銀行檔案數字化服務外包項目質量與安全管控策略探析

陳之麗

摘 要：檔案數字化服務外包逐漸成為銀行常見的檔案工作模式。文章主要從強化組織推進、規范項目管理、落實檔案標準規范、突出安全保密、加強項目團隊建設等方面，著重對銀行檔案數字化外包項目質量與安全管控展開闡述，并提出可操作的工作策略。

關鍵詞：檔案數字化；外包項目；質量與安全

中圖分類號：G271文獻標識碼：Ａ

在數字經濟背景下，隨著數字金融、科技金融深入發展，銀行實現數字化轉型推動高質量發展、提升核心競爭力的愿景日漸迫切。銀行檔案具有資產、證據、責任、信息、存史等價值，推進檔案信息化，充分挖掘檔案價值，對銀行數字化轉型升級具有重要意義。銀行檔案記載的信息涉及大量工作秘密、商業秘密、客戶隱私信息，對檔案數字化的質量與安全管理要求特別嚴格。同時，從資源合理配置、成本有效控制、提高工作效率等方面考慮，銀行往往會選擇將檔案數字化工作外包給檔案服務機構。在此情況下，如何管控檔案數字化外包項目質量，確保檔案實體和檔案信息安全，是銀行在項目實施中應該把握的核心問題。本文基于銀行視角，以紙質檔案數字化服務外包為例，分析外包項目中的突出質量問題、安全風險及其成因，并提出了項目質量和安全管控策略。

一、銀行檔案數字化服務外包項目質量與安全的突出問題及其成因

1.質量與安全問題分析

一是項目不能按期交付。數字化工作不能按質按量完成，造成項目延期，增加項目管理成本和安全隱患；二是數字化成果質量不達標。檔案數字化副本圖像處理、數據庫命名、圖像掛接、目錄著錄等不符合標準規范；三是檔案實體遭受損害。檔案實體在出入庫、拆裝釘、掃描等作業過程中遭到損傷甚至丟失；四是檔案信息被泄露。檔案數字化使檔案信息高度集中，容易被竊取、轉移和泄露，是檔案數字化外包項目管控難度最大、造成損害最為嚴重的安全隱患。

2.影響項目質量問題成因分析

一是銀行對項目的組織管理不到位。銀行未能在項目前期展開充分評估、籌備，在項目實施過程中未能充分參與項目全程管理，導致項目整體質量較低，易發生安全風險；二是缺乏檔案管理專業人才。銀行招聘更注重經濟金融、會計、審計以及科技等方面的人才，對檔案專業類人才儲備不足。同時，基于崗位輪換制度要求，檔案崗人員流動大，難以培養精通業務的檔案工作人員，給項目規劃、管理等工作開展帶來不利影響；三是檔案服務外包公司甄選難度大。市場上檔案服務外包公司良莠不齊，公司資質沒有統一標準，有些公司甚至在拿到項目后臨時湊隊實施項目工作，工作人員流動大，因不掌握檔案數字化標準規范相關要求、不熟悉業務操作等原因，導致工作差錯率高、項目整體質量差；四是第三方監理機制缺失。銀行未能根據項目實際需要，引入專業的檔案服務外包監理公司對項目實施全程監管，項目監督管理缺乏力度和經驗；五是管理制度不健全，執行不嚴格。盡管檔案主管部門制定了一系列檔案數字化和檔案外包服務工作規范，但在項目實施過程中各個環節需要配套相應制度來規范作業行為，在制度不健全以及執行不嚴格的情形下，易造成管理漏洞和行為失控；六是質量檢查和項目驗收不嚴格。在項目推進過程中存在質量檢查流于形式、項目驗收走過場的現象，未能及時發現和整改存在的質量、安全問題。

二、銀行檔案數字化服務外包質量與安全管控實施策略

１.加強項目組織與管理，統籌推進落實

一是提高政治站位。統一思想，提高認識，把檔案安全與國家安全、行業安全、單位安全、業務安全和生產安全統一起來，增強安全意識，壓實安全責任；二是強化組織推進。銀行應成立檔案數字化服務外包項目專項工作領導小組，單位分管領導牽頭，檔案管理部門、檔案資產部門、科技部門和保障部門協調配合，共同推進項目統籌規劃、組織實施、協調管理等；三是制定工作方案。制定科學的項目實施方案，確定檔案數字化服務外包范圍、項目目標、項目成本、人員安排、責任分工、進度安排、完成時限、安全管理等，有計劃、有組織、有步驟地推進各項工作；四是加強資源保障。加強財力、物力、人力保障，在經費上給予支持，配備專職管理人員、項目管理場所、數字化工作場所、設備設施及相關用品用具配套等，優化檔案信息管理系統，拒絕使用外包服務商自帶的設備設施和系統；五是健全管理制度。應制定包含服務外包項目管理規范及檔案數字化崗位、人員、場地、設備設施、數據、檔案以及保密等方面的管理制度，并在工作過程中嚴格執行，以有效保障數字化成果質量和檔案安全。

