房地產企業檔案管理工作現存問題及對策

李雪

摘 要：隨著房地產業的迅猛發展，房地產企業檔案管理的內外部環境也發生了許多新的變化，出現了很多新問題，如果不及時解決，將阻礙企業的健康發展。本文通過對房地產企業檔案管理工作現存問題及對策分析探討，以促進檔案管理的現代化、規范化、科學化發展。

關鍵詞：房地產企業；檔案管理；現存問題；應對措施

中圖分類號：F293文獻標識碼： A

一、房地產企業檔案管理工作現狀及存在問題

1、檔案意識不強，檔案利用率低

企業檔案工作對企業的各項工作的開展都具有十分重要的作用，檔案信息資源的有效利用可以為企業帶來巨大的社會效益和經濟效益。但是許多企業長期以來重“藏”輕“用”，對檔案利用產生的社會效益和經濟效益缺乏廣泛的宣傳，因此使企業員工對檔案利用效益知之甚少。由于對檔案工作重視程度不夠，檔案信息資源開發不足，造成檔案利用率不高。

2、重視程度不夠，普遍采取分散管理模式

企業是以營利為目的的獨立經營、自主核算的社會組織，房地產企業主要從事房地產的開發、銷售以及后續的管理和服務等等；由于房地產企業公司內部檔案管理相關的應用技術與開發軟件相對較少，對檔案管理方面的關注度也遠遠不夠。

在企業內部，對檔案管理工作的重視程度普遍較低。大多數人都沒有意識到檔案的重要性，公司的檔案也大都是各部門單獨整理、保管；而且人事檔案、財務檔案這類機密檔案更是單獨存放，這就導致了普遍采取分散管理狀態。

3、歸檔文件齊全完整程度較差

從歸檔文件完整程度來看，由于房地產企業檔案種類多、數量龐大，因此歸檔工作也比較復雜，不認真的話就會出現有些文件光有正本找不到副本，有些文件的批復和請示不完整。還有一些不正式的文件，如公司領導開會時的講話、活動策劃，歸檔時容易忽略；一些關于公司重要活動的照片和錄音這類特殊資料也沒有及時整理保存；房地產企業數量最多的是基建檔案，因此在這一塊很容易出現不是缺少施工資料，就是缺少了房屋開發利用合同等等，導致歸檔的文件不完整。

4、檔案管理制度不健全

因為房地產企業是新興行業，所以有關這方面的專門管理制度還不夠齊全。一些制度在建設方面存在對檔案管理理解不到位的現象，并且對檔案的歸檔范圍界定的不夠明確，致使不能及時對檔案進行歸檔保管，不能有效的開發利用檔案。這些問題對房地產企業檔案管理工作的開展造成了很大的阻礙，嚴重影響了公司對檔案資源的有效利用，對公司的發展產生了影響，使企業經營管理與檔案管理嚴重脫節。建立健全的檔案管理制度是檔案管理的一項基礎性工作，是檔案工作規范化的要求，也是檔案集中統一管理的需要。

二、房地產企業檔案管理工作發展趨勢

1、房地產企業檔案管理信息化

現代社會都是電子信息化的社會，隨著科技的發展，對電子信息的應用也是越來越廣泛。房地產的檔案現代化管理也是如此的。房地產檔案管理要朝著現代化信息化的發展，要把電子管理工程的制度建設起來，把電子信息技術運用到各種檔案考核、檔案管理之中去。同時，也要建立一套非常嚴格、緊密的系統來規范檔案信息系統。檔案管理之中的各種操作程序也是要實行電子信息化。

2、房地產企業檔案管理的簡便化

未來房地產檔案管理將會朝著越來越簡便化發展。房地產的檔案管理一般是一個很繁瑣的工作，管理人員每天都要面對大量房地產檔案的管理，未來這一工作將變得更加簡單。房地產的檔案管理也會在政府人員的要求和政策的實施等方面減少手續，都會降低要求。房地產的檔案辦理程序也將減少，這樣大大加速了房地產企業辦事效率。也同時，推動了房地產企業快速發展，促進整個行業經濟快速發展。

3、房地產企業檔案管理的透明化

隨著網絡信息的快速發展，房地產檔案管理也變得更加透明?，F代社會的經濟發展，人們在追求經濟利益的基礎之上，無形之中增加了人們對經濟財富追求的手段，這樣給社會帶來很大的弊端。未來房地產檔案管理也許會通過網絡管理，讓人們在不同地點、不同時間都可以看到房地產的檔案管理。這樣也增加房地產行業的檔案透明度。

三、加強房地產企業檔案管理工作的對策

1、加強現代化檔案管理人才教育培訓

房地產的現代化發展是需要人才支撐的，培養現代化管理人才是提高產業能力的一個重要手段。房地產檔案在過去幾十年的發展，經歷了傳統的發展模式，由傳統的手寫記錄慢慢地在向著現代化管理轉變?，F代化管理需要現代化管理人才，人才需要教育培訓。所以，房地產企業在培育現代化檔案管理人才的策略是必需的。

2、掌握現代化管理技能，提高綜合素質

以前，檔案材料的形成從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫為主。而電子計算機技術在檔案管理中的運用，可以系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統計等工作，使文件的形成、運行、轉換等各個環節與自動化辦公銜接起來，這種現代化科技手段和先進操作管理技術，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運用。檔案管理數字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。所以，企業檔案管理工作者要結合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息文化的學習掌握上，努力使自己成為具備信息知識和網絡文化的綜合型檔案管理人才。

3、利用現代化技術，提高效率

檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。如利用計算機模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內容打印出來，作為以前的那種以“卷”為單位時案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發揮計算機的管理優勢，減少了手工操作，提高了工作效率，更好的服務于社會。

4、發揮專職檔案人員的創新主體作用

專職檔案人員的創新意識、創新精神、創新能力是改變檔案工作局面的關鍵所在。特別是在機構改革、人事制度改革的今天，隨著各部門工作人員的減少，工作量的增加，檔案工作將面臨更大的壓力。因此，專職檔案人員有必要進行相應的調整和重新定位，提高檔案工作的自身價值，發展檔案事業。

5、加大行業的合作管理

現代化的管理也是需要合作才能實行的。房地產企業檔案管理的過程，需要尋求多個企業的合作，行業的合作也將為房地產檔案管理提供更多的發展空間。各企業在合作的過程之中，可以互相學習，吸收各自的發展經驗和優勢，提高自身的競爭力。房地產的檔案管理在合作和交流之中不斷地進步。

四、結語

房地產檔案管理工作將朝著信息化、簡便化、現代化方向不斷發展。作為新時期的檔案管理工作人員，我們要正確認識檔案管理工作的現狀和未來發展方向，提高工作者的自身素質，主動做好檔案利用工作，力求提供真實的統計數字、文件、資料等，并加工處理、編輯，為科學決策提供依據，實現企業利潤最大化，促進企業健康發展。

參考文獻：

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