基于信息化的高校修繕工程全流程管理優化研究

張雋

[摘 要]隨著中國現代化進程的加速，高校在學科建設與科技創新方面的需求日益增長，修繕改造工程成為支撐這些發展的關鍵環節。文章以S大學為例，探討了高校修繕工程全流程管理的現狀與挑戰。文章分析了支出項目端的資金來源問題、過程管理問題，提出了建立修繕工程一體化管理系統的解決方案，旨在通過信息化手段實現工程管理的規范化、審批流程的加速和支付流程的無紙化。該系統可整合各參與方的工作流程，提高資金使用效率，降低財務管理成本，并確保資金支付的安全性。

[關鍵詞]高校修繕工程；全流程管理；信息化；無紙化支付；電子合同

中圖分類號：F23 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2024）08-0004-03

隨著中國式現代化的不斷發展，各地高校為滿足國家人才需求與技術需求，不斷深化改革學科建設，從重點實驗室的建設到重大科技創新平臺建設，無一不需要修繕改造工程的參與。S大學作為華南地區雙一流重點高校，依托廣州、深圳、珠海三地形成了“三校區、五校園”的發展布局，修繕工程量可達到年均千余次。作為高校重點日常經濟活動之一，修繕改造工程起著非常重要的作用。除經常性校園修繕需求之外，還囊括了校園舊樓翻新改造、室內專業用途改造、實驗室升級改造等，使得工程支付審核成為高校財務工作中突出的業務模塊。

一、S大學修繕工程支付審核現狀

修繕工程的全流程管理包括方案設計、概算框定、立項審批、施工方選定、消防備案、施工現場管理、竣工驗收、消防驗收、結算審核、支付申請、支付審核。每一步都會由特定的參與方進行處理并產生相應的審批、審核材料。這些材料都會成為工程款支付的原始憑證附件，而工程支付審核作為工程全流程管理的最后一步，需將所有環節產生的材料歸集起來，并確保其正確性與合理性，再進行支付，同時將所有附件作為原始憑證附件進行歸檔。但這也給財務工作帶來了很多問題，主要有以下兩種。

（一）支出項目端

作為預算單位，高等院校的修繕工程相關支出的資金來源主要是依靠財政撥款與單位自籌經費。而相較于其他行政事業單位，高校的另一大資金來源就是競爭性科研經費。通常，高校的修繕工程統屬特定部門專管。以S大學為例，總務部統管修繕經費的預算編制與執行，同時還參與立項審批、施工管理、竣工驗收、結算審核與支付申請等，是修繕工程的主管部門。每年在編制預算時，除有計劃的專項預算外，統籌規劃的校園修繕費無法將所有可能的修繕行為，包括各機關單位、學院與直屬機構等二級單位的修繕需求納入其中，導致各二級單位需要使用各自的部門經費。而對于某些實驗室特定需求的翻新改造，需要實驗室負責人使用自己管理的科研經費進行支出。如此就產生了支出項目管理的缺陷。

1.立項與經費審批流程的缺失

出現該問題較多的地方在二級單位修繕與科研經費負責人提出的修繕需求。由于各二級單位與科研項目的負責人提出的修繕需求相對較簡單，金額較小，經常會出現相關經辦人自行尋找施工隊，提出需求并要求其按照要求進行施工。所產生的結果就是在報銷時，無法找到合適的報銷模板。使用工程款模板時，又因未能正常立項而無法備齊所要求的全套修繕工程材料?；蝽椖控撠熑嗽趫箐N時才發現，其科研經費不包含修繕預算，導致無法報銷。對預算經費而言，其管理要求相比科研經費更高，因此，如遇未經立項的二級單位修繕，工程審核崗會要求二級單位對提出的修繕需求進行補充立項與驗收，同時對工程款進行結算審核。最后由總務部提起支付申請，按照學校最終審定金額予以支付。而考慮到科研經費嚴格的預算限制，相關的小金額修繕在經與總務部門溝通后，可按照委托業務費予以開支。但由此就造成了事后審批立項與經濟分類人為合理化的情況，存在一定的工程風險與不能正確反映經濟行為的可能性。

2.實際支出所使用的經費與立項審批經費不一致

該問題常出現在科研經費開支工程修繕費或工期較長的情況下。由于總務部不是科研經費主管部門，同時也無法像財務處核算崗一樣熟悉校內各種類型經費的使用要求，也無法確認經費項目是否有足夠的經費來支撐修繕需求。在立項的過程中，只能采取“相信”的態度予以審批。在最終支付時，經常會遇到“項目沒有預算，需要更換項目”或“項目預算余額不足，需要更換項目”的情況。

