辦公自動化環境下醫院檔案管理的意義及策略探討

文/湛江中心人民醫院 肖偉玲

近年來，我國社會經濟飛速發展，科技領域取得了顯著成效，現代化信息技術被廣泛應用于社會各領域及人們生活的方方面面。而檔案作為醫院運營管理工作的重要組成部分，其中工作文件、錄音、錄像、圖表等資料對我國醫療衛生公共事業的發展具有重要意義[1]。在醫院不斷完善管理模式、提高管理能力的基礎上，將自動化辦公技術應用于醫院檔案管理工作，不僅能夠適當減輕醫院檔案管理人員的工作量及工作壓力，同時還能夠進一步提高醫院檔案管理水平及工作質量，為醫院管理奠定良好的基礎。對此，醫院應該加強對辦公自動化技術的重視程度，結合自身對檔案管理工作的需求，進一步提高檔案管理水平，助力醫院的現代化發展。

一、辦公自動化概述

（一）辦公自動化的概念。辦公自動化是基于現代化信息技術持續創新發展與日趨成熟的背景下形成和發展起來的一種工作業務信息處理系統。辦公自動化出現的根本原因是當前工作創新性需求和工作質量需求與傳統工作模式之間不適配發展。在醫院檔案工作中應用辦公自動化技術，能夠為醫院打造一個更為廣闊的辦公自動化平臺，促使檔案管理人員借助計算機技術處理日常工作，例如信息資料收集、分類管理、更新、傳輸等。從本質上分析，辦公自動化就是一個利用現代化信息技術對相關資料進行收集、整理的系統，適用于醫院辦公工作中。

（二）醫院檔案管理在辦公自動化中的作用。第一，可用性。所謂可用性，主要是指能夠針對系統故障快速地進行修復和負載平衡。當計算機的主接口出現問題時，備份的接口便可以自動代替其運行，從而最大程度上保障醫院檔案管理網絡系統的平穩運行。而當網絡運行中的傳輸數據信息承載量過大時，備份接口能夠幫助主接口進行數據接收和傳輸，進而發揮系統的均衡作用。第二，信息隱藏性。在主體進行通信連接過程中，可以借助計算機設備中的NAT技術系統來隱藏醫院內網的網址，并在數據信息呈現上表現為外部公網的訪問網址。具體而言，醫院內部使用者可以直接對信息網絡進行訪問，而外網所有訪問者則無法通過網址訪問到醫院內部網絡系統，無法查看到醫院內部任何檔案數據信息，進一步提高了醫院檔案管理的安全性。第三，數據加密性。為了最大限度地避免醫院檔案管理系統中的信息泄露、丟失、篡改，在文件資料傳輸過程中，工作人員要對所傳輸的文件檔案進行加密處理。如使用隧道技術對傳輸的文件數據信息進行分離，在醫院內網中整合一定的區域建立傳輸網絡，在文件加密處理過程中數字進行加密及協議，這時只有文件接收方才有權力訪問該文件，提高了文件的私密性。第四，身份鑒別。身份鑒別是醫院面向所有用戶建立的一種安全驗證程序。計算機的身份鑒別系統主要是對計算機訪問者和端口計算機的身份進行鑒別。而計算機訪問者則需要輸入特定的用戶賬號及密碼進行端口連接，同時還要保證密碼及私密文件保存在TACACS服務器上。

二、辦公自動化環境下醫院加強檔案管理力度的必要性

（一）辦公自動化是提高醫院檔案管理工作效率與質量的有效舉措。辦公自動化技術是基于信息技術高速發展與互聯網普及背景下形成的全新辦公模式。主要是將計算機技術融入現代化辦公之中，能夠及時有效地解決人工操作失誤、傳統醫院檔案管理模式滯后性較強、儲存空間不足等問題[2]。積極合理地將辦公自動化技術應用于現階段醫院檔案管理工作中，能夠通過信息技術快速將醫院的科研報告、會議紀要、會議記錄等進行相互協調、調取與儲存管理。通過存儲、接收、傳輸、共享等方式，更好地配合醫院開展各項工作，從而最大程度上發揮醫院各類檔案的價值與作用。除此之外，辦公自動化技術的應用還能夠在一定程度上有效提高醫院檔案管理工作質量與效率，促使檔案管理工作更科學、合理、安全，為醫院后期決策與發展規劃的制定提供精準的數據參考。

