、簡易方法計稅等各種情況，除了正常納稅的情況下，取得的增值稅專用發票可以抵扣外，其他情況即使取得專票也是不能抵扣的。同時，我們前期采購沒有對所涉及的項目進行分類，極有可能在同一個合同中即涉及可抵扣增值稅進項稅額的項目也涉及不能抵扣增值稅進項稅額的項目，而取得的發票因為供應商原因，有可能取得了增值稅專用發票，也可能取得增值稅普票。在這種復雜的情況下需要對業務事先進行區分，對票據進行分類。

而我們存在一些特殊的情況，比如提前批量生產設備而不知用于可抵扣還是不可抵扣項目，將不可抵扣的項目轉為了可抵扣的項目或相反。這些項目事先不知道是否用于可抵扣進項稅額的項目，原先預計可抵扣，后期轉為不可抵扣的項目就需要將涉及的所有采購器件以及涉及的可抵扣增值稅額關聯起來，做進項稅轉出，計入采購成本。

（二）新舊系統數據交換存在障礙，數據傳輸難以回溯

因新舊系統并存，并以使用新系統為主的情況下，舊系統產生的數據需要向新系統轉移。新舊系統并存的情況下，舊系統不新增采購需求，也不再產生新的合同，但原合同的執行和領料程序繼續在舊系統執行，補庫等產生的無法領料出庫的物資數據平移到新系統。我們對新系統產生的采購入庫、出庫數據和舊系統增量平移的數據匯總后形成最終的采購管理系統綜合表格。但舊系統在統計數據存在缺陷，取數的表格是實時變動的，想追溯查詢前期平移數據全靠人工操作，通過實時數據對比上期下載的原始數據，一旦比對的基數不對，平移過來的數據就是錯誤的，并且實時變動的數據不能查出原先平移數據是否正確。

（三）需要變更的情況沒有系統的流程

因為采購管理系統關聯到合同系統、預算系統、財務系統和其他系統，數據牽一發而動全身，而只要有編制憑證過程中總會出現各種各樣的問題。新系統能直接在采購管理系統取數，通過選擇需要做賬的入庫暫估、出庫數據，跟著系統流程就能完成憑證編制。

在實際過程中，入庫暫估偶爾出現沒有金額的情況。這個情況的產生主要源于初始數據導入核對不嚴格，有可能是沒有錄入單價或對物資未進行分類等。出庫憑證無法順利記賬的情況主要是所出庫物資沒有關聯上批次號，新的項目在采購未與財務系統科目勾稽。而且，出錯的數據無法直接定位或篩選查找，需要手工試錯，不是很智能，而人為因素在里面，出錯是不可避免的。新系統的處理方式是撤銷財務系統憑證，撤銷采購管理系統成本計算，一步步回溯到出現錯誤的節點，更正后重新計算，再重新生成憑證。這個方法在數量不多，每筆業務單獨記賬的情況下是可行的。但實際情況是每次入庫暫估和出庫數據量巨大，一步步回溯后不能保證除需更正數據外，還原的數據與原先涉及的數據來源完全一致。所有數據都有關聯，在采購管理系統、財務系統、預算系統等各自單獨更正數據，數據沒有勾稽關系，不可回溯也不可取。如果財務數據跨期，更不可能采用撤銷憑證的方式進行更正。因此，我們需要一個能在合適契入點進行變更或更正的常規流程，正常進行數據變更，制作新的更正憑證，便于數據統計與業務追溯。

三、改善采購管理系統問題的對策

（一）現有系統對稅務處理涉稅問題的處理

1.稅率要隨實際情況確定和修正

實際工作中，我們增值稅稅率會隨著業務不同而有所不同。同時，由于國家政策變更或供應商自身原因都會引起所提供的發票稅率與原簽署合同時不一致。這就要求現有系統要提供自定義稅率的情況。采購人員收到與合同不一致稅率的發票也應該可以進行稅率的修正。系統在收到新發票的同時，對所對應的材料不含稅價重新計算，確保發票內容和系統中材料成本及所涉稅額情況一致。

2.增值稅進行稅額是否抵扣要按情況進行標記，并可以按需轉換

首先，對所收到的發票進行分類登記，標記票據是否屬于增值稅專用發票。增值稅專用發票和特殊的可抵扣普票的稅額和不含稅價必須分開登記，為下一步價稅分離記賬或做進項稅轉出提供可靠依據。細化每張發票對應的具體存貨，為后期調整可抵扣和不可抵扣增值稅項目之間調整互換做準備。在進行登記增值稅專票信息時，要特別注意核對發票稅率是否和合同一致，如不一致，以發票記載的稅率為準。這時，要注意調整已經暫估的入庫單據以及已記賬出庫成本，根據稅率變化調整存貨成本，避免出現實際抵扣稅款和前期計算稅款不一致的問題。

