企業養老保險檔案管理工作的創新改進思路探究

劉暢 趙亞麗

摘?要：目的：探討分析企業養老保險檔案管理工作的創新改進思路。方法：提出了企業養老保險檔案管理工作的必要性分析，對企業養老保險檔案管理工作中存在的不足之處進行簡單介紹，提出了企業養老保險檔案管理工作的創新改進思路，對企業養老保險檔案管理工作的改進注意事項進行了相應的總結。結果：在企業養老保險檔案管理工作的創新改進思路中，主要涉及建立規范的檔案管理制度、強化信息技術水平、提升相關管理人員的綜合素質水平、完善檔案的分類與整理。結論：對于企業來說，養老保險檔案管理工作的開展有著較強的現實意義，企業必須要高度重視，借助此項工作，可以使企業競爭實力得到穩步提升，早日實現可持續發展目標。

關鍵詞：養老保險；檔案管理工作；檔案管理制度

中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：1005-6432（2024）12-0087-04

DOI：10.13939/j.cnki.zgsc.2024.12.022

現如今，我國綜合國力的提升迅速，經濟發展水平的上升空間較大，結合黨的相關會議可知，對民生的建設工作要求較高，所以應提高對城鄉社會保障體系的統籌建設的重視程度，并不斷拓展城鄉的覆蓋范圍，促進我國社會養老保險行業的健康發展。其中，企業的參保人員有著較高的比重，基于大環境視角，對于傳統的養老保險檔案管理方式來說，與當前企業的發展要求存在明顯的差距，同時也會影響我國保險事業的發展?；诖?，必須要不斷更新和改進企業職工養老保險檔案管理模式。

1?企業養老保險檔案管理工作的必要性分析

對于養老保險管理工作，養老保險檔案的現實意義不容小視，在辦理各項養老保險業務的時候，相應的憑證和依據尤為關鍵，也要與國家的相關政策標準相契合。養老保險檔案與養老保險管理之間存在著必然的內在聯系，要求詳細記載參保人與參保過程，旨在給予企業與參保人的合法權益切實的維護和保障。為了提升統籌層次水平，必須要抓住養老保險檔案這一渠道，通過了解發現，各個地區之間養老保險信息與互聯互通目標仍然有著明顯的差距，各項資源的共享性水平較低，為了不斷完善養老保險檔案，必須要注重信息共享水平的提升，以便更好地實現統籌規劃目標[1]。同時，在社會保險中，養老保險占據著重要的地位，為了凸顯出社會保險檔案的完整性，必須要借助養老保險檔案的積極參與，因為各險種歸屬經辦的部門的統一性不足，使社會保險檔案管理的難度由此大大增加，但養老保險的相關數據比較完整，所以通過養老保險檔案管理的實施，可以幫助到其他檔案管理?？傊?，養老保險檔案管理工作內容的復雜程度較高，通過檔案管理方案的不斷優化，旨在提升檔案管理質量。

2?企業養老保險檔案管理工作中存在的不足之處

2.1?缺少規范的檔案管理制度

目前，各個地區對養老保險檔案管理的關注度日益提升，但是結合當前的管理機制進行分析，發現其完善性較低。眾所周知，各個地區的發展現狀有著明顯的區別，檔案管理工作實施情況的不同之處較多，比如對于發達地區，養老保險檔案管理工作的完善程度更高，而且具備完善的檔案管理制度；反之，如果地區的經濟水平落后，檔案管理制度是不完善的，而且檔案管理工作人員的專業性難以保證，在企業的管理工作當中，其局限性因素較多，同時也不利于養老保險檔案資料的收集。與此同時，在檔案的借閱與保密管理方面，其管理制度的規范性欠缺，難以高度規范養老保險檔案管理工作。比如在檔案的移交與接收等方面，對于多個機構的同時監督、指導有著明確的要求，但是在實際移交中，檔案管理的規范性嚴重缺失，甚至無法保證部分退休職工養老保險檔案資料的完整性。

2.2?硬件管理設施不足

通過分析檔案存放室的各項基礎設施，必須要與相應的建設標準契合。但是實際上，一些企業的檔案管理工作實施效果并不理想，企業養老保險檔案的保存與完整性、規范性有著一定的差距，而在企業內部，檔案管理室也沒有得到合理的設置，進而很難有效完善檔案管理工作。同時，為了使檔案管理工作的完整性得到保證，應防止材料出現受潮、浸濕等情況。然而部分企業內部設備的防護配置缺失，檔案材料霉變等問題經常發生[2]，這不僅會影響檔案材料的外觀，也會威脅其整體質量。此外，基于數字化建設的角度，檔案管理工作應與信息化建設緊密結合，但是在目前，部分企業仍然缺少完善的信息設備，必要的硬件設備較為匱乏，無法為檔案管理工作信息化的實施助力。