（二）辦公自動化是各科室之間實現檔案資源共享的關鍵措施。在醫院傳統的檔案管理模式中，一般以紙質形式進行保存。但是紙質檔案容易受到外在因素的影響，不適用于醫院重要檔案的長期儲存與管理。此外，紙質檔案在調取與存儲過程中會出現不同程度的損壞，進而影響檔案的壽命。在醫院檔案管理中應用辦公自動化技術，能夠充分借助大數據技術與計算機技術的優勢，打破紙質檔案的局限[3]，杜絕在調取檔案過程中出現的破損問題。同時還便于各科室之間實現檔案資源共享，對于提升醫院檔案管理水平具有重要意義。

（三）辦公自動化是減少醫院檔案儲存空間的必然舉措。在醫院傳統的檔案管理工作中，不僅需要大量的人力，而且對于儲存空間也有著較高的要求?？臻g需足夠大，還需預留未來幾年的空間，滿足紙質檔案的存放；檔案儲存環境要始終保持干燥，避免紙質檔案受污染、受損害[4]。而應用自動化辦公技術，能夠有效縮減醫院檔案管理的物理空間，僅需要安全、運行速度強大的機房就可以儲存醫院所有檔案。并且還能夠進行自主備份、異地儲存等，增強醫院檔案管理的安全性和可靠性。

（四）辦公自動化是創設儲存一體化條件的重要基礎?，F階段，醫院檔案管理中文件類型較多，如音頻、視頻、圖像、文字等多種格式。應用自動化辦公技術能夠將醫院各種類型的檔案資料進行統一管理和一體化儲存，進而提高醫院檔案管理效率，提升檔案的安全性、可靠性、有效性[5]。

三、辦公自動化環境下醫院檔案管理中的問題

（一）醫院檔案數量及種類繁多，管理混亂。醫院在實際運營發展過程中會產生龐大的檔案資料，而檔案管理工作內容涉及范圍較廣、復雜，幾大板塊中還存在檔案內容重復交疊情況，在一定程度上增加了醫院檔案管理的工作量與處理難度。在醫院檔案管理工作中，檔案管理人員不僅要負責檔案的儲存，還需要負責檔案的調取查閱工作，檔案稍多便會出現混亂[6]。由此可見，醫院檔案管理工作復雜，管理難度較大，醫院檔案管理部門在管理制度落實上存在一些問題，造成檔案管理混亂。

（二）醫院檔案管理人員的專業能力及業務素養有待提升。部分醫院存在檔案管理人員對辦公自動化認識不全面、無法掌握辦公自動化管理技術等問題，阻礙了醫院檔案管理朝現代化方向發展的步伐。首先，由于醫院編制以及人員招聘標準等問題，很多醫院檔案管理人員年齡偏大[7]，他們對于檔案現代化管理技術、新型管理模式的接受程度不高，且學習能力低，是醫院檔案管理工作高質量開展的重要制約因素；其次，部分醫院通過外聘方式擴充檔案管理隊伍，但由于外聘人員對醫院整體運營結構、各科室檔案管理需求不熟悉以及對醫院檔案分類掌握不到位等問題，導致醫院檔案管理工作出現一定的滯后性及隨意性，最終影響醫院檔案管理工作的順利開展及高質量完成；最后，一些醫院檔案管理人員的業務水平和信息素養有待提升，能力缺陷極容易導致檔案在信息化管理與儲存中存在丟失、泄露等安全風險問題。

