大數據環境下鋼鐵企業文書檔案信息化管理與利用

摘要：在互聯網時代，大數據技術已經成為各行業應用的重要技術，可以為其發展提供幫助。在鋼鐵企業文書檔案管理過程中，大數據技術可以融合信息化管理方式，改進傳統信息管理模式。目前，在鋼鐵企業發展進步的情況下，文書檔案信息量不斷增加，信息化管理已經成為必要手段。在信息技術的幫助下，鋼鐵企業文書檔案管理工作可以不斷提高工作效率，提升數據信息的精準性，發揮自身作用。為進一步探究大數據環境下鋼鐵企業文書檔案信息化管理和利用相關內容，文章對鋼鐵企業文書檔案信息化管理展開概述，分析了大數據環境下鋼鐵企業文書檔案信息化管理的作用，并討論了大數據環境下鋼鐵企業文書檔案信息化管理的工作方向，以供參考。

關鍵詞：大數據；鋼鐵企業；文書檔案；信息化管理

中圖分類號：G271文獻標識碼：A

引言

要想將信息化管理應用到鋼鐵企業文書檔案管理中，就需要在文書檔案管理工作中合理應用計算機技術和信息技術，改進原有紙質檔案管理模式，延長檔案資源的使用壽命，并在此基礎上保護檔案資源的完整性和全面性，才能為后續檔案發展、查閱、拓展提供幫助。但是，檔案管理模式轉變并非一蹴而就，而是需要循序漸進，才能完成具體操作。因此，在當前大數據環境下，對鋼鐵企業文書檔案信息化管理和應用展開深入研究具有重要意義。

一、關于鋼鐵企業文書檔案信息化管理的概述

1.概述

大數據技術是對數據信息展開處理的重要方式之一。當下，社會數據屬于生產因素，逐漸在不同行業中發揮作用。人們對數據的需求和要求不斷增加，要想掌握數據信息，就需要對數據的價值加以利用，深入剖析信息的附加價值。而企業文書檔案則是企業在各項管理活動中直接形成的具有一定保存價值的信息記錄，具體包括人員資料、業務來往、工作記錄等多種信息，不僅會在人事、財務等方面發揮作用，還可以記錄企業發展的歷史信息。

當前，文書檔案表現類別較為多樣化，具有錄像、圖片、音頻、文字等多種形式。對重要信息內容展開整理后，需要做好審核工作，最終形成檔案，進而為后續查閱、利用提供便利條件。鋼鐵企業可以利用先進的信息技術以及現代化手段對文件資料展開整理、排列、查閱、開發、利用、儲存，充分發揮數字化與信息化的優勢，不斷提高數據信息和資料的使用效率，為用戶提供優質服務。

2.具體內容

大數據環境下鋼鐵企業文書檔案信息化管理的具體內容主要包含兩個方面，分別為數字化管理和網絡化管理。

（1）數字化管理。在大數據背景下，傳統紙質檔案已經無法滿足實時記錄和保存的要求，使用時也不如數字化信息方便、快捷。因此，需要合理利用網絡技術、計算機技術，轉化現有信息資料，在數字形式下對數據信息展開管理。對比傳統紙質檔案管理模式，在管理人員應用數字化管理方式后有效提升了工作效率，并降低了工作強度。雖然數據量越來越大，但是整體管理過程卻井然有序，并降低了成本支出。管理人員只需要在檔案系統搜索文號、題名等各項元數據就可以找到對應資料，儲存時也可以將信息輸入各個元數據項，有效提升了工作效率。由此可見，數字化管理是鋼鐵企業文書檔案信息化管理的重要內容，也是大數據發揮作用的重要前提。

（2）網絡化管理。在對數據信息展開數字化轉化后，還需要對其開展網絡化管理，在網絡平臺的幫助下開展全面管控，進而打破時間和空間的制約，為用戶查閱和利用資料提供便利條件。在檔案材料整理歸檔時，管理人員就已經按照《歸檔文件整理規則》的要求做好了分類工作，用戶可以按照類別查詢所需材料，提升了檔案信息的查詢效率，無論是對信息資源共享化利用還是對網絡查詢便捷性都具有重要意義和價值。因此，網絡化管理是降低成本、提高效率的重要措施之一，也是鋼鐵企業文書檔案信息化管理中的重要內容。

