一卡通系統在大型寫字樓的應用研究

鄭扶正

【摘要】：大型寫字樓在具備很多優勢的同時也面臨嚴重而復雜的問題，因為人員機構眾多，進出人員和設備多且雜，而各個機構同時對自身又有一定的保密要求，這些都給大型寫字樓的管理和運作帶來了很大的挑戰。近年來，一卡通系統開始在大型寫字樓的管理工作中逐漸推廣并且在實際總發揮了重大的作用，被普遍認為是解決大型寫字樓管理問題的有效措施，所以關于大型寫字樓一卡通系統的研究成為當下的一個熱點，對相關問題的分析討論對于我們進一步打造一卡通管理體系具有十分重要的理論和現實意義。

【關鍵字】：一卡通系統 大型寫字樓 管理

進入新世紀以來，我國經濟持續高速穩定發展，在較為良好的經濟環境和商業模式逐漸與國際接軌的情況之下，大型寫字樓在我國正以前所未有的速度急劇發展。大型寫字樓方便公司、政府的集中化管理，各個公司的信息共享和資源互助，同時對城市來說也有利于商業中心的形成和CBD的平臺搭建，在現代經濟模式下具有很強的優越性。因而大型寫字樓得到了全球大小公司的青睞。

大型寫字樓在具備很多優勢的同時也面臨嚴重而復雜的問題，因為人員機構眾多，進出人員和設備多且雜，而各個機構同時對自身又有一定的保密要求，這些都給大型寫字樓的管理和運作帶來了很大的挑戰。近年來，一卡通系統開始在大型寫字樓的管理工作中逐漸推廣并且在實際總發揮了重大的作用，被普遍認為是解決大型寫字樓管理問題的有效措施，所以關于大型寫字樓一卡通系統的研究成為當下的一個熱點，對相關問題的分析討論對于我們進一步打造一卡通管理體系具有十分重要的理論和現實意義。

一卡通系統在國外被稱為““COM-ID”，就是指所有相關人員通過憑借一張智能卡，代表自己的身份，在指定的區域范圍內，為自己工作、生活有關社會活動，例如安全區出入、驗證、內部消費等過

程中，快速有效地完成人員身份的統一識別，為持卡人自身帶來便利和舒適，同時為管理者帶來準確、高效，并減少摩擦。

一卡通系統在大型寫字樓的管理中優勢是非常明顯的，大體上有以下幾點：

1.快速識別人員身份

誠如前文所言，大型寫字樓進出人員非常之多，管理混亂且不利。傳統方式下由安保人員核對身份，不僅效率低下、準確性差，而且容易激起人員的不滿甚至引發事端。采用一卡通系統后，只需在各個入口安裝刷卡器，寫字樓人員配備的卡片里面裝有相關的個人信息，刷卡配對后門禁系統會解除，門會打開，人員便可進入。而如果不是寫字樓人員，刷卡器終端沒有相關數據，那么門禁系統不會解除，人員無法進入。這樣效率很高，而且對人員識別非常精確。

2.使管理效率化、人性化

公司人員的考勤、外出等等歷來是公司管理的重點，傳統的打卡機不僅范圍太窄小，只能管理上下班時間而且漏洞很多，替打、多打等現象十分普遍，同時其固定的模式也不夠人性化。而一卡通系統必須使用本人唯一的卡刷卡進出，免去了排隊打卡的煩躁，也使得替打，多打等現象得到有效控制。系統將指定讀卡器采集到的數據進行過濾處理，只保留每天有用的考勤記錄，然后按員工姓名、部門、日期進行統計，自動生成各種報表。這使公司對人員的管理效率化。人性化。

3.使服務完善化

當下的大型寫字樓除了辦公場地之外，娛樂體育、飲食休閑等配套措施也在不斷完善以求給辦公人員提供更好的服務。而傳統的管理系統對入駐的商家缺乏管理，采用一卡通系統后寫字樓建設單位可以和物理管理公司配合，事先確定好配套服務區域，安裝一卡通系統，寫字樓人員不使用現金而采用一卡通電子錢包功能刷卡消費，如此一來管理機構對配套服務區域的運行得到有力監管。

目前一卡通系統在越來越多的大型寫字樓中被推廣運用，隨著廣度和深度的不斷推進，當中也暴露出一些問題。

1.一卡通專業運營機構缺失

目前應用一卡通系統的大型寫字樓雖然很多，但是一卡通專業運營機構在我國卻屈指可數，這使得一卡通系統質量得不到有力保證，事實上大型寫字樓一卡通系統故障當下正向著高頻化發展。

2.缺乏監管

由于一卡通系統在大型寫字樓的應用在我國還處于起步階段，相關的法律法規很不完善，再加上機會沒有大型專業的一卡通運營機構，使得國家監管難度很大。

3.寫字樓內部信息共享有待加強

寫字樓內部的大量機構其一卡通系統往往各自為陣，信息得不到共享，在發生安全事故后降低了信息采集的效率。

4.安全性能有待提高

一卡通對人員識別是通過對“卡”的信息讀取完成的，換言之，只要我們有“卡”，理論上就可以隨意進出寫字樓的相應區域。而當下一卡通所采用的基于IC卡的卡片技術安全系數并不高，很容易復制和仿制，這是當下大型寫字樓一卡通系統面臨的最為嚴峻的問題。

為了有力解決上述問題，有一些元素在我們的工作中是應該引起高度重視的：

1.搭建完善的一卡通終端系統

為了提高安全系數，一卡通系統應該結合各個寫字樓的實際將信息采集，終端監控等系統加強更新研發，提高“卡片”科技含量，同時將卡與人結合起來，增加掃描系統等。其具體體統結構如下圖所示：

2.加強寫字樓內部信息聯網與共享

對于各個機構自身的一卡通系統，寫字樓應該進行有機整合，建立后臺控制系統，對不涉及各機構機密的信息進行備份和共享，在發生安全事故后才能很快地從信息庫中提取到相關信息。

其信息共享模式課參照下圖：

3.建立規范化市場和監管體系

政府應該加快推進大型一卡通系統運營機構的建立，解決一卡通基礎設施建設中存在的投資、建設、管理、使用等體制的弊端。與此同時,完善相關法律法規的建設，加快政府機構及其職能的調整,規范職能,健全管理體制,準確把握政府的角色定位,強化公共服務水平,特別是制定科學的公共政策和保證預期的施行質量。

【參考文獻】：

1.李麗賓.寫字樓一卡通系統.管理情報學刊,2002(4)

2.王林.“一卡通”—大型寫字樓自動化的新領域.作家出版社 2003