政協機關檔案制度化建設探究

文/中國人民政治協商會議福建省福鼎市委員會 趙新星

政協工作錯綜復雜，各種工作都需要明確的工作依據，為更好地保證各項工作的有序推進，依托檔案工作確定管理模式就顯得尤為必要。因此，全面深化檔案管理工作，統籌檔案管理工作推進的具體要求，確定檔案工作的開展方式，成為現階段政協機關檔案管理工作的核心要求。

為建立和健全使命責任意識，在當前制度化工作標準背景下，我們明確數據規范化管理，以先進的技術手段管理檔案，由專業人員進行落實，使檔案管理工作更加高效地執行。

一、政協機關檔案管理工作的意義和內容

（一）檔案管理工作的意義。我國政協機關工作方式的全面升級，加快了內部各項業務的高質量實施，構建了精細化工作方式。在此基礎上，為保證后期各項工作的有序實施，有明確的參考依據，建立健全檔案機構并形成規范化的檔案管理工作機制尤為必要。

隨著我國政府管理模式的不斷升級，為更好地完成管理工作的全面升級，在現有的管理模式下，進一步加快檔案工作的細化升級，需要政協管理人員在制度化管理工作落實和推進的基礎上，全面做好檔案管理工作方式的轉型。我國的檔案管理工作規范在《檔案法》中有明確的規定，政協機關的檔案內容包含了各種內容，檔案的實際載體也相當豐富，不僅涵蓋了文字、圖片等信息資料，同時也涵蓋了錄音、視頻等內容。政治協商、民主監督以及相關的政策分析等都是政協機關的主要工作職能，政協機關本身承載的歷史資料有著十分重要的作用，對于現階段政協機關工作的執行和全面開展有積極的意義。

做好檔案管理工作的執行、推進和落實，是現階段檔案工作的傳承和要求，在工作中要經常查看各種各樣的檔案資料，只有不斷地優化工作方式，加快檔案工作機制的進一步推進和升級，才能讓各項工作的執行有據可依。在政協機關現行的工作體系結構中，檔案工作是總體工作的綜合和積累，也是工作歷程和原始資料的積累，內容豐富且重要。政協機關在履職過程中會產生大量的會議資料和內部文獻等，這些都是政協工作的見證，不僅可以充分地彰顯政協工作的成果，也可以為后期各項工作的實施提供參考和具體的工作思路。

（二）檔案管理工作的內容。政協機關的工作內容較多，根據實際載體之間的差異性，檔案資料信息主要劃分為文書檔案、聲像檔案、基建檔案、實物檔案、電子檔案、專業檔案等內容。1.文書檔案：文書檔案是政協機關中最常見的檔案類型，文書檔案是由各種文件材料構成，分為書面材料或電子材料等，主要涵蓋日常的會議內容、會議紀要以及各專業機構工作留存的文字材料和證明資料等，機關制定的各種工作條例、制度標準等，政協機關內部的各種專項匯報、調研、總結以及人事資料等都屬于文書檔案的內容。2.聲像檔案：聲像檔案主要指各階段的領導在職期間形成的影像視頻資料信息、會議錄音、錄像以及各種活動照片等，這些資料信息涵蓋了重大事件或調研等工作中留存的信息，有重要的保存價值，屬于政協機關需要存儲的檔案資料。3.基建檔案：基建檔案主要指市政工程在實施推進中形成的文件資料等。4.實物檔案：實物檔案主要指各種禮品、榮譽資料等實物資料。5.電子檔案：電子檔案主要指數字化信息資料信息，檔案管理的基礎軟件以及視頻檔案文件資料等。6.專業檔案：專業檔案主要指單位在開展具體業務中形成的專業檔案資料，對政協機關來說，最主要的專業檔案就是提案檔案。

二、制度化建設下政協機關檔案管理工作的特點

（一）數據規范化。隨著信息化的高速發展，信息化傳播的工作機制得到了進一步優化和升級。在現有的管理模式下，因工作職能的全面優化，政協機關的檔案數據數量和內容逐漸增多。在數量上，因為大數據的全面拓展和深入，政協機關的檔案數量全面增加，截至2022年，全國政協機關內部檔案的實際數量已經超過了10億卷，龐大的檔案數據信息資料加大了檔案管理工作的難度。

政協機關中檔案信息資料主要涵蓋了文書檔案、聲像檔案、基建檔案等數據內容，在傳統的檔案資料信息中，文書檔案是最常見的檔案類型，但是隨著時代的發展，電子檔案的數量不斷增多，電子檔案因其本身的特殊功能和結構，使政協機關的檔案內容進一步細化，同時呈現出載體多樣化的發展模式，因此在現有的管理制度和標準下，為更好地發揮檔案管理工作的優勢，要以數據規范化的方式保證檔案管理工作的有序推進和實施。

（二）技術嚴格化。要促進政協機關的檔案管理，需要全面加強安全管理。因為政協檔案的特殊性，會對社會的發展和格局產生直觀的影響，為此，要在現有的發展模式下，加快檔案保管存儲技術的規范化和高效化。在原來的管理模式下，傳統的紙質檔案較多，政協檔案管理工作較簡單，檔案室只要保證多樣化防護標準即可；但是在信息化發展模式下，信息技術的發展在實現眾多資源協同的同時，也對檔案信息的高效安全存儲帶來了一定的影響。

很多檔案保管的載體本身對存儲方式有著明確的要求，這需要嚴格規范的保管技術進行專項分析，如一些光盤的防磨損或磁盤的防消磁處理等。另外，為確保信息資料的安全，防止信息丟失，在檔案存儲過程中，因為系統故障或黑客攻擊都有可能導致檔案信息的丟失，因此，有效的存儲和保護技術尤為重要。