（二）過程管理端

在工程管理的全過程中，最顯著的三個問題為：合同倒簽行為、支付流程煩瑣以及工程單附件量巨大導致的審核風險與原始憑證歸檔問題。

1.合同倒簽問題

合同倒簽問題屬于S大學支付審核的重點問題，也是審計的重要關注點。正確的合同簽訂與支付順序有利于預算的編制與執行，可更好地篩選服務供應商，以便建立良好的契約精神，劃清責任，避免不必要的經濟糾紛帶來的聲譽風險。倒簽情況通常發生在對修繕工程立項不熟悉的二級單位及項目負責人的緊急修繕需求中，如房屋漏水等。目前，為避免經常性合同簽訂所采取的管理方式為誠信庫管理?？倓詹柯摵险型稑酥行?，每年會公開招標，尋求年度合作的工程服務供應商并納入誠信庫單位，對2 0萬元以下的單項修繕工程，施行委托施工。但該誠信庫的工程管理模塊僅限于總務部內部使用，其他二級單位或個人對于修繕的概念仍多處于“這屬于委托業務”的認知中，并堅持執行S大學對于委托業務20000元以下無須簽合同的規定。

2.支付流程煩瑣

通常，工程服務供應商對于工程款的回款要求都較為嚴格，其主要原因是工程款牽扯較多施工人員的勞務收入。而財務處作為工程款支付的最終審核部門，所承受的壓力是巨大的。根據S大學現行的支付流程要求，從供應商完成工作開始，總務部門會委托監理單位對工程量出具驗收意見，請校保衛部出具消防驗收意見。待驗收通過后，委托造價咨詢單位對施工方提交的竣工結算書進行初步結算審核，然后，總務部造價科對造價咨詢單位出具的材料進一步審核，出具結算審核表。如工程造價超過2 0萬元，相關材料會繼續提交至學校審計處進行工程審計，出具結算審計表。如工程服務供應商認可最終的審定金額，即可開具對應金額發票，提交支付申請書，由總務部相關負責人在申請書上簽字，并發起線上支付申請流程，請審計處領導會簽后，服務類由分管校領導簽署意見，施工類由主要校領導簽署意見后進行支付操作。

由于支付流程所產生的相關文件均會物理流轉至各部門或服務商進行簽字或加蓋各類原始章，流轉效率非常低下，從而導致支付流程冗長，留給工程支付審核崗的時間非常有限。同時，容易造成“支付流程堵車”的情況。為減少物理流轉次數，通常會在某個環節累計工作量至一定程度，再“打包一起”流轉至下一環節，導致支付流程的“水錘效應”，尤其在中期、年終預算檢查與農歷新年前，修繕工程的支付量會陡增，造成工作量的積壓，日常報銷效率降低。

3.工程單附件量巨大導致的審核風險與憑證歸檔問題

修繕工程報銷的附件材料非常多，包括但不限于：OA文件處理表、支付函、支付申請書、發票、發票驗真、立項審批表或工程立項決議、竣工驗收表、消防備案表、消防驗收表、結算審核（計）表、工程結算書、中標通知書、合同或委托單、工程量清單、招標控制價、設計圖紙等。工程支付審核崗是資金安全支付的最后一個環節，工作人員不僅需要關注附件是否齊全，更需要關注每一份材料是否為對應工程款所需的附件以及附件內容的正確性、一致性與合理性。因此，修繕工程在審核的過程中容易產生疏漏，造成一定的支付風險。另外值得注意的是，原始材料中包含大量的專業材料，如工程結算書，工程造價越高，結算書越厚。有時，結算書厚度可達200頁左右，造成一份工程報銷單即可裝訂成兩冊甚至三冊記賬憑證，大大浪費了憑證保管資源，增加了財務管理成本。

二、解決目前問題的方法

鑒于目前的修繕工程財務面臨的問題以及該業務對報銷附件相對模式化的特點，S大學財務應結合學校信息平臺現有的系統模式，聯合各部門建設修繕工程一體化系統，旨在對修繕工程實施規范化的管理，加快審批，減少物理流轉環節，達到修繕工程全電子流程、無紙化支付的最終目的。