其次，解決稅款是否可以抵扣問題，要從源頭定義采購所涉及的項目是否屬于增值稅進項稅額可抵扣的范圍。一開始就從系統層面將是否可抵扣的項目進行大類劃分，區分可抵扣增值稅進項稅額的項目和不可抵扣的項目成本，在初始記賬時就考慮進項稅轉出記成本問題，避免出現有的項目前期成本少計，而項目結題之后才發現原計入進項稅的部分必須轉出，成本突然增高的問題。原則上，所有發票都應取得增值稅專用發票，一旦出現不可抵扣項目向可抵扣項目轉換時，爭取更低的項目成本。但是，遇到不可抵扣增值稅進項稅額的項目且確定不會變更的情況下，可以根據需要可以選擇更低的稅率或征收率的普票。

（二）改變新舊系統數據交換方式，使舊系統傳來的數據可追溯

1.確定交換數據標準，保證系統合并后的數據準確性問題

首先，我們要找到一個可以追溯的時間點和表格，這個時間點上所有物資的庫存數量是固定的，什么時候來查都是這個數據，這個基期數據的穩定性很重要。其次，不能只平移無法在舊系統出庫的補庫物資等，要將與基期數據相比的增量入庫和出庫數據都匹配到新系統中。雖然這樣看起來人的工作量和數據交換量都顯著增大，但這樣的數據可以匯總還原，一旦出現舊倉庫轉移數據有誤的情況可以很快發現，并進行更正。通過以上操作，產生的數據可以重復計算，反復驗證，能有人復核導入的數據是否準確，避免了不同時間取數不同，不能復核錄入數據準確性的問題。

2.檢查初始數據完整性，強化錄入數據的規范性，減少原始數據的錯漏

首先，對錄入的初始數據進行檢查，核對初始數據庫的導入是否取數完整，避免因為數據量太大，從舊系統導出就丟失數據的情況；其次，對手工錄入的數據進行核驗，看是否有人為因素造成的數據錄入錯漏；再次，對舊庫平移到新庫的數據進行驗證，避免平移數據時數據的丟失；最后，在新舊系統上線并行后，對倉庫進行整體的盤點，核對實物資產和賬上資產的差別，找出差異原因，分清是數據轉移過程中的錄入錯誤還是實際發生的盤盈盤虧。

另外，生成憑證原始表格在形成憑證前就可進行數據核對，直接將錯漏數據標示出來，便于數據追溯，也避免了在生成憑證過程中才發現錯漏，回溯原始表格時無法準確定位的問題。

（三）建立合理的變更流程，形成良性容錯機制

在項目進行過程中，不論是設計變更還是項目變更，或者本身就是人為操作失誤，都需要對業務進行變更或更正。設計一個變更或更正流程，能有效解決采購過程中出現的各種問題。首先要對流程中每個節點出現錯漏的原因進行預判，找準變更的切入點，確定從哪個節點可以發起怎樣的變更行為，這些變更行為會涉及到那些系統和流程。其次，根據各項基礎數據，判斷每個節點可以變更的數據范圍，以及審批流程和權限。再次，這些數據更正后在重新寫入新數據的情況下，要保留舊數據，不能覆蓋，保證原始數據的完整性和可追溯性。最后，變更后的數據推送給財務系統，根據變更單據，形成新的變更憑證。通過一些列容錯機制，能有效解決項目中出現的各種變化，也保證了原始數據的真實性和完整性，有效防范采購過程中出現的風險。

四、結束語

本文從財務人員使用角度闡述了在復雜涉稅及多項目并行的采購環境下企業更新采購管理系統出現的共性問題。從涉稅記錄和調整項目成本，新舊系統數據并行時數據不能準確交互，以及比較原始的數據調整變更方式等問題產生的原因，并從票據登記、項目分類的方面解決了復雜環境的涉稅問題；通過建立可核對，有審批的方式，使得舊系統向新系統數據傳遞更加準確有效以及建立完整的變更流程，維護原始數據的真實完整性問題提出了解決方案。以期望通過我們發現的錯漏和優化措施的探討，避免大家在實際應用過程中出現我們曾經出現的困難。

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