淺析事業單位檔案管理信息化建設中存在的問題及對策

玄慧蘭

【摘 要】 隨著社會的不斷發展與進步，檔案信息化建設正不斷的融入到人們的工作、生活中。尤其是事業單位的檔案管理工作，隨著檔案信息的日益繁重，內容的日益豐富，僅依靠紙質憑證進行存儲，不僅容易變質、損壞，還加大了檔案的管理成本。因此，如何進一步完善事業單位的檔案信息化建設，早已成為做好事業單位電子政務建設的重要組成部分。本文筆者就目前我國事業單位檔案管理信息化建設中存在的問題進行粗淺的探討，并提出相應的解決對策，以供參考。

【關鍵詞】 事業單位檔案信息化問題解決對策

前言：

檔案作為承載人類文明的重要載體，其管理工作對于每一個單位來講都十分重要的。尤其是事業單位，作為我國的行政執法部門，其檔案信息不僅記錄著人才的培養與考核，還記錄著我國社會經濟的發展，具有尤為重要的保存價值。因此，如何做好事業單位的檔案信息化建設，早已成為時下每一個事業單位檔案管理所面臨的首要問題。以下筆者就事業檔案信息化建設中存在的問題及解決對策進行粗淺的探討，以期為事業單位的檔案信息化建設提供有益建議。

1. 事業單位在檔案信息化管理中存在的主要問題

1.1 缺乏專業的檔案信息化管理人才

目前在我國事業單位檔案管理中，普遍缺乏專業的檔案管理人才。部分檔案管理人員，從未接受過正規的檔案信息化培訓，以至于在檔案信息化建設的工作中，往往存在人為的工作誤差，無法發揮檔案信息化管理的真正作用。甚至部分事業單位并沒有專門的檔案管理人才，而是由其他部分的工作人才兼任。以至于，在檔案信息化工作中，不僅僅無法順利進行檔案信息化建設，也造成許多檔案人員在工作過程中敷衍了事，缺乏強烈的責任心與耐心，去完善檔案信息化建設，發掘檔案信息化建設過程中存在的問題。

1.2在檔案信息化建設中缺乏完善的離職交接制度

現今社會，很少有人會在一個崗位上一直持續下去直至退休。尤其是事業單位，其人員換屆更是有著必然性。因此，在檔案管理工作中，檔案管理人員的離職交接一直檔案管理部門的首要問題。尤其是突發性離職交接，例如：檔案管理人員離職、出過深造、生病等突發性事件，都對檔案管理工作的順利進行造成了極大的影響。同時，由于目前絕大多數的檔案管理部門，缺乏完善的交接手續，以至于檔案管理人員在進行離職工作交接時，無法做到有章可依，有章可循，最后造成許多檔案變成“死檔”、“棄檔”，給事業單位造成了極大損失。

1.3事業單位在檔案信息保管中尚缺乏有效的措施

保管好檔案信息是檔案管理工作的一個重要步驟，雖然現在電子檔案已經越來越破普及，但是多數機密、重要的檔案信息，事業單位還應同時采用紙質檔案管理的方式進行管理備案。然而目前，事業單位在檔案信息化建設后，針對機密、重要檔案的備案尚缺乏有效的措施，造成電子檔案與紙質檔案管理制度不配套。以至于，許多檔案造成丟失、損壞。而在查找使用中，又無法發揮檔案信息的最大利用價值，極大的遏制了事業單位檔案信息化建設的進一步發展。

1.4事業單位缺少高科技管理和保護檔案的意識

隨著時代的進步，事業單位原有的檔案管理方式和管理設備，已經無法適應當前的時代發展。然而目前我國絕大多數的事業單位，還是沒有認識到這一問題的嚴重性。以至于在日常管理中，大多數事業單位的檔案信息管理，無法及時的更新，或者是更新速度緩慢。同時，也沒有根據社會的發展，工作的實際需求，引進高科技設備進行檔案的管理與修復，對檔案的信息的保護意識仍很薄弱。

2. 完善事業單位檔案信息化建設的幾點解決對策

2.1強化對事業單位檔案管理人員的培訓與招聘

檔案管理人員作為檔案信息化建設的直接執行者，其專業技能水平的高低，直接影響著信息化建設的程度。因此，為了進一步完善事業單位檔案信息化建設，加強對事業單位檔案管理人員的培訓與招聘尤為重要。首先，事業單位應該定期安排現有檔案人員進行檔案信息化建設的相關技能培訓，加強其專業技能知識，并使其認識到此工作的重要性，樹立正確的工作態度；其次，對外公開招聘優秀的檔案信息化管理人才，為事業單位引進新鮮的血液，加快事業單位檔案信息化的建設。從而提高事業單位檔案管理人員的職業技能水平，專業知識，使事業單位的檔案管理能夠跟上時代的發展步伐。

2.2 做好事業單位檔案管理人員的離職交接工作

事業單位應當對檔案工作人員的離職交接工作，作出嚴格的規定，從而使交接工作做到有法可依、有章可循。例如：當一個事業單位的工作人員因為一些原因需要離開崗位的，要在臨走之前做好檔案的交接工作，并留下其聯系方式，方便原單位在發現問題時及時聯系。同時，最好交接工作的書面備注，以此區分工作責任，方便日后查閱。

2.3做好檔案信息的更新管理工作，引進先進設備

由于事業單位每天都會有新的變動，所以事業單位的檔案管理人員，需要及時的跟上信息變動腳步，及時的收集新的檔案信息，不斷充實檔案信息庫，完善檔案信息庫。同時，根本事業單位的實際需求，定期跟換落后的檔案管理設備，引用先進的設備來管理檔案，為進一步完善檔案信息化建設奠定基礎。從而從根本上加快事業單位收集信息的能力與速度，更好的服務于單位。

2.4建立屬于自己的檔案信息化管理規則

要想進一步完善檔案信息化建設，制定必要的檔案管理規則尤為重要。因為，任何一項管理工作，都離不開相應的規章制度。所以，事業單位在檔案信息化建設中，應該根據實際的管理情況，逐步形成和完善自己的管理規則。而不是雜亂無章的管理檔案，要采用合理有效的方式促進檔案信息化建設，且消耗最小的人力、物力、財力管理更多的檔案，只有這樣才能真正加快檔案信息化的建設，提高檔案管理的工作效率與工作質量。

結束語：

綜上所述，本文筆者就事業單位檔案信息化建設進行粗淺的探討，使我們更加清楚的認識到，檔案信息作為事業單位進行決策、分析的重要依據，在構建社會主義中占據著十分重要的地位。因此，如何進一步完善事業單位的檔案信息化建設，將檔案信息化建設真正落實到事業單位的日常章程中，早已目前事業單位進行檔案管理的首要工作，具有十分重要的現實意義。

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（作者單位：黑龍江省社會福利指導中心黨委辦）