公路建設項目檔案精細化管理研究

殷娜

摘 要：通過精細化管理方法，能夠提升公路建設項目檔案的管理效率和質量。文章闡述了公路建設項目檔案的主要特征及流程，分析了現行公路建設項目檔案管理存在的問題，針對當前檔案管理普遍存在重視不足、制度不完善、手段單一和更新不及時等問題，提出了相應的改進措施，包括加強管理職責落實、完善檔案管理機制、加速信息化建設以及提高管理專業化水平，并具體闡述了如何做好公路建設項目檔案精細化管理工作，為有效提高檔案管理的精確性和實用性，提升公路建設項目的整體效率和質量提供了參考和借鑒。

關鍵詞：公路建設；檔案管理；精細化管理；信息化建設；管理效率

圖書分類號：G271文獻標識碼：A

引言

公路建設作為基礎設施建設的重要組成部分，其檔案管理作為記錄、監督和評估工程進展的關鍵環節，對提升公路建設項目的管理質量，促進項目順利實施以及保障工程安全具有重要意義。然而，現行的公路建設項目檔案管理常面臨管理不規范、信息更新不及時和手段陳舊等問題，不僅影響了項目管理的透明度和效率，還存在潛在的安全風險。因此，有必要開展公路建設項目檔案精細化管理研究，通過引入先進的管理理念和技術手段，提高檔案管理的科學性和系統性，確保項目信息的準確性和可靠性。

一、公路建設項目檔案的特征及流程

公路建設項目檔案顯著特征主要表現為內容的多樣性、技術的專業性和顯著的時效性，不僅包括工程設計、施工記錄、財務信息和合同文件等傳統文本資料，還涉及大量的技術圖紙、測量數據和質量檢測報告等專業性較強的信息，隨著工程進展，檔案內容需及時更新，確保信息的時效性和準確性。

1.項目啟動階段

在公路建設項目的啟動階段，檔案管理工作的重點集中于項目籌備期間的文檔收集與整理方面，其核心任務是確保所有初步設計方案、合同文件和環境影響評估報告等關鍵文檔的完整性和準確性。初步設計方案通常包括工程規模、設計標準、預期成本和時間表等關鍵信息，為項目的后續執行提供了基礎框架。合同文件則涉及項目的法律、財務和技術條款，對確保各方權益和責任具有重要意義。環境影響評估報告包括項目對環境的潛在影響，為采取相應的減緩措施提供依據。文檔的準備和審查是項目成功啟動的基石，不僅反映了項目的全面規劃，還為項目的順利開展和管理提供了關鍵支撐。

2.設計與規劃階段

在設計與規劃階段，檔案管理的主要任務是匯編和審查詳細的工程設計文件、技術規范和項目計劃，確保文檔的完整性和一致性。工程設計文件詳盡描述了項目的結構設計、材料選擇和施工方法，這些文件是項目建設的藍圖，對確保工程質量和安全性至關重要。技術規范則明確了建設標準、質量要求和驗收標準，為工程實施提供了嚴格的技術指導。項目計劃包括時間表、資源分配和成本預算，是項目管理和協調的重要工具。在此階段，通過對文檔的細致審查和整合，不僅可以發現并糾正潛在的設計缺陷或不一致之處，還能確保項目按照既定的質量標準和時間框架順利推進。

3.施工階段

在施工階段，關鍵節點的完成情況以及任何偏離原計劃的情況等都被詳細記錄和及時更新。質量檢驗記錄主要是對材料、設備設施和施工過程的質量檢測結果，是保證工程符合設計標準和質量要求的重要文件。此外，安全管理文件，如安全檢查報告、事故記錄和應急預案，對于確保施工現場的安全和防范潛在風險至關重要，這些文檔的及時更新不僅有助于及時發現和解決施工過程中的問題，還為項目管理團隊提供了實時的決策支持。

4.項目監控與評估階段

在監控與評估階段，需持續監控項目進度并定期評估，以確保項目按照計劃順利推進。收集和整理各類監控報告，包括項目的實際進展、可能出現的偏差以及采取的糾正措施，能提供項目狀態的準確信息。通過定期評估項目的質量、成本和進度，系統分析項目的整體表現。

5.竣工與交付階段

在竣工與交付階段，通過匯總和審核項目的所有文檔，確保項目的完整性和合規性。項目的最終成果包括工程規格的符合度、實際完成情況與初步設計的比較、最終成本和時間的統計。同時，收集并審核項目的驗收資料，以證明項目的完成符合標準和要求，包括安全標準、質量標準和環境影響標準。該階段的檔案管理工作不僅是項目完成的標志，還是對項目整體執行質量的最終評價。

6.存檔與維護階段

在存檔與維護階段，檔案管理的主要職責是確保所有項目相關文檔的安全、有序歸檔和長期保存，以便于未來的查詢和使用。對整個項目歷程的文檔展開分類、編目和存儲，包括設計文件、合同、進度報告、質量檢驗記錄、安全管理文檔、竣工報告及驗收資料等。歸檔過程中，需采用標準化的管理方法，確保文件的物理和電子版本都被妥善保存，并對重要文檔實行備份和加密措施，以防丟失或破壞數據。同時，建立高效的檢索系統，使檔案能夠被快速定位和檢索，以便于后續的維護、合規審計或任何必要的參考。

