機關文秘人員素質與文書檔案管理

（云南省煙草公司普洱市公司景東縣分公司，云南 景東 676200）

一、文秘的職責

文秘作為領導的得力助手，需要負責幾項重要工作內容：

1.記錄

文秘工作人員最常做的工作就是各種形式的記錄，例如電話記錄、到訪記錄、領導講話記錄、會議記錄等。其通過文字的形式將各個情景下所發生的情況記錄下來，以便領導需要的時候進行查閱。

2.抄寫

文秘工作的抄寫不是簡單的從別的文件當中抄寫主要的內容，而是要將一些字跡潦草的內容辨認并抄寫下來，對于不清晰的地方反復修改。除此之外，文秘需要抄寫領導的一些文稿，以便幫助領導節省時間[1]。

3.起草文稿

文稿起草是文秘工作當中最復雜的一環。起草文稿工作大多是和領導共同完成的，通過領導口述表達，將所需起草的事件記錄下來，之后再經由自己的潤色加工，將文稿起草出來。更有些時候，文秘需要收集大量資料，自己擬寫稿件提綱，領導將整個文稿都交由文秘負責。一些領導在起草文稿的時候需要文秘給出建議和參考，由此可見文秘工作的重要性。

二、文秘的重要性及現狀

文秘需要具有良好的個人修養和專業素質。判定一個文秘是否合格，一個文秘是否負責，其重要依據就是考察其知識涵養、道德風范、品德作風。擁有以上素質的機關文秘才能將文書檔案處理的更加得心應手。作為一個稱職的文秘，其在國家特殊崗位上工作的重要責任規定了其要作為領導好助手的任務，具有良好的個人素質，才能管理好文書檔案，將檔案整理得更加精確、詳細。

盡管文秘的工作重要性已經越來越突出，但我國對文秘隊伍的建設卻并不完善。一些基層部門明顯存在文秘人員專業水平不足的現象，除此之外，文秘工作隊伍人員稀少，工作卻繁重，造成崗位極不穩定，人員流動性大的問題。一些機關不重視文秘的培養，只是將其當做普通的檔案管理員或者做簡單的抄寫及資料整理工作。此做法既浪費了文秘工作人員的時間，又降低了文秘人員的工作利用率。

三、培養機關文秘的專業素養

1.機關文秘的責任心

文秘是政府機關的重要工作人員，需要對工作認真、負責。作為領導身邊不可缺少的部分，其職權雖然不大，但其負責的工作卻非常重要。文秘工作人員需要具有強烈的榮譽感，機關致力于培養文秘人員敬業愛崗的精神，除了用實際行動證明自己將工作需要至上，還要牢記自己的本分[2]。做好自己該做的事，不該學習的堅決抵制，不該想的堅決回避。

2.機關文秘的素質

機關文秘應該注重自身素質培養，除了自身文化素質需要加強，以便于順利完成稿件起草等重要工作，更要加強自身道德素質建設。文秘工作需要管理文書檔案，為了將文書檔案更加細致、全面的保存，以確保檔案內容不會被泄露，文秘人員需要具備良好的道德素養。除此之外，文秘應該了解本職工作的性質，了解自身業務的范圍。除了培養自身辦事能力，更要積極學習國家大政方針，遵守法律法規。文秘工作者是領導及政要身邊最親密的工作人員，應當做事公正，不接受其他人員的阿諛奉承，不信奉虛假不實的話。同時，文秘應當具備良好的閱讀和理解能力，對上層領導下發的文件充分理解，對領導的表達細心揣摩。

3.機關文秘的道德

文秘工作人員要具有良好的道德修養，不能因為自己工作的重要性就變得焦躁、傲氣。做人要謙虛、待人要誠懇。積極與同事進行溝通，為人正直，做事公允。作為文秘最重要的是不能做“墻頭草”，要堅定的站在領導的立場，遵循領導的指示做事情。做文秘工作最忌諱不懂裝懂，如果因此將領導的意思轉達錯誤，就會造成無法挽回的損失。文秘需要有嚴格的紀律約束，對公文、檔案等進行嚴格保密，不向他人透露或轉達保密性公文信息?！昂闷嫘暮λ镭垺边@句話在文秘工作人員心中要牢記，做文秘不能有太重的好奇心，不可以私自翻閱公文，不將重要文件帶離工作崗位。作為文秘工作人員要細心，將文書檔案妥善保管是其工作的重要表現。

四、機關文秘人員素質與文書檔案管理的聯系

1.責任心與文書檔案管理

文書檔案管理與責任心之間的聯系在于一個有責任心的文秘會盡心保管文書檔案的完整性，并且保證檔案不被泄露。同時，對于文書檔案的保管需要細心，認真、負責的文秘才能將文書檔案管理得井井有條。

2.專業素質與文書檔案管理

專業素質對于文書檔案很重要，具有良好的專業素質才能起草出好的文書，并對其歸檔處理。同時，擁有專業素養的文秘人員具有系統的管理經驗，文書檔案的管理工作說難不難，卻復雜、繁瑣，需要有經驗的文秘對其進行整理[3]。

3.道德修養與文書檔案管理

道德素養方面對文書檔案的保密非常重要。一個道德責任心強的文秘，不會私自翻閱文書檔案，也不會將之帶到無關工作的環境當中。對文書檔案的妥善保管將關系到后期工作的查閱和參考，為提升領導的工作效率、節省領導時間奠定基礎。

隨著改革開放的到來，經濟市場日益發展，越來越多的機關單位設置文秘職位，為了有效的幫助領導解決困難。相比文秘工作的重要性加大，對于文秘的聘用和培養也成為機關單位的重要考核項目之一。我國機關單位文檔復雜，資料的龐大需要有經驗，有專業素養的文秘配合完成。機關對于文秘管理工作的開展要越發重視起來。

結論

在經濟飛速發展的新社會，越來越多的不正之風盛行，加強對文秘工作隊伍的建設應該成為機關隊伍的重點工作。相信經過無數的考察和實踐，機關文秘隊伍將更加壯大，文書檔案的管理也會越來越順利。