淺談如何做好社會保險檔案管理

陳海紅

社會保險檔案管理工作與社會保險的各項業務既緊密聯系又相輔相成，因此，做好社會保險檔案管理工作對社會保險事業可持續發展非常重要。2009 年 7 月 23 日出臺的《社會保險業務檔案管理規定》，為在新時期更好地規范社會保險檔案管理，維護社會保險檔案的完整性、真實性、準確性，發揮好檔案的服務作用有著重要的指導意義。本文就社會保險檔案管理工作的現狀做一分析并對如何打造專業化管理隊伍和依法治檔提出自己的思考。

一、社會保險檔案管理工作的現狀

1.社會保險紙質檔案管理工作不被重視。

當前，很多業內人士對社會保險檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，在計算機技術被廣泛應用的今天，紙質檔案管理工作的重要性不知不覺被淡化了。他們認為，傳統的紙質檔案管理工作可有可無，看不到檔案工作在社會發展中的戰略作用和實際意義，因此，在實際工作中存在著管理不到位現象。面對這種情況，2009 年 9 月 1 日，國家人力資源和社會保障部、國家檔案局聯合頒布實施了《社會保險檔案管理規定》，從歸檔范圍、保管年限、保管內容等方面都做了明確規定。

2.硬件設施不到位。

到目前為止，在很多單位還沒有正規的檔案（館）室，沒有配備專業人員，缺少必要的設備，有些地方和單位僅限于一般調檔、閱檔，沒人查詢時就不管不看，有個登記冊就算管理了。

二、如何打造社會保險專業化的檔案管理隊伍

打造一支社會保險專業化的檔案管理隊伍是社會保險事業發展必須解決好的問題。做好社會保險檔案管理工作是服務社會保險經辦工作，服務民生的具體措施，也是一項實現現代化管理的長遠舉措。社會保險檔案管理工作應與其他工作一樣同部署，同考核，做到年初有計劃、年中有部署、年末有總結。各地區社保檔案管理部門要做到辦公場所寬敞，辦公環境清凈，辦公職責清晰，按照1萬卷配備 1 人的標準配備檔案管理人員，使他們在實際工作中不斷提高自己的專業技能和素質，做到素質出色、業務精湛，準確把握相關的工作方向，不斷提升日常的工作管理水平。同時，要加強社會保險檔案管理的硬件建設，要做到檔案室、辦公室與閱覽室分開，購置檔案專用立式雙軌道密集架，配備空調、計算機、溫濕度記錄儀、吸塵器、滅火器、去濕器等設備，并定期檢查檔案室內外的技術保護措施，做到防盜、防火、防高溫、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防陽光直射，高質量地管理好社保檔案。

三、依法做好社保檔案管理工作

1.立足于法，搞好建章立制

社會保險經辦機構作為社會保險業務檔案管理的法律主體，一方面，要依法為參保單位和參保個人提供檔案的保管和信息查詢服務，確保檔案資料的合理開發和利用。按照相關要求，加強對檔案資料的整理和綜合分析，挖掘其中對服務社會大眾和規范經辦業務管理有價值的各類信息，完善業務流程，改進查詢手段，提高查詢效率，方便參保單位和個人及時便捷地查詢和利用檔案。另一方面，社會保險經辦機構及其工作人員，要按照《社會保險檔案管理規定》嚴格依法履行職責，對不按規定歸檔立卷或不按規定移交檔案，偽造、篡改、隱匿檔案或擅自銷毀檔案的，玩忽職守，造成檔案遺失、損毀、違規提供、抄錄檔案，泄露用人單位或者個人信息等情況，社會保險經辦機構及其工作人員要承擔相應的行政責任和賠償責任，使社會保險檔案管理工作盡快走上標準化、規范化、法制化的軌道。

2.實現檔案管理同現代技術的有機結合

社會保險檔案管理實現數字化、傳遞網絡化、管理動態化，已經成為社會保險檔案管理能否高質、高效的關鍵。社會保險檔案與每位勞動者的切身利益息息相關，隨著經濟社會的不斷發展進步，勞動者流動頻繁，存放于企業和個人手中的參保資料遺失情況時有發生，參保職工與企業之間的勞資糾紛也日益增多，常常要通過查詢社會保險業務檔案來確認一些問題，提供社會保險信息查詢和鑒證也成為社會保險經辦機構為民服務的一項重要任務。因此，在不斷提升檔案管理水平的同時，將社會保險檔案作為一項民生工程來抓是必要的。以信息化建設為切入點，積極推動社會保險檔案的利用率，使社會保險檔案管理工作從“管理型”向“服務型”轉變，為領導決策提供依據，為參保單位和個人查詢、核對各類資料提供依據。利用軟件程序去立卷，并對卷內目錄、案卷目錄、收發文簿等進行隨機錄入管理，就能較快地、準確地查找到檔案信息所在的卷冊或位置，極大地方便檔案管理與利用，提升社會保險檔案查詢的效率。

3.管好用好檔案，拓展檔案服務功能

社會保險檔案是社會保險經辦的真實記錄，是維護參保單位和參保個人切身利益的原始憑據，是國家檔案資料的重要組成部分。開發利用好檔案能更好地促進社會保險經辦，滿足社會保險事業發展和參保對象的要求。在工作中要本著“對歷史負責、對自己負責、對職工服務、替未來著想”的主導思想做好檔案工作。目前，因經濟結構調整，用工形式呈多元化，一些企業過多地考慮自身利益，有選擇地為少部分職工參保繳費，多數職工有意見，維權上訪時有發生。這時候只有社保檔案管理部門能夠準確提供欠費企業的參保日期、中斷繳費時間、歷史參保人數等資料，可為息訪工作提供一些幫助，在為保護企業職工合法權益的同時，也維護了社會的和諧穩定。在社會保險歷次調整退休人員工資待遇時，遇到一些信息不確切時，只有查詢社保檔案，才能確保信息數據的真實、準確、可靠，也才能保證退休人員的切身利益不受損害，才能夠使社會保險的工作更加透明。與此同時，社會保險檔案管理部門還能夠為參保對象提供房屋繼承、存款繼承、最低生活保障、出國簽證等各類證明材料，極大地方便和維護了參保人的切身利益。