2.3?專業的管理隊伍缺乏

對于普通社保經辦機構，檔案管理人員的專業程度不夠，諸多檔案管理工作者也沒有深入分析檔案管理知識，即使參加了養老保險管理培訓，其系統性也較為缺失。而且部分工作人員屬于在其他部門內調派，檔案管理理論知識的掌握程度不足，同時其實踐經驗嚴重缺失。一般來說，諸多企業檔案管理的工作量是不計其數的，一人兼多職的情況經常發生，進而使養老保險檔案管理的難度大大增加。此外，部分單位缺少清晰、明確的職責劃分界限[3]，面對相關問題的發生，相互推卸責任的現象仍然屢禁不止，進而無法有效規范和管理養老保險檔案工作。

2.4?檔案收集整理與規范性要求不相符

現階段，對檔案管理制度進行分析，與統一性和規范性的要求并不相符，?過于關注《社會保險業務檔案管理指南》，?沒有與企業社保檔案的實際情況相結合，難以保證頂層制度設計的合理性，也很難高度明確全國各地的歸檔范圍，無法促進資料收集工作的順利進行，進而對于企業社保檔案管理的規范化水平產生了深刻的影響。比如部分參保人員沒有對姓名、身份證號等進行規范填寫[4]。同年度、同屬類個人材料的表單在后，與其他證明的順序互相顛倒。

3?企業養老保險檔案管理工作的創新改進思路

3.1?建立規范的檔案管理制度

對于企業和社保經辦機構來說，應將養老保險檔案管理制度的構建作為重要的一項工作開展，將具體工作的職責與分工高度明確，使檔案管理、交接等環節的規范性得到保證，防止出現隨意化的現象。在面對養老保險檔案紙質材料的時候，應加強分類排列方式的應用，并在專門的儲存地點進行放置，對于重要的材料，復印和備份非常有必要[5]。同時，針對檔案電子管理方式，不僅要注重數據化處理，而且網絡的安全性建設也是至關重要的，同時給予異地備份，旨在提升數據信息的完整性與安全性，并詳細闡明數據格式，以便后續的升級和維護?？偠灾?，借助完善的檔案管理制度，可以有效規范各項管理流程，推動養老保險檔案管理工作的順利進行，同時全力保證檔案信息的完整。

3.2?強化信息技術水平

在企業養老保險檔案管理方面，加強信息化管理為重中之重，也就是說，應通過數字化信息的形式，妥善儲存檔案資料以及相關信息，旨在將良好的信息化服務提供給檔案管理部門，并發揮出對參保職工便捷化的本質需求。其中，對于相關部門來說，應加強數據庫的積極構建，在計算機內，輸入并保存好所有重要的數據信息，以此為檔案庫的建設助力[6]。借助該操作方式，有助于工作人員工作效率的提升，并促進各類數據信息分析、處理的順利進行，為相關領導人員的決策提供可行的依據，且保證良好的服務效果。

同時，基于專業技術人員的角度，應認識到檔案檢索操作系統建設的重要性，整合好公開的文件資料，加強電子文檔的制作，相關管理部門應負責各類文件資料，外界（其他部門以及個人）不具備進行數據更改的權限，僅僅可以借閱各類數據信息。此外，在便捷化方面，應對相應的網站進行不斷完善，個人僅需在網站中正確輸入編號即可，為了解當前的繳納情況創造有利條件。

3.3?提升相關管理人員的綜合素質水平

為了提升企業養老保險檔案管理水平，必須要不斷強化相關檔案管理人員的綜合水平，其中，在企業內部，應加強定期培訓形式的應用，為提升人員的專業素養提供專業性的渠道。具體來說，企業應將相關部門組織的教育活動提供給檔案管理人員，以此來不斷完善其專業知識與技能[7]；同時，在定期培訓活動中，務必要緊密結合企業檔案管理工作的實際情況，體現出培訓規劃的針對性。當然也要聘請養老保險檔案管理專業人員，詳細講解相關專業知識與內容，并滲透先進的管理理念，旨在將人員的綜合素質水平推向全新的高度和領域。

3.4?完善檔案的分類和整理

在企業養老保險檔案管理工作開展的時候，管理人員的工作能力和專業素質必須要予以全面保障，不給各種違規現象任何的“機會”，這也是養老保險檔案管理健康發展的必然要求之一。在實際管理中，檔案人員應做好相應的分類工作，密切結合不同的檔案資料，妥善保存好養老保險檔案，做到有跡可循，為后續檔案的查詢提供極大的便捷[8]。與此同時，企業要從實際規定出發，將檔案的分類與整理的針對性發揮出來，準確歸類好養老保險檔案，滿足檔案整理的高效性需求，滿足時間的節約化需求，同時為養老金發放、業務辦理等工作的開展助力?？傊?，企業必須要高度重視養老保險檔案的分類與整理，根據文件類型與檔案內容作為基礎點，確保歸檔的合理性，進而使養老保險檔案更加完整和具有實效性。

