事業單位電子檔案信息化發展研究

文/淄博市衛生健康事業發展中心 張蕓熙

當前，大數據技術在事業單位日常工作中的應用越來越廣泛，這不僅能夠顯著提升檔案管理、應用效率，同時還有助于提升檔案應用的深度。針對這一實際需求，事業單位可積極引入大數據系統并通過搭建數據檔案館來全面提升檔案管理信息化層次。但由于大數據技術的應用尚不成熟，因此在實際工作中往往暴露出一系列問題，阻礙了檔案管理信息化的實現。針對這一問題，本文對當前事業單位的檔案管理展開研究，總結歸納了現存的主要問題，并提出改進措施。

一、檔案管理信息化的意義

大數據即海量信息，由于信息量龐大，因此難以在短時間內以人工方式處理成人們能夠直接接收的信息，需要采取特殊技術予以整合。大數據主要具有以下幾個特征：其一，容量大，即數據儲存空間大，能夠在互聯網技術的支持下收集整理數據，形成海量數據儲備；其二，多樣性，數據內容及格式均具有多樣性，且可通過圖片、視頻等可視化形式展現出來；其三，高效性，數據生產、處理速度快；其四，真實性，真實有效的數據能夠為后續處理提供可靠的支持。由此可以發現，大數據技術具有的獨特優勢使其逐步成為當前各行業數據處理的主要手段。事業單位的檔案管理工作主要是數據采集及處理，因此在信息時代下推廣應用大數據技術有必然性。作為事業單位日常工作的基礎板塊，檔案管理對于推動事業單位的持續穩定發展具有重大意義。隨著信息化進程的不斷推進，事業單位檔案管理的工作內容、要求也在持續變化，傳統的手工登記已逐步被信息化技術所替代。

檔案管理信息化是當前社會各領域信息化趨勢下的必然要求，只有落實數據信息化、應用便捷化及團隊專業化，才能為地方建設、民生建設提供更加有力的支持。當前，我國各事業單位已逐步加大對檔案管理信息化的重視程度，常德市城建檔案館正在大力推進數字檔案館概念，以數據中心為著力點，快速推進檔案信息化；廣東稅務以稅務系統信息化為基礎，升級搭建云檔案管理平臺，其核心理念在于結合資料管理封閉化及檔案服務開放化；山東省則對轄區內流動人員的人事檔案做信息化試點，逐步構建源頭管理模式，并推行錄入、接收相統一的交接制度。由此可以發現，目前我國各地區都在嘗試推動檔案管理信息化，并在實際工作中提出了許多先進做法，但部分事業單位檔案管理信息化程度尚處于初級階段，且多采取外包形式搭建信息化體系?？傮w來看，在推進檔案管理信息化的過程中仍存在一些不足，若不及時校正優化，不僅會對管理效率產生影響，而且也難以建立切實有效的管理制度。

二、檔案管理信息化現存的主要問題

為剖析當前大數據時代下事業單位檔案管理信息化存在的問題，本文結合管理現狀明確主要的影響因素，并對具體問題展開分析，為改進措施的提出提供可靠支持。

（一）大數據技術應用不足。當前，我國大多事業單位在檔案管理信息化方面主要用于記錄、歸檔等常規工作，如某市檔案局搭建的信息化管理體系如圖1所示。

由圖1可知，信息化管理體系整體過程主要分為文件收錄及調用兩部分，且主要功能僅限于文件調用，未對其做進一步分析，此外，由于前期錄入數據時均采用人工操作，檔案管理效率受到一定的限制。同時，在檔案文件調用板塊，關鍵詞檢索功能未得到深入開發，在以文件名檢索文件時，需要滿足60%以上的關鍵詞才可較為準確地定位文件。若關鍵詞輸入過少，則檢索效率將大大降低。依據部門、日期等大范圍篩查也進一步提升了文件調用難度，限制了檔案流轉效率。這些問題廣泛存在于各事業單位的檔案管理工作中，且基于檔案類型、數量有不同的程度和傾向。

（二）網絡安全風險突出。安全是事業單位檔案管理的底線與高壓線。在實際工作中，檔案的信息化管理可通過多種軟件完成管理，其中軟件是管理載體，數據是流通主體。數據流轉情況如圖2所示：

