現代檔案管理工作面臨的挑戰與突破

王瑞

摘 要：檔案管理作為信息社會中至關重要的一環，面臨著來自多方面的挑戰。信息技術的迅猛發展給檔案管理帶來了新的機遇，也帶來了前所未有的挑戰。數字化轉型、信息安全和大數據管理等問題擺在檔案管理者面前，需要采取創新性和綜合性的策略來解決。文章深入研究這些問題，并提出可行的突破點，旨在為檔案管理工作順利開展提供有益的思考和建議。

關鍵詞：檔案管理工作；工作挑戰；突破

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

通過探討現代檔案管理工作面臨的挑戰以及可能的突破方向，綜合分析檔案管理領域的最新研究和實踐，明確檔案管理過程中存在著信息技術、安全性和管理人員素養等不同方面的挑戰，并提出了一系列的應對策略，旨在為檔案管理工作者和相關從業人員提供深入洞察，以更好地應對現代社會快速發展和信息化進程帶來的挑戰。

一、檔案管理工作面臨的挑戰

1.人員素質提升緩慢

檔案管理作為一項關鍵的組織管理工作，其有效性和高效運作對于組織的整體運行至關重要。然而，當前檔案管理工作人員素質提升緩慢是一個亟待解決的問題。

首先，管理人員可能面臨著技術水平不足的問題。特別是隨著時代的發展，在數字化檔案管理方面存在著非常大的不足。隨著信息技術的迅猛發展，數字化檔案管理成為提高檔案管理效率和安全性的關鍵。然而，一些管理人員可能缺乏足夠的信息技術知識和應用能力，導致檔案管理工作中數字化轉型的進展緩慢；其次，管理人員在團隊協作和溝通方面的能力也可能受到限制。檔案管理工作通常需要跨部門協作，涉及與不同層級、領域的人員展開有效溝通，如果管理人員缺乏良好的團隊協作和溝通技巧，可能導致信息流通不暢，影響整個檔案管理流程的順利開展；最后，對法律法規的了解和遵循以及風險管理的能力也是管理人員素質提升的重要方面。隨著信息安全和隱私保護要求的提高，管理人員需要不斷更新對相關法規的了解，并能夠制定和執行相應的風險管理策略，如果管理人員在這方面的素質提升緩慢，可能會使檔案管理工作陷入不合法規要求的困境，導致管理工作陷于比較被動的境地，對檔案管理開展工作是十分不利的。

2.信息化程度有待提升

檔案管理工作在信息化程度不高的情況下面臨一系列嚴峻的挑戰。首先，傳統的紙質檔案管理系統往往效率低下且容易出現錯誤，手工錄入、查找和更新檔案需要大量的時間和人力，容易導致信息丟失或混淆，影響工作效率，也會影響工作人員的心理問題，若是工作人員沒有掌握一定的信息化能力，就很難利用信息技術去處理相關信息，不利于管理效率的提高；其次，信息化程度不高可能導致檔案存儲和檢索的困難，紙質檔案的存儲空間有限，且不易管理，在需要頻繁檢索信息的情況下，傳統的檔案管理方式可能無法滿足實時性和快速性的要求，從而影響了決策和業務流程；最后，信息化程度不高還可能引發檔案安全性和隱私保護的問題。在數字化時代，檔案管理系統需要具備高度的安全性，以防止未經授權的訪問和信息被泄露，傳統的紙質檔案管理方式難以滿足現代安全標準，可能導致敏感信息被泄露和濫用。此外，信息化程度不高也使得檔案管理工作難以適應日益復雜的業務需求和法律法規的變化?，F代檔案管理需要與其他信息系統集成，實現數據共享和交流以及更好地應對合規性要求，缺乏信息化支持的檔案管理系統可能無法有效應對這些挑戰。

3.檔案管理理念缺乏先進性

檔案管理工作面臨一個重要挑戰是檔案管理理念缺乏先進性。一方面，體現在傳統檔案管理理念無法滿足日益復雜、多樣化的信息管理需求和技術發展的挑戰。在數字化、信息化時代，傳統的檔案管理理念往往無法充分適應快速變化的信息環境，傳統理念通常側重于紙質檔案的管理，過于依賴手工處理和存儲，缺乏對數字檔案、大數據和云計算等現代技術的充分理解，導致檔案管理工作在面對大量電子文檔、多媒體資料和即時通信記錄等新興信息形式時，顯得無法高效應對，先進的檔案管理理念應當更加注重數字化檔案管理，采用先進的信息技術工具，如文檔管理系統、元數據標準和數據挖掘等，以提高檔案管理的效率和準確性。但是，工作人員明顯缺乏對這些技術的認識和應用，可能使得檔案管理無法跟上信息技術的迅猛發展，從而影響組織對信息資源的充分利用；另一方面，先進的檔案管理理念還需要更強調信息的整合和共享，傳統檔案管理往往以部門為單位展開管理，導致信息孤島的問題，不同部門之間難以有效共享和利用信息。工作人員若是缺乏對先進的信息流程和協同工作理念的認知，可能阻礙檔案管理在整個組織內的協同與協作。