3.5?完善基礎設施建設

步入信息化時代，信息技術水平的發展速度極為迅速化，為此，為了顯著增強企業內部養老保險檔案管理水平，應不斷完善其基礎設施建設。其一，應定期更新檔案管理設備，并投入充足的資金，以此來為硬件設施提供保證，也要不斷完善相關管理手段[9]，使檔案管理工作更具現代化水平。其二，應提高對標準化庫房建設的重視程度，將溫度計、防盜門以及滅火器等合理設置在庫房內，進而為相關檔案管理工作的開展助力。

與此同時，養老保險檔案管理程序的規范也是非常有必要的，對于傳統的手工管理方式，應賦予高度的創新，加強信息技術和新設備的應用，為檔案的創新管理提供有力的證據，使檔案實物載體和檔案信息載體之間的關系更加協調與一致，進而推動現代化檔案管理水平的提升，為后續的統計和管理等工作提供極大的便捷。此外，出自服務性的角度，應將企業的實際情況作為出發點，加強立體化服務體系的制定，將網絡檢索和上門服務等內容納入其中，滿足立體化需求，進而使養老保險檔案管理的作用得到完美詮釋。

4?企業養老保險檔案管理工作的具體應用實例

以某一地區為例，在以往國有企業破產改制的影響下，該企業的管理水平每況愈下，有關社會保險申報繳費情況、在職職工等個人檔案資料的完整性嚴重缺失，同時，現有職工將近40人，專職檔案員僅僅為3例，不僅要負責全縣諸多家用人單位的社會保險申報繳費檔案，也要負責將近兩萬人的企業離退休人員檔案管理工作。在這些因素的影響下，嚴重限制了社會保險檔案管理工作的推進步伐?；诖?，應在檔案管理中積極地投入，科學化管理企業職工的養老保險檔案管理工作，使此項工作變得更加規范和有序。

首先，基于規范化和信息化視角，該地區購置了電腦、掃描儀等設備，也積極安裝檔案管理軟件，雖然此項工作的工作量比較大，維護和完善也是持續性的一項工作，但是相比于以往，檔案信息化管理水平顯著提升，檢索檔案的速度也明顯改善。當前，檔案管理工作網絡已經初步形成，基于不同維度進行相關管理機制的構建，如領導參與、業務協作以及專人負責等，共同致力于檔案檢索工作的落實。其次，積極開發檔案價值，就目前而言，該地區在開發企業職工養老保險等方面投入了較多的時間和精力[10]，旨在將其服務職能充分發揮出來，不斷協調和統一檔案管理工作與社會保險工作之間的關系，確保良好的服務效果。對此，在領導決策前，積極進行檔案的查閱，落實最新的資訊服務，為最終的決策提供正確的指導，保證各項工作的穩步落實。比如在歷年退休人員的養老金調整方面，積極組織檔案管理人員，讓其與退休管理科相互配合與協作，為測算和審檔工作的開展提供極大的便捷，發揮出強大的合力。其中，間隔兩個星期，便進行退休人員檔案的查閱，防止落下一人，進而贏取了企業退休人員的高度滿意。

5?改進企業養老保險檔案管理工作的注意事項

第一，制定關系轉移政策。當前，現代人才跨地區的流動性顯著，在處理社保關系方面，應確保政策實施的統一性和明確性，為社保關系接續和轉移問題的處理提供便利，防止勞動者的合法權益受到威脅。為了有效應對人才流動性大這一現實情況，相關部門應將轉移制度不斷統一化[11-12]，加強社保全國登錄賬戶的設置，滿足跨地區管理需求，進而給予關系的轉移有力的支持。

第二，推行彈性繳費制度。在職工養老保險制度方面，應對單一的繳費制度予以創新和改進，從多層次就業人員的需求出發，使養老保險體系的構建與多元化、多層次要求相符。加強彈性繳費制度的構建，具體來說：①如果繳費時間達到了15年，但是尚未退休，并且中斷繳費的問題有跡可循，這時，應通過政策引導盡可能地規避中斷繳費的現象[13]。②對于與企業解除勞務關系的這種情況，選擇發放事業保障金的基礎上，養老保險費用應做到一次性繳納，以便法定退休后養老保險金待遇的有效落實，為其老年生活予以扶持。③如果人員出現了“斷?！?，應對個人經濟收益情況進行綜合考慮，對養老保險金予以分檔繳納。

