探析新形勢下的企業辦公室管理效能

文/國網江蘇省電力有限公司蘇州供電分公司 王曉梅 郭敏

企業辦公室是處理企業日常綜合性事務的重要場所，也是部門與企業整體事務信息的“匯集地”，提高辦公室管理工作效果，有利于企業高效地處理日常事務，對企業的正常、平穩運轉發揮著不可替代的重要作用。隨著市場經濟的發展、行業轉型、國資國企改革進程的深入，企業發展面臨的挑戰加劇，要在復雜的環境中尋求發展之路，就要重視內部改革。企業辦公室的管理效能有綜合性特點，其職責范圍豐富，關系到企業的整體發展水平與競爭能力，因此，企業管理人員應高度重視。

一、企業辦公室管理概述

（一）內容。辦公室工作內容涉及企業的業務活動、經營活動等多個方面，工作內容紛繁復雜，辦公室工作人員更是肩負著重要職責。辦公室管理工作按照內容，可分為以下四個層面：1.日常管理。企業辦公室常規工作就是日常管理，如檔案管理、公文寫作與處理、會議工作、圖書管理等。這些內容較為煩瑣，辦公室工作人員要能夠清晰梳理各項工作內容，在保障工作流程規范性的同時，有效處理各種日常事務管理。2.協調管理。辦公室管理工作主要是協調各部門之間的關系，讓部門間通力合作，在結合企業發展導向的基礎上，促進部門之間的良性溝通、有效運轉。在此過程中，不同部門的工作人員應統一認知，主動交流，協同合作，順利完成各項任務。3.輔助決策。辦公室有“承上啟下”的作用，不僅要重視部門之間協調效能的發揮，還要為領導、管理人員的決策提供輔助。辦公室需要收集、整合相關信息，結合領導的要求，按照企業實際情況提出多種備用方案，讓領導能夠結合方案并參考各項數據做出正確決策。辦公室工作人員要做好相關決策的記錄，切實發揮輔助作用。4.處理臨時任務。辦公室職能與其他部門和機構相比，靈活性更強，辦公室工作人員要有能力解決和處理突發性事件，尤其是突發的特殊情況[1]。

（二）特點。企業辦公室管理工作具有復雜、涉及范圍廣等特征，是企業重要的管理服務部門，從企業的角度出發，辦公室管理具備以下特點：1.全局性。企業辦公室是日常運營工作的中轉樞紐，能夠發揮統籌協調的作用。辦公室工作涉及企業內部的各個部門和組織，承擔著制定企業發展決策、監管決策實施情況的職責，因此，企業辦公室是企業內部不可或缺的重要部分，直接關系到企業的運轉與發展。2.協調性。企業辦公室需要連接上下級，保障企業各項重大計劃、方案、制度的實施，還要協同處理企業內外矛盾，是企業連接上下級、內外部的重要路徑，可以幫助企業構建積極、優質的工作環境。3.服務性。企業辦公室管理不僅可以協助部門開展工作，還具有服務屬性，可以幫助企業在開展規劃指導的同時，為領導決策和企業發展提供服務。

二、辦公室在企業管理中發揮的作用

（一）參謀輔助作用，提高工作熱情。充分發揮企業辦公室的參謀輔助作用，能夠促進企業內部建立和諧、民主的工作環境，便于提高企業員工的工作熱情與動力。首先，辦公室能夠為各級部門提供及時、有效的信息，幫助部門落實各項工作；其次，圍繞企業工作重心進行研究調查，保障信息的準確與合理；再次，依據企業領導的思想和意圖進行文稿撰寫、文件編輯、數據分析等；最后，針對企業的重大決策提出有價值的建議和信息。辦公室職員充分發揮參謀作用，不僅可以為領導提供必要的信息和數據支持，還能激發員工的工作動力。