二、大數據環境下鋼鐵企業檔案信息化管理的作用

在大數據環境下，鋼鐵企業文書檔案十分容易受到管理模式落后、信息載體變化的挑戰。傳統的紙質版文件和信息無論是查閱還是分類都存在效率低下的問題，并且便利性不足。而轉換為數字化檔案后，網絡化管理手段充分發揮作用，不再依靠手工模式展開整理、分類、管理、應用，而是將信息技術作為核心手段，滿足檔案資料精準定位要求，對信息共享方面實施強化。對比之下，無論是檔案管理、檔案開發還是檔案利用，工作效率都在顯著提升。因此，大數據環境下鋼鐵企業檔案信息化管理可以充分滿足資源共享的要求，發揮信息的作用。

1.加強資源共享

目前，信息技術已經成為各行業發展的重要技術，而大數據技術則是數據信息共享和應用中的核心技術。鋼鐵企業文書檔案管理需要和當前大數據環境有效融合，對檔案信息內容展開豐富和優化的同時，還需要進一步提升信息的共享程度，拓展信息的應用范疇，才能開拓信息應用環境，為企業發展提供有力幫助。在企業內部，不同部門對信息的應用要求和對文書檔案的要求也存在不同。借助大數據技術，檔案信息化管理可以充分滿足共享條件，對權限實施管控的同時，實現資源共享，進而滿足不同客戶的需求，擴大了服務領域。由此可見，大數據環境下鋼鐵企業檔案信息化管理能夠促進資源共享，在企業發展中發揮促進作用。

2.符合時代發展

大數據背景下，數字化建設能夠充分滿足當前時代發展要求。在文書檔案管理工作中有效融入數字化技術，可以進一步降低儲存壓力，節約空間，并避免出現文件重復利用的問題，為文件保護提供有力幫助。同時，大數據等信息技術也能夠滿足信息整理、信息開發、信息應用的無縫銜接要求，不斷提高管理效率。在先進的網絡、信息技術的幫助下，信息查找速度直線上升，充分滿足企業管理要求，為企業展開決策提供有力幫助，能夠滿足時代發展要求。

3.轉變管理思維

在信息技術升級和更新后，鋼鐵企業文書檔案管理的理念逐漸出現變化。在傳統觀念中，人們更加看重管理，輕視應用。而在信息技術的影響下，人們希望同時兼顧兩個方面，不僅要對信息展開有效搜集、提取，還要重點關注管理工作，充分發揮數據信息的作用，貫徹落實信息化手段，進而為企業提供更多價值，帶來更大的競爭優勢。此過程中，信息化手段不僅可以提高檔案記錄、檔案管理的效率，還可以為檔案查閱提供便利條件。

在大數據技術的幫助下，要想更新和升級當前的檔案管理模式，工作人員需要對現有數據技術展開挖掘，明確不同信息的作用和潛力，進而提升內容的精細化程度，改進檔案利用效率，保證企業發展過程中可以提高核心競爭力。

三、大數據環境下鋼鐵企業文書檔案信息化管理的工作方向

1.完善文書檔案管理，加強信息整合

要想在鋼鐵企業文書檔案管理中充分發揮信息化管理的作用，就需要保證檔案內容的豐富性，對數據展開聯系，維護不同數據之間的管理，進而提升數據的應用性能，發揮數據的作用。具體而言，即在傳統紙質檔案管理模式的基礎上，將視頻、圖片、音頻、文字等多樣化方式融為一體，充分體現檔案的生動性和直觀性，滿足不同環境下鋼鐵企業文書檔案的應用要求。

大數據時代背景下，工作人員需要對傳統紙質檔案管理模式展開分析，了解其不足之處，并改進缺陷，保證滿足信息多元化分類要求以及聚合要求。同時，還應當在此基礎上加強不同數據信息的關聯性，有效整合數據信息，為后續展開資源共享做鋪墊。除此之外，還需要做好數據信息分類工作，不僅為自身查閱和整理提供方便，還可以提高整體的工作效率，保證文書檔案管理在正規的流程中推進工作，切實發揮出文書檔案管理的作用。

2.挖掘文書檔案潛在價值，強化服務效果

站在功能角度，可以發現大數據技術能夠對數據分析提供支持，如果忽略分析工作，僅開展檔案信息檢索或統計，就會導致數據無法充分發揮價值，也無法體現文書檔案信息化管理的作用。因此，企業文書檔案管理工作應當對數據展開深入挖掘，將檔案挖掘作為核心，不斷尋找可利用、有價值的信息，隨后對原始資料展開整理和研究，對挖掘到的信息展開整合和分析，進而探尋隱藏內容。同時，還需要在挖掘檔案過程中對數據信息的關系展開分析，尋找不同數據信息的潛在聯系，有效規避信息孤島現象。借助大數據挖掘技術，可以加強信息的傳播，提高信息的傳播效率，進而提升檔案信息的利用水準。除此之外，檔案挖掘工作還能夠精準提取用戶需要的信息，借此對用戶的需求展開分析和判斷，構建出可靠、合適的個性化服務方案，保證方案的針對性，為用戶帶來良好體驗，提高整體的服務成效。

