高校人事管理信息化建設的困難和對策

閆鵬

［收稿日期］2023-07-21

［摘 要］高校人事管理信息化建設對于提升高校人事管理的效能和質量，促進高校人力資源的合理配置和優化利用具有重要意義。本文分析了目前高校人事管理信息化建設所面臨的諸多困難并提出了應對之策，以期推動高校人事管理向著信息化、智能化和科學化發展。

［關鍵詞］高校；人事管理；信息化建設

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2024.03.035

［中圖分類號］G647 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2024）03-0115-04

0? ? ?引 言

高校人事管理信息化建設對于提高學校管理效率、優化人力資源配置、提升教職工工作滿意度等方面都有重要的意義。信息化建設可以幫助高校實現人事管理的數字化、網絡化和智能化，提供便捷的人事管理服務，減少煩瑣的人工操作，提高工作效率。此外，通過信息化建設，高?？梢詫崟r記錄和存儲人事管理相關的數據，更好地管理和利用人力資源，實現人才培養、選拔和激勵的科學化和個性化，提高教職工的工作滿意度，并為學校發展決策提供可靠的數據支持。但是，高校推進人事管理信息化建設并不是一帆風順的，文化習慣、學校決策、資金投入、軟件開發等多方面因素都會給人事管理信息化建設工作帶來困難和挑戰。

1? ? ?高校人事管理信息化建設所面臨的困難

1.1? ?沒有充分意識到高校人事管理信息化建設的重要意義

（1）受傳統工作模式影響，不重視人事管理信息化建設。一些高?？赡芨鼉A向于依賴傳統的人事管理方式，這可能是因為他們習慣于傳統的紙質檔案和手工處理方式，對信息化建設的價值和效益缺乏充分認知，認為人工操作更可靠和安全，對信息化建設持保守態度。

（2）缺乏頂層設計，沒有充分融入學校整體信息建設規劃。一些高校沒有充分意識到人事管理信息化建設在整個學校信息建設規劃中的核心地位，在高校人事管理信息化建設中，缺乏頂層設計，使得高校人事管理信息化建設和整體信息建設規劃脫節，造成系統之間的數據隔離、功能沖突，導致資源的浪費和效率的低下。這種脫節現象又反過來降低了人事管理信息化建設在學校領導層心中的地位，造成惡性循環。

（3）人事管理信息化建設需要投入一定的資金和人力資源，并且在初期可能面臨一些技術和運營方面的挑戰，這也導致一些高校對其重視程度不高。

1.2? ?高校各部門之間缺乏合作

（1）部門之間缺乏溝通和協調?；仡櫢咝５墓芾砟Ｊ?，行政機構都是采取的二級部門制，各部門獨立地完成各自的職責和工作，人事管理同樣也是獨立于其他管理工作之外［1］。但是人事管理信息化建設涉及到教職工基本信息、工資福利、檔案管理、教學科研等各個方面，涉及多個二級部門。如果二級部門之間缺乏有效的溝通和協調機制，導致信息流通不暢，就難以達成共識和統一行動。

（2）缺乏共同目標和利益。各部門擁有各自獨立的績效目標，缺乏共同的信息化建設目標和利益，導致合作意愿不強。同時由于技術和知識差距，缺乏共同的技術語言和理解，難以進行有效的合作和協同工作。

（3）高校各類系統各自為政，形成數據孤島和信息壁壘。因為各部門要獨立維護和管理自己的數據和信息系統，導致數據孤立和信息壁壘，難以實現數據的共享和集成。因為缺乏合作意識，各部門可能在信息化建設方面重復投入資源和開展相似的工作，造成資源的浪費和效率的低下。例如重復收集和處理相同的人事信息，造成時間和人力的浪費。

1.3? ?人事管理信息系統設計還不成熟

我國高校人事管理信息系統經過多年的發展，已經出現了專業的軟件設計公司。大部分的高校對于人事管理系統的建設也都是外包給這些軟件公司來進行設計、搭建和運營。但是，這些軟件公司總體起步較晚，技術水平還不能完全滿足目前高校對于人事管理信息化建設的需求。

1.3.1? ?權限分配不夠智能化，多角色轉換困難

因高校人事管理系統涉及教職工的基本信息、工資福利、績效考核、職稱評審等方方面面的內容，不同的用戶擁有不同的角色，復雜的權限層次結構，對于權限分配提出了更高的要求。如果權限分配系統缺乏靈活性，無法根據不同用戶的需求和角色進行個性化的權限設置，就會導致多角色轉換困難，難以準確地確定所需的權限。而目前，高校人事管理系統普遍缺乏智能化的角色切換機制，用戶需要手動進行煩瑣的角色切換操作，增加了使用系統的復雜性和困難度。

