大數據時代數字化檔案的管理開發及利用

梁薇

進入互聯網時代后，檔案信息化建設成為當代檔案管理的核心板塊。為了加快數字化轉型發展的速度，讓檔案利用率快速提升，在開展檔案管理工作時，應將數字化建設工作放在首位。使用全新的技術力量和先進的管理理念全方位、多角度的輔助檔案數字化建設，力求提升檔案管理工作的效率和質量，使檔案服務在最大程度上滿足社會、企業的需求，提供更安全、可靠、準確的信息服務。

一、大數據背景簡介

1.大數據的提出。時光追溯到2008年，大數據概念在《自然》雜志上首次出現。同時，計算社區聯盟也對大數據計算的相關信息開展了詳盡報道。指出在大數據計算過程中，數據驅動環境氛圍，能夠在最短的時間之內完成社會活動、科學活動和商業活動的轉變。2012年，美國政府部門對大數據研發原理、計劃、實施等相關內容進行了深刻的論述，對復雜數據和大型數據的搜集、存儲、整理工作效率得以進行快速提升，使其分析能力、歸類、擇選、運營等均發生巨大的改變。

2.大數據概念。使用傳統的工具和軟件很難在短時間之內來完成數據、信息的整理以及管理過程中各項量化指標的實現。大數據管理模式的誕生起到了很大的簡化作用。大數據具備豐富的流程優化功能，直接提升管理者的決策能力。并在洞察力創新模式理論的支持下，使得多元化、高增長率的應用目標和信息資源儲備得以快速實現。麥肯錫全球研究所從數據收集為出發點，對大數據概念進行詳盡闡述，將傳統數據庫收集、儲存和管理的相關目標能夠使用數據大小進行完成，實現了對數據庫軟件工具具體功能的詳細分析。

二、檔案數字化的作用與價值

1.拓展與完善檔案信息存儲量。在檔案數字化建設指導下，檔案管理部門通過光盤、移動硬盤、虛擬存儲、縮微技術和數字掃描技術等先進的信息化技術手段來對檔案信息的數量和儲存方式進行不斷完善和擴充，使得檔案利用的效率發生了根本性提升，將檔案儲存成本降到最低，為社會和企業創造更多無形價值。積極開展檔案數字化建設，大大提升了海量檔案信息資源的存儲和利用率，使得檔案信息共享得以實現，并資源優化配置，檔案資源的使用效率發生顛覆性的改變。無論何時何地均能查閱、借閱，方便省時省力。為檔案管理部門建立完善的信息化服務機制夯實基礎。

2.推進檔案標準化、便捷化、個性化發展。進入大數據時代，各行各業信息化建設速度驚人，進程之快。檔案管理也不例外，其標準化、便捷化、個性化需求日漸凸顯。信息技術融入檔案管理工作中，管理增效很明顯，信息技術的優勢發揮，用戶服務變得更加標準化，加快了檔案管理工作標準化建設的速度。檔案管理實施標準化建設后，相關從業人員的工作職能也產生了不同程度的變化，一掃過去單一保管紙質檔案的模式，實現了檔案文字、影像、聲像實物的全方位搜集、整理與歸檔三位一體化建設，提升檔案資源的利用率。例如：查閱相關檔案時，人員利用數字化技術，檔案資源的存儲形式變得完整、便捷，不同部門之間的檔案資源共享，子分公司工作人員也不需要出差到母公司或公司本級檔案館去借閱查閱資料。省去差旅費和時間成本，從而獲取最大化效益。

