數字化時代事業單位檔案管理的信息化建設策略

羅曉蓉

摘 要：對事業單位檔案管理的信息化建設進行探究，從檔案管理、檔案保存以及檔案資源共享的角度闡述了加強信息化建設的優勢，并在分析當前事業單位檔案管理信息化建設中存在問題的基礎上，結合當前的時代特點和技術優勢，提出了一些建設策略，以提高事業單位檔案管理的質量和效率。

關鍵詞：數字化；事業單位；檔案管理；信息化建設

Strategies for Informatization Construction of Archival Managementin Public Institutions in the Digital Age

Luo Xiaorong

（Chongqing Special Equipment Inspection and Research Institute，Chongqing 401120）

Abstract：This paper investigates the informatization construction of archival management in public institutions，elaborating on the advantages of strengthening informatization from the perspectives of archival management，preservation，and resource sharing.Based on an analysis of existing problems in the current informatization construction of archival management in public institutions and considering contemporary technological advantages and characteristics，the paper proposes several construction strategies.These strategies aim to enhance the quality and efficiency of archival management in public institutions.

Key words：Digitalization;Public Institutions;Archival Management;Informatization Construction

檔案管理工作是事業單位的一項基礎性工作，但其重要性不容忽視。數字化時代下，利用現代信息技術推動檔案管理信息化建設，是掌握和使用優質信息資源的迫切需要。檔案管理信息化建設要求事業單位把已存檔的紙質檔案轉化成數字資料，并通過建立索引的方法實現電子檔案的集成，同時推進單位文件的數字化管理，轉變信息數據的分析和整理方式，進而形成一個完整的檔案信息系統。

一、事業單位檔案管理信息化建設的意義

（一）提高檔案管理效率

事業單位檔案管理工作的內容包括檔案收集、整理、價值鑒定、保管、統計和利用等環節，過程較為復雜。因此，在傳統的檔案管理方式下，要想把分散、量大、零亂的檔案信息，整理成便于查閱和利用的資料，需要耗費大量的時間和成本。而通過加強檔案管理的信息化建設，充分運用計算機技術和網絡平臺可以極大地提高檔案管理的效率，使得檔案的收集、整理、查詢等變得更加快速且準確，大大減少了人力和物力的投入，同時也縮短了檔案利用者查閱檔案的時間。

（二）拓寬檔案保存空間

傳統的檔案管理方式受到物理空間和存儲介質的限制，往往無法滿足大量檔案的保存需求。而檔案管理信息化建設可以通過數字化技術，將紙質檔案或其他實體檔案轉化為數字化信息，從而極大地拓寬了檔案的保存空間。此外，數字化檔案具有易于儲存、傳輸和復制等特點，降低了檔案在保存、查找和利用過程中的損耗和風險。同時，通過設置權限和數據加密等技術手段，可以確保檔案的安全性和完整性，使得檔案在長期保存過程中更具可靠性和穩定性。

（三）實現檔案資源共享

傳統的檔案管理主要依靠人工操作，容易出錯、難以實現實時更新，且無法實現資源共享。而檔案管理信息化建設可以通過數據庫、云計算等技術手段，實現檔案信息的實時更新、共享和傳遞。［1］具體來說，通過構建統一的信息平臺，可以將各個部門、各個單位的檔案資源進行整合，實現檔案資源的優化配置。同時，信息化建設也可以打破地域、部門、行業之間的壁壘，實現檔案資源共享，提高檔案的利用效率。

二、事業單位檔案管理信息化建設中存在的問題

（一）信息化基礎設施不完善

事業單位在檔案管理的信息化建設過程中，需要投入大量的資金，購買必要的基礎設備和設施，但是事業單位的資金主要來源于財政撥款，經過再分配后，能被檔案管理部門用于信息化基礎設施建設的資金有限，導致軟硬件設置無法滿足信息的數字化需求，阻礙了檔案管理的信息化建設進程。