（二）督促檢查作用，提升工作實效。企業辦公室監管工作覆蓋范圍較廣，大到企業的重大決策，小到基層員工的工作執行情況，都是辦公室督促檢查的內容。由于這些任務繁雜，要有效提高辦公室管理工作效果，就要有目的地突出重心，將更多的精力放到重大決策以及領導批示工作的落實上，善于發現矛盾與不足，積極嘗試從根源上解決問題，保障問題及時解決，助推決策的落實與執行。督查工作要體現實效性，這就要求辦公室工作人員建立求真、務實的思想認知，具備嚴謹、扎實的工作態度，主動探尋行之有效的工作方式。在新形勢下，辦公室工作人員應緊跟時代發展步伐，充分發揮督促檢查職能，做到及時發現問題、及時解決，促進辦公室管理工作的高效落實。

（三）協調綜合作用，掌控發展大局。協調綜合是企業辦公室的基礎職能，也是保障企業長效發展的關鍵，需要辦公室管理工作切實發揮應有的作用。首先，要發揮帶頭作用，工作人員要敢于承擔責任，兼顧企業內部各方面的關系，為企業構建良好的發展格局；其次，發揮統籌作用，尤其是在重大會議或是組織活動期間，辦公室工作人員應在秉持前瞻性原則的同時，做好預案分析，精密部署活動，精心組織，明確職責范圍，保障會議、活動的充分落實；最后，切實發揮樞紐作用。企業辦公室不僅要承擔“承上啟下”的職責，還要積極執行“協同左右”“溝通內外”等工作?！皡f同左右”是指圍繞領導的決策部署，協調多個部門資源，建立平級單位和部門之間的合作與良性競爭關系；“溝通內外”是指建立有效的溝通機制，借助信息網絡平臺，促進信息的傳遞，讓企業及時獲取企業內部、行業領域的環境變化及最新消息，幫助企業領導及時調整并優化經營決策[2]。

三、辦公室管理工作現存的問題

（一）管理體系有待完善。隨著時代的發展，以往的企業辦公室管理機制已經難以滿足當前企業發展的需求，因此，無論是辦公室管理方法還是機制、體系，都應進一步優化和完善。當前，部分企業辦公室缺乏完善的管理體系，尤其是管理制度，缺少對當前工作的精細化指導，導致企業辦公室發揮的效能難以達到預期，不僅管理成本較高，工作規范性也難以得到保障。

（二）隊伍建設有待加強。新形勢下，工作理念、工作模式的改革意味著隊伍建設也要隨之改革和優化，新時代的企業辦公室管理對工作人員提出了更高的要求。但部分辦公室工作人員存在工作懈怠、缺乏責任感、缺少創新意識等情況，難以適應當前工作環境的變化。還有部分企業辦公室存在隊伍結構不合理的情況，工作內容重復性較強，工作人員自身能力水平不高。此外，由于辦公室工作內容繁雜，工作人員在工作期間有極大的心理壓力，長此以往，會失去工作熱情，難以創新工作，更沒有精力去學習和掌握先進工作理念與技術。

四、企業辦公室管理工作的優化思路

（一）創新工作理念。在市場經濟發展的大環境下，為促進企業更好地朝著現代化方向發展，要將先進的管理理念、管理思維、管理方式逐步融入企業創新發展過程，這為辦公室管理工作的創新發展提供了思路和明確的要求。要切實提高辦公室管理工作效果與質量，應積極融合先進的管理理念，在考慮企業實際情況的基礎上，保障管理工作的預見性，逐步完善管理機制，繼而保障企業在激烈的市場競爭中獲得更多的發展機遇[3]。

企業管理人員應鼓勵辦公室工作人員積極創新工作思路，優化管理方式，主動挖掘崗位的價值，借助激勵等手段，激發員工工作動力，再結合管理制度約束員工行為，保障管理工作的有效落實。企業管理人員要充分意識到，只有強化辦公室管理工作效果與質量，規范工作模式與機制，才能為企業發展提供源源不斷的活力。

（二）完善管理制度。為進一步強化辦公室管理工作效果與質量，企業要重視并建立長效管理機制，借助規范化的管理方案，約束職工行為，提升管理效能。借助健全的辦公室管理制度，可以實現管理工作的規范化發展，激發員工動力，為企業的后續長遠平穩發展提供助益。除完善辦公室管理制度之外，還需從領導的職能定位出發，制定頂層管理性文件，明確各級管理人員的職能和工作方式，一方面，明確企業治理主體的責任權限和職能范圍，另一方面，促進企業管理工作機制的優化與完善。

