中小企業如何加強內部控制

石 軍

摘 要:企業內部控制制度是由一系列控制政策和程序所組成的系統,目的是保證生產經營活動有序、高效的運行,保證企業資產的完整與安全,防范各種經營風險,及時防止和糾正錯誤與弊端。目前國內許多中小企業在內部控制制度建立和執行方面存在較多問題,影響了中小企業的經濟效益和持續發展壯大。本文就國內中小企業如何加強內部控制作一些分析。

關鍵詞:中小企業;內部控制;內部稽核

中圖分類號:F276.3 文獻標識碼:A文章編號:1008-4428(2009)12-82-02

目前國內中小企業管理者對于內部控制的重要性缺乏認識。但實際上在中小企業發展壯大過程中,企業如不加強公司內部治理,健全內控制度,會嚴重影響企業的融資、投資能力,如申請上市、銀行借貸審批、項目投資等,進而制約企業的進一步發展。本文首先分析目前國內中小企業內部控制存在的問題,然后結合美國COSO 委員會的《內部控制——整體框架》(1992)對加強中小企業內控提一些建議。

一、目前國內中小企業內部控制存在的問題

1、管理層缺乏內部控制的意識,內控制度行為主體素質有待提高。中小企業尤其是在發展初期一般都重經營而輕管理,在內部控制方面更是幾乎空白。主要是企業領導對會計制度、會計準則了解甚少,對內部控制不重視。導致企業財會人員的思想教育、業務培訓跟不上,甚至出現一些根本不具備從業資格的人員來承擔財會工作。

2、內部控制制度不夠健全。目前多數中小企業的內部控制制度不夠全面,沒有覆蓋企業各個業務領域和業務操作系統。尤其在財務部門,常規票據、印章分管制度,會計人員分工中的“內部牽制原則”都未能貫徹,會計核算不實而造成的會計信息失真現象較為嚴重;甚至一些小企業連正規的財會部門也沒有建立,會計、出納及財務審核一切工作均由一個人包辦。

3、內控環境不利,導致內部控制執行力弱。中小企業中一般非公有制企業、家族企業較多,企業內部許多重點的崗位都由家族內部人員擔任。而一旦這些人不愿意配合內部控制的相關程序和制度,就會使企業的內控制度形同虛設。

二、企業內部控制的基本要素

美國COSO 委員會的《內部控制——整體框架》(1992)指出內部控制有如下五個相互聯系、相互作用的組成要素。

1、控制環境?？刂骗h境是其內部控制組成要素的基礎,是所有控制方式與方法賴以生存與運行的環境。它對于提供紀律約束機制和影響員工控制意識有重要作用。影響控制環境的因素有四個方面:企業人員的操作、價值觀及能力;管理階層的管理哲學和經營風險;管理階層的授權方式及組織人事管理制度;最高管理層或董事會對單位管理關注的焦點及指引的方向等。

2、風險評估。風險評估是指辨認并分析影響目標達成的各種不確定因素。風險評估是決定應如何管理的基礎,企業應評估來自外部和內部的不同風險。

3、控制活動?？刂苹顒又复_保管理階層指令實現的各種政策和程序。企業各階層和各種職能均摻有不同的控制活動,如核準、授權、調節、審核營業績效、保證資產安全、職能分工等等。

4、信息與溝通。是及時、準確、完整地收集與企業經營管理相關的各種信息,并使這些信息以適當的方式在企業有關層級之間進行及時傳遞、有效溝通和正確應用的過程,是實施內部控制的重要條件。信息與溝通主要包括信息的收集機制及在企業內部和與企業外部有關方面的溝通機制等。

5、監督。監督是一種隨著時間的經過而評估內控制度執行質量的過程。這個過程是通過持續監督、個別評估及綜合監督。持續監督發生在經營過程中,包括例行管理和監督活動,以及職工為履行其職務所采取的行為。個別評估的范圍和頻率取決于風險的評估和持續監督程序的有效性。持續監督和個別評估一起進行,稱為綜合監督。內控缺陷應向上匯報,而且重大事件要報告給最高管理層或董事會。

三、中小企業加強內部控制的措施

根據上述內部控制的五要素,我們認為可以從以下幾個方面來加強中小企業的內部控制。

1、形成重視內部控制的環境。首先是中小企業的領導(業主)要重視,尤其是家族式企業,如果企業主對內部控制不重視,或自身置于內部控制之外,隨便變更、存廢控制制度,將造成內部控制制度失效。然后是企業高層的管理人員,應該具備很高的政治素質和業務素質,否則制定科學合理、嚴謹有序的內控制度就成為一句空話。最后是普通員工,制定了內控制度就需要具有相應素質的員工來執行,企業應通過持續的宣傳,內部學習培訓,使員工了解并遵守內部控制制度。