二、公路建設項目檔案管理存在問題

1.對檔案管理重視程度不足

對檔案管理重要性的認識不足通常表現為對檔案工作的投入和支持不充分，導致檔案管理工作缺乏必要的資源和重視。由于檔案管理在項目管理中起著記錄、存儲和提供關鍵信息的作用，管理層的忽視可能會導致關鍵信息被遺漏，進而影響項目決策的準確性和有效性。例如，不完整或不準確的檔案記錄可能導致在項目規劃和執行過程中缺乏可靠的參考，增加項目風險和不確定性。此外，對檔案重要性的忽視還可能導致重要的歷史資料丟失，影響對過往項目的分析和評估，從而削弱對未來項目規劃和實施的指導作用。在公路建設項目中，檔案不僅是項目執行的見證，還是評估項目效果、指導未來項目和保障質量安全的重要基礎。

2.檔案管理制度不完善

在公路建設項目中，檔案管理制度的不完善表現為規范的缺失和流程的不明確，直接影響檔案管理的效率和有效性。由于缺乏明確的管理規范，檔案的收集、存儲和使用過程中容易出現混亂和遺漏，從而降低了信息處理的準確性和時效性。例如，沒有統一的標準可能導致在信息分類、索引和存儲方面的不一致性，使得檔案難以有效管理和快速檢索。此外，不明確的管理流程導致檔案工作缺乏有效的監控和評估機制，增加了項目管理中的不確定性和風險，不僅影響項目管理的日常運作，還會導致在關鍵決策時缺乏必要的信息支持，增加了項目在合規性和標準性方面的風險，導致項目在質量保證和安全管理等方面出現問題。

3.檔案管理手段單一

在當前的公路建設項目中，檔案管理仍普遍依賴于傳統的管理手段，如紙質文檔存儲和手工記錄。過分依賴傳統手段不僅大幅降低了檔案管理的效率，還限制了檔案的可訪問性和安全性。例如，紙質文檔容易受到水災或火災等物理損害，其存儲和檢索效率遠低于電子檔案。此外，手工記錄容易出現人為錯誤，影響信息的準確性和可靠性。在信息化時代，缺乏現代化管理工具和技術的應用，將會嚴重影響檔案管理的整體效能。

4.檔案管理更新不及時

檔案信息的及時更新是確保公路建設項目管理實時性和準確性的關鍵因素，但在實際操作中，許多項目的檔案管理系統存在更新滯后的問題，對項目管理產生了較大的負面影響。管理者基于過時或不完整的信息做出決策，增加了項目運行中的不確定性和風險，還會導致資源的錯誤分配和優先級的誤判。在項目的關鍵階段，如施工過程監控、安全審查和質量評估等，信息的滯后更新會導致重大的誤判，影響項目的整體進度和質量。例如，如果安全檢查記錄未能及時更新，可能會忽略重要的安全隱患，從而增加事故發生的風險。信息更新的滯后還會影響項目團隊和利益相關者之間的有效溝通，降低項目透明度和團隊協作效率。

三、公路建設項目檔案管理提升策略

1.注重檔案管理職責落實

在項目管理團隊中設立專人負責檔案管理，并清晰定義其職責范圍和任務。職責范圍主要包括檔案的收集、分類、更新、存儲和使用，確保每一項活動都有專人負責，從而提高整體的管理效率和準確性。例如，需要有專職人員負責監控檔案的更新周期，確保所有信息及時反映項目的最新狀態。有人專注于檔案的存儲和保密，防止重要信息被泄露或損失。除了職責分配，還需要建立一套有效的監督和評估機制，定期評審檔案管理流程的有效性和合規性，及時發現并糾正管理中的缺陷。

2.完善檔案管理機制，加強制度精細化

全面審查和優化現行的檔案管理制度，制定詳細且具體的檔案管理規范、流程和指南，確保檔案管理活動都在明確和統一的框架下開展。例如，需要制定清晰的指導方針來規范文檔的收集、分類、存儲、更新和共享的過程，確保這些活動的一致性和標準化。為了應對項目管理中的各種變化和新的挑戰，建立靈活而且適應性強的檔案管理制度，制度設計應能夠適應新技術的引入、管理流程的改進以及項目需求的變化。例如，隨著數字化技術的發展，檔案管理制度應包含電子檔案的處理和保護方針，以應對日益增長的電子數據管理需求。同樣，對于項目規模的擴展或縮減，檔案管理制度應能靈活調整，以保持其有效性。

3.加快檔案管理信息化建設

加快檔案管理信息化建設，推廣使用現代信息技術，如電子檔案系統、云存儲解決方案以及先進的數據分析工具。電子檔案系統能夠實現檔案的數字化，不僅加速了文檔處理的速度，還增加了數據的可訪問性和共享性，確保了檔案的長期保存和安全。利用云存儲技術，可以提供更加靈活和可擴展的存儲解決方案，降低數據丟失的風險，并確保檔案在任何時間和地點都能被安全訪問。在此基礎上，構建高效的電子檔案檢索系統，進一步提升檔案檢索的便捷性和效率，使管理人員能夠迅速定位所需信息，從而提高工作效率。

