淺談出納工作中存在的問題及應對措施

史衛耀

珠海華建聯合投資控股有限公司 廣東 珠海

出納工作是財務管理的基礎工作，是會計工作中的重要一環，對于公司收支、資金管理、經濟業務的開展等有著較大影響?，F階段，還有部分公司對于出納工作不夠重視，認為出納人員主要負責付款工作，導致出納人員專業素養整體偏低，對自身工作的職責范圍不甚了解，積極性欠佳、工作態度散漫，給公司帶來了資金安全隱患。因此，有必要對出納工作中存在的問題進行針對性研究，以更好地促進企業財務管理水平不斷提高。

一、出納的定義和職能

1.出納的定義

出納是按照相關法規及公司制度要求，經辦公司現金收付、銀行結算及登記現金、銀行日記賬，保管庫存現金、有價證券、財務印章、與有關票據等工作的總稱，涉及貨幣資金、有價證券和票據保管、收付、登記等相關工作的都是出納工作。廣義上的出納人員既包括財務部門的出納人員，又包括業務部門的收銀人員，本文僅討論在財務部門工作的出納人員。

2.出納的職能

（1）結算職能。按照現金管理、銀行結算制度的要求，根據審批情況辦理現金收付、費用報銷、業務款支付、工資支付等業務，及時準確地支付至相應賬戶，確保資金流動安全，并在規定范圍內使用現金。

（2）管理職能。負責保管現金、有價證券，確?，F金和有價證券的安全性和完整性，遵循現金限額保管規定，將超出限額的現金及時送存銀行；負責保管空白支票、印章，按規定使用支票、印章等，并登記印章的使用情況；負責保管銀行U盾及密碼，確保銀行U盾安全、賬戶密碼不外泄；負責管理銀行賬戶，及時辦理賬戶的開立、變更、銷戶；負責銀行余額管理，做好每日資金頭寸管理，根據余額情況，辦理資金的申請及調撥。

（3）賬務處理職能。及時取得銀行回單、銀行對賬單，按日登記現金日記賬和銀行日記賬，將銀行流水推送至不同平臺，供相關經辦人員認領至確定的合同，做到日清月結，確保賬實一致、賬賬一致。按要求編制《每日資金報表》，動態反映公司賬面資金來源、占用、結存情況。

二、出納工作中存在的問題

1.財務管理制度不完善

根據不相容職務相分離原則，會計和出納不應為同一個人。在實際工作中，部分公司為了節約人力成本，讓出納兼任會計的相關工作，難免會出現違規現象。長此以往，將導致企業賬面資金不清晰，會計核算失真，管理層無法得知企業資產的真實情況，而難以對企業的經營發展做出正確決策。

很多公司為了更好地整合資金，提高資金使用效率，往往會采用集團資金池管理方式。資金池管理應該依托完善的信息系統及精準的授權，但部分公司在信息系統配置資金調撥單時，未對收款方信息修改進行授權、未明確人員登錄權限范圍，導致信息系統存在漏洞，公司資金被挪用。

出納人員對外付款時，應依據完整授權的單據進行處理，認字不認人，見單才可支付。在實際工作中，仍有不履行完整審批手續即完成資金支付的情況，特別是有些中小型的民營企業，在管理人員口頭授意下完成支付，導致不少出納在微信等軟件上接受相關審批信息，出現上當受騙的情況。由此可見，隨意的支付制度增加了企業錯付被騙的風險。

2.缺乏有效的監督機制

出納人員按照規定保管現金、有價證券、空白支票等實物資產，無論是因為工作態度問題、職業道德素養問題，還是企業領導決策問題，都直接關系到現金及現金類資產的安全性與完整性，對于這些資產的管理如果缺乏有效的監督、稽核機制，沒有第三人對使用情況進行復核、對實際持有情況進行盤點或監督，意味著出納工作缺乏外界約束，實物管理缺少外部監管，發生監守自盜、造假的可能性將會增加。

