大數據背景下機關事業單位人事檔案管理創新分析

牛福厚

摘 要：大數據背景下，機關事業單位在發展過程中應不斷探索人事檔案管理創新方案，充分發揮人事檔案管理工作價值，有利于提高機關事業單位內部整體管理水平?；诖?，文章將深入分析機關事業單位人事檔案管理現狀，并結合具體工作內容，提出合理化參考建議。

關鍵詞：機關事業單位；人事檔案管理；大數據；創新

中圖分類號：G271文獻標識碼：A

在機關事業單位發展過程中人事管理工作是非常重要的內容，主要是開展干部職工檔案管理工作，對于事業單位內部管理水平及其穩定發展等多方面都產生很大影響。機關事業單位在開展人事檔案管理工作時，需要注重開展創新工作，不斷提高人事檔案管理水平與管理效率，更好順應時代發展的步伐。機關事業單位應根據自身發展情況，合理應用大數據技術，不斷優化人事檔案管理創新策略，有助于促進機關事業單位的可持續發展。

一、機關事業單位在人事檔案管理工作中應用大數據技術的意義

大數據技術主要是通過計算機虛擬化存儲、使用信息咨詢，充分展現出信息技術應用特點，更好地實現共享信息資源目標。隨著科學技術的快速發展，大數據技術得到了不斷完善，在數據分布式處理、數據挖掘等方面都有著不錯的應用價值。同時，工作人員通過大數據技術綜合性分析以往數據，并以此對未來工作展開科學預測。在工作中合理應用大數據，有效提高數據信息的可靠性與真實性，能夠給機關事業單位開展人事檔案管理工作提供可靠支持，滿足機關事業單位發展需求。機關事業單位在實際開展人事檔案管理過程中，應用大數據技術的意義主要體現在：

1.提高整體工作效率

當前，大數據技術作為先進、科學的數據處理技術，有效提升了數據收集與管理工作質量。在較為復雜的人事管理工作中應用大數據技術，能夠整合與管理數據，并對數據信息充分運用。在人事檔案管理中，合理應用大數據技術，可以確保人事檔案信息的準確性與安全性，有效提升人事信息質量。通過大數據技術，構建完善的人事檔案管理平臺，有利于合理節約人事檔案管理成本，使日常工作內容更具規范化，在此基礎上有序開展日常工作。人事檔案管理中合理應用大數據技術，呈現出共享化、現代化、便捷化與實時化特征，滿足人事檔案管理工作的使用需求，充分展現出大數據技術的應用價值，有效提高整體工作效率與工作質量。

2.創新人事檔案管理工作模式

機關事業單位在發展過程中，合理應用大數據技術能夠創新與優化人事檔案管理工作模式。大數據技術呈現出數據分布式存儲與管理工作特征，使機關事業單位各個部門積極參與和配合人事檔案管理工作，確保收集與整理人事檔案管理工作更具有效性。在人事檔案管理中，通過大數據技術可以有序開展人事檔案管理工作，防止工作中出現數據存儲混亂、數據錄入錯誤等問題，為提高人事檔案管理水平打下良好基礎。

3.推動機關事業單位的發展

合理應用大數據技術，可以構建安全、便捷的人事檔案管理環境，實際滿足人事檔案管理信息需求。通過應用大數據技術，深入分析當前機關事業單位人才配置情況、工作中存在的問題等相關內容，結合實際情況，合理調整工作內容，有利于促進機關事業單位的可持續發展。

二、分析機關事業單位人事檔案管理工作現狀

1.人事檔案管理思維相對落后

隨著社會的發展，機關事業單位在管理工作上面臨很多的挑戰。在人事檔案管理工作中，很多工作人員的思維模式固化，面對新時代的發展，沒有及時開展創新工作，直接影響檔案管理工作效率與質量。及時更新人事檔案管理工作思維，可以對日常工作起到正確的引導作用，規范檔案管理工作內容，全面提高人事檔案管理水平。然而，當前人事檔案管理人員存在著管理思維相對落后的問題，對于人事檔案管理工作的時效性造成很大影響，并對機關事業單位的發展造成很大阻礙。

2.人事檔案管理人員專業素養有待提升

在機關事業單位發展過程中，人事檔案管理人員存在著專業素質有待提高的情況，主要原因在于檔案管理人員出現頻繁調動的情況。一些新入職人員在日常工作中需要一段時間適應與熟悉崗位工作內容，對于有序開展人事檔案管理工作會產生很多不利影響。同時，在日常工作交接時存在一些不規范現象，這些情況都會影響人事檔案管理工作的系統性與完整性。此外，一些機關事業單位沒有組織檔案管理人員開展系統性專業培訓，導致專業素養很難滿足該崗位工作要求。