3.打造智慧檔案系統。將大數據技術手段應用到檔案管理工作中，檔案數據信息資源的時代價值得到全面應用，檔案信息資源的使用效率也隨之發生，加速檔案管理新業態和新模式的建設進程。使用電子檔案保存后，紙質檔案存儲占空間的弊端有了改善。解決了檔案資源在收集和保存難的問題，檔案資源的安全性和完整性得到大幅度的提升。進入大數據時代，檔案采取信息化管理，使用數字化技術，使得檔案資源真正實現跨時空、跨行業和跨界管理，優化整合各類檔案資源，加速檔案信息資源整合與使用速度，使得企業單位的檔案信息資源共享和服務效率邁上新臺階。數字化建設的深度和覆蓋面會隨著時間的推移而不斷拓展，也會使檔案信息化建設的應用不斷遇到挑戰。其本質是為提升檔案管理的整體實效性，推動檔案管理工作朝更先進的方向發展。例如：中鐵和中鐵建系統先后開展檔案一體化建設，對電子檔案實行統一歸攏，系統上下使用統一軟件。業內標準進行全面普及，同時合理化利用。使用標準化執行手冊、分級錄入，集中管理全系統數字檔案資料，創建系統內電子檔案數據庫。為本體系各級公司、業主單位、地方檔案館以及運維公司做強有力的技術支持。實現跨行業、跨部門聯辦業務，推動檔案信息查詢、利用、保存等諸多方面實現質的飛躍。

三、檔案數字化建設常見問題

1.橫向發展不均衡。如今級別不同的檔案管理職能部門對數字化檔案建設均給予高度關注，但有些基礎管理較薄弱的檔案管理部門對檔案數字化建設的認識和投入還不夠重視。要加大檔案數字化建設體系的力度，注重對技術和專業人才的培養和引進，推動檔案數字化建設實現與時代共前行。創建檔案信息數據庫以后，計算機服務器和其他硬件設備尤為重要。紙質檔案進行數字化建設時，需要立足軟硬件，以傳統檔案管理工作為依托，增加人力、物力和財力的成本投入，使檔案管理工作取得最佳的推進。完善檔案管理部門的職能，同時網絡資源發揮的作用不容忽視。有些檔案管理工作部門的級別比較低，無論長遠發展還是中短期發展，開展數字化建設需要投入較大成本，主動尋求組織的理解和支持，杜絕檔案大數據管理工作舉步維艱的現象發生。

2.檔案管理觀念落后。有些檔案管理人員對檔案工作的重要性認識不到位，不能客觀分析數字化建設的真正價值。使得檔案管理數字化體系建設受到不同程度的制約，拖延發展進程。檔案數字化建設體系中，信息化檔案管理制度屬于很關鍵的組成部分，要想使檔案管理工作取得預期效果，檔案管理從業人員就要對自身的專業知識水平和認識水平不斷提升，傳統的管理理念和管理需要方法進行修訂，創建較強規范性和先進性的管理模式并實施。開展檔案數字化管理，檔案人員如果對紙質檔案過于依賴，認為電子檔案和網絡檔案的安全級別不夠，或者覺得錄入煩瑣低效，會讓大數據背景下的檔案信息管理工作很難取得最佳效果。

3.檔案數字化建設缺乏整體規劃。開展檔案數字化建設時，若沒有制定整體規劃，會讓檔案數字化建設工作雜亂無章。若缺少詳細的全方位的部署與規劃，引入與實際工作領域不相匹配的檔案管理系統，會事倍功半。土建行業檔案管理體系，若不能實現施工全過程的全程記錄，沒有按完整成熟的施工流程、工藝出發，看不到可研報告、實驗報告、施工全日制、變更資料等，會引發科技檔案管理需求無法滿足，電子檔案無處歸檔、缺失。同時還給檔案管理查詢、利用造成諸多不變。

4.檔案管理人員數字化建設工作能力差。檔案管理人員的專業技術水平參差不齊，會造成檔案數字化建設工作實施和進度也褒貶不一。隨著數字化檔案管理工作模式不斷推進，檔案管理工作人員要對自身的工作技能和知識結構進行更新、提升。在傳統思維的影響下，檔案管理人員自認為檔案管理工作需要與計算機技術人員配合完成，簡單將檔案管理工作認定為是技術運行，但在實際工作領域中，檔案管理人員不僅要具備檔案管理信息處理能力，還要具備計算機應用能力。這需要從業人員具備自我學習能力，實踐運用操作手冊，借助運維人員遠程操作幫忙，達到熟練化工作技能。不等不靠，提高自身認知，明白時代前行，檔案數字化管理是不可逆轉的，必須做到與時俱進。