4.提高檔案管理專業化水平

通過設計和實施檔案整理和保存技術、電子檔案管理和數據安全技術等一系列定期的培訓課程，檔案管理人員能夠深入了解并掌握最新的檔案管理理論、實踐方法、技術工具和軟件系統。鼓勵檔案管理人員積極參與持續的學習，如參加專業研討會、網絡研修課程和行業培訓，以不斷提升他們對新興技術的適應能力和應用水平。加強跨學科技能的培養，如項目管理、信息技術和數據分析等，使檔案管理人員能夠更全面地理解并參與項目管理的各個方面，提高檔案管理人員的專業知識和技能，增強他們在項目管理中的參與度和影響力，從而提高檔案管理的質量和效率，確保公路建設項目在高效、規范的檔案管理支持下順利開展。

四、案例分析

以某省交通中心“公路建設管理業務系統電子文件單套歸檔”項目為例。該系統通過實時形成符合檔案性質的電子文件，并能實時歸檔，極大地提高了工程管理效率和工程檔案的真實性、可靠性，已在多個公路建設項目中投入使用，有效推動了公路建設管理的高質量發展。

基于業務與檔案一體化管理信息系統，縱向實現了省、市、縣及項目四級的協同共治，在橫向實施以質量為中心的全要素集成管理，系統的設計對應于建設項目工程的分解結構，將分項工程等業務單元管理過程中產生的電子文件，按照既定業務關系整理成文件關聯信息包。同一業務單元生成的文本、數據、圖形、圖像、影像和聲音等多種格式的內容文件，連同相關的元數據和說明文件，共同封裝成ZIP信息包，以保持文件之間的有機聯系。

該平臺的管理模式遵循“一網共治、一體管理、三化合一、三單呼應、四全形成、五性相生”的原則。其中，“一網共治”體現在省、市、縣、項目四級聯動共治，實現了全省普通公路建設管理的網絡統一管理和網絡通辦；在“一體管理”方面，該系統以質量節點管理為基礎，實現了信息流、業務流、文件流的節點整合，將電子文件的前端控制轉化為對業務流程的前端參與，使電子文件成為項目管理的有效工具，實現工程與檔案的一體化管理；“三化合一”是以標準化為基礎、檔案化為保障、數字化為目標的一體化進程。在此過程中，“三單呼應”原則確保業務與檔案一體化管理信息系統的單軌運行，電子文件的單套創建和單套歸檔；“四全形成”是指所有參建主體在一個網絡中協同工作，工程質量、檔案管理和信息技術等所有業務角色實現網絡通辦，工程業務的全流程在線管理以及電子文件創建過程的全周期管理；“五性相生”是指業務與檔案一體化管理程序的數據可靠性，確保電子文件的真實性、完整性、可用性和安全性。綜上所述，這套公路建設管理信息服務平臺不僅提高了工程管理的效率和質量，還為公路建設項目提供了一個全面、高效且安全的管理環境。

該系統規范化了檔案的建立過程，包括明確檔案收集、整理、存儲和使用的標準和程序，對檔案的整個生命周期展開系統性規劃，從項目啟動到完成后的存檔，每個階段都有明確的指導原則和操作流程。例如，檔案收集遵循規定的格式和內容要求，確保所收集數據信息的完整性和準確性。在文檔收集過程中，確保所有與項目相關的文檔都被歸檔，包括合同、設計圖紙、會議記錄、工程變更單和財務報告等，確保沒有遺漏重要信息，并制定統一的文檔格式標準，包括字體大小、頁邊距、標題和小節的格式等，對所有檔案資料實行統一的編號和分類系統，便于檢索和引用。

五、結語

綜上，本文主要探討了公路建設項目檔案管理的現狀和存在的問題，提出了相應的改進策略，并結合工程案例展開了具體分析。目前的檔案管理存在重視程度不足、制度不完善、手段單一和更新不及時等關鍵問題，嚴重影響了項目管理的效率和質量。針對上述問題，提出了注重檔案管理職責的落實、強化檔案管理制度的精細化、加快檔案管理信息化建設以及提高檔案管理專業化水平四項改進措施，旨在提高檔案管理的效率和質量，保證項目信息的準確性和可靠性，促進公路建設項目的順利開展。通過這些綜合性的改進，公路建設項目的檔案管理可以更加規范化、系統化，為項目管理的每個階段提供堅實的信息支持，確保項目目標的有效實現。

參考文獻：

[1]劉嚴蔚.高速公路建設項目檔案精細化管理實踐探討[J].蘭臺內外，2021（24）：50-51.

[2]茅 敏.高速公路建設項目檔案精細化管理實踐探討[J].城建檔案，2019（3）：78-79.

作者單位：山西省交通新技術發展有限公司