物業管理公司的預算控制與效率提升研究

王麗珍

摘要：文章旨在深入探討物業管理公司在預算控制和效率提升方面面臨的挑戰，并提出可行的策略。物業管理對于現代企業至關重要，直接關系到公司資產的保值增值、員工工作環境的舒適性及客戶滿意度的提高。在面對不斷變化的市場環境和經濟壓力的情況下，物業管理公司必須克服多重挑戰，本研究將對預算控制和效率提升問題進行深入分析，隨后提出一系列解決方案，以期為物業管理公司提供有效的指導和建議。

關鍵詞：預算控制；效率提升；物業管理

市場經濟體制不斷深化改革，物業管理公司作為服務行業的重要組成部分，面臨著日益激烈的市場競爭和多變的經濟環境。為了追趕時代發展的步伐，提高市場競爭力，實現增收，物業管理公司必須在原有的財務管理體系基礎上進行有效的預算管理和內部控制。物業管理公司在現代商業環境中負責管理和維護各種不動產資產，如辦公樓宇、住宅、商業中心和工業物業等，對于業主和租戶的日常生活和工作至關重要，物業管理的質量直接影響了客戶滿意度、資產價值和公司的聲譽。在這一背景下，預算控制和效率提升成為物業管理公司不可或缺的重要議題。

一、物業管理公司預算控制與效率提升的重要性

預算控制對于確保物業管理公司的財務健康至關重要，通過制定明晰的預算和嚴格的成本控制，公司能夠避免不必要的支出、降低運營成本并提高盈利能力，對于保持公司的經濟可持續性和穩定性至關重要。效率提升對于提高服務質量和客戶滿意度至關重要，通過優化流程、提高工作效率和響應速度，物業管理公司能夠更好地滿足客戶的需求，提供更高水平的服務?？蛻舾叨葷M意，不僅會延長合同期限，還會為公司帶來口碑傳播和業務增長的機會。物業管理公司還面臨著不斷增長的競爭壓力。中國物業管理協會的數據顯示，近六年來，我國的物業管理面積呈現逐年遞增的趨勢，如圖1所示。在競爭激烈的行業背景下，物業管理公司想要有所突破提高核心競爭力，就必須進行精細化管理，控制公司經營成本。通過中國房地產 Top10 研究組發布的報告可以看出，行業百強企業2016年的人工成本在總成本中的占比為53.43%。2017年行業百強企業的人工成本在總成本中的占比為55.84%，2018 年人工成本占總成本的比例為57.84%。由于人民物質生活水平的提高和國民綜合實力的提升，現階段勞動力的價格也逐年上升，服務企業想要在激烈的市場競爭中脫穎而出，就只有通過提升預算控制和效率，公司才能在市場中脫穎而出，吸引更多客戶并保持競爭優勢。

二、預算控制與效率提升問題分析

（一）預算控制問題

1. 預算編制面臨的挑戰

預算編制在物業管理公司中不僅涉及資金分配，還關乎整個物業運營效率。但預算編制過程中面臨著一系列嚴峻的挑戰。市場環境的不確定性是預算編制的主要挑戰之一，物業管理公司必須在不斷變化的市場條件下制定預算，考慮到租金收入、維護費用、市場競爭等眾多因素，不確定性使得預測未來的資金需求變得復雜和具有挑戰性。預算編制要充分考慮公司的戰略目標和長期規劃，涉及將預算與公司的長期戰略對接，確保資金分配符合公司的發展方向。然而，在實踐中很多公司難以有效地將戰略目標與預算編制過程結合，導致了資源的浪費和效率下降。預算編制還需要綜合考慮公司不同部門的需求和利益，確保每個部門都能夠獲得足夠的資金支持，但經常導致資源的分配不均衡和部門之間的競爭。預算編制過程中的數據可用性和質量也是挑戰，公司需要準確的數據來支持決策，但在某些情況下，數據不完整或不準確會影響預算的準確性和可靠性。

2.預算執行中存在的問題

預算執行是物業管理公司成功實施財務計劃的關鍵環節。然而，在實際操作中，預算執行面臨多重復雜問題，影響了公司的財務穩定性和整體績效。在日常運營中，物業管理公司會面臨未預料到的費用增加或支出超出預算的情況，可能源于突發事件、緊急性維護需求、供應商價格波動等多種因素，超支會導致預算不穩定，難以實現財務目標。支出波動指的是在預算周期內，支出金額的波動或不一致性，可能是因為費用計劃不合理、支出審批流程不透明或供應鏈管理不穩定等原因造成的。支出波動使公司難以實現財務預期，給財務規劃帶來不確定性。有效的預算執行需要定期的監控和反饋機制，確保支出與計劃一致。但許多物業管理公司缺乏足夠的監控工具和實時數據分析能力，導致問題在早期未被識別和解決。公司通常與多個供應商和承包商合作，管理這些供應商和合同是一項復雜任務。合同管理不善可能導致成本增加、服務質量下降，甚至合同糾紛。