由圖2可以發現，檔案管理信息化主要包含三個部分，即數據存儲、數據傳遞與共享、數據更新，而管理風險也可通過這三部分展開分析。數據存儲環節容易受到外部攻擊，發生數據存儲不正確等問題，并對后續管理帶來不利影響，此外，當前各事業單位數據安全體系建設水平參差不齊，無形中增大了數據存儲風險；數據傳遞與共享環節涉及不同部門、單位間信息數據傳輸，且其技術水平、管理制度均存在一定程度的差異，這也容易造成數據丟失、偏差等問題；在數據更新環節中，數據持續處于變化狀態下，若數據無法及時更新，則會間接影響信息存儲的準確性并對后續工作造成阻礙。在數據更新時，由于涉及內容比較復雜，大部分事業單位采用人工錄入的方式進行處理，通過定期手動點擊的方式更新檔案信息。這一方法不僅容易帶來管理漏洞，同時還可能滋生腐敗問題，使數據信息不可信。

總體來看，當前事業單位檔案管理信息化仍存在突出的風險，若不有效處理，則很可能危及檔案管理進程，甚至帶來不可估量的安全風險。

（三）缺乏專業的信息化管理團隊。專業化的人才隊伍是實現事業發展的根基，也是創新的靈感來源。但當前許多事業單位檔案管理信息化建設嚴重依賴于外包形式，也即檔案信息化管理體系自搭建、運營至維護各環節均通過招投標的形式聘用外包人員操作。由此可以發現，當前大部分事業單位內部缺乏專業團隊，核心模塊的組建存在外包環節過多的問題。盡管外包服務能夠在一定程度上提升工作效率，但同時也可能帶來各種管理風險，如信息外泄、管理維護不及時、溝通不順暢等。這些因素會進一步阻礙檔案管理信息化體系的完善，使其難以最大化發揮應有的功能。

（四）欠缺有效的管理、激勵制度。合理的管理、激勵制度能夠持續刺激檔案管理工作的高效運轉，也是確保檔案管理質量的重要手段。檔案管理制度應當做到有據可依、有跡可循，最大程度提升檔案管理的科學性，并充分結合事業單位的實際情況推動標準化建設，促進硬件、軟件標準相協調。當前我國事業單位的檔案管理信息化普遍存在制度要求不明確、職責劃分不詳細、獎懲制度不完善等問題。在制度要求方面，由于制度劃分精細化程度不足，當出現問題時難以快速確定風險項；在職責劃分方面，由于權責不明晰導致管理中容易發生責任推諉、監管不力等現象；在獎懲制度方面，缺乏即時獎懲措施，難以有效調動員工的積極性，不僅不利于管理人員的職業發展，而且也可能阻礙工作的高效運轉。

三、檔案管理信息化的改進措施

根據前文分析可以發現，當前大部分事業單位盡管已經在逐步推行檔案管理信息化建設，但由于技術不成熟、應用時間短等原因，仍存在一定風險，如大數據技術與檔案管理結合程度不足、技術風險不可控、專業人才缺失、制度建設不完善等。所以，應針對當前存在的問題提出改進措施，全面提升事業單位檔案管理的信息化程度。

（一）提升信息化層次，深化大數據技術。事業單位檔案管理信息化要將大數據技術與工作流程結合起來，深化技術應用程度，提升信息化層次。在分別以技術、設備等層面落實信息化的同時，管理人員要不斷修正、調整各部門參與水平，強化檔案管理中對信息的二次加工價值，提高服務終端建設水平，進一步提升信息資源錄入的便捷性，持續創新管理軟件、信息設備維度。具體而言，要在收錄、調用文件的基礎功能上引入大數據系統，協助完成文件歸納、整理、分析及總結，并將其用于后續的檔案數據開發。如在開展流動人口普查時，可借助大數據系統整理分析當前數據，生成人口流動分布趨勢圖，為相關研究奠定基礎。而在關鍵詞檢索方面，也可加強與第三方合作，引入先進技術，提高檔案管理檢索的效率及精度，便于準確調用所需文件。