（三）改善管理作風。優良的工作作風可以強化團隊的凝聚力，因此，作為新時代背景下的企業辦公室工作人員，應不斷加強學習，提升協調辦事能力、綜合分析能力等能力，切實保障辦公室效能的充分發揮。此外，應加強崗位工作研究，結合創新精神與能力，在實際工作中積極擴展企業辦公室管理局面，建立標準規范、優質高效的管理機制，在強化辦公室管理效能的同時，助推企業文化建設與優良風氣的傳播。

（四）提高管理水平。辦公室管理工作涉及企業資源配置與各種活動的開展，具有復雜性和系統性，因此，應大力提高辦公室管理水平。管理人員應正確處理管理決策、明確管理機制約束的對象，了解先進管理理念的內涵，切實提高信息與數據的處理能力。以企業實際發展導向和運轉情況為依據，充分發掘辦公室工作人員的潛能，使其積極參與辦公室日常管理工作中來，強化管理任務，有效提高辦公室管理效能[4]。

五、充分發揮辦公室管理效能的具體策略

（一）提高企業辦公室工作人員的綜合素養。企業辦公室工作人員的綜合素養是辦公室效能充分發揮的基礎，能更好地實施相關管理、決策工作。強化辦公室人員素養，有助于推動辦公室效能的充分提升。對此，企業可借助多樣化的職工培訓崗位培訓等方法，引導辦公室工作人員結合崗位工作內容，依據自身的職業發展規劃，制定個人發展計劃，實現企業價值與員工自身價值的統一，讓員工與企業發展相輔相成。企業可以從加強黨建工作、組織經驗交流活動等活動入手，從思維、素養、能力等層面實現對辦公室職員的培養，使其正確認識到崗位的重要性和現實意義，懂得主動創新的必要性，進而結合實際情況，實現自身的長遠發展，為企業發展提供助力。

（二）企業業務活動與辦公室管理工作相結合。企業在發展過程中要充分發揮辦公室管理效能，就要將其與企業業務活動相結合，以企業戰略發展目標為依據，以實現企業效益最大化為導向，積極促進業務活動與管理活動的協同發展。這要求企業管理人員規范企業內部管理工作，依據行業法律法規，分析市場經濟發展態勢以及行業發展動向，深入探究辦公室管理模式的創新路徑，提高企業辦公室工作人員的業務技能。一方面，促進企業業務的長效發展，另一方面，促進辦公室管理制度的優化與完善，為企業的可持續發展提供助益。

（三）建立學習型、創新型企業辦公室。讓企業辦公室呈現出學習型、創新型特點，是新時代社會環境和行業發展環境對企業提出的要求，也是企業實現現代化發展的重要路徑，更是有效提高辦公室管理效能的關鍵手段。以當前企業辦公室實際情況為依據，結合辦公室管理崗位職責，采取定期組織學習等方式，引導企業工作人員轉變價值觀念、規范崗位行為、主動參與管理創新工作，具有重要的現實意義。在建立學習型辦公室的過程中，辦公室工作人員要通過自主學習實現信息的交流與共享，為個人的發展提供保障。經過有效的學習，企業可采用適當的考核方式，以考核成績為標準，制定相應的獎懲機制，有效提高員工學習、工作動力，構建良性競爭環境[5]。

（四）強化企業辦公室的監管監督職能。辦公室管理工作的高效開展，需做到以下幾點：首先，要優先建立規范化的工作秩序，讓指揮、決策等工作得到順利實施；其次，企業辦公室承擔著督促檢查的重要職責，要落實部門的督察職責，因此，強化辦公室的監管監督職能，可以保障部門工作的高效落實，便于企業發展戰略目標的逐步實現。在此前提下，將企業發展戰略視為核心，建立高效的辦公室監督管理機制，強化監管監督職能，具有重要的現實意義。

六、結語

綜上所述，作為企業管理的重要組成部分，企業管理人員應重視辦公室管理職能的發揮，鼓勵辦公室工作人員主動學習先進的工作理念模式，從結合企業業務活動和辦公室管理工作、建立學習型與創新型辦公室等角度出發，切實強化辦公室管理工作效果，提高組織效能，為企業的可持續發展提供助益。