（二）效率提升問題

1. 現有流程中的瓶頸

流程中的瓶頸源于不充分的流程規劃和設計，物業管理涉及眾多工作流程，包括維護、維修、安全、清潔、供應鏈等，如果這些流程沒有經過充分優化和設計，就容易導致效率低下。例如，維護工作在計劃和實施之間存在斷層，導致工作延誤和不必要的停工。信息流程的不暢通也會導致效率瓶頸，在物業管理中，需要及時傳遞和共享信息，以便快速做出決策。如果信息流程不清晰或受到技術限制，會導致信息滯后，妨礙快速響應。例如，緊急維修請求由于信息傳遞的滯后而未能及時處理，增加了風險和不便。人力資源分配和調度問題也會導致效率問題，物業管理公司通常需要合理分配人員以滿足不同任務和項目的需求。如果人員分配不當或沒有足夠的培訓和技能，將會浪費時間和資源。例如，缺乏經驗的員工在維修任務中浪費時間，而有經驗的員工在低價值的任務上花費過多時間。流程的復雜性也是效率問題的一個根本原因，如果流程過于復雜或沒有清晰的標準操作程序，員工難以理解和執行流程，導致錯誤和延誤，標準化流程是提高效率的關鍵步驟之一。

2.人力資源管理面臨的挑戰

物業管理公司設置多種崗位，每個崗位都需要不同的技能和專業知識。招聘和管理擁有這些技能的員工，確保每項任務都能高效完成，是一個復雜而具有挑戰性的任務。物業管理是勞動密集型行業，成本結構以人工成本為主，占到60%以上，對于人工成本的控制能力是決定企業盈利空間的關鍵因素。物業管理領域的員工周轉率通常較高，意味著公司要不斷招聘和培訓新員工以填補空缺。高周轉率會導致持續的人員流動成本，以及現有員工的額外負擔，因為現有員工需要承擔培訓和幫帶新員工的責任。在物業管理中，評估員工的績效是確保工作高效完成的關鍵。然而，開展績效評估涉及明確的指標和評估工具的建立，在實踐中具有一定的復雜性。如何將績效評估與獎勵體系相結合，激勵員工提高工作效率，也是需要解決的問題，合理分配人力資源以滿足不同項目和任務的需求是一項重要任務。然而，解決這個問題需要精確地規劃和協調，確保每項任務都有足夠的人力支持，同時避免資源的浪費或過度利用。

三、預算控制策略

（一）預算編制策略

1. 數據分析和趨勢預測

在物業管理公司的預算編制中，數據分析和趨勢預測是十分必要的策略，有助于提高預算的準確性和可行性。數據分析的第一步是收集和整理相關數據，包括過去的財務數據、市場趨勢、物料價格、工資水平等信息，數據可以提供編制預算所需的關鍵參考信息。一旦數據收集完畢，接下來的關鍵是對數據進行分析，數據分析涉及使用統計工具和方法，揭示過去的支出模式。通過深入分析歷史數據，可以識別出在不同時間段內的開支變化和季節性波動，有助于更準確地編制預算。趨勢預測是建立在數據分析的基礎上的關鍵步驟。通過分析過去的趨勢，可以預測未來的發展方向，包括對市場變化、通貨膨脹率、行業趨勢等因素的分析。趨勢預測可以為公司提供更具前瞻性的預算，有助于應對未來可能出現的挑戰和機會。數據分析和趨勢預測也可以用于風險管理。通過識別潛在的風險因素，公司可以編制相應的預算，如建立備用預算，確保在不確定的經濟環境中保持財務穩健。

2.智能預算工具的應用

智能預算工具依賴于大數據分析和高級算法，能夠處理和分析龐大的數據集，使得管理公司能夠更好地了解過去的支出模式，從而為未來的預算編制提供更為準確的參考。通過對歷史數據的深入分析，預算工具能夠識別出不同時間段的支出模式，如季節性波動或周期性維護需求，有助于更好地規劃資源分配。智能預算工具具備實時數據更新和可視化功能，使物業管理公司能夠隨時跟蹤和監控預算執行情況。管理人員通過可視化儀表板可以清晰地看到預算支出和實際支出之間的差距，及時發現潛在的問題，并采取糾正措施，有助于避免超支情況，提高了財務管理的效能。智能工具還允許進行預算模擬，使公司能夠在制定預算時考慮各種情景和變化，進一步提高了決策的準確性和適應性。智能的預測和模擬能力有助于減少風險，更好地應對市場變化。智能預算工具的自動化功能能夠大幅節約物業管理公司的時間和勞動力資源，傳統的預算編制往往需要手工輸入和計算大量的數據，而智能預算工具能夠自動從各種數據源中提取信息，進行計算和分析，不僅提高了工作效率，還降低了錯誤的風險，確保了預算的準確性。

