檔案數字化背景下更應加強紙質檔案的重視與管理

王 玲

【摘要】：當前檔案管理日益數字化，數字檔案館紛紛建立。在此前提下，紙質檔案的保存與保管有所忽略。筆者試圖根據多年工作經驗，對紙質檔案的保管的重要性和方式提出自己的淺見。

【關鍵詞】：數字化檔案紙質加強

紙質檔案的表現和存儲形式直觀簡單明了，并具有方便保存閱讀等特點，紙張記錄材料的穩定性特點更是電子檔案所不具備的。在目前普遍提倡檔案數字化管理的背景下，我們更應該加強紙質檔案的重視與管理。

一紙質檔案的特點

1及檔案信息真實性鑒定。由于其直觀性、鑒定工比較簡單，普通人員都能掌握。

2存儲形式深得人們喜愛。紙質檔案使用近兩千年，對人類社會，特別是有著悠久歷史文化傳統的文明古國影響久遠、根深蒂固，既有現實實物的真實感，又有歷史印證的滄桑感，人們不僅在思想上對紙質文書、檔案的使用情有獨鐘，偏愛有加；而且，從現實上國內外的一些特殊行業紙質文件檔案的統治地位仍末被電子商務文件檔案所取代。

3紙質檔案的唯一性。紙質檔案作為事件記錄的原始載體，具有唯一性，是不可復制、不可涂改的。這一點是相對于電子檔案最大的區別。因為不可復制和涂改，紙質檔案在權威性和真實性上，才更真實、更可靠。

4存儲要求較高。紙質檔案在保存中，對外界條件要求較高，檔案壽命的長短與檔案保管環境及保護技術有者極密切的關系，我們檔案工作人員的衛生意識強，檔案的衛生狀況得到有效地保障，無疑有利于保護檔案、延長檔案的壽命。而且，紙質檔案還要求在保存前進行一系列的脫酸等處理，才能有效的延長其保存年限。

二數字化檔案的特點

1數字化檔案依賴于數字化設備而存在。數字化文化的產生依賴于數字化環境，因此，數字化檔案同樣依賴于計算機的軟、硬件和數據庫與網絡系統。離開了計算機及相應的軟件，數字化檔案就無法生成、傳遞、識別。

2數字化檔案的不穩定性。數字化文件的不穩定性決定了數字化檔案的不穩定性。主要表現在兩個方面：一是所用技術的不穩定性。數字化文件依賴于一定的技術和設備，而數字化技術和設備的更新換代異常迅猛，用戶很難了解和掌握這種變化，給數字化檔案的有效利用造成一定影響。二是載體的不穩定性。電于檔案的載體相對紙質檔案的載體對保管環境的溫度、濕度、防磁性、防病毒、抗干擾、抗破壞、保密、安全等要求很高，且壽命較短。一般來講，軟盤壽命為3年，磁帶壽命為10年，光盤壽命為20～30年，需采取再生性保護手段加以彌補。

3數字化檔案內容多樣性。文字、圖形、聲音、影像多媒體信息均可以單獨或相互搭配構成數字化文件的內容，使得數字化檔案的組成和結構要比紙質文件復雜得多。甚至會使同一份數字化文件的信息存儲在不同的載體上(不同的載體往往適合存儲不同種類媒體的信息)，造成同一份數字化文件中的文、圖、聲、像在存儲時的載體分離現象，給保管帶來很多問題。

三檔案數字化大勢下要加強對紙質檔案的保護和管理

綜合紙質檔案盒數字化檔案的特點，我們可以看出，兩種檔案保存和保管各有優劣勢，我們只有充分利用兩者的長處，避免短處，才能使檔案保管工作更有效的進行。

1檔案數字化是大勢所趨。檔案數字化從起草、修改到印發都在計算機上進行，它具有便于修改、便于復制的特性。這種特性是檔案具有了開放性、檢索性，可以使檔案更好的為社會各個階層提供服務?！矫?，檔案信息數字化將使得許多的利用者不需要直接到檔案館，不受任何時間、空間的限制，在任一地點、任一電腦都可進入檔案管理系統查閱自己需要的檔案信息。另一方面，網上利用的開展，將會使檔案工作進入一個嶄新的工作環境，進入極好的良性循環之中。以往檔案人員為開發檔案資源，要進行很多的文獻匯編、數據匯編、專題匯編等工作，現在甚至連平時的查閱工作都可取消，檔案人員有更多的時間用于檔案數字化建設。

2加強紙質檔案的重視與管理。紙質檔案的管理工作經過長期實踐，已總結出一套工作流程及方法，原則。文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。解決紙質檔案保管中存在的檔案管理、鑒定、編目、修復、裱糊、消毒、掃描、復制、編研等技術用房和工作用房缺乏等問題，設置陳列展覽，報告講座等專用場。

3在適應檔案數字化的大背景下，我們建議實行檔案保管的“雙套制”。數字化時代的檔案雙套制是指同一內容但不同載體的兩種檔案的雙套保存，即同一內容的紙質載體檔案和電子載體檔案的雙套保存。由于紙質載體檔案和電子載體檔案的作用、特點不盡相同，實行檔案雙套制，已不屬于重復保存。雙套制正好融合了紙質檔案和數字化檔案的優勢，既可發揮高效存取檢索功能，又可保障檔案的憑證價值作用實現?？梢?，雙套制有其存在的必要性和合理性。雙套制的存在，意味著今后檔案館館藏中電子檔案與紙質檔案將長期共存，這將成為未來檔案館館藏結構的一大特點。

實行雙套制的原則至少應包括以下三個方面：其一，要充分考慮我國檔案部門在人力、物力和財力方面具有的承受力，其二，要有利于檔案的安全保管和方便利用；其三，所選實行雙套制的檔案要有典型性和代表性。筆者認為檔案館實行檔案雙套制的重點是接收機關檔案部門移交的符合要求的雙套檔案。至于原有館藏檔案如何實行雙套制問題，筆者認為對檔案館現存的紙質檔案應維持現狀，只需對其中具有永久保存價值的檔案和部分年代久遠需搶救的珍貴檔案實施數字化，并實行雙套制保存。