3.不夠重視出納工作

出納工作是企業經濟活動中的最后一環，其工作質量直接關系到企業資產的安全性和完整性，影響著會計核算的質量及效果。不少公司員工甚至管理層對于出納工作都有一種錯誤認知，認為出納崗位對于企業發展無關緊要，只負責簡單的收款、付款工作。輕視出納工作的理念勢必會導致出納工作開展不到位，財務工作質量下降，資金風險隱患增加。

4.人員素質偏低

部分公司對于出納人員和會計人員采用了兩套招聘要求，無論從學歷、畢業院校、證書還是工作經歷等方面來看，其對出納人員的招聘要求明顯比會計人員要低，導致招聘的出納人員綜合素質相對偏低。部分公司從剛畢業的大學生中選聘出納人員，其年紀普遍偏小、做事不夠穩重、經驗不足。有些公司對于出納人員幾乎不培訓，導致其知識體系落后，無法適應新形勢下的出納工作，容易出現工作失誤。部分出納人員道德素質偏低，在監管措施不完善的情況下容易出現資產被侵占、私設小金庫等違法行為，給公司經營活動帶來了嚴重后果。

三、出納工作水平的提升建議

1.嚴格執行財務管理制度

（1）嚴格執行付款報銷審批制度。首先，所有款項在支付前必須完成內部審批，出納人員在付款前須取得付款單據原件，不接受任何人員越級發出的付款指令，不接受任何非正規渠道來源的付款指令，如QQ、微信等通信工具的付款指令。特別是一些內部控制不健全的私人企業，老板應以身作則，帶頭嚴格執行付款報銷流程，先填寫支付憑證，經內部審批后再提交出納人員付款，不隨意發出口頭付款指令。其次，公司所有涉及貨幣資金的經濟活動必須依權限予以審批，公司應建立完善的授權審批制度，加強內控管理，經辦人員必須在授權范圍內辦理相關經濟業務，公司任何人員不得凌駕于制度之上，對于違規現象絕不姑息。最后，出納人員收到付款單后必須檢查單據的合規性，以及付款單是否經相關授權人員完成審批，錯簽、漏簽均不可支付，如果一名出納人員同時兼任多家公司的工作，還應查看單據是否屬于同一付款主體，如出現資料不一致的情形，須退回經辦人員修改后才可付款。

（2）嚴格貫徹不相容職務相分離制度。出納人員和會計人員對于財務工作應各自辦理、分工負責，公司須明確相關崗位的職責和權限，確保不相容崗位相互分離、彼此獨立。按照《會計基礎工作規范》的要求，會計人員不得兼任出納工作；出納人員不得兼任稽核、會計檔案保管、收入費用、債權債務賬目的登記工作。具體要求是法人私章與財務專用章須分開保管；印章的施印人和審批人應為不同人員；貨幣資金收支業務的經辦和審批、網銀經辦和審批人員應分開；支票的審核與簽發人員應分開；登記銀行存款、庫存現金日記賬的出納人員與登記總賬、債權債務明細賬及收入支出的人員應分開；支票、票據的盤點和監盤人員應分開；出納人員應與負責貨幣資金清查的人員分開；期末銀行存款余額的對賬工作由出納以外的人員完成。

2.引入信息化工具加強資金安全管控

隨著信息化工具的不斷運用，更多公司選擇購入第三方信息系統或自行開發信息系統，以在線上完成付款的審批和支付。應在系統中配置各類費用和業務款的支付表單，明確哪些字段必須填寫，哪些附件必須上傳至系統，設置好付款審批流程，每個審批節點由系統自動推送，無須人工干預，單據完成審批后，自動發送至資金管理系統，經出納人員初審和稽核崗復核后，即可完成對外支付，支付完成后，流水自動回傳至財務系統，完成銀行日記賬的登記，整個過程除了經辦人員外，中間環節的審批人員不允許修改任何關鍵字段。這種方式下，未完成審批的單據將無法推送至資金管理系統，也不能完成支付，流水由銀行自動回傳，銀行日記賬自動完成登記，無人工干預環節，減少了不當行為和人為錯誤的風險。