（三）人員專業化?，F階段政協檔案管理工作的推進和執行對于工作人員綜合能力的要求逐漸提升，不僅要有高效的管理能力和工作作風，還要求在現有的管理模式下建立良好的政治思想意識，如統計分析能力、組織協調能力、寫作表達能力等，同時在具體工作中，檔案工作人員也要熟知檔案管理的工作準則和要點，具備信息設備的操作能力以及數據收集、查詢、整合、提取等專業能力。

三、強化思想認識——優化政協檔案管理工作的要點

（一）科學整合資源內容。在現有的檔案管理工作中，為保證政協檔案資料的綜合落實，要優化資源整合方式，以信息化的管理機制和統籌方式對資料信息內容進行優化整合和全面處理。在數字化發展機制下，無論是何種載體或形式的檔案資料，數量都十分龐大。為此，在現有的檔案管理機制下，首先要創新優化資源的收集處理方式，依托于數字化管理模式和工作管理體系，精準地完成檔案信息資料的收集處理和分析，制定操作計劃及工作實施標準，并結合計劃要求，分步驟實施檔案的收集處理和精準分析，保證檔案工作落實和推進的規范化。

總的來說，當前政協檔案資料較多，需要檔案管理人員注重檔案管理的信息化統籌整合模式，以科學的方式完成資源的優化調配，保證檔案管理工作的規范實施。

（二）形成規范制度標準。政協檔案工作內容多且雜，要實現規范化管理，就要在現有的管理機制下進一步優化管理模式和工作標準，以思想認識為指導，確定政協檔案管理工作的推進方向，從而形成高效的管理體系。一是要在現有的工作基礎上進一步梳理工作思想，全方位地調整檔案管理工作體系和工作結構，樹立正確的執行標準和要求，保證檔案管理工作的全面推進。二是要區分數字化檔案和文字檔案的差異，從兩個方面提出有針對性的檔案管理工作機制，并在原有檔案管理工作的基礎上，形成專項的檔案管理工作模式，保證各種類型檔案的高效管理。三是形成檔案管理考核管理工作機制。從多角度著手，明確落實管理工作的考核標準，在現有的工作條件下，更好地發揮管理工作的優勢，嚴格做到精準考核。

（三）明確工作管理方向。要促進檔案管理的規范化實施和全方位推進，在現有的管理條件下，要樹立明確的工作思想。對于政協工作而言，所有的工作都是以服務人民為基礎和目標。因此，在具體的實施過程中，要更好地改進管理工作，就要充分綜合當前的管理模式，形成多元化的管理機制和工作準則。

對于檔案管理而言，管理方向要根據以下幾方面進行確定：一是要結合政協工作的特點，明確檔案管理工作的主要方向，形成針對性的檔案管理工作模式，形成檔案管理體系，促進檔案工作的全面實施；二是要綜合政協檔案工作大而全的基本特征，形成精準的實施策略以及全面多元的綜合管理機制和優化機制，促進檔案工作的進一步升級；三是落實精細化管理工作要求，確定精細化管理工作方向。在現有的管理工作背景下，依托精細化工作方式，落實高質量的檔案管理標準。

（四）推動工作標準落地。標準規范化管理機制的建立，其目的在于保證檔案管理工作的進一步細化，實現檔案工作的規范化，以標準工作機制確定工作方式，確保檔案管理符合《檔案法》的要求。為此，在推進標準化管理工作的基礎上，要做到以下幾點：一是要嚴格按照標準化實施管理工作規范和要求執行。在傳統的檔案管理工作過程中，很多工作人員都是靠經驗工作，導致很多檔案管理工作出現混亂的局面。但在現有的管理機制下，為更好地發揮檔案管理工作的優勢，要嚴格按照檔案管理標準，保證檔案的規范化收集。二是嚴格按照工作主體思想進行檔案管理，確保各項檔案管理工作能按照既定的條件得到有序推動和實施。

（五）提升工作質量。工作人員是影響檔案管理工作落實的主要因素，檔案管理人員要進一步優化工作能力，提升工作質量，保證檔案管理的高效實施。首先，要通過日常的培訓提升檔案工作人員的思想意識，提升他們的工作能力，實現檔案管理工作質量的全面升級。其次，通過日常實踐來提升管理水平。檔案管理工作因技術能力、操作模式以及管理標準的差異會導致檔案管理質量有著明顯的差別。因此，做好日常的實操訓練，不僅能幫助檔案管理人員提升個人的工作能力，還能提升檔案管理工作水平。最后，在現有的管理機制下，還可以通過調研學習明確自身在工作中存在的實際問題，進而對工作方式和管理機制進行調整和升級，保證檔案管理工作水平的高效提升。

（六）優化提案檔案管理。為更好地促進政協機關檔案管理工作的落實，管理人員要結合工作實際，以專業檔案管理為依托，形成專業的檔案管理機制。首先，做好提案檔案的分析梳理，明確提案檔案的具體內容，做好梳理，形成檔案目錄；其次，針對提案檔案的內容，形成數字化提案分類模塊，實現提案傳輸之后的自主化模塊歸集，保證提案檔案的高效管理；最后，根據專業檔案的規范化管理基礎原則，形成專門的檔案分區，保證專業檔案尤其是提案檔案按照歸集標準完成歸檔整合。

四、總結

政協機關檔案管理工作是政協機關管理中的一項基礎性工作，主要目標是存儲歷史文獻資料，實現資料的查詢和分析，推動現階段政協機關基礎工作的實施。為此，要建立健全科學的資源數據，形成規范化的制度標準，明確現有管理工作的推進方向和操作內容，推動工作標準的有效落地和全面實施，繼而有效提升工作質量。以加快管理模式的升級轉型，為今后的檔案管理提供工作依據，保證檔案工作的高效執行和全面落地。