淺議高校教學檔案數字化管理存在的問題及對策

[摘 要]隨著高校教學改革的深化，信息技術的發展，傳統的高校教學檔案管理落后于目前實際需求。因此，本文結合院系教學檔案管理實際，分析了高校檔案信息資源管理過程中存在的各種問題，并針對問題提出了高校檔案數字化管理的對策。

[關鍵詞]高校；教學檔案；檔案數字化

一、教學檔案在教學管理中的重要性

教學檔案與教學管理是一種教學質量界面雙向演化的互動過程。教學檔案是在教育教學活動過程中自然形成的，具有形成的過程性與階段性、構成的成套性、內容的專業性等特征。教學檔案記錄著高校教學、科研工作的歷史過程，字里行間蘊涵著高校教學質量、學術水平和管理水平的真實信息，可以多視角地映射高校本科教學工作水平和全校師生的精神境界。它真實地反映學校各項教學改革與建設工作過程以及教學思想、教學方法和教學成果的原貌。

二、高校教學檔案數字化管理中存在的問題

（一）教學檔案的特點制約了檔案數字化管理

高校走在信息化的前沿，但高校教學檔案因其數量大、涉及面廣，且具有連續性、周期性、專業性與通用性并存等特性，使其在信息化管理中還存在諸多問題，不利于高校教學檔案的收集、整理和利用。教學檔案相對于人事、科研、基建、會計等檔案，在高校一直未受到相應的重視，這直接導致了其信息化建設的滯后。盡管教學檔案本身多數已經實現了電子化，但在對其進行搜集、整理過程中，檔案的規范性、完整性、真實性、準確性等無法得到確認。這主要是因為教學檔案分布廣，它分散在學校各職能部門，如招生就業處保留了學生招生就業相關的檔案，二級學院的教學檔案、學生成績檔案、獎懲記錄又分別保留在教師、教學部門、學生工作部門三個地方。這種檔案的管理模式使得檔案的規范化、集約化管理受到挑戰，信息化管理也無從下手。

（二）教學檔案管理手段較落后

盡管各高?；九鋫淞诵阅芰己玫挠嬎銠C等硬件設備，但是由于高校教學檔案管理人員的技術水平較低，一些高校在教學檔案管理方面還采用手工操作完成工作任務，以紙張和案卷為工具進行檔案的收集、整理和檢索，在向相關部門上報檔案材料時，需要準備電子檔案和紙質檔案兩種材料，投入了大量的財力、人力、物力，增加了工作人員的負擔，嚴重影響教學檔案管理工作的效率，而沒有實現教學檔案資源和檔案管理過程數字化。有的即使建立了計算機檢索系統，也只是利用計算機代替手工抄寫案卷目錄，造成了檔案管理軟件功能利用單一，自動化水平較低。加上教學檔案信息的利用率普遍較低。教學檔案信息化管理之后，授課教師可以通過網絡的方式了解教學經驗、內容、教學管理與質量等。但在實踐中，教師利用教學檔案次數很少，大部分老師依靠自身的經驗進行教學，對利用教學檔案進行教學創新的嘗試較少，這也制約了教學檔案的數字化進展。

三、加強教學檔案管理系統的軟硬件設施建設

加強教學檔案管理系統的軟硬件設施建設，我認為可以從整合教學檔案資源、教學檔案管理制度兩個方面的軟件建設著手，這樣對于教學檔案數字化“問渠那得清如許，為有源頭活水來”才有基礎，有了基礎，萬丈高樓平地起，數字化才有牢實的根基；加強教學檔案管理系統的硬件設施建設，建立各類教學檔案數據庫，才能服務教學管理。

（一）整合教學檔案資源

1、整合教學檔案實體

整合教學檔案實體，將分散在學校二級檔案管理部門的教學檔案按照保管期限進行整合，即永久和長期保存的教學檔案全部納入學校檔案館室，短期保存的教學檔案留存二級學院檔案管理。對數字化檔案的整合要實現標準化、規范化，保證整合后教學檔案資源的可用性和共享性。

2、整合教學檔案人力資源，確保教學檔案管理人員的穩定性

整合教學檔案人力資源，尤其是各二級院系的兼職檔案員，一般由教學秘書兼任，在確定教學秘書時，要責任心、使命感強，懂教學工作的人員，平時加強對他們的培訓培養，學校要引入激勵機制，定期考核確保其職稱職務的晉升，這樣才能在仕途上給其提供一個發展的平臺，才能提高兼職檔案員工作的積極性，提升他們的工作能力，從而保證院系教學檔案工作的連續性和穩定性，為整合教學檔案工作提供人力保證。

3、整合教學檔案設備

在教學檔案收集、整理和利用的各環節中，設備投入是必須的，設備的先進與否直接影響了檔案工作效率和現代化建設程度，因此對教學檔案管理設備的整合是非常必要的。各二級院系教學檔案管理設備的配備水平不同，在整合過程中要突出重點，最大限度地滿足教學檔案管理的需求，促進各院系教學檔案管理持續、健康發展。

（二）建立規范和完善的教學檔案管理制度

教學檔案是教學管理的重要組成部分，要根據本校實際情況，制定和完善教學檔案管理工作的各項規章制度，制定教學檔案建設目標，確定教學檔案管理人員的職權范圍，使教學檔案管理人員樹立起強烈的責任心。教學檔案應采取集中分級管理相結合的方法，在學校實行二級管理制度，并建立檔案管理領導小組，確實提高教學檔案的利用率及利用價值，把教學檔案工作與教學管理工作結合起來。定期抽查教學檔案，發現問題及時解決，定期對院系教學檔案管理進行相互交流，促進教學檔案工作的快速發展。

（三）建立各類檔案數據庫，服務教學管理

開放的辦公自動化系統是實現教學檔案管理數字化的基礎。將教學管理的通知、文件和規章制度等信息發布在網上，讓全校師生隨時通過網絡查詢和了解最新的教學信息，改變以往靠電話通知、張貼布告、收發文件等效率較低的管理手段。在教學管理系統中最好設有網絡交流平臺，例如聊天室、BBS貼吧，讓師生超越時空對話，師生互動，給師生提供一個交流平臺。師生可以對教學管理中的問題暢所欲言，并有針對性的深入探討，對教學管理提出自己的思路、意見和建議，賦予師生教學信息的知情權和管理的參與權，讓教學檔案管理成為全校師生共同關注的話題，促進教學檔案管理的公開化和個性化。教學檔案工作為學校教學改革發展提供參考依據，就必須要提供有價值的教學檔案信息。通過建立學籍檔案數據庫，掌握每位學生最原始的信息。實現教學檔案全文存儲與檢索。高校各部門可以快速歸檔電子檔案，也可隨時將原有紙質的教學檔案原件通過掃描儀掃描后存儲到服務器上。在進行檔案查閱利用時，根據各類查詢條件如實習、計劃、專業、課程、總結等快速查找所需要的教學檔案信息。教學檔案管理系統應能實現教學檔案業務管理自動化，包括對檔案的統計、鑒定、借閱、催還和編研等工作。

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基金項目：重慶第二師范學院2014年教改項目（JG2014229），重慶市社會科學規劃項目（2013YBGL172）。

作者簡介：蔣娟（1976-），女，重慶巴南人，重慶第二師范學院綜合檔案室。