5.缺乏有效的安全保障。在數字化檔案管理工作中，表現最為突出的問題就是沒有形成統一的數字化檔案管理標準，使得檔案管理工作很難做到有據可依。在創建檔案數字化管理體系時，要確保傳統檔案資料完整性、真實性和準確性，實現基礎工作內容的統一管理。假如檔案資料歸檔時存在很大偏差，會使檔案館數字化管理工作很難形成統一標準。完整的檔案資料，項目從開始到結束整個過程性資料進行全包含，真實還原每個施工步驟，每個施工環節，賦予其非凡的意義。檔案管理人員要對檔案管理的安全意識進行不斷提升，網絡是最安全的也是最危險的。很多國家重點建設項目，甚至有的基建項目施工工藝具備世界領先水平，諸如港珠澳大橋、京滬高鐵等類似施工難度系數極高的項目，一定要做到防網絡黑客攻擊檔案信息數據庫，加強防火墻建設，提高涉密等級，杜絕資料泄露。

四、數字化檔案管理開發及利用策略

1.賦予檔案管理工作新的內涵。進入大數據時代，檔案管理方法也發生變革，檔案的內涵也賦予新的詮釋。例如：施工企業檔案管理工作，創建大規模數字檔案館，將那些特大橋、超長隧道、超深水下灌注樁、超復雜地質環境等未遇到過的技術攻關項目施工全過程記錄存儲其中。企業檔案管理人員在計算機中更新追蹤完成工程各類數據的收集和記錄，通信設備在數據庫中保存、歸檔。技術人員隨時對數據進行監控、調閱、使用。查詢所需信息時，通過登錄軟件、訪問數據庫就能獲取自己所需各類數據信息，這也是人工無法實現的功能。數據時代具有劃時代意義。

2.更新知識結構。檔案管理引入大數據模塊后，在硬件技術和軟件技術的合力作用下，檔案信息的搜集、整理、保存和數據遷移等工作實效性發生了根本性改變。以檔案管理的實際需求為依托，硬件設備為載體，檔案管理軟件為技術支持，使檔案利用的各方需求得到最大程度滿足。在設計檔案管理系統時，結合企業工作實際情況，檔案業務部門相關工作流程，科學設計、合理改進合并相關功能，簡化操作步驟，使得工作過程中很好實現人機交互。在使用網站開展檔案管理工作時，以用戶需求為核心對檔案管理的運用屬性和存儲安全便捷性不斷進行升級完善，與實操環節保持高度的統一。比如：以施工單位為例，前些年文書文件還未實現與檔案管理軟件OA端口傳輸，依舊人工錄入，檔案工作人員耗時費力將文件再次錄入，大家意識到重復勞動。經過軟件公司與施工企業幾年的探索改進，目前已實現接口的合并，資料遷移只需點“推送”按鈕即可。在實操過程中，生產要素得到滿足。

3.構建新檔案收集體系。檔案管理最基礎的內容就是檔案信息儲存，進入大數據時代以后，文件的搜集與整理工作也要與時俱進，在信息技術和互聯網的鼎力支持下，使得整個生產鏈條變得更加完整。選擇使用科學合理的管理模式，對每個環節的生產數據和信息做到嚴格管控，實現對鏈接中心和關鍵信息的高效把握，針對收集到的信息類型和大小來完成分類管理工作。例如：在對施工單位的檔案信息進行管理時，使用信息化技術手段來搜集各類信息，對運營情況做到合理化的管控。企業在對檔案管理的人員和人力資源信息進行整理時，使用計算機完成相關搜集任務，對其中海量的數據信息做到及時獲取，從技術層面出發，不斷提升檔案管理工作的實效性。