（二）檔案管理的制度不健全

事業單位檔案管理信息化建設的主要目的是規范檔案管理工作，將信息技術融入檔案管理工作中，提高檔案管理的效率和質量，進而實現檔案資源的共享和利用。然而，許多事業單位雖然進行了檔案管理的信息化建設，但制定的相關管理制度或是缺乏明確的規定和標準，實用性不足，無法滿足信息化發展的要求；或是管理人員的實踐未能嚴格按照制度的規定進行，導致檔案的歸檔、整理、查閱、保管等環節存在很大的隨意性和不確定性。

（三）管理人員信息素養不高

事業單位檔案管理信息化建設，不僅要求管理人員具備專業知識和技能，同時還要具備良好的信息素養。然而，當前許多事業單位的檔案管理人員在專業素質和信息素養方面存在不足，缺乏基本的信息知識和應用技能，難以適應信息化建設的需求，這不僅影響了檔案管理工作的效率，還可能導致檔案信息泄露，給單位帶來安全隱患。

（四）檔案資源開發利用不足

盡管信息化建設為檔案資源的共享和利用提供了便利，但在實際操作中，許多事業單位仍然存在檔案資源開發利用不足的問題。首先，開發程度不高。檔案信息資源的開發利用水平相對較低，許多珍貴的檔案資料未能得到充分挖掘和整理。不僅限制了檔案資源的社會價值發揮，也影響了檔案事業的健康發展。其次，利用效率不高。受傳統觀念和制度約束的影響，許多事業單位檔案資源的利用效率較低。一方面，檔案管理人員對檔案資源的挖掘和整理不夠充分，導致檔案資源未能得到有效利用；另一方面，檔案利用流程相對繁瑣，用戶在查閱檔案時存在諸多不便，從而影響了檔案資源的利用效率。而且檔案信息資源的開發利用存在地區性差異，城市與農村、發達地區與欠發達地區的檔案資源開發利用水平差距較大。這使得檔案資源在全國范圍內的共享程度不高，影響了整體利用效果。

（五）安全和質量監控不充分

隨著信息化建設的深入進行，事業單位檔案管理面臨的安全和質量問題也日益凸顯。首先，信息安全問題日益突出。檔案管理部門涉及大量的敏感信息和核心數據，一旦遭受黑客攻擊或內部泄露，將會對單位的正常運營和國家利益造成重大影響。但目前許多事業單位缺乏必要的安全防護措施，導致檔案信息的安全風險不斷增大，且部分事業單位在檔案的質量監控方面存在漏洞，如對檔案資料的真實性、完整性、準確性等方面把關不嚴，導致檔案信息化建設成效大打折扣。

三、事業單位檔案管理信息化建設的策略

（一）完善信息化基礎設施建設

事業單位要加大信息化基礎設施建設投入，為檔案管理的信息化建設提供保障。首先應積極爭取財政支持，加大資金投入，并尋求與其他相關機構的合作，將信息化建設資金納入預算中，設立專項資金，為檔案管理信息化建設提供資金保障。其次，要根據管理模式購買先進的檔案管理軟件和硬件設備，提升檔案管理的硬件水平。再次，要強化信息化基礎設施，構建完善的檔案管理網絡體系，提高信息傳輸效率。最后，定期對檔案管理的信息化軟件進行更新和維護，確保信息化設施的正常運行。

（二）健全信息化檔案管理制度

完善的信息化檔案管理體制度是規范事業單位檔案管理信息化建設的重要步驟，對促進檔案管理工作的規范化和高效化具有重要作用。健全和完善信息化檔案管理制度，首先需要政府充分了解和掌握事業單位檔案管理工作的具體特點和實際要求，以此為依據，出臺檔案管理信息化建設的相關政策和法規，明確建設目標和任務，確保事業單位的檔案管理信息化工作有章可依。其次，事業單位應根據國家相關法律法規，并根據自身實際情況，制定和完善檔案管理信息化制度，明確檔案管理信息化的各項工作要求和流程，確保檔案管理信息化建設有序進行。［2］