3.加強事后監督

事后監督是內控體系中的關鍵環節，有助于及時發現、糾正差錯和違規行為，提高公司資金的安全性和資金運營效率。公司應獨立于出納崗位外設置監督崗位，該崗位負責監督出納工作，定期或不定期檢查出納工作的完成情況，監督人員應每年制訂檢查計劃，確定檢查的范圍、程序、時間和次數，對檢查過程中發現的差錯應及時查明原因，提出整改意見，落實整改情況。對于人為原因導致的資金損失，應提出處置建議，盡量將公司損失降至最低。如果因流程設置問題而出現內控漏洞，則須提出相關制度的完善建議，規范出納工作，規避資金風險。

4.重視出納工作

出納工作是財務管理工作的一部分，是經濟活動的最后一環，在企業經營活動中發揮著不可忽視的作用。出納人員負責保管企業的貨幣資金、有價證券等，是保證企業資金安全、完整的第一責任人。由此可見，公司管理層應重視出納工作，比如在招聘環節提高招聘要求，在薪酬待遇上參照財務部門其他崗位薪酬檔次進行合理設定，在培訓方面給予機會等。通過全方位多角度的有效投入，提升員工對于出納工作的重視程度，提高出納工作質量，確保公司資金的安全性和完整性。

5.注重培養出納人員執業能力

一名優秀的出納人員需要具有出納方面的專業知識、會計的基本知識、較強的數字運算能力、內外協調能力、創新能力，熟練操作財務軟件，懂得如何填寫支票，能既快又準確地辦理付款業務等，還要善于與銀行打交道，能處理好與銀行之間的工作與關系。

成為一名優秀的出納人員，要從兩方面著手。一方面是自我提升，即有針對性地學習在工作中需要用到的知識，主動思考，切忌機械性地應付工作，對于工作中出現的典型事務或差錯要善于總結經驗，學會分析歸納，在以后遇到類似問題時能舉一反三，提升快速、順利解決問題的能力；另一方面是參加培訓，有條件的公司可以定期組織出納人員參加職業培訓，比如公司內部的經驗分享，或是參加專業機構的培訓等，通過職業培訓使出納人員的知識和技能始終保持更新狀態，提升其適應崗位變化的能力。

6.加強出納人員職業道德建設

《中華人民共和國會計法》第39條規定，會計人員應當遵守職業道德，提高業務素質。作為一名出納人員，在經濟形勢日益復雜的局面下，良好的職業品德顯得尤為重要。加強出納人員職業道德建設，需要將思想道德教育和監督檢查相結合。通過正面案例激發員工內心的正義感、使命感，通過反面案例進行警示教育，如此能夠強化對于出納人員的約束作用，防止和杜絕出納人員在工作中出現貪污、挪用、侵占資產等違法行為，讓每一個出納人員樹立愛崗敬業、忠于職守、客觀公正、實事求是、廉潔守法、堅持準則的工作作風，激發出納人員的工作熱情，使其更加熱愛工作崗位，培養法律意識，對法律始終存有敬畏心理，做到在處理工作時知法依法、知章依章，按照法律和制度要求辦理財務收支，廉潔奉公，不謀私利，客觀公正地對待每一個人、每一項報銷，絕不突破底線，不斷提高職業道德水平。

四、結語

出納工作是財務工作中的重要一環，其工作質量的優劣直接影響了公司資金的安全和財務工作的正常開展。企業應嚴格執行財務管理制度、引入信息化工具加強資金安全管控、重視出納工作、尊重出納成果、提升出納人員業務素質及強化出納人員職業道德建設等，采取多樣化手段提高出納工作效率，推動企業經濟管理水平不斷邁上新的臺階。