對高校學院辦公室工作中“小事”的思考

【摘要】高校學院辦公室工作要處理很多“小事”，而一些“小事”處理不好，往往會產生不良影響，甚至造成嚴重后果，工作人員務必要培養“細、嚴、實”的工作作風，強化責任感和使命感，提高工作效率和效果，確保大事不誤、小事不漏，樹立良好形象，增強工作合力。

【關鍵詞】高校 學院辦公室 工作作風

【中圖分類號】G64 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2016）03-0084-01

高校學院辦公室是對學院各項工作實施管理的綜合性辦事機構，發揮著上情下達、下情上報、左右協調的橋梁紐帶作用，其工作既包括學科評估、項目申報、財務管理等“大事”，也包括發布通知、保管會議室鑰匙、接電話等“小事”。在實際工作中，一些“小事”處理不好，往往會產生不良影響，甚至貽誤工作、損害形象、影響全局。

一、學院辦公室工作中的“小事”

1.發布通知。學校涉及教師參與的各項工作，都要經由學院辦公室通知傳達，發布通知，是學院辦公室的一項常規性工作。很多人認為發通知就是把事情告知相關教師，是一件簡單的“小事”，但這件“小事”卻會因不同的做法而得到不同的效果。比如傳達某個項目申報通知，僅泛泛通知，教師可能出于各種顧慮，無人申報，如果在廣泛通知的基礎上有針對性的對個別教師重點通知，則會大幅度提高申報數量和質量；邀請外單位專家來訪，僅簡單說明會見地點，對方不熟悉學校環境，可能會花費大量時間尋找，如果附上方位圖，則能節省對方時間，也能確保對方按期到達；時間間隔較長的事件，臨近節點時再通過電話或短信提醒，以免對方事務繁多而遺忘；比較重要的事件，通過郵件、電話、短信等多渠道通知，確保對方及時獲悉。通知，絕不是簡單的告知，多做一步、多從對方角度考慮，則能確保通知的時效性和有效性，從而更好的推動后續工作開展。

2.報送材料。一些辦事人員認為報送材料就是將要求收集的材料在規定的時間內交至指定部門，單純的“一收一交”，看似完成了任務，然而實際上，多數報送的材料需要經領導審閱或專家評審，如果在報送之前再仔細檢查一遍有無錯別字，并調整行間距、字體字號等使頁面美觀，則可以給領導或專家留下好印象，提高材料的認可度。另外，如果報送的材料經過了多次修改，則要確保報送的是最終版本，并要保證紙質材料和電子版本的一致性。報送材料，看似簡單的“小事”，不注重細節，即使材料本身內容再好，一樣會前功盡棄。

3.撰寫文稿。辦文是辦公室工作的重要任務，小到事務通知、大到總結報告，都需要由辦公室的工作人員起草撰寫。在文稿撰寫的過程中，一些辦事人員對結構框架、遣詞造句非常重視、反復推敲，卻忽視了錯字別字、標點符號等“小事”。文稿的結構框架、遣詞造句固然重要，但出現錯別字、用錯標點符號等，則會大大降低文稿水平，如果在文稿的標題、首段等關鍵地方出現錯別字，不僅鬧了笑話，還會使學院形象受損，“小事”變成“大事”。

4.公共物品管理。學院的會議室、電腦、投影儀、照相機等公共物品的使用和管理，通常由學院辦公室負責，這又是一件看似簡單的“小事”：誰用誰登記，用完了還回來。然而在實際工作中，可能會遇到使用時間沖突、過期不歸還、歸還的物品有損壞等情況，如果登記時過于簡單，或者物品歸還的時候沒有檢查是否完好，遇到上述情況就不好處理了。學院應由專人負責公共物品的管理及使用，每學期初對公共物品核實無損壞后，建立登記臺帳，需要使用公共物品的教職工提前申請，物品借出時需登記使用人姓名、借出物品、借出時間等，如果是學生借出還應登記其聯系方式或導師姓名，使用完畢及時歸還，歸還時負責人應檢查物品的完好性。上述程序看似繁瑣，實則保證了國有資產的安全，必不可少。

二、“小事”與工作作風

天下大事必作于細，細微之處見精神、見真功。學院辦公室工作要處理很多日?！靶∈隆?，“小事”處理不好，往往會產生不良影響，甚至前功盡棄，造成嚴重后果。因此，學院辦公室工作人員務必要培養“細、嚴、實”的工作作風，即“細心、細致、精細，嚴謹、嚴格、周嚴，踏實、誠實、實干”，將每件平凡小事、每個工作環節和細節都處理妥當。

1.細心、細致、精細

細心、細致、精細的工作作風要求工作人員了解情況要細、謀劃工作要細、組織落實要細。在了解情況中，要舉一反三，收集、掌握各種可能需要的信息。在謀劃工作中，要加強計劃性，減少隨意性；加強科學性，減少盲目性。在組織落實中，既要有任務指標，又要有操作方法；既要有時效要求，又要有檢查辦法。在工作的每個環節中，都必須認真細致，無論是起草、校對文件，還是統計數字、受理電話，都不能有絲毫的含糊和粗枝大葉，工作不能只圖快，而應精雕細刻，堅決杜絕“馬大哈”作風。

2.嚴謹、嚴格、周嚴

嚴謹，是指在說話、辦事、寫作、匯報等方面，堅持嚴肅謹慎的態度，認真負責，以事實為依據，不胡編亂造；了解清楚事情的前因后果、來龍去脈，不盲目從事。嚴格，是指以工作紀律和規章制度嚴格要求自己，一絲不茍，決不降低工作標準。周嚴，是指對工作考慮得周到嚴密，認真分析各種可能出現的問題并做好預案，不限于簡單的完成任務。

3.踏實、誠實、實干

踏實，指不浮躁，忠于職守、愛崗敬業，腳踏實地地干好本職工作，用優質服務贏得師生員工的支持與信任。誠實，指在工作中，如實反映成績和錯誤，杜絕捕風捉影、生編硬造、掩蓋矛盾、弄虛作假、文過飾非等不良習氣。實干，指求真務實，將上級精神與學院實際緊密結合，扎扎實實地開展工作，在落實和效果上下功夫，而不滿足于表面上的轟轟烈烈。

在學院辦公室的工作中，沒有絕對的大事、小事之分，大事中有許多小事不能忽視，小事中存在的責任非常重大。細微可不慎，堤潰自蟻穴。任何事情的發展都是量變到質變的過程，困難的命題需要一步步細微的推敲才能證明，碩大的工程需要一磚一瓦日積月累才能完成。學院辦公室工作人員應該堅持以學校、學院的事業為重、以師生員工的利益為重，從大事著眼、從小事著手，培養“細、實、嚴”的工作作風，強化責任感和使命感，提高工作效率和效果，確保大事不誤、小事不漏，樹立良好形象，增強工作合力。

參考文獻：

[1]張英杰.以精細化管理加強學校內涵建設[J].云南民族大學學報，2011（5）：5-11

[2]張雅君.試論高校的細節管理及其制度化[J].世紀橋，2006（9）：90-92

[3]葛建年，張建國，徐勝.高校管理哲理芻議[J].理論與實踐，2006（5）：100-103

作者簡介：

馬慧（1984年1月-），女，漢族，陜西西安人，碩士，工程師，研究方向：高等教育管理。