機關事業單位人事檔案標準化建設提升策略探析

文/北京市朝陽區市場監督管理局 陳修遠

習近平總書記指出，各級檔案管理部門要堅決落實“為黨管檔、為國守史、為民服務”，機關事業單位檔案管理部門要將人事檔案管理工作作為核心內容加以落實，按照總書記提出的要求，積極推進機關事業單位人事檔案標準化建設，更好地服務機關事業單位工作人員，服務人民群眾，充分發揮人事信息的價值與作用。但當前部分機關事業單位普遍對人事檔案管理的價值和作用重視程度不足，在具體管理細節方面還存在很多漏洞，在政策執行方面也存在諸多問題，在一定程度上影響了機關事業單位人事檔案信息資源的作用發揮[1]。因此，在新形勢下，有必要對機關事業單位人事檔案的標準化建設進行探討和分析，找到更加契合人事檔案標準化管理的實施路徑和辦法。

一、機關事業單位人事檔案標準化管理水平提升的重要性和必要性

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》明確指出，要積極推進檔案信息化建設，加強對各類檔案信息資源的開發和利用，制定更為完善標準的制度體系。按照“十四五”規劃的相關要求，機關事業單位在人事檔案管理過程中應將標準化建設作為重要的努力方向，當前機關事業單位改革過程中人力資源管理越來越重要，只有實現人力資源的合理利用，才能夠為機關事業單位的可持續發展提供源源不斷的動力。要樹立“以人為本”的管理理念，轉變過去人事檔案管理的傳統方式，將人事檔案標準化建設作為提升人事檔案管理質量的重要抓手，更好地反映當前機關事業單位人力資源的利用情況，為機關事業單位人才機制制定提供依據和保障。

（一）機關事業單位人事檔案標準化管理有助于提升人事檔案的管理效率?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業發展規劃》提出“全面推進檔案治理體系和檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全體系建設”。機關事業單位在人事檔案管理過程中也要按照新發展階段檔案資源建設與利用的指示精神，不斷提高檔案工作質量，明確人事檔案管理工作的具體方向，運用現代信息技術提升人事檔案管理效率和水平。當前機關事業單位人員流動加大，這既是新時期人力資源合理開發利用的具體表現，也對機關事業單位人事檔案管理工作提出了更高要求。建立標準化的人才檔案管理制度機制就顯得尤為重要。同時，通過機關事業單位人事標準化管理能夠簡化查找、利用和歸檔過程中的流程，進一步提升人事材料的使用效率。

（二）機關事業單位人事檔案標準化管理能夠更好地反映單位發展狀況。機關事業單位人事檔案建檔之后，并不意味著相關材料收集工作的結束。隨著崗位工作人員的成長，其個人履歷會不斷更新，這就要求人事檔案管理過程要按照相關標準進行操作，這樣才能夠及時地了解到機關事業單位相關工作人員的具體變動情況以及檔案內容的增減情況，更好地反映單位發展現狀及相關人員在成長過程中的變化和成長經歷，為機關事業單位的可持續發展提供扎實的人才保障[2]。

（三）機關事業單位人事檔案標準化管理能夠優化人才選拔機制。機關事業單位人事檔案對每名工作人員的入職、成長、升遷、離職等相關情況都有明確詳細的記錄，這些記錄材料對于機關事業單位人才選拔具有重要現實意義。通過人才檔案內容可以判斷相關人員是否符合崗位需求，進而對相關工作人員進行類型劃分，做到崗位與人員的有效匹配，提升契合度。

二、機關事業單位人事檔案標準化建設中存在的問題

由于人事檔案的特殊性，長期以來機關事業單位對標準化建設都給予了高度重視，人事部門持續不斷地在管理理念、方法、手段上進行探索與創新，檔案管理的質量和效率也不斷提升。但在新形勢下，特別是在人員大規模流動的背景下，人事檔案標準化建設仍存在一些亟待解決的問題和矛盾。

（一）對人事檔案標準化建設的重要性、緊迫性認識不到位。機關事業單位人事檔案管理是一項基礎性、常規性工作，在日常工作中，人事檔案管理難以得到機關事業單位主要領導的重視，在工作指導、人員配置和資金投方面缺少系統研究。在機關事業單位人事檔案標準化推進過程中基礎設備更新、添置不及時，機關事業單位人事檔案管理工作處于邊緣狀態，只是在人事調動和迎接上級檢查時才會受到短暫重視。與此同時，在制度機制建設方面也缺少必要的支持，人事檔案管理相關標準已經難以契合當前人事檔案管理的現實訴求，在一定程度上影響了人事檔案信息資源的開發和利用[3]。

（二）人事檔案信息化建設進程緩慢。標準化和信息化相輔相成，在推進人事檔案標準化管理過程中必須與信息化工作同步規劃、同步部署，這樣才能夠為機關事業單位人事檔案標準化提供全程技術服務，優化信息資料的查詢、統計和分析研究。但現實中，部分機關事業單位在人事檔案管理過程中基礎工作不扎實，沒有將機關事業單位人事檔案管理信息化與標準化放在同等重要位置，導致機關事業單位人事檔案管理標準化建設落后。與此同時，在工作落實過程中還存在著很多不合理、不規范的地方，機關事業單位人事檔案管理信息更新不及時，缺少必要的信息系統，難以實現人事檔案信息共享，造成了機關事業單位人事檔案信息資源浪費。