4.拓寬新檔案應用渠道。大數據背景下檔案管理工作優化升級工作，對拓寬檔案應用通道，挖掘檔案管理部門潛在作用，實現檔案管理價值提升起到保駕護航作用。在大環境、大背景下，檔案管理人員要與時俱進，加大互聯網和區域網的使用頻次，熟練掌握硬件設備、軟件操作系統的使用，真正實現科學化、數字化管理。對接用戶實際需求，充分發揮檔案管理部門信息端口的作用，對施工項目各節點的數據和信息做到全面的掌握。對檔案信息進行搜集和整理時，獲取較強使用價值的信息，并與公司上下級共享數據信息，實現跨地區、跨時空不受限的辦公環境。

5.優化資源配置。施工企業在開展檔案數字化管理時，受資源配置不夠不均等影響，工作效果會良莠不齊。若資源配置無法做到優化，信息資源會出現被丟失、網站被破壞、無法同步數據和共享辦公等問題。因此，在數字化建設初期，需要投入一定的物力、財力和人力保障檔案數字化管理工作得以實施和開展。

6.創建專項數據庫。綜合分析各工作板塊內容，針對每個板塊創建專項數據庫。若僅使用單一目錄檢索完成各項工作，會使整體工作效率大打折扣，很難高效解決各類問題。因此要積極全面開展分類、檢索、歸檔工作，創建綜合性數據庫。以施工企業現有的科技檔案材料為基礎，積極開展專項數據庫的分類工作；依據不同的工作需求、使用屬性對專題數據庫進行設計、優化和升級，發揮出最大的功能性作用。

7.數字化檔案利用服務。在數字化檔案建設過程中，對已經創建的數字化檔案給予充分的利用。以互聯網服務為依托，創建高效的管理平臺，可以授權多個實名賬戶和一次性賬戶，鼓勵施工企業各級技術人員、市場經營人員以及管理人員利用檔案軟件系統，隨時隨地查閱電子檔案，不需要借閱紙質檔案。在使用過程中，簡化流程，方便快捷。無論圖紙、施工設計以及施工日志、實驗數據等，電子客戶端能取得最佳的體驗效果，進而推動數字化檔案管理朝良性的方向發展。

8.創建安全保護系統。做數字化檔案運維設計工作時，要特別重視檔案安全性，倘若沒有安保防護為其提供服務，會存在很大安全隱患，最為常見的就是數據信息丟失、資料外泄、非法使用、木馬侵入等，因此要創建完善數字化檔案管理保護機制，通過認證來確認本企業職工使用（諸如用戶身份認證、計算機身份認證、系統身份認證）；加固操作，防止攻擊者對系統漏洞進行非法入侵，不斷更新系統、升級訪問權限以及防護墻設置等；運用阻隔技術，從而減少系統暴露風險，為提升整體安全性和使用環境純凈性起到推動作用。

五、結語

大數據時代下，擁有中心資產外在表現形式是擁有海量的數據信息和強大的數據庫。將數據所有權、歸屬權的重要價值考量工作放在重中之重的位置。無論使用分散式的數據收集模式，還是集中式數據收集模式，對數據和信息的挖掘和使用都能夠發揮重要的作用。對于施工企業，檔案管理人員均要積極開展傳統紙質檔案資料搜集與整理工作，同時建立好電子化檔案數據庫，明白自身職責，推進檔案大數據系統的建設和利用，使檔案的戰略性價值最大化。運用科學技術力量，用大數據存儲的方式把檔案資料全面整合、分析和利用工作，明顯提升檔案的利用率和應用價值，使其為企業發展、社會進步做出應有貢獻。

（作者單位：中鐵十七局集團上海軌道交通工程有限公司）