（二）預算執行策略

1.監控和反饋機制的建立

為確保預算的有效執行，物業管理公司要建立健全的監控和反饋機制。策略的關鍵在于實時性、準確性和全面性。監控和反饋機制是確保物業管理公司按照預算執行的關鍵工具，監控潛在的預算超支、支出波動或不正常的費用，從而使管理團隊能夠迅速采取糾正措施，防止問題進一步擴大。監控和反饋機制還為決策者提供了實時數據，以便更好地了解公司的運營狀況。為了確保準確性，監控和反饋機制應基于可驗證的數據源，如財務報表、采購記錄和維護日志。數據源需要及時更新，以反映最新的支出和運營情況。確保準確性還需要數據的輸入和記錄過程是透明和可審計的，減少潛在的錯誤和不當操作。監控和反饋機制必須具備實時性，以便在出現問題時迅速采取行動，可以通過自動化工具來實現。如實時財務報告、支出跟蹤軟件及自動警報系統。實時性使管理團隊能夠立即識別任何超支或異常，并迅速采取措施來調整預算。為了確保全面性，監控和反饋機制應覆蓋所有與物業管理相關的費用和支出，包括但不限于維護成本、能源費用、人力成本、設備采購和修復等各方面的支出。只有綜合考慮了所有支出，才能全面了解物業管理的財務狀況。在建立監控和反饋機制時，公司還應明確責任分工，確保負責人能夠及時接收并處理監控數據。建立預算執行的報告和儀表板也是提高監控效果的有效方式，可以以可視化的方式展示數據，使決策者更容易理解和分析。

2.預算可調整性的強化

預算可調整性是確保公司物業管理公司在應對市場變化和不確定性時能夠靈活應對的關鍵因素之一。在面臨外部環境變化時，傳統的預算執行方法可能變得不夠靈活，需要強化預算的可調度性。為了提高預算的可調整性，公司應建立靈活的預算框架，可以通過采用滾動預算的方法來實現，即將預算周期分解為多個短期期間，如每月或每季度。公司可以更頻繁地審查和調整預算，更及時地應對市場變化。預算可調度性的強化還涉及建立靈活的資源分配機制，公司應該具備在短時間內重新分配資源的能力，滿足突發需求或變化的優先級，可以通過建立資源池和跨功能的資源團隊來實現，確保資源的高效利用和靈活配置。預算可調度性還需要建立有效的決策支持系統，公司可以考慮采用高級數據分析和業務智能工具，更好地監控預算執行情況，發現潛在的問題并提供實時洞察，使得管理層能夠基于實際情況及時決策，從而保持預算的靈活性和適應性。強化預算的可調整性也要建立與供應商和承包商靈活的合作關系，公司應與關鍵合作伙伴建立開放和靈活的合同條款，允許在必要時進行變更和調整，適應不斷變化的需求和條件。

四、效率提升策略

（一）流程優化策略

1.流程重設計劃

流程重設計劃（Business Process Reengineering，簡稱BPR）是一種系統性的管理方法，旨在重新審視、重新設計和重新構建組織內的核心業務流程，以實現更高的效率和質量，提升客戶滿意度。對于物業管理公司，采用BPR方法可以深入改進，需要對當前的物業管理流程進行詳細的識別和分析，包括了解每個流程步驟、涉及的部門和人員，以及流程中存在的瓶頸和延遲。要確定流程重設計劃的具體目標，與公司的戰略目標和客戶需求一致。目標可以包括減少流程執行時間、提高服務質量、降低操作成本等?；谧R別和目標設定的結果，開始重新設計物業管理流程，包括簡化步驟、去除不必要的環節、引入自動化和數字化工具等。提供員工培訓和變革管理支持，確保員工能夠適應新的流程。BPR不是一次性的活動，而是一個持續改進的過程，要建立監測和評估機制，跟蹤效果并進行調整和改進。引入適當的技術和信息系統，支持流程的自動化和數字化，幫助減少手動工作、提高數據準確性，并加速流程執行。通過流程重設計劃，公司可以實現更高效、更靈活、更具競爭力的運營模式，提高服務質量，降低成本，提高客戶滿意度，實現可持續發展。