2、完善組織控制。首先,不相容職務分離,即經營業務的授權者與執行者要分離,執行者與記錄者、監督者要分離。要注重決策過程中應有的科學程序以及決策與管理體系中應有的結構層次。對企業的重大經濟業務事項,由于涉及的資金或資產數額很大,對企業的經營業績、財務狀況和現金流量影響重大,有時甚至關系到企業的生死存亡,這就必須有科學合理的決策程序來把關。其次,對外投資、資產處理、資金調度以及其它重要經濟業務事項的決策一旦作出,其執行過程也必須由不同部門和不同人員相互監督和制約。就會計工作而言,記賬人員與經濟業務事項和會計事項的審批人員、經辦人員、財務保管人員的職責權限應當明確,并相應分離、相互制約。實踐證明,為了使內部控制行之有效,三項職務必須分離,資產保管與會計核算相分離,經營責任與會計責任相分離,授權與執行、保管、審查、記錄相分離。

當然,中小企業由于人員有限,不可能像大企業那樣實行嚴格的相互牽制制度。但是仍應當避免一個人包攬一項業務的整個過程,可以采取相互交叉復核,定期檢查或指定專人審核的辦法,使各人都無法方便地進行舞弊行為。

3、重視預算控制和成本控制

預算控制方面中小企業至少要對重要的項目編有預算。在編制方法方面,必須采用經過分析論證過的進行過適當修正的有效數據作為參考的依據,最好采用零基預算編制法,在參考歷屆的基礎上,重新策劃,重新編制。同時,實施控制應該由業務部和財務部共同完成,超出預算的支出必須事先得到批準,而未能支付的成本也必須有充足的理由,避免因為降低成本導致的質量下降。在季末或年末,應將實際業績與預算相對比,找出差距,查明原因并采取措施加以糾正或修訂預算。

在成本控制方面,企業應制定成本費用標準,分解成本費用指標。并經常對成本進行分析,考核成本費用指標的完成情況,找出成本差異的原因。企業可以制定標準成本,如果由于條件所限,不可能實行完全的標準成本制度,可以只制定重要成本項目的標準。

4、加強企業內部稽核制度,提高內控制度執行質量。(1)重視內部稽核工作。在激烈的競爭壓力下,中小企業較多地強調業務發展,一味追求經濟目標的實現,不同程度地放松了內部管理,包括內部控制和內部稽核。一些企業的高級管理人員甚至認為,稽核部門不能創造效益,還要占用人員編制,增加經營成本。(2)在執行公司的常規管理行為時,應該保證內部控制能夠持續地被執行。這需要經常對內部控制框架進行培訓和宣傳,使公司的每位員工明確責任并被要求嚴格按照規范操作,杜絕執行中的隨意性。(3)注意收集來自外部的交流信息,比如投訴的內容、無緣無故的突然改變合作方式等,都有可能表明公司的內部控制出現了問題,導致外部單位的不滿或責怪。(4)在明確公司組織結構及內部分工和授權的情況下,定期對公司的資產進行盤查,包括現金的突擊盤點和對帳、實物資產的帳核對和盤點、是否存在帳外帳等,以保證財產的安全和完整。(5)加強合同管理和項目管理。

四、中小企業建設完善內部控制制度的原則

1、盡早建設原則

中小企業內控制度應早建設,早收益。與其后來因內控不力導致重大挫折而再來補救,耗時耗力,不如主動重視,建議在發展初期就同步建立并不斷健全完善內控制度。既能合理配置企業資源,堵塞漏洞,加強企業防范風險的能力;又能規范企業內部管理流程,提高企業經營效率。

2、成本效益原則

內部控制的任何分工、審核、制衡,都必須考慮是否符合成本效益原則。如果分工和制衡的成本高于其效益,則不應當采用該項控制。注意這里所講的成本效益是從企業整體利益的角度上考慮。如盡管一些控制會影響工作效率,但對整個企業來講,如果不采用該項控制,則可能對企業造成更大損失,則仍應實施該項控制。

3、重要性原則

中小企業受人員、資源限制,無法像大公司那樣建立全面系統的內部控制,必須有所取舍。此時應重點控制對企業成敗有直接影響,如影響盈虧、成本的重要事項;而次要的事項,根據企業的能力限制,簡單控制或不控制。

4、靈活性原則

考慮到中小企業行業分布廣,各有特點,因此,在制定內部控制制度時,不能照搬其他企業的做法,而應當根據本企業業務、規模等特點,靈活地制定適合本企業情況的控制制度。

參考文獻:

[1]錢屹俊.現代企業內部控制制度探析[J].現代商業,2009.(01)

[2]李琳.企業內部控制整體框架淺析[J].合作經濟與科技,2009,(05)

作者簡介:

石軍,深圳市廣田控股集團有限公司。