1.3.2? ?數據模塊之間聯動性設計不夠

人事工作是一項整體工作，各項內容并不是孤立的，一項人事信息的改變可能會涉及到人事系統多個板塊的變化。例如，某人的職位發生了改變，可能會需要更改人事系統中的職位信息、工作經歷、任職部門、工資待遇等多個模塊的信息。而目前大多數的人事管理軟件并不能做到完全的智能化，缺乏自動化的數據更新機制，數據模塊之間的聯動依賴手動更新或同步，這就會增加操作的復雜性和錯誤的風險。應該考慮引入自動化的數據更新機制，確保數據模塊之間的聯動能夠及時和準確地進行。

1.3.3? ?數字簽字存在風險，檔案材料留存困難

人事管理工作是一項法規性、政策性很強的工作，是一個嚴肅、嚴謹且需要對學校和教職工歷史負責的一項工作。因此，在日常人事管理工作中，會涉及大量的簽字、蓋章、紙質材料留檔等內容，而目前的人事管理系統還不能完全代替紙質留檔材料。一是數字簽字存在安全風險，例如私鑰泄露、偽造簽名或篡改簽名等，這會導致簽字的真實性和可靠性受到威脅。二是高校人事管理中存在法律和法規對數字簽字的限制，要求使用傳統的紙質簽字或特定的認證方式。三是高校人事管理涉及大量的檔案材料，數字簽字的驗證和跟蹤需要特殊的技術和系統支持，導致檔案材料的留存和管理困難。

1.4? ?人事管理系統管理員能力不足

1.4.1? ?系統管理員信息化水平有待提升

對于大多數高校而言，人事管理系統管理員均由人事部門工作人員擔任，并非專業的軟件工程師或者數據庫管理員。系統管理員信息化水平低，技術能力不足，缺乏系統的培訓和學習，因此無法有效管理和維護人事系統，存在處理問題緩慢或不準確，對網絡安全的意識和應對能力較弱等問題［2］。

1.4.2? ?系統管理員工作責任心有待加強

首先，人事系統管理員的工作責任重大，直接關系到高校的人事管理和運行效率。然而，由于工作壓力和復雜性，有些管理員存在工作倦怠或缺乏動力的情況，責任心不夠強。其次，人事系統管理員的工作涉及大量的數據和敏感信息，需要保證數據的安全和保密。如果管理員數據安全意識不夠強烈，或者對數據的處理不夠細致和謹慎，就可能引發數據泄露或錯誤，對高校的人事管理造成嚴重影響。此外，有些人事系統管理員缺乏對人事管理的全面認識和理解，只關注于完成表面的數據工作而忽視了其背后的重要意義，導致工作效果不佳。

1.5? ?移動數據時代，信息安全面臨挑戰

1.5.1? ?人事管理信息系統普遍外包，信息存在外泄風險

因人事管理軟件設計和搭建的專業性，高校人事管理信息化建設普遍采取服務外包的形式進行。采購校外專業公司已經成熟的產品可以免去自行開發的時間，有利于又快又好地實現預想目標［2］。但是外包有利也有弊。首先，外包服務提供商在建設初期不可避免要進行網上測試，而此時的系統保護機制并不完善，可能會導致數據被泄露或遭到未授權訪問。其次，外包服務商的員工能夠接觸到高校的敏感信息，如果他們缺乏足夠的敬業精神和責任心，就會造成數據被濫用或泄露。此外，外包服務商的安全控制和監管可能不如高校嚴格，也會增加信息外泄的風險。

1.5.2? ?系統的方便性與安全性矛盾突出

一方面，高校人事系統的方便性對于教職工和管理人員來說非常重要，教職工需要快速、便捷的人事管理服務，比如手機操作、外網瀏覽、綁定微信等功能。另一方面，為了保護敏感的人事信息和防止數據泄露，必須保證系統和數據的安全性。這一突出的矛盾，為高校人事管理信息化建設提出了更大的挑戰，要求人事系統必須進行全面的信息安全保護。