2.技術集成和自動化

在物業管理公司實施流程優化策略時，技術集成和自動化是關鍵因素之一，可以顯著提高工作效率、減少錯誤和降低成本。技術集成涵蓋了將不同的軟件和工具整合到一個無縫的工作流程中，實現數據共享、協作和實時信息訪問。自動化則是利用計算機程序和系統來自動執行重復性任務，從而減輕員工的工作負擔，減少了潛在的人為錯誤。技術集成允許物業管理公司將各種關鍵數據源整合在一起，包括資產信息、維護記錄、成本數據和客戶反饋等，數據的集成為決策制定提供了更全面的信息基礎，使管理層能夠更好地理解公司的績效和挑戰。例如，通過將物業管理系統與財務軟件集成，管理團隊可以更容易地跟蹤預算執行情況，實時掌握成本變化，及時作出調整。自動化在流程中發揮了關鍵作用，尤其是在例行性任務的執行中。例如，自動化可以應用于設備維護計劃的生成和執行，確保設備在需要時得到及時維護，同時減少了停工時間。自動化還可以用于客戶請求的處理，如自動化響應常見問題，為客戶提供快速而一致的服務，不僅提高了客戶滿意度，還減少了人工干預的需求，降低了人力成本。

（二）人力資源管理策略

1.培訓與發展計劃

在物業管理公司，培訓與發展計劃扮演著關鍵的角色，旨在提高員工的技能水平，增加其專業知識，并為他們提供機會參與持續學習。公司應通過員工需求分析來確定不同崗位的培訓需求，可以通過定期的員工績效評估來實現。根據需求，制定個性化的培訓計劃，確保員工能夠獲得他們所需的技能和知識。公司可以提供內部培訓資源，如培訓部門提供基本培訓，還可以與外部培訓提供商合作，開展專業知識和技能培訓，確保員工獲得最新的行業信息和最佳實踐經驗?？萍嫉难杆侔l展使得物業管理行業也在不斷演進，公司應注重技術培訓，確保員工能夠有效地使用數字化工具和系統，提高工作效率，包括培訓員工使用物業管理軟件、維修設備、監控系統等。為確保培訓計劃的有效性，公司應建立跟蹤和評估機制。通過定期的績效評估、知識測試和員工反饋，可以評估員工的進步并根據需要進行調整。為員工提供明確的職業發展方向，鼓勵他們在公司內部不斷成長，制訂晉升計劃、輪崗制度和激勵計劃，提升員工的工作積極性和忠誠度。鼓勵知識共享和團隊合作是培訓計劃的關鍵組成部分，鼓勵員工分享他們的知識和經驗，促進團隊學習和共同成長。

2.人員分配和績效評估

在物業管理公司的人力資源管理策略中，人員分配和績效評估占據舉足輕重的地位，這兩個方面的策略相互關聯，可以有效提高公司的效率和績效。要確保每位員工的職能和任務分配與其技能和專業背景相匹配，需要進行詳細的職位分析，確定各項工作的具體要求，然后將員工分配到最適合他們的崗位上，有助于提高員工的工作滿意度和工作效率。在人員分配中，強調任務的合理分配和協作是關鍵。公司應確保不同職能組之間的協作和溝通暢通無阻，以便更好地應對物業管理的各種挑戰?？缏毮軋F隊的建立可以幫助快速應對緊急情況，同時提高工作流程的協調性。確定明確的績效指標對于員工的評估和激勵至關重要，指標應與公司的整體目標和部門的關鍵績效要求一致。例如，可以采用基于關鍵績效指標（KPI）的方法，明確定義業務效率、客戶滿意度、成本控制等方面的指標，以便對員工的績效進行客觀評估?？冃гu估不應限于定期的年度評估，持續的反饋和改進機制應建立起來，以及時識別員工的優點和改進的機會。員工應定期與主管進行溝通，討論目標和績效進展，以便及時調整策略和行動計劃?？冃гu估還應與培訓和發展計劃相結合，對于績效不佳的員工，公司應提供培訓和發展機會，幫助員工提升技術和能力，從而更好地適應公司的要求。

五、結論

在市場經濟體制不斷深化改革的背景下，企業必須積極適應時代的變革，提升自身的市場競爭力，實現收入增長。在這個過程中，預算控制和效率提升凸顯出其重要性，成為企業取得成功的關鍵因素。在預算控制方面，數據分析和趨勢預測為公司提供了更準確的預算編制基礎，使公司能夠更好地理解過去的支出模式和未來的發展趨勢。在效率提升方面，流程優化策略通過重新設計和簡化物業管理流程，減少了浪費，提高了工作效率。預算控制和效率提升策略為公司提供了關鍵工具和方法，幫助其更好地管理財務資源，提高服務質量，降低成本，實現穩健發展。物業管理公司應將這些策略視為長期戰略目標的一部分，不斷追求卓越，以滿足客戶需求。

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（作者單位：福州新投發展集團有限公司）