第三，健全組織領導機構。通過組織領導機構的設置，可以有效指導和扶持養老保險檔案管理工作。其中，在企業的年度目標責任制考核方面，應積極納入檔案管理工作，并且緊密聯系相關硬性指標，如社會保險擴面征繳、養老金社會化發放等，然后加強共同考核，旨在有效踐行其管理責任。同時，應加強檔案管理工作領導小組的設置，對于相關經驗交流會、管理培訓會等，務必要踐行到實處，將養老保險檔案管理工作中的問題挖掘出來，并制定出科學的解決辦法；此外，定期檢查檔案工作的實施情況，檢查的結果應與檔案管理人員的年終考核檔案結合在一起，保證最終考核與評選的公正性與客觀性。

第四，加速檔案管理數字化建設。為了保證檔案信息數字化建設飛速向前，應實現信息化技術的靈活運用，積極轉變檔案信息中的各類表現形式，實現向數字化信息形態的順利轉變[14]。同時，對于企業或社保經辦機構來說，有助于數據信息庫的構建，進而進一步完善服務形式。同時，也要緊密銜接傳統的辦案管理模式，形成有機整體與現實合力。

6?結論

總之，通過企業養老保險檔案管理，對于社會保險改革的深入和強化有著極大的促進作用，在我國養老保險創新改革的背景之下，傳統檔案管理的現實意義愈發減弱，這對于檔案管理工作的開展造成了極大的負面影響。而借助現代化養老保險檔案管理，可以防止參保人員的自身權益受到不利因素的威脅。為了促進企業養老保險檔案管理工作的順利進行，相關管理機制的構建至關重要，并將實際管理和監督力度提升上來，不斷規范檔案管理工作，防止檔案丟失或不完整情況的出現。此外，先進的信息技術也要早日落實到位，為檔案管理效率的提升提供技術支撐。文章簡要地分析了企業養老保險檔案管理工作的創新改進，并提出一些淺見，望能夠為有關人員提供一定的參考和幫助。

參考文獻：

[1]劉曉峰.企業職工基本養老保險籌資異象之成因與應對——基于心理賬戶視角[J].安徽大學學報（哲學社會科學版），?2023，47（2）：138-146.

[2]于新亮，郭文光，李倩，等.?多層次養老保障體系、延遲退休與養老金可持續性[J].財經研究，?2023，49（9）：34-48.

[3]高慶波.個人養老金規模預測與偏差——基于制度變遷的視角[J].華中科技大學學報（社會科學版），?2023，37（4）：48-60.

[4]馬孟琛，彭云，白晨，等.?拓寬企業福利提供的成本空間：透視社會保險減負對企業年金的影響[J].保險研究，2023?（6）：92-108.

[5]青海省人民政府.不忘初心擔使命?為民服務顯擔當——記青海省社會保險服務局企業職工和城鄉居民養老保險經辦處[J].青海黨的生活，2023（5）：65-66.

[6]房連泉，?李雨朋.?基于就業結構視角的社保覆蓋面分析——以城鎮企業職工基本養老保險為例[J].西北大學學報（哲學社會科學版），?2023，53（2）：156-167.

[7]竹志奇，王雪滔，郭晨日，等.階段性減免企業養老保險繳費政策的宏觀穩定效應、機制與異質性影響研究[J].南開經濟研究，?2023（2）：200-220.

[8]黃秀蓮，褚福靈.企業職工基本養老保險基金收支預測與可持續風險監測預警——基于新冠疫情沖擊的情景分析[J].財經研究，?2023，?49（3）：125-139.

[9]馬紅鴿，?張志勇，?賀曉迎，等.?多層次社會保障體系下機關事業單位編外人員企業年金制度構建[J].西安財經大學學報，?2023，?36?（1）：113-124.

[10]王云紅，?王霞，?胡一凡，?等.?國資劃轉對企業職工養老保險基金收支平衡的影響研究：以山東省為例[J].中國軟科學，?2023（11）：86-95.

[11]賈洪波.?城鎮企業職工基本養老保險繳費基數由工資轉向所得：基于比較優勢的揚棄[J].社會保障評論，?2023，?7?（6）：107-123.

[12]郭磊，?謝伊佳，?牛德強.?政策體制框架下我國企業年金政策的歷史沿革、運行現狀及創新路徑[J].嶺南學刊，?2023（5）：42-51.

[13]張燕敏.?個體工商戶參加企業養老保險的現狀及對策研究——以山東省菏澤市為例[J].就業與保障，?2023（1）：97-99.

[14]費清，?劉方濤，?張蕊，?等.?區域差異視角下的我國企業職工養老保險替代率缺口及解決路徑探尋[J].保險研究，?2023（1）：68-83.