二、檔案管理工作的突破措施

1.更新檔案管理模式

隨著科技的不斷發展，更新檔案管理模式是檔案管理工作實現突破的關鍵之一。其涉及多個方面，包括數字化、智能化和信息共享等方面。

首先，數字化是檔案管理工作的重要方向。通過在日常工作中，將紙質檔案轉變為電子文檔，可以實現檔案的數字化存儲、檢索和更新，數字檔案管理系統能夠提高工作效率，減少手工操作帶來的錯誤，大幅提高了檔案檢索的速度和準確性，這種模式的突破使得檔案管理更加高效、便捷，并能更好地適應現代業務需求。同時，此種管理方式精簡了管理流程，提升整體的工作效率，工作人員在此過程中能夠利用數字化管理方式，有效開展管理工作；其次，智能化技術的引入也是更新檔案管理模式的關鍵步驟。人工智能、機器學習等技術的應用，可以使檔案管理系統更具智能化，能夠自動分類、歸檔和檢索，智能化的檔案管理系統能夠根據用戶的需求提供個性化的服務，大幅提高了檔案管理的智能化水平，為用戶提供更加智能化和定制化的檔案管理體驗。此項技術的引入不僅可以減輕工作人員的工作負擔，還提升了信息檢索效率，對于管理工作的順利推進大有裨益；最后，信息共享也是更新檔案管理模式的一個關鍵因素?，F代檔案管理需要更強調團隊協作和信息共享，通過建立跨部門、跨系統的信息共享機制，可以使不同部門之間的信息流動更加順暢，避免信息繭房的產生，且這種管理模式的突破有助于提高整個組織的協同效率，促進了更好的決策和業務流程。

總體而言，更新檔案管理模式是檔案管理工作實現突破的必由之路。數字化、智能化和信息共享的引入，使得檔案管理更加適應現代化的工作需求，提高了工作效率和信息管理的水平。組織在推動檔案管理模式更新的過程中，需要不斷關注科技發展的趨勢，靈活應用新技術，以更好地滿足未來的檔案管理挑戰。

2.增加檔案管理資金投入

增加檔案管理資金投入是實現檔案管理工作突破的關鍵舉措之一。資金投入的增加可以在多個方面推動檔案管理工作的現代化。

一方面，資金的增加可以用于引入先進的數字化技術，實現紙質檔案向電子檔案的轉變，數字化檔案管理系統不僅能夠提高檔案管理的效率，還能減少空間占用、防止檔案損失以及加強信息的安全性。及時更新換代全新的數字化技術，能夠讓檔案管理工作跟上時代的步伐，對于管理人員來說，高效率的數字化技術能夠更好地展開各項工作，推動工作順利開展；另一方面，資金的增加可以用于培訓檔案管理人員，使其熟練掌握新技術和工具。如上所述，檔案管理人員的專業水平直接影響檔案管理工作的質量，通過培訓可以提高其數字化檔案管理的能力，更好地適應新的工作模式和技術需求，有助于數字化檔案管理系統的順利運行，并最大化資金投入的效益。若是有足夠的資金支持，工作人員可接受培訓，可以與其他單位的工作人員展開交流，學習先進的管理經驗和管理方式，從而改善當前的管理困境，對于整體管理效率的提高也有非常大的幫助。另外，資金的增加還可以用于建設完善的檔案存儲和管理設備設施，全新的管理設備設施可以更好地適應數字化檔案管理的需要，包括恒溫、濕度控制等條件，以確保檔案的長期保存。其中，也包括物理安全設備設施，以防止檔案的丟失或遭到不法侵害。除此之外，增加資金投入還可以用于引入先進的安全技術，以保護檔案的隱私和安全，如單位引入網絡安全、數據加密等，以防止檔案信息被未經授權的人員訪問或篡改，在此過程中，單位還可以引入高學歷人才，應用全新的技術開展管理，可以極好地改變當下管理中存在的各種問題。

綜上所述，增加檔案管理資金投入是實現檔案管理工作突破的一個重要手段，不僅有助于引入先進的技術和設施，提高檔案管理的效率和質量，還為檔案管理人員提供了更好的培訓和發展機會，促進檔案管理工作不斷適應現代化的需求，是對組織信息資產長期價值的一項有益舉措。因此，在新時期，應當要注重單位檔案管理工作部門的資金投入，確保檔案管理工作理念跟得上時代發展的步伐。