2.堅持檔案數字化服務外包原則，依法依規實施

銀行檔案數字化服務外包項目實施應遵循以下原則：（1）合法合規原則。外包項目必須在檔案法、保密法、服務外包規范、檔案數字化規范及有關檔案管理制度、保密制度等法律法規制度的框架下實施。（2）前期規劃原則。做好項目前期籌劃準備工作，健全相應管理制度，保障人員、場所、設備設施及應用系統等資源到位，完成數字化檔案材料的完整收集和規范整理，能夠數量明確地與檔案服務外包公司做好交接。（3）可管可控原則。金融機構需要履行主體責任，發揮項目推進主導角色的作用，對檔案數字化服務外包項目實施全程管理、動態管理，對項目質量和安全實施控制、檢查和監督。（4）安全保密原則。嚴格執行檔案安全管理制度，堅持預防為主、全程監控，避免發生因外包項目造成的檔案損毀、丟失或泄露信息等安全事件。

3.規范項目外包管理，確保工作有序開展

（1）規范檔案服務外包項目采購。一是準確評估外包項目的工作范圍、工作總量、費用預算、項目期限等。二是嚴格評選外包公司，明確外包公司資質，加強外包公司背景調查，將公司性質、股東組成、資金來源（構成）、注冊資金、公司規模、實施案例、檔案專業資質、保密資質、公司信譽、工作團隊（以繳納五險一金人員總數為準）等方面作為主要評選因素，嚴格審查、評估外包公司的相關資質和服務能力。三是加強檔案服務外包合同管理，明確責任和義務，簽訂保密協議或保密承諾書。

（2）實施第三方監理機制。根據項目體量、項目周期、工作集中度等實際情況，采購第三方監理機構實施項目全程監理，實施質量控制、進度控制、安全控制等，協調處理銀行和外包服務商的關系，彌補銀行對項目監督管理經驗的不足，提高項目推進效率和質量。

（3）加強外包服務過程管理。銀行指定專人專崗參與外包項目實施全程監督管理，并安排專人負責作業過程檔案出入庫、質量檢查、數據掛接、項目驗收等環節工作。作業過程所使用的業務系統或檔案管理系統操作由本行人員負責，避免外包人員操作。

（4）加強項目驗收。為確保檔案服務外包項目達到預期目標，實行日常抽檢、階段驗收和結項驗收相結合的驗收方式。項目驗收應以有關檔案標準規范和招投標文件、合同、服務方案等為驗收依據，從工作責任和管理制度落實情況、場所設備設施使用情況、人員管理情況、項目實施質量、合同履行情況等方面展開驗收，具體對數字化結果、目錄數字、元數據、數據掛接、工作文件和存儲載體等質量指標驗收。

（5）做好外包服務項目文件材料歸檔。對項目前、中、后過程中形成的文件材料收集整理，包括立項材料、采招材料、項目合同、項目方案、項目管理及項目驗收等環節材料，數字化過程中產生的檔案出入庫登記表、審批材料、檔案交接、工作處理單、檢查臺賬、成果移交清單、人員及場所管理材料等實時收集并分類存放，項目完成后整理歸檔，以滿足項目審計、專項工作檢查、項目后評價和責任追溯等工作查閱。

4.加強檔案數字化標準規范落實，保障數字檔案資源質量

檔案數字化是一項專業性強、工作程序精細且繁雜的工作，尤其是銀行檔案一般以案卷的形式展開組卷整理，如柜面業務會計檔案、信貸業務檔案等，業務屬性明顯，卷內文件多且關聯緊密，組卷規則嚴謹，檔案數字化難度更高，嚴格落實工作標準規范是項目質量控制的根本保證。

（1）加強實體檔案整理規范。實體檔案應按照相應檔案門類整理規范展開收集、整理、組卷、分類、排序、編號及著錄等，檔案應齊全完整，并建立規范目錄數據庫，數字化過程能夠依序開展各環節工作。

（2）嚴格落實數字化技術規范。按照紙質檔案數字化規范，加強數字化技術支持，在相關業務系統、檔案管理系統和掃描設備中配置各類數字檔案技術參數及文件格式，掃描色彩模式、掃描分辨率、文件存儲格式、圖像命名以及圖像處理等技術應符合標準規范，數據庫命名應對照被數字化檔案的分類規則命名，以檔號、標識數據掛接，并在數字化過程中采集相關元數據等。