（三）專職人事檔案管理隊伍建設相對落后。想進一步提升機關事業單位人事檔案標準化管理質量，必須有專業的人才隊伍建設。但目前一些單位人事檔案管理隊伍人員來源復雜，既有專業人員，也有從其他崗位調來的人員，還有一些屬于兼職性質。這些人員由于性質不同，對機關事業單位人事檔案標準化工作認識也就存在著明顯差異。特別是后調人員和兼職人員對機關事業單位人事檔案管理工作缺乏歸屬感，對機關事業單位人事檔案標準化建設研究不深、專業性不足，影響了人事檔案標準化建設的進程。

（四）人事檔案信息資料綜合開發程度不高。新時期，在機關事業單位人事檔案信息資源開發和利用過程中可用性的成果相對較少，加之信息化建設相對落后，并沒有與其他單位進行人事檔案信息資源的高度共享，在一定程度上弱化了機關事業單位人事檔案信息資源開發利用的價值。由于缺少必要的人才支持、資金支持和項目支持，導致機關事業單位人事檔案管理工作并沒有與業務工作進行結合，人事檔案應有的功能并沒有發揮出來。部分機關事業單位在人事檔案管理工作過程中只停留在信息匯總層面，沒有對機關事業單位人事檔案信息資源進行深度挖掘，也難以為機關事業單位人力資源開發、薪資調整、干部提拔重用、職稱評定和培訓等方面提供精準的人事檔案信息，不利于機關事業單位整體工作地推進。

三、加強機關事業單位人事檔案標準化管理的具體對策

黨的十八大以來，對新時期檔案事業發展作出了重要部署，新修訂的《中華人民共和國檔案法》為檔案的高質量發展和規范化建設提供了法治保障。所有機關事業單位，都應落實好國家關于檔案管理的安排部署，積極推進管理理念、管理制度、管理手段、管理方式創新，以更加契合新時期機關事業單位人事檔案標準化管理的具體需求，具體應從以下幾方面入手。

（一）健全完善人事檔案信息收集制度，建設高標準人員數據庫。機關事業單位人事檔案標準化管理需要以完善的檔案信息作為支撐，應將人事檔案信息收集和建立人事檔案數據庫作為基礎性工作來抓。國家出臺的《關于進一步加強機關業務系統電子文件歸檔與管理工作的通知》明確指出，要建立健全業務系統歸檔制度機制，切實保障檔案信息收集的完整性和全面性。要嚴格按照檔案工作要求，完成電子文件的形成、收集、整理和歸檔工作。按照這一工作要求，為確保人事檔案信息的真實性、完整性、規范性、系統性，就要健全完善人事信息收集相關制度機制，根據人事檔案特點確保收集上來的資料符合人事檔案管理要求，對資料不全、不準的檔案要做好備注，及時做好補充和完善工作，同時要對收集上來的材料進行分類歸檔，在確保人事檔案信息真實性和完整性的基礎之上，對紙質檔案信息資源進行數字化轉化，并存儲到機關事業單位人事檔案數據庫中。機關事業單位要根據國家對檔案管理的相關規定，明確檔案管理的標準和信息收集范圍，進一步提升機關事業單位人事檔案信息收集效率，為后續人事檔案管理工作開展提供扎實保障[4]。

（二）加強對檔案相關制度和政策供給和“廢、改、立”。實施檔案制度規范建設工程，要從機關事業單位人事檔案標準化管理工作實際出發，對于已經不適合當前工作需求的制度要予以廢止，同時要結合當前機關事業單位人事檔案管理現狀，建立和完善人事檔案標準化管理制度體系，明確當前機關事業單位人事檔案標準化管理的具體工作目標、工作流程及標準化管理的各個環節也應該形成相應的標準。與此同時，要明確機關事業單位各個部門的權責分工，只有各個部門密切配合，嚴格按照人事檔案標準化管理的制度要求才能夠提升人事檔案管理質量。

（三）實現人事檔案信息資源的高度共享?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業發展規劃》明確指出，要積極推進檔案信息資源共享平臺建設，實現本區域內檔案信息資源的互聯互通。推進共享平臺向機關等單位延伸，實現檔案信息資源跨層級、跨部門共享共用。機關事業單位在人事檔案管理方面應按照國家關于人事檔案信息化建設標準，促進信息資源聯通共享、互聯互通。要繼續支持機關事業單位人事檔案信息數據庫建設，對人事檔案信息進行整合，按照分類建檔、動態管理原則，及時對人事檔案信息數據庫進行信息補充和完善。同時應健全人事檔案信息備份機制和信息恢復機制，實施人事檔案信息化動態管理，落實容災備份機制。要為機關事業單位檔案數字化、信息化建設提供必要的培訓場所、設施、人才等保障，確保人事檔案信息化建設能夠順利進行。

（四）要為人事檔案標準化管理提供高素質的人才保障。通過繼續教育提升人事檔案管理人員的綜合管理能力和素質是建立高素質人才支撐的關鍵。在繼續教育開展過程中要主動利用現代信息技術對課程進行數字化開發，實現教育資源高度共享。其次，要加強人事檔案管理人員的技能培訓，引導人事檔案管理人才學習國家有關政策，將人事檔案管理工作與單位業務工作緊密相連，加強機關事業單位人員的職業道德素養建設和忠誠品格培養。進一步提升檔案管理人員的服務意識和能力，能夠與時俱進地根據人事檔案信息化、標準化管理的相關要求，為不同群體提供人性化檔案服務[7]。

四、結語

總之，機關事業單位選拔人才、培養人才、提拔干部等都離不開核實個人人事檔案，所以要高度重視人事檔案標準化和信息化建設，積極推進人事檔案管理工作與業務系統的有機銜接，更好地服務機關事業單位的中心工作，發揮好人事檔案資源在優化人才配置方面的基礎作用。加強制度創新，優化機制流程，提升檔案管理人員的能力和素質，更加契合人事檔案管理的實際訴求，更好地推進機關事業單位全面發展。