3.加強制度建設，規范管理流程

加強檔案管理工作的制度建設和規范管理流程是確保信息組織、存儲和檢索的有效性、安全性和可持續性的關鍵，健全的制度和規范的管理流程直接影響著檔案管理工作的質量和效率。因此，在日常管理工作過程中，應當要加強制度建設，并要規范管理流程。

首先，建立明確的檔案管理政策和規定是制度建設的基礎。管理政策應該包括檔案的分類、保管期限、銷毀規定、存儲要求、訪問權限以及數據安全措施等方面的規定。通過明確規定，可以確保檔案管理工作按照標準化的程序開展，降低管理過程中的混亂和錯誤發生的可能性，管理人員在工作中也需要結合相關政策和制度開展工作；其次，制定并實施標準的檔案管理流程是必要的。包括記錄創建、歸檔、檢索、更新、存儲和銷毀等環節，這些流程的規范化和標準化可以確保文件管理的一致性和透明度，提高工作效率，并降低錯誤發生的風險。同時，流程的規范也有助于確保信息的合規性和安全性，符合法規要求和組織內部政策，一旦規范管理流程，就可以確保即便是新入職人員也能夠根據流程有條不紊地開展各項工作；最后，加強培訓與意識提升也是制度建設和規范管理流程的重要一環。單位應當為檔案管理人員提供持續的培訓和教育，使其熟悉并遵循最新的檔案管理政策、流程和技術。同時，加強員工對信息管理重要性的認識，增強他們對檔案保密性和完整性的責任感，對于確保制度和流程的有效執行至關重要。政策和流程是為了約束工作人員的日常工作內容，對工作人員開展相關培訓和教育十分重要，單位應當定期開展相關的知識競賽，幫助工作人員夯實知識基礎，從而為順利開展工作奠定基礎。

加強檔案管理工作的制度建設和規范管理流程是保障檔案管理質量和信息安全的基礎。通過明確的政策、規定的流程和持續的培訓與意識提升，可以提高檔案管理的效率、準確性和合規性，確保檔案管理工作符合最佳實踐，并更好地服務于組織的長遠發展。

4.提高單位檔案管理人員實力水平

提高單位檔案管理人員的實力水平是實現檔案管理工作突破的重要方向，想要突破這一點，可以通過多方面的努力來實現，包括提升專業技能、加強培訓、引入先進技術以及激發團隊合作精神等各項舉措。

首先，為檔案管理人員提供專業培訓是關鍵的一步。培訓內容可以涵蓋檔案管理的理論知識、最佳實踐、數字化檔案管理技術等方面。通過培訓，檔案管理人員可以更新自己的知識體系，了解行業最新趨勢，提高解決問題和應對挑戰的能力。在接受培訓中，管理人員會不斷接受新的理念和方式，對于管理工作的順利開展大有裨益；其次，引入先進的檔案管理技術也是必要的。包括數字化檔案管理系統、人工智能技術、大數據分析等，這些技術的引入不僅提高了檔案管理的效率和準確性，還為檔案管理人員提供了更多創新和發展的機會。通過學習和掌握新技術，檔案管理人員可以更好地適應現代檔案管理的需求，且信息技術、智能化往往與高效率、低差錯相關聯，工作人員掌握這些技能，可以為管理工作的順利開展提供良好的輔助。另外，加強團隊協作和交流也是提升檔案管理人員實力水平的關鍵因素，團隊協作有助于工作人員在內部分享經驗、解決問題，并推動整個團隊向前發展。同時，部門內部應當建立一個積極的學習和溝通氛圍，從而激發團隊成員的學習興趣，促使大家共同進步；最后，建立職業發展通道和激勵機制也是重要的，單位應為檔案管理人員提供明確的職業發展路徑，鼓勵他們參與行業認證，并設立激勵機制，如獎勵制度、晉升機會等，以提高檔案管理人員的積極性和工作動力。

總之，單位可以通過培訓、技術引入、團隊協作和激勵機制等多層次的手段，全面提升單位檔案管理人員的實力水平，從而推動檔案管理工作取得更大的突破，不僅有助于提高檔案管理的質量和效率，還為整個組織的信息管理和業務發展提供了堅實的基礎。

三、結束語

在全球信息化快速發展的時代，檔案管理工作不僅需要適應變革，還需要引領變革。通過深入剖析檔案管理工作面臨的多層次挑戰，強調了創新、信息技術整合和人才培養等方面的關鍵性突破點，只有在面對挑戰時保持靈活性、勇于創新，檔案管理工作者才能更好地發揮在信息社會中的核心作用，期望本研究的成果能夠激發更多有識之士對檔案管理領域的關注，促使更多深入的研究和實踐，為檔案管理的未來做出積極的貢獻。

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（作者單位：中國鐵路西安局集團有限公司安康機務段）