（3）加強項目流程規范化。一是項目實施流程規范。項目規劃、立項、采購、實施及驗收各個環節應按照法規制度、內部管理要求實施；二是數字化流程規范。檔案數字化工作流程包括檔案清點出庫、交接、拆件、修整、掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫、數據掛接、檔案裝訂、回庫等十多個環節，工作先后次序應安排科學、合理，環環相扣，閉環管理。

5.加強安全保密管理，確保檔案實體和信息安全

（1）強化責任落實。檔案安全保密包括檔案實體安全、數字化副本安全和檔案信息保密，銀行應明確自身與外包公司的工作邊界和職責邊界，制定安全保密工作制度，將檔案安全保密責任列入銀行與外包公司責任，并簽訂保密協議，約定外包商應具備的保密資質和項目保密事項范圍、安全保密管理措施以及安全保密責任和違約責任等。

（2）強化作業人員管理。一是開展外包服務進駐作業人員社會背景調查，包括個人基本情況、工作履歷、社會關系、獎懲、違法違紀等情況，并做好入駐后人員動態監督管理；二是要求作業人員簽訂安全保密承諾書，承諾書應包括自愿遵守的法律法規和制度、自愿履行的禁止作業行為、自愿承擔的違約責任等；三是開展保密教育提醒。對作業人員開展有針對性的保密教育和常態化保密提醒，增強其保密意識和法紀意識；四是加強作業人員紀律管理。嚴格出入工作場所紀律、作業過程紀律、作業中場休息和8小時外等時間段管理，落實工作場所出入登記、物品存放、工間休憩安排及在工作場所張貼紀律要求等措施，加強紀律約束。

（3）加強安全保密制度落實。一是嚴格執行涉密信息載體管理制度，履行涉密載體掃描復制審批制度。項目實施前應落實本機構檔案員清點鑒定檔案實體，將不允許數字化的涉密檔案提取另存，待項目完成后再歸位存放；二是落實計算機信息系統和信息設備設施安全保密管理制度，對相關設備設施粘貼保密提醒標識，對計算機信息設備的存儲USB接口、光驅等實行禁用措施；三是加強作業場所保密管理。比如外包服務工作場所不應配備打印、復印、掃描智能復合機，作業人員不得攜帶智能手機、手表、平板電腦等電子設備和U盤、移動硬盤、光盤等移動存儲介質入內，用于數據備份的存儲設備由銀行人員保管，上柜存放并建立使用登記等。

（4）強化作業過程監督檢查。一是加強檔案出入庫清點、交接環節的監督檢查，確保賬實相符；二是做好作業過程實體檔案完整及完好性檢查，如實體檔案拆裝釘、掃描或整理過程是否有損毀、掉頁、涂改等情況；三是做好檔案數字化副本存儲和備份檢查，做好數字化副本存儲和查閱權限控制，加強數字化副本備份介質管理等；四是加強工作場所和設備設施檢查，工作場所消防、安防、用電等設備設施是否正常，計算機及信息系統、掃描儀、復印機、打印機等設備是否正常運行；五是建立報告制度。有安全或泄密隱患等問題，應在規定時限內向項目領導小組或應急部門報告，及時排查風險隱患，確保檔案實體和檔案信息安全。

6.加強項目團隊建設，提升項目質量和水平

在項目實施中，工作團隊的整體素質對項目的質量與安全具有決定性的影響。項目團隊至少包括項目管理經理、銀行檔案工作人員、外包人員等三類人員。項目管理經理應具備豐富的項目管理知識、檔案知識和較強的組織溝通協調能力；銀行檔案工作人員應該熟悉檔案法、保密法，掌握檔案管理制度、整理規范和數字化規范，熟悉本機構檔案分類、整理規范和庫藏檔案情況，甚至應具備一定的項目管理知識，具有較強的溝通協調和匯報能力等；外包人員應具備一定的保密意識、保密常識和檔案基礎知識，能夠熟練掌握數字化工作環節的操作。根據數字化外包項目的不同崗位要求，銀行應在檔案服務外包項目實施前和實施過程中，通過開展組織項目管理、檔案制度和標準規范、保密教育等理論知識培訓，開展知識測試、數字化操作技能練兵活動，組織實地參觀學習和考察交流，營造項目團隊在干中學、學中干的濃厚氛圍，使團隊熟悉項目管理、工作流程、質量標準、安全保密，從根本上保證項目的質量和安全。

三、結語

總之，針對銀行檔案數字化服務外包項目質量與安全的突出問題，必須加強項目組織與管理，統籌推進落實。堅持檔案數字化服務外包原則，依法依規實施。規范項目外包管理，確保工作有序開展。加強檔案數字化標準規范落實，保障數字檔案資源質量。加強安全保密管理，確保檔案實體和信息安全。加強項目團隊建設，提升項目質量和水平。

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作者單位：廣西農村商業聯合銀行股份有限公司