（三）現代化檔案管理方式應用不足。在辦公自動化背景下，醫院檔案管理模式隨著醫院的運營情況、產業規模、實際發展需求等在持續創新優化。因此，各大醫院要切實提高自身的檔案管理水平及質量，就必須為辦公自動化檔案管理營造理想的硬件環境，順利開展醫院檔案管理工作[8]。如果硬件設備不完善，那么在檔案管理工作過程中容易出現硬件設備與軟件設備不兼容的問題，進而出現故障。此外，醫院對檔案管理信息化系統的維護工作不到位、技術人員維護水平較低等，不僅影響醫院檔案管理工作的信息化建設進程，同時還較易引發檔案信息安全隱患，制約著醫院檔案管理現代化的發展。

四、辦公自動化環境下醫院檔案管理的策略

（一）正確看待辦公自動化背景下的檔案管理工作。醫院要正確認識辦公自動化背景下的檔案管理工作，才能夠采取有效措施促進檔案管理辦公自動化的發展。首先，醫院管理層應該跟緊時代發展步伐，積極了解先進信息技術以及檔案管理信息化建設的成功案例，深度思考該模式的優勢，正確看待醫院檔案管理信息化與醫院現代化發展之間的關系；其次，各大醫院應及時且密切關注醫院檔案管理信息化、自動化建設進程[9]，并在醫院內部推廣宣傳檔案管理信息化發展的優勢，充分提高醫院全員，尤其是要提高檔案管理人員對檔案管理自動化、信息化建設的認識與重視程度。此外，醫院還應該積極鼓勵檔案管理人員創新管理意識，采取自動化辦公技術和設備等開展檔案管理工作，促使醫院朝著現代化、智能化、信息化方向發展，提高醫院市場競爭力，助力醫院的可持續發展。例如醫院可以組織建立專門的設備檔案信息化管理系統，針對醫療設備相關檔案進行及時分類與儲存。具體包含：申購審批文件、采購招標文件、采購合同及設備按照驗收文件等，進而提高醫院檔案管理辦公自動化水平，為醫院科學決策、運營管理等奠定堅實的基礎。

（二）加強醫院檔案管理隊伍建設。在辦公自動化背景下，醫院對于信息技術人才的需求不斷增加，檔案管理人員匱乏會嚴重制約醫院檔案管理辦公自動化工作的有效開展?；诖?，醫院應該結合實際工作需求、人才發展戰略目標等加強醫院檔案管理隊伍建設。醫院檔案管理人員必須充分了解和熟知醫院各科室、各部門、各崗位的工作情況，這樣才能夠更好地開展醫院檔案管理工作[10]。首先，醫院應該提升醫院內部現有檔案管理人員工作能力，促使其轉型成為兼具檔案管理技能和信息化技術的復合型人才。其次，醫院還應該注重引進優質的檔案管理人才，完善人才福利制度體系、適當拓寬社會面招聘渠道等，吸納更多具備專業檔案管理能力、計算機基礎能力的復合型人才投身于醫院檔案管理工作，為辦公自動化背景下醫院檔案管理工作的高質量開展提供人才保障。

（三）加快推進醫院檔案管理信息化建設。建立醫院檔案管理信息化系統還應該充分考慮安全問題。醫院要加強信息保密技術的深化應用，相關人員在訪問醫院檔案數據庫系統時必須輸入特定的口令并進行身份認證后才能夠登入。為了最大程度上避免醫院檔案信息出現風險，醫院要做好重要檔案信息的備份工作，為檔案信息安全管理提供保障。

五、結語

綜上所述，醫院檔案管理融入辦公自動化技術不僅是順應時代發展步伐的必然舉措，也是切實提高醫院檔案管理工作效率與質量的有效措施?；诖?，醫院應該深度分析當前檔案管理工作存在的問題，不斷推動自動化辦公技術在檔案管理工作中的深化應用，提升檔案管理人員專業能力與信息素養，完善管理機制，促進醫院現的代化發展。