房地產檔案風險與對策

曾旺輝　黎永索

摘要:針對房地產檔案管理中存在突發風險、信息化風險、投資風險、知識產權風險和人才風險等問題,提出樹立房地產檔案風險意識、加強檔案風險教育、增強房地產檔案的風險評估、加強房地產檔案的風險管理和從國家層面提高房地產檔案的抗風險能力等對策以應對房地產檔案的風險。房地產檔案的管理必須用創新的思維研究房地產檔案管理中存在的風險和應對這些風險的對策。

關鍵詞:房地產檔案管理風險管理

中圖分類號:F293 文獻標識碼:A 文章編號:1673-8209(2009)5-0022-02

房地產檔案是城市房屋管理部門在房地產權屬登記、調查測繪、權屬轉移、變更等房地產權屬管理工作中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記載,是城市房地產權屬登記管理工作的真實記錄。房地產檔案是非常寶貴的資料,這些檔案為解決房產糾紛、加快舊城改造步伐、深化住房制度改革發揮了重要的作用。它為解決長期以來城鎮房屋產權不明、產籍不清的問題提供了法律依據。房地產檔案也在利用過程中彰顯了它的作用和地位。

隨著社會經濟的發展,房地產檔案在社會經濟活動中發揮著越來越重要的作用,推動了房地產檔案管理水平的大幅度提高,同時對房地產檔案的管理也提出了更高的要求。然而,房地產檔案在管理和使用的過程中,也存在許多被人們忽視的風險,缺乏對房地產檔案的風險管理認識和風險管理措施。加強房地產檔案的風險管理,可使許多寶貴的檔案得到及時、合理的開發、利用和保護,同時滿足廣大檔案用戶對檔案信息資源的利用需求,對于發揮房地產檔案的作用和服務社會具有重要的意義。研究房地產檔案的風險和對策,增強檔案管理的風險管理意識,對于提高房地產檔案的管理水平具有迫切的現實意義。

1 房地產檔案存在的風險

1.1 突發風險

房地產檔案是非常寶貴的歷史資料,房地產檔案的抗風險能力比較低。由于受到經濟水平的制約和觀念的影響,房地產檔案的抗風險意識低。雖然在檔案管理過程中采取了一些基本的防火、防潮、防蟲、防盜等處理措施,但是一旦遇到山洪、泥石流、地震、戰爭等不可抗力因素時,房地產檔案的抗風險能力差的問題就暴露無疑。去年的汶川大地震其巨大的破壞作用,使很多地方被夷為平地,造成了巨大的財產損失和人員傷亡,很多房地產所屬物化為烏有,有些房地產檔案也毀于一旦,給諸如財產保險的理賠工作帶來了很大的難度。

1.2 房地產檔案信息化風險

科學技術的進步,給房地產檔案的管理帶來了新的技術手段,給房地產檔案管理的信息化建設和管理提供了可靠的保證。網絡、計算機和信息系統是檔案管理現代化的基礎,同時也是信息安全風險存在的地方。黑客攻擊、病毒蔓延、信息竊取、技術落后、制度不健全、管理不規范、措施不到位、治理不及時是產生不安全因素的根源。網絡的暢通、系統的穩定、數據的安全,面臨著客觀侵害行為的風險和主觀漏洞的風險。

在信息化的管理過程中,大量數字信息都儲存在硬件設備中,設備的安全性會給信息安全和完整性帶來威脅。如電腦、硬盤、光盤設備如果保管不當,就有可能發生損壞及老化等現象,從而導致大量數據的損壞,造成損失。存儲設備都有一定的保存年限,需要不斷的拷貝和更新,更新不及時,也可能造成損失。

信息化的操作要求技術性比較強,一旦操作失誤就有可能帶來損失,比如設備的損壞、錯誤的格式化、刪除操作、錯誤運行程序等都有可能破壞電子數據。當電子化的檔案信息通過互聯網或內聯網進行傳輸的時候,就會遇到傳輸風險,如網絡黑客的入侵和攻擊、計算機感染病毒和木馬、遭遇非法竊取檔案信息等,如果沒能很好地防范,就有可能造成嚴重損失。

1.3 投資風險

為了應對突發的事故,進行異地檔案備份,需要投入大量的人力和物力,投資與回報如何達到平衡,投資控制在什么樣的幅度值得探討。同時,信息化管理不同于傳統的手工操作管理,它是建立在計算機網絡技術基礎上的現代化管理,進行信息化建設,特別是初期建設需要投入大量資金用于購置計算機、復印機、打印機、掃描儀等硬件設備,購買應用軟件、咨詢技術專家、培訓員工及日常管理等,都要花費不少資金。為應對突發的事故和信息化建設,大量資金的投入無疑存在投資風險。

1.4 知識產權風險

檔案信息化建設的最終目標是實現檔案數字信息在網絡中達到資源共享,這個共享引發知識產權的風險。同時,由于我國關于網絡信息方面的法律、法規、標準、制度并不完善,也使得檔案數字信息在充分發揮其憑證作用和參考作用的過程中存在很大風險。如在現實中,科技成果都擁有知識產權,具有專有性,而網絡上應受到知識產權保護的信息則是公開的、公用的,而產權人往往要求信息非公開化,這就造成一個矛盾,也給檔案部門在公開信息的時候帶來知識產權上的風險。