3.人事檔案管理制度不完善

當前，機關事業單位存在不夠重視人事檔案管理制度建設的情況，導致人事檔案管理制度相對落后，很難充分展現出人事檔案管理工作的價值。隨著社會的快速發展，如果仍然采用傳統的檔案管理模式，就很難滿足當前社會發展的需求。同時，以往人事檔案管理流程比較煩瑣，不利于科學使用人事檔案管理信息資源，導致人事檔案管理工作效果不佳。

4.人事檔案管理信息化設備設施配置不完善

機關事業單位在開展人事檔案管理信息化建設期間，會投入大量的時間與資金成本，采購相關設備設施，并構建完善的信息化管理系統，合理引進大量的優秀專業人才，以確保人事檔案管理工作能夠順利開展，這些工作都需要花費大量的成本與精力。然而，結合目前機關事業單位具體發展情況可以了解到，一些機關事業單位領導并沒有充分認知人事檔案管理信息化建設的意義，導致信息化設備設施存在配置不完善的情況，給日常開展人事檔案管理工作造成很大的限制，很難滿足當前機關事業單位實際發展的需求。

三、大數據背景下機關事業單位人事檔案管理創新策略

1.及時更新人事檔案管理思維

機關事業單位通過不斷優化人事檔案管理工作，可以給人事考察工作提供可靠的數據作為主要參考依據，有效提高人事管理部門的工作質量。機關事業單位在發展期間應全面落實人事檔案管理工作，并合理構建完善的員工激勵機制，以調動工作人員參與人事檔案管理工作的熱情。日常開展人事檔案管理工作期間，需要機關事業單位展開定期指導與測評工作，確保人事檔案管理工作的規范化與信息化，滿足機關事業單位發展需求。隨著社會的快速發展，機關事業單位需要及時更新人事檔案管理人員的工作思維，加強對人事檔案管理工作的重視程度，有效提高人力資源管理水平。此外，機關事業單位領導需要充分展現出榜樣的作用，正確引導檔案管理人員的工作思維，為有序開展人事檔案管理工作提供更多支持。

2.全面提升人事檔案管理人員專業素養

機關事業單位應定期組織人事檔案管理人員開展相關培訓，并邀請專業講師開展人事檔案管理相關教育工作，幫助充分認知檔案管理工作的重要性。第一，在專業培訓與教育中，應引導檔案管理人員結合實際工作情況，全面了解和掌握人事檔案管理特點以及當前產生的問題，在此基礎上整合機關事業單位內部資源，不斷優化與完善人事檔案管理工作；第二，招聘人事檔案管理優秀人才。機關事業單位應招聘具備較高專業素養、管理能力的人員，并不斷優化機關事業單位人事檔案管理隊伍結構，全面提高隊伍整體業務能力與專業素養，滿足日常崗位工作要求；第三，全面落實專業培訓與指導工作。機關事業單位應結合檔案人員自身實際情況，不斷優化培訓內容。培訓內容主要涉及數據整理、收集等相關工作，同時加強培養檔案人員交流、保密以及服務等相關培訓，防止檔案人員在實際工作中出現問題。通過組織檔案管理人員積極開展系統性專業培訓活動，有利于全面提高檔案管理人員專業能力與專業素養，可以確保其出色完成日常工作任務。

3.優化人事檔案管理制度

機關事業單位在優化人事檔案管理制度過程中，需要根據自身發展情況，不斷完善人事檔案管理制度。統一人事檔案管理工作標準，監督與管理人事檔案管理工作情況，有利于充分展現人事檔案管理在人才管理與人才配置中的作用。建立健全人事檔案管理制度以后，應提高制度整體的執行力度，以約束與規范檔案人員日常工作行為，有效提高人事檔案管理水平。值得注意的是，事業單位應注重優化與完善人事檔案調轉、錄入等相關管理制度。應做好人事檔案轉入、錄入與轉出等管理工作，結合機關事業單位規定的流程有序開展相關操作，能夠更加規范與約束檔案人員日常操作行為。通過制定完善的責任追究制度與自我控制等相關制度，科學管控人事檔案加工、調用和整理等工作，使人事檔案管理信息更具安全性與完整性。此外，機關事業單位需要注重開展信息化改革工作，合理構建信息一體化人事檔案管理平臺，不斷優化人事檔案管理制度，有效提高信息整體利用率，有利于促進機關事業單位的穩定發展。