3.更新技術，建立健全管理機制

在信息化時代和大數據背景下，鋼鐵企業文書檔案具備滯后性的缺陷，不僅對整體管理效率和應用效率造成制約，還會對管理成效造成影響。為了改善不足之處，提升管理質量，鋼鐵企業需要引入先進的信息技術。例如，可以應用數據庫技術整理數據，利用云計算技術對不同信息展開分析，明確信息聯系。在應用先進技術過程中，需要優化檢索系統，加強信息處理效率，并以需求為目標，整合、分類信息，充分發揮信息化管理機制的作用。建立健全管理機制后，還需要關注信息內容和檔案管理的適配性，并在利用信息資料時合理應用管理機制，不斷強化管理成效，在不同環節中應用合適的信息技術。

同時，技術更新過程中還應當重點關注安全管理方面，確保數據的安全性，為企業文書檔案管理提供幫助。雖然數字化背景下，文書檔案信息化管理較為便捷，但是檔案信息化建設時難免存在風險問題，只有重視安全管理，保障信息安全，才能保證檔案信息發揮作用?；诖?，鋼鐵企業需要重點關注風險問題，立足于實際，升級和優化當前信息技術，創新管理技術，制定應急預案制度，降低網絡故障和操作失誤發生的概率，避免出現遭遇黑客攻擊的情況，進而保證文書檔案信息化管理的全面性、完整性和可靠性，為信息數據提供安全。

4.打破格局，提高管理水平

大數據背景下，文書檔案管理水平同樣需要提高，在科學技術的幫助下，文書檔案管理內容不斷增加，企業需要明確如何利用現代化信息技術，提高企業數據管理效率，提升核心競爭力，充分發揮管理作用。大數據技術可以有效推進信息技術的發展進程，提高信息整理效率，節約查詢時長。為了進一步提升管理效果，應當不斷提高企業文書檔案的利用效率，打破固有局面，優化和創新傳統模式。在面對文書檔案管理和應用工作時，企業應當采取積極面對的態度，充分提高管理水準，發揮檔案管理系統作用。

大數據背景下，企業檔案庫建設應當提升信息儲存數量，強化數據利用價值，并在此基礎上提升數據的連續性。鋼鐵企業內部應當為不同部門配備專用信息處理技術，提高部門的信息處理能力，保證數據信息管理的規范化，強化信息管理效果。只有打破現有格局，不斷提高部門和企業的管理水平，實現文書檔案信息管理，才能推動企業發展，為提升企業核心競爭力提供有力幫助。

5.優化流程，提高工作效率

傳統鋼鐵企業文書檔案管理以紙質檔案模式為主體，管理人員需要做好數據錄入工作。由于數據錄入以人工操作為主，并且工作量較大，任務較為繁雜，工作人員很容易出現失誤。如果工作人員工作時出現失誤，就會導致信息的準確性下降，不僅會給用戶帶來不良體驗，還會影響企業決策。在信息查閱過程中，工作人員需要大量翻閱資料，存在查詢困難的情況。因此，為了提高工作效率，需要優化文書檔案管理工作流程，合理應用信息技術，有效節約人力、物力和時間的投入，簡化工作流程。例如，利用信息技術存儲文書檔案時，工作人員僅需要做好檔案信息分類和數據處理，即可構建不同類別，為數據查閱、數據應用提供便利條件。

四、結論

大數據背景下，信息技術和網絡技術飛速發展，文書檔案管理也成為各行業工作的重要內容。為了推進企業文書檔案信息化管理落實，發揮信息化管理的作用，需要更新和改進原有紙質檔案管理模式，在信息技術的幫助下轉換紙質檔案，滿足信息管理和大數據管理的要求，充分發揮網絡優勢，不斷提高信息查閱、信息共享的效率，進而提高企業的整體管理水平以及核心競爭力。企業需要轉變管理思維，構建優質管理團隊，積極開展文書檔案管理信息化建設，充分發揮信息化管理的作用，為企業的健康發展助力。

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作者單位：柳鋼檔案館

作者簡介：劉婷（1978—），女，漢族，廣東梅州人，本科，研究方向：文書檔案信息化管理。