（三）提升管理人員信息化素養

管理人員是事業單位檔案管理信息化建設的重要實施者，其信息化素質直接影響著檔案管理信息化建設的進程和效果。因此，提升管理人員的信息化素養是推動事業單位檔案管理信息化建設的重要手段。首先，事業單位應加強對管理人員的信息化培訓，使他們能夠掌握檔案管理信息化相關知識和技能，提高他們的信息化素養。其次，通過定期舉辦信息化知識講座、研討會等形式，使管理人員了解檔案管理信息化的發展趨勢，增強他們的信息化意識。再次，鼓勵管理人員參加相關證書考試，如計算機等級考試等，以提高他們的信息化水平。最后，建立激勵機制，鼓勵檔案管理人員積極參與檔案管理信息化建設。同時，加強對管理人員的信息安全教育和職業道德教育，提高他們的責任心和保密意識，確保他們在信息化管理過程中能夠遵守相關規定，切實保障檔案信息的安全。

（四）加強檔案資源的開發和利用

檔案資源的開發和利用是事業單位檔案管理信息化建設的重要環節，對于提高檔案管理工作的效益和價值具有重要作用。加強檔案資源開發和利用，首先要建立檔案資源數據庫，對檔案資料進行數字化處理，便于檢索、分析和利用。其次，要建立檔案信息資源共享平臺，將不同部門、不同領域的檔案資料進行整合，形成全面的檔案資源體系。再次，要加強對檔案信息資源的挖掘和整理，尋找其中有價值的檔案信息，并將其轉化為數字化產品，可以包括檔案文獻、研究成果、展覽等。同時，建立檔案資源開發和利用的長效機制，并將檔案資源的挖掘和利用納入單位的工作計劃，以確保相關工作能夠有序進行。最后，要加強檔案信息資源的宣傳推廣。事業單位要積極推進檔案資源開放，打破傳統意義上的檔案封閉管理方式，通過各種渠道向社會公眾推廣檔案信息資源的價值和利用方法，逐步開放具有社會價值和功用性的檔案資源，以提高社會公眾對檔案信息資源的認知度和利用率。

（五）強化信息安全和質量監控

信息安全和質量監控是事業單位檔案管理信息化建設的重要保障，對于確保檔案管理工作的穩定性和可靠性具有重要意義。因此，為保證檔案管理信息化建設的順利進行，事業單位需加強安全和質量監控。首先，要建立完善的安全防護體系，確保檔案信息安全。事業單位應制定嚴格的安全策略，采取防火墻、數據加密、權限控制等技術手段，對檔案管理信息系統的訪問權限進行嚴格控制，防止非法訪問和數據泄露。同時，定期對檔案管理信息系統進行安全檢查和漏洞修復，確保系統的穩定性和安全性。其次，要加強數據備份和恢復機制，以防數據丟失?？梢酝ㄟ^建立實時備份制度，定期對檔案數據進行備份，并將其存儲在安全的地方，同時定期對備份數據進行恢復測試，確保在需要時可以快速恢復數據。［3］再次，要加強檔案管理信息化建設的質量監控。建立質量監控機制，從檔案數據的采集、整理、存儲、檢索、利用等方面進行全面的質量控制，以確保檔案數據的準確性、完整性和及時性。最后，要加強檔案管理信息化建設的標準化建設。制定統一的檔案管理信息化標準，規范檔案數據的格式、存儲和傳輸，提高檔案管理信息化建設的效率和質量。同時，加強與其他部門和機構的合作，推動檔案管理信息化建設的協同發展，促進檔案管理水平的提升。

四、結語

總之，數字化時代背景下，事業單位的檔案管理信息化建設迎來了新的發展機遇。只有緊跟時代發展步伐，不斷創新和完善檔案管理模式，才能更好地發揮檔案在事業單位發展中的作用。但檔案管理信息化建設是一項系統性、全面性工程，需要事業單位根據實際情況，從多個層面推進，制定相應制度和措施，以推動檔案管理信息化建設不斷取得新發展，以便為社會經濟發展提供有力支持。

參考文獻：

［1］石海英.信息化時代機關事業單位檔案管理的創新探索［J］.文化創新比較研究，2020，4（35）：179-180.

［2］李霞.數字化時代影像資料檔案管理的信息化建設研究［J］.文化產業，2021（21）：165-166.

［3］龐素霞.加強事業單位檔案管理信息化建設的方法策略［J］.文化產業，2023（8）：10-12.

（責任編輯 趙毅彬）