（二）強化安全防控，優化網絡環境。安全是檔案管理的第一要求，部分事業單位的檔案涉及國家安全、利益，甚至是絕密文件。所以，強化檔案管理工作應當以安全為核心導向，具體可從軟件、硬件兩個維度加強安全防護。1.檔案存儲。應滿足規范性、安全性及效益性原則，通過體系化標準、規范及法規為媒介推動研究、開發網絡技術，最大程度確保檔案信息不受外部侵入、盜取。除此之外，還可建立云端服務備份數據，不僅能夠規避數據丟失風險，降低潛在風險，同時還能夠顯著節省存儲空間，避免數據崩盤。2.數據的傳輸、共享。搭建單位內信息循環交互及外部信息共享通路，且應對關聯單位檔案管理提供統一的標準，確保信息能夠在不同單位之間高效共享。為確保檔案信息共享通路的安全性，需要建立與之相應的數據檢測手段，對數據流轉過程中的狀態進行長期監測。除此之外，事業單位也需要建立完善的信息傳輸、共享責任制度，詳細記錄數據流轉全過程中涉及的各傳輸方、獲取方的信息，如責任人姓名、部門、職位、IP等，且可通過臉部驗證等方式來進一步強化信息核驗的準確性。3.數據更新。對于需要及時更新的數據信息，建立實時檢測系統，這需要相關管理人員重視管理系統內權限建設，減少不必要的人工干預，提升系統智能化、自動化程度，確保信息能夠適時自動更新。此外，為確保數據自動更新的準確性，可在信息化系統內嵌入實時監測及錯誤預警模塊，借助大數據技術最大化降低虛假信息產生的風險，確保數據更新過程的安全。

除了以上措施，事業單位檔案管理信息化還可采取多元化保障方案，即對檔案管理內網建立物理隔離，以此隔絕與外部網絡的聯系，如路由器IP地址、防火墻技術都能夠有效管控網絡訪問，也可配置專業防毒軟件及數據恢復軟件，全方位提升信息化管理的安全保障層級。

（三）加強專業團隊建設。檔案管理信息化人才專業化水平直接決定著管理體系的建設效果。許多事業單位由于缺乏專業素養過硬的管理團隊，大多采用外包形式搭建管理平臺。針對這一現狀，事業單位要積極招納高端技術人才，搭建檔案管理人才庫，切實減少外包環節中的問題。1.事業單位應充分重視管理崗位，給予與科研崗位同等的培養機制、人文關懷等福利政策，調動員工的工作積極性，營造良好的檔案管理工作氛圍。2.秉 承“走出去”“引進來”相結合的理念。事業單位要廣泛吸納高階復合型人才，特別是兼具檔案管理素養、信息化技能的人才，制定有針對性的人才引進政策。此外，也應同步鼓勵本單位檔案管理人員參與專業培訓、學術會議，將國內外先進檔案管理信息化建設經驗引進企業。3.完善檔案管理人員工作考核機制。成立專門的領導小組對檔案管理工作定期進行考核評估，以職稱、指標達成、工作量等方面綜合評定管理人員工作成果并適當給予獎懲，激發員工的主觀能動性，打造優勝劣汰的競爭環境。

（四）完善管理、激勵制度建設。作為檔案管理工作穩定持續進行的有力保障，切實可行的管理制度能夠有效規范工作標準、健全工作流程，使各環節都能有章可依、有據可循，對于各項檔案數據信息進行及時更新、快速同步，避免不規范風險的發生，落實檔案管理信息化的制度保障，減少權責不明、監管不力的現象。此外，科學合理的激勵制度有助于將工作細化至個人，對于業績優秀的先進個人予以表彰獎勵，而對于工作未達預期的員工予以通報批評，強化員工的責任意識，優化檔案管理信息化層次。

四、結語

作為事業單位管理工作的重要記錄，檔案管理能夠記錄過往、明確當下并規劃未來。所以，加強檔案管理信息化建設對于國家經濟發展、事業單位提效具有重大意義?？傮w來看，檔案管理應當順應國家發展戰略全局，把握時代發展核心趨勢，逐步將傳統檔案管理由重人工操作向信息化、智能化發展，逐步淘汰紙質化、人工化作業，以大數據技術等高新技術提升檔案管理效率。隨著檔案管理信息化的不斷推進，各事業單位應積極做好表率，以信息化建設帶頭人、先鋒隊的要求來規范工作，有力推動檔案管理的信息化進程。