1.5 技術風險

房地產檔案部門在引進技術和應用技術兩個方面都存在風險。一方面,引進的技術不一定能對房地產檔案管理產生積極效果,或者很難完全轉化為實際應用的技術。另一方面,由于信息技術比較復雜,在應用技術的過程中會產生風險,許多房地產檔案工作人員會因為自身技術水平的限制而操作不當,進而影響房地產檔案信息的安全性、完整性和真實性。

1.6 人才風險

檔案信息化的建設和實施,需要既懂計算機網絡技術又精通業務的復合型人才,因為無論是系統軟件的選購、研發,還是信息化的具體實施、維護,都需要這些人才的支撐。國家信息化測評中心的統計結果顯示:我國信息化指數為38.46時,我國信息化人才資源指數僅為13.43。信息化人才匾乏是導致檔案信息化項目實施失敗的主要原因之一,尤其是專業性復合型人才的缺乏,致使房地產檔案部門很難真正開展檔案信息化建設。如何挖掘和培養信息技術人才,留住復合型人才并充分發揮出他們的潛力,也是房地產檔案信息化實施過程中面臨的重要風險。

2 房地產檔案風險管理對策

2.1 樹立房地產檔案風險意識

當前,房地產檔案的風險問題尚沒有得到足夠的重視。主要表現在檔案部門管理領導和工作人員對房地產檔案的風險認識不足,缺乏應對房地產檔案的風險管理措施。要應對房地產檔案的各類風險,就必須樹立正確的風險意識。信息化管理作為一種全新的管理方式,正處在初步實踐的階段,必然會存在各種風險,為此,我們既要有風險意識,積極宣傳教育,又要有防范意識,采取有效措施,積極應對。房地產檔案管理應對不可抗力風險意識非常差,目前需要大力宣傳。

風險意識的淡薄會在很大程度上導致房地產檔案管理上的盲目,只顧當前效益,缺乏前瞻性,給房地檔案建設帶來隱患。當突發的風險出現時,由于對房地產檔案管理的風險認識不夠,缺乏應對突發風險的管理措施,帶來的后果可能是災難性的,損失將無法挽回。汶川地震表明,房地產檔案的破壞,給財產損失的評估和理賠帶來很大的困難,加強房地產檔案的風險管理,提高房地產檔案的抗風險能力已經刻不容緩。

2.2 加強檔案風險教育

由于認識的偏見和房地產檔案管理崗位對人才的吸引力不夠,從事檔案管理的人員綜合素質相對其他部門而言,存在不小的差距。檔案管理人員普遍對房地產檔案的風險認識不夠。對檔案管理人員進行教育培訓,提高他們對房地產檔案的風險認識,對規避房地產檔案風險有良好的效果。教育培訓能夠提高檔案建設參建人員和管理人員對檔案風險的認識,確保房地產檔案建設的安全開展和順利進行。

2.3 增強房地產檔案的風險評估

風險評估是應對風險的前提。風險評估就是對房地產檔案在使用和管理過程中可能出現的風險進行預測,給定某一風險的概率。風險評估就是風險量化,通過比較風險的大小,來決定是否需要采取相應的應對措施。具體的風險的評估可以結合實際情況,聘請相關的評估專家來進行。

2.4 加強房地產檔案的風險管理

從政府層面來說,必須充分研究房地產檔案存在的風險,做好統籌規劃,做好房地產檔案的風險防范。國家應該制定相關的法律和政策,對房地產檔案的資金風險、知識產權風險和技術風險進行控制。房地產檔案管理要求的復合型技術人才,崗位對人才的吸引力不夠,檔案管理的人才風險也就時刻存在。需要從政策和薪酬等方面給予檔案管理優惠。

不同地域,不同的單位房地產檔案面臨的風險也不一樣。避免房地產檔案管理的重復投資,保證資金的合理利用,預留風險保證金,制訂建設規劃,防范資金風險。一定要結合本單位實際情況,根據風險評估結果,采取提前進行規劃,避免檔案建設重復投資,采用逐步更新、持續改進的技術措施,規避技術風險,引入信息監理方,緩解管理、人才方面的風險等等,靈活運用各類應對策略及時有效降低風險。

2.5 提高房地產檔案的抗風險能力

提高房地產檔案的抗風險能力,需要不斷提高認識。這種抗風險意識需要提高到國家戰略層面上來。比如國家對金融和股市風險的控制采取了很多切實可行的方法,也取得了很好的成效。在房地產檔案的管理上也可以進行借鑒和創新。比如在股市中,客戶交易的資料采取了異地備份的方法以應對不可抗力帶來的風險。房地產檔案如何實現異地備份呢?隨著計算機技術的發展和普及,檔案的電子化給檔案的備份和異地存儲提供了可能。一方面要對庫存檔案電子化,另一方面新入庫檔案資料需要進行電子化工作,辦理完畢的房地產檔案在進行紙質檔案歸檔的同時,要進行電子文件歸檔,將該電子文件拷貝至耐久性好的載體上,一式三套,一套封存保管,一套供查閱使用,一套異地保管。

3 結論

房地產檔案是歷史的產物,是非常寶貴的資料,在社會經濟活動中發揮著越來越重要的作用,房地產檔案在管理和使用的過程中,也存在許多被人們忽視的風險,缺乏對房地產檔案的風險管理認識和風險管理措施。如何應對這些風險,需要研究切實可行的對策和采取有效的措施。隨著社會的發展和進步,房地產檔案的風險管理也必須與時俱進。必須用歷史和現實的眼光辨證的看待房地產檔案管理中存在的風險,必須用創新的思維研究解決這些風險的對策,采取有效的措施,確保房地產檔案的完好無損,提高房地產檔案的風險管理水平。