高校民生檔案工作實例分析

[摘 要]高校民生檔案是新時期學生、教職工等解決其切實利益問題的重要憑據。本文實例分析了高校民生檔案利用群體和利用內容，并提出幾點工作經驗。

[關鍵詞]高校；民生檔案；實例；分析

隨著社會經濟、科技的快速發展，檔案正逐漸褪去其神秘的面紗，與每個公眾產生著千絲萬縷的聯系。社會公眾對“檔案”的認識不再只是“神秘的檔案袋”里面那些記錄了個人足跡和歷史的泛黃的紙張。高校檔案中的民生檔案材料，是學生、教職工（包括與高校有關聯人員）解決其切身利益問題、提升其生活質量的重要保障，也是促進社會和高校和諧、穩定發展的重要基礎。以下以陜西工業職業技術學院（簡稱：陜西工院）為例進行分析。

1、高校民生檔案利用需求

（1）高校學生的檔案利用需求

在校學生：學生信息核查需查閱學生入學錄取新生名冊；學生代表學校參加一些比賽、競賽、以及參加更高一級升學考試（如：專升本、考研等），亦需到之前就讀高校檔案部門，復印其錄取新生名冊、學習成績等學籍檔案材料。

畢業生：學生畢業后，畢業證、學位證、個人檔案丟失后要補辦，需回母校查閱在校期間的學籍檔案材料；部分企業改制過程中，部分職工人事檔案中報到證丟失，無法辦理養老保險；畢業生出國留學或落戶，需查閱在校期間學籍檔案材料；部分老校友畢與查閱同學家庭住址，或參加畢業周年紀念活動，查閱畢業生合影等；部分畢業生，其戶籍、身份證件及人事檔案中部分身份信息不一致，影響就業、社會福利等，希望能從檔案機構查到其有利檔案信息。

（2）教職工的檔案利用需求

在職教職工：主要利用的是職稱聘任文件、各類獎勵、教科研成果、課程建設、主編參編教材、著作、財務檔案等。

離退休教職工：查閱養老、補貼、醫療等黨和政府制定的有關離退休工作政策性文件；養老金發放情況、各類補貼等財務類檔案。

（3）其他與學校有關聯的用戶需求

近年來，我國各級政府出臺很多惠民政策。如，對歷史形成的“五七工”、“家屬工”、企事業單位聘任的臨時工、五六十年代精簡下放人員等，未參加養老保險的人員辦理參保服務，發放臨時性補貼等。但認定這些人員身份時必須找到證據材料。近年來，來陜西工院檔案部門查閱復印工資憑證、文書檔案等材料，辦理養老、補貼的“五七工”、“家屬工”及臨時工共計54人，精簡下放人員近20人。

由于信息技術在我國起步較晚，2001年之前畢業生學歷信息并未錄入國家學歷信息網，一些企業、各級學歷認證中心來電、來函檔案部門核實學生學歷信息。

2、做好高校民生檔案工作的幾點經驗

（1）高校檔案工作者要樹立正確的檔案工作理念

檔案工作者要轉變“重保管、輕利用”的理念。檔案機構是高校的輔助部門，而檔案利用服務和利用效果的滯后性，致使高校檔案工作一直在高校受重視的程度不及教學、管理等工作，投入也有限，檔案工作開展主要靠檔案部門領導重視和檔案工作人員自覺。由于檔案工作的“不被重視“，檔案工作者在開展工作時態度較為消極，哪些有價值的檔案沒有歸，歸檔材料會不會有人利用、利用率高低，部分檔案工作者并關注。案工作的最終目的是提供利用，沒有利用的檔案工作是沒有任何意義的。只有轉變觀念，從從檔案工作的目的為出發點，更好的服務社會、高校和個人，才能使公眾認可高校檔案工作、支持檔案工作。

檔案工作者要轉變“重工作、輕個人”的理念。高校檔案不但為高校教學、管理、科研等工作提供服務，也是學生、教職工等維護自身合法權益的重要原始憑證。近年來高校民生檔案利用率非常高，這就需要檔案工作者在為學校提供服務的同時，針對學生、教職工等服務對象的需求主動熱情提供服務，以滿足利用者對民生檔案的需求。

（2）不斷豐富檔案資源，優化民生檔案結構

沒有豐富的檔案資源，就如“無米之炊”，無法滿足利用者的需求。

加強對兼職檔案人員培訓與指導。利用每年的檔案工作會議、兼職檔案員會議，以及歸檔時間，普及《檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》等檔案法律法規，同時對業務工作中的具體問題進行指導。

制定詳細的部門歸檔范圍。根據各部門職責制定詳細的歸檔范圍，兼職檔案員才能有據可依，做好預立卷工作——在平時工作中隨時將本部門處理完畢的、歸檔范圍內的文件材料分類、整理、保管，確保民生檔案收集齊全、完整。

征集由于歷史問題遺留在各部門或個人手中有價值的民生檔案材料。以陜西工業職業技術學院為例：檔案工作人員通過與各部門溝通和聯系，征集了歷年畢業學生未帶走的個人檔案、學歷證書、職大學部分學籍檔案等。

（3）以需求為導向，創新高校民生檔案服務工作

對利用率較高的民生檔案目錄摘錄出來，制作各類檔案專題目錄。以陜西工業職業技術學院為例：編制了《歷年錄取新生名冊匯編》、《歷年學籍卡、成績單匯編》、《歷年畢業生驗印名名冊匯編》；職稱文件、表彰、教科研成果、出版著作等方面檔案匯編成冊；將離退休教職切身利益相關的政策性文件進行整理匯編。

大力宣傳館藏民生檔案內容和利用方式。酒香也怕巷子深。通過各種渠道對館藏民生檔案內容、利用方式進行宣傳和介紹。如，在新生入學教育時，讓新生參觀高校檔案庫房，并對其講解館藏內容和查閱方式，在畢業生就業指導課程中增加個人檔案、畢業證丟失補辦手續等；通過學校門戶網、檔案網、展覽、廣播等方式，公開檔案查詢目錄或全文等。

拓寬渠道為利用者提供服務。對來館查閱民生檔案人員提供熱情周到的利用服務；通過網站、電話、傳真，或是委托他人等形式提供利用服務。如，企業、學歷認證中心一般都是通過電話、傳真對學生信息進行核查；身在外地又急需復印檔案材料的個人，可以通過其其委托他人前來代查檔案。

民生檔案是高校檔案的重要組成部分，為學生、教職工和社會公眾“以合法的方式利用任何可以利用的檔案信息”，是新時期高校檔案工作的新要求和發展方向。

參考文獻：

[1]劉振義、秦媛媛、安勇.民生檔案資源數據庫建設思考[J].中國檔案，2014（2）

[2]張秀麗.淺論高校民生檔案管理工作[J].山西檔案2013（S1）

[3]劉社文.高校檔案利用障礙及對策分析[J].云南檔案，2012（9）

作者簡介：張娟，1980.12，女，漢族，館員；工作單位為陜西工業職業技術學院；檔案學本科，行政管理碩士；2008年、2013年連續兩次榮獲陜西省教育廳高教系統檔案工作先進個人。