4.優化人事檔案信息化管理基礎設施建設

機關事業單位為了確保人事檔案管理信息化工作順利開展，需要配置完善的基礎設施。機關事業單位應結合人事檔案管理工作需求，合理提升信息化建設整體預算比例，加大信息化資金投入力度，為機關事業單位配置完善的信息化人事檔案管理硬件與軟件設施。在配置過程中，機關事業單位應結合自身資金能力與人事檔案管理工作需求等，做好人事檔案業務需求的規劃工作，配置齊全軟硬件設備設施。在實際工作中，應安排專人對硬件定期更新與升級換代，以確保硬件設備設施能夠更好地順應時代發展需求。信息化建設軟件配置期間，應構建完善的人事檔案管理信息系統，如人事檔案管理軟件、信息安全系統與智能分類系統等。在全面調查與研究當前機關事業單位人事檔案管理信息化建設需求前提下，合理引進科學的人事檔案信息管理系統，充分展現信息技術的應用價值。機關事業單位需要將內部OA辦公系統與人事檔案管理信息系統有效地結合，能夠在日常工作中合理應用業務數據、財務數據，使機關事業單位各部門之間加強溝通與交流，有效提高人事檔案管理信息化水平。

5.優化人事檔案管理內容

大數據時代背景下，為了充分展現人事檔案管理工作的價值，需要機關事業單位注重創新與優化人事檔案管理工作內容。在工作中需要梳理人事檔案資料信息，通過信息技術篩選有用信息，為機關事業單位的人力資源管理與開發工作提供可靠的數據。機關事業單位應充分挖掘員工自身潛能，以促進員工與機關事業單位的共同發展。在開展人事檔案管理過程中，應打破傳統工作中存在的局限性，通過大數據技術備份相關的信息資料，防止出現信息丟失的問題，否則會對機關事業單位自身發展產生負面影響。

第一，提高數據檢索能力。將人事檔案管理工作與大數據技術相互結合，可以創新人事檔案管理工作模式，合理搭建大數據平臺，優化數據架構，實現數據共享目標。在人事檔案管理中，通過應用大數據技術可以不斷優化以往復雜的信息檢索模式，有效提高信息查詢的工作效率。工作中合理使用大數據技術，檔案管理人員能夠節約更多查找時間，確保檔案檢索工作更具高效性。機關事業單位應結合原有檔案，積極探索適合機關事業單位的數據檢索模式，有效地提高大數據分析結果的準確性。

第二，加強信息安全管理工作。機關事業單位應確保系統運行的穩定性，避免檔案管理系統運行中遭受攻擊。結合人事檔案管理內容，合理構建信息安全防護系統，有利于全面落實信息安全管理工作。在開展信息安全管理工作期間，需要做好檔案存儲安全防護系統建設工作，通過去中心化技術、防火墻以及融合云存儲等相關技術，可以確保人事檔案信息更具安全性。以信息安全角度作為切入點，做好存儲信息工作，有序完成收集與整合數據信息，確保人事檔案管理更具完整性。值得注意的是，開展信息保密安全管理工作時，需要保障數據采集、整理以及存儲等工作更具安全性。此外，還應全面落實人事檔案管理審查與監督工作。通過現代化計算機信息技術，為人事檔案管理工作提供安全、便捷的保障。例如，對于專利證書、個人情況以及科學研究等信息，應加強開展機密信息安全保護工作，避免對人事檔案管理工作造成不良的影響。

四、結束語

綜上所述，大數據背景下，機關事業單位在開展人事檔案管理工作期間，應及時更新傳統工作理念與模式，加強創新工作，有效提高人事檔案管理水平。結合當前人事檔案管理中存在的問題，積極探索機關事業單位人事檔案管理創新途徑。通過更新管理思維模式、全面提升管理人員專業素養、完善基礎設施建設、創新人事檔案管理內容等措施，能夠有效提升人事檔案管理工作效率與工作質量，從而促進機關事業單位的長遠發展。

參考文獻：

[1]田曉光.大數據背景下事業單位檔案管理創新策略探討[J].黑龍江檔案，2022（06）：227-229.

[2]高 磊.大數據背景下事業單位人事檔案管理工作[J]. 陜西檔案，2022（05）：38-39.

[3]徐 艷.大數據背景下事業單位干部人事檔案管理模式的優化[J].蘭臺內外，2022（12）：37-39.

[4]黃小玫.淺議大數據背景下事業單位人事檔案管理工作[J].文化產業，2021（36）：145-147.

[5]王 洋.大數據背景下機關事業單位檔案管理的創新途徑[J].黑龍江檔案，2021（06）：86-87.

[6]鄧 華.大數據背景下事業單位檔案管理工作創新路徑探索[J].黑龍江檔案，2021（06）：210-211.

[7]董齊魯.大數據背景下事業單位檔案管理的創新思路[J].辦公室業務，2021（19）：132-133.

[8]張勤生.大數據背景下事業科研單位人事檔案管理的創新探討[J].蘭臺內外，2019（14）：23-24.

[9]楊 群.大數據背景下科研事業單位人事檔案管理工作創新策略[J].蘭臺內外，2019（07）：78+80.

作者單位：山東省濱州市博興縣政務服務中心