2? ? ?高校人事管理信息化建設的思路和對策

2.1? ?轉變管理觀念，樹立服務意識［3］

隨著社會的發展和科技的進步，人事管理信息化建設已經成為一個不可忽視的趨勢。信息化建設可以幫助高校提高管理效率、降低成本、提升服務質量，對于高校的可持續發展具有重要意義。因此，高校應該逐漸轉變觀念，加強對人事管理信息化建設的重視，積極推動相關工作的開展。首先，高校人事管理者要摒棄“官本位”思想，樹立服務意識，將學校的發展和教職員工的利益放在首位。教育的目的是教書育人、服務社會，高校管理者的工作就是為實現這一目的而服務，特別是人事管理工作，對于高校的發展尤為重要。高校人事部門在轉變觀念，探索以服務為本的管理理念時，人事管理信息化建設是極其重要的一種方式。讓數據多跑路，教職工少跑路，向教職工提供一站式的管理服務，信息化的高效與便捷能夠有效提升人事管理服務的滿意度，同時還能提高工作效率。其次，高校人事管理者要摒棄“傳統模式”，跟上時代步伐。隨著社會的不斷發展和變化，高校人事管理需要不斷適應新的需求。通過引入新的思維方式和創新的方法，高校人事管理者可以更好地應對現代高等教育的要求，更好地服務教師、服務學校。高校人事管理通過信息化建設，可以提高人才招聘和人事管理的效率，此外還可以利用大數據分析和人工智能技術來進行人才評估和績效管理，從而更準確地了解員工的能力和表現。

2.2? ?充分融入智慧化校園建設

智慧化校園建設是數字校園發展的高級階段，智慧校園建設廣泛應用于身份認證服務、查詢服務、生活服務、門禁考勤服務、水電控服務等基礎服務，覆蓋學校用戶生活、學習、工作、管理、服務等方方面面。通過將人事管理信息化建設與智慧化校園建設相結合，可以提高人事管理效率、優化員工服務體驗，并為學校提供更好的人力資源支持。首先，高?？梢越ㄔO更加智能化的人事管理系統。通過融合智慧校園系統，能夠規范各部門數據接口，實現全校的數據共享。這樣的系統可以集成員工信息、科研成果、績效評估、培訓記錄等各個方面的數據，并提供便捷的查詢、分析和報告功能，并提供客觀、公正的績效評估結果，為學校的發展提供更好的人力資源支持。其次，通過融入智慧校園建設，充當智慧校園數據底層，為智慧校園其他系統提供基礎數據，提高人事管理系統在學校信息化建設中的地位，促進人事管理信息化建設健康有序發展。

2.3? ?系統規劃和流程再造

首先應該進行科學的系統規劃，確定人事系統的建設目標和需求。相關部門和人事管理者要進行充分溝通，了解他們的期望和需求。根據學校的人事管理特點和目標，制定系統規劃和設計方案。要選擇合適的技術平臺和工具，考慮系統的穩定性、安全性、易用性和可擴展性等方面的因素，確保系統的開發和實施能夠順利進行。其次，要不斷優化系統流程。要對現有的人事管理流程進行全面的分析和評估，識別煩瑣、重復或低效的流程環節，并找出改進的空間。利用流程圖、數據分析和用戶反饋等工具，深入了解每個環節的問題和瓶頸?；诹鞒谭治龅慕Y果，重新設計和優化人事管理流程?？紤]如何減少冗余環節、簡化操作、提高效率和準確性。同時，結合智慧化校園建設的目標，思考如何引入智能化技術和自動化流程來提升人事管理水平。最后，要持續進行改進。人事系統規劃和流程再造是一個持續改進的過程，系統管理員應該定期評估系統的運行情況，收集用戶反饋和建議，及時進行調整和改進并與相關部門和用戶保持良好的溝通和合作，共同推動人事管理的不斷優化和發展。

3? ? ?結束語

高校人事管理要積極引入信息化技術，實現人事管理的數字化、自動化和智能化，減少煩瑣的人工操作，提高工作效率。信息化建設還可以提供全面、準確的人事數據，為高校決策提供科學依據，提升管理決策的準確性和有效性，推動高校人事管理的現代化和科學化發展，為高校的發展和人才培養提供有力支持。

主要參考文獻

［1］楊小兵.大數據時代高校人事管理信息化建設問題與對策研究［J］.產業與科技論壇，2021（19）：279-280.

［2］關學銘，馬遙知.“互聯網 +”時代高校人事管理信息化探

索［J］.產業科技創新，2022（6）：30-32.

［3］苗國芳，陳仕品.高校行政管理信息化建設思路探索［J］.中國管理信息化，2022（13）：219-221.