目前，校內修繕工程各參與方在信息系統層面仍相互獨立，尤其是施工方。因此，可以建立工程一體化管理平臺。當供應商被允許參與校內修繕工程項目后，可在供應商端注冊，簽訂電子合同并提交合同系統審核，完成合同簽訂后，相關信息會被推送至工程管理系統入庫。在工程管理系統中，二級單位可提交修繕需求，總務部可在庫中選取設計單位與造價咨詢單位針對需求設計、出具設計圖，并根據設計方案框定工程量與預算，將預算反饋至需求端。二級單位可根據實際情況安排合理的項目，再由經費主管部門進行審批立項，待立項完成后，財務處將該項目中的工程預算凍結處理，做?？顚Ｓ?；保衛部門對項目的消防進行審核備案。

在工程實施完畢后，施工方可在工程管理系統中發起竣工申請。該申請分別流轉至需求單位、監理單位、保衛部門進行相關驗收并出具會簽意見。最終由總務部門簽署驗收意見，同意施工單位發起的結算請求。此時，施工單位可上傳工程結算書，交造價咨詢單位出具造價審定意見。根據審定的結算金額，流轉至總務部造價科或審計處工程科進行結算款的審核或審計。最終審定金額反饋至施工單位，如無異議，可直接開具等額的電子發票或數電發票、區塊鏈發票。此類票據難以篡改、可追溯、公開透明，可最大程度保證票據的真實性[ 1 ]。將發票上傳至系統進行支付申請。該申請由總務部流轉至分管校領導或主要校領導簽署意見后，交財務處處理。工程審核崗可根據各項電子材料出具電子憑證，完成修繕工程款的支付。

三、工程管理一體化平臺建設的意義

利用工程管理一體化平臺，可以從根本上解決合同倒簽、支付流程煩瑣的問題，還可以初步實現無紙化工程款支付。目前，尚未建立該平臺的原因主要是出于對資金支付安全與原始憑證附件備查的考慮。然而，工程管理一體化平臺的建立，主要運用了電子簽名技術與數電發票技術，結合多方參與，形成去中心化的信息流轉與共享，能最大程度確保信息的真實性與安全性。立項審批原本由工程主管單位一方審批，而在一體化平臺中，原工程主管部門僅可發起立項，而立項的最終確認需由第三方設計，并進行概算、工程量的確認，經費主管部門審批方可完成立項。這樣既可保證工程按既定方案實施，也可保證經費的有效使用。數字簽名技術為原始材料的真實性提供了法律依據與保障，可以最大程度避免造假情況的發生[ 2 ]。如需問責，也可輕松追根溯源。

2024年4月1日，《第三方電子合同服務平臺信息安全技術要求》國標實施，國標已對電子合同的基本要求、訂立過程與安全、儲存與應用安全、安全運維制定了相應的標準，利用國內領先的電子合同與電子簽云服務平臺，提供電子簽名和電子印章管理，實現安全簽訂無紙化合同。而全電子發票的優勢在于無需紙質介質、無需稅控設備、全國統一賦碼，有助于實現財務報銷全環節及會計檔案保管的電子化[ 3 ]。

四、結語

全面信息化管理不僅有助于高校修繕工程的管理，加快審批流程，提高報賬效率，做到全流程順序邏輯清晰、各關鍵節點留痕可溯，更有助于會計檔案的保存，避免了以紙質形式，尤其是工程厚單的存檔，解決了不利于整理、保存、查閱與轉移的問題[ 4 ]。結合全面數字化電子發票的應用，更是做到了管理效益的提升。最重要的是，有效地增強了合規性，降低了財務風險[ 5 ]。

S大學在探索財務報銷電子化流程上不斷創新，目前已實現薪酬與差旅費全電子化報銷。隨著信息技術的不斷發展，高校信息化管理手段將日臻完善，修繕工程管理一體化系統有望盡快上線。高校全面信息化管理能幫助學校適應數字化時代的趨勢，為未來的教育模式與技術變革做好充分的準備。

參考文獻：

[1]繆申培，支雪娥.區塊鏈電子發票發展策略研究[J]商業會計，2021（15）：87-89.

[2]楊愛良，張京.基于電子簽名的工程資料無紙化研究與應用[J]交通建設與管理，2023（06）：97-99.

[3]邢香.全電發票對高校財務管理的影響及對策[J]中國鄉鎮企業會計，2023（12）：117-119.

[4]高偉霞.從全電發票助推高校財務信息化管理研究[J]國際商務財會，2023（19）：41-44.

[5]夏廉威，王超，楊濤.全面數字化電子發票影響及應用[J]合作經濟與科技，2024（04）：142-143.