加強檔案基礎工作 推進檔案管理現代化

王海英

【摘要】檔案工作不僅種類較多，而且涉及的領域較廣，內容十分繁瑣，因此需要做好檔案基礎工作，充分的認識到檔案基礎工作對檔案管理現代化實現的重要意義，并對檔案基礎工作中的薄弱環節進行分析，從而采取積極的應對措施，加快推動檔案管理現代化的目標的實現。

【關鍵詞】檔案基礎工；檔案管理現代化；作用；規范化

為了能夠更好的推動檔案管理現代化的建設進程，我們需要對檔案基礎工作給予充分的重視，從抓好基礎工作開始，有效的提高我國檔案管理工作的質量和效率，為檔案管理工作的可持續發展奠定良好的基礎，加快推動檔案工作規范化和標準化，確保更好的促進檔案管理現代化的進程。

一、檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用

檔案管理現代化推動過程中，規范化和標準化是其中非常關鍵的兩個環節，而這兩點的實現又與檔案基礎工作具有直接的關系，只有做好檔案基礎工作，才能有效的提高檔案管理效率和水平，因此在檔案工作中，需要進一步對檔案基礎工作進行完善，確保檔案管理現代化水平的提升。

（一）檔案管理的規范化和標準化。衡量檔案管理水平主要以現代檔案管理的規范化和標準化作為重要指標，但由于一些部門對檔案管理工作缺乏重視，這也導致一些無效檔案產生，因此在檔案管理工作中，需要對現有的檔案進行有效的整合，提高檔案管理的規范化和標準化，為檔案管理效率的提高奠定良好的基礎。在檔案基礎工作建設過程中，不僅需要提高檔案查找的工作效率，而且還要提高檔案的完整性，在具體工作中，需要對檔案進行分類管理，并對檔案的頁碼和信息進行歸類，以此提高現代檔案管理的規范化和標準化水平。

（二）檔案檢索的準確性。在檔案基礎性工作中，檔案信息輸入和檔案歸類是其中非常關鍵的內容，做好這兩項工作，對于檔案日后的查找和管理具有極其重要的意義。特別是在信息技術在檔案管理工作中廣泛應用的新形勢下，利用信息技術將檔案信息輸入到信息庫，可以為檔案檢索和使用帶來更多的便利。同時還要正確對檔案進行分類，確保信息輸入的準確性，這樣才能為及時、準確的找到檔案信息奠定良好的基礎。

（三）檔案的利用率。在檔案基礎工作開展過程中，往往會根據檔案的輕重緩急來對其進行分類，將一些重要的檔案信息進行優先加工，從而將一些具有重要價值的檔案挑選出來，確保檔案利用效率的提高。同時在檔案信息輸入信息庫過程中，需要進一步對檔案檢索進行完善，以此來有進一步提高檢索的效率，以實現及時、準確的找到所需要的檔案信息。

二、檔案基礎工作中存在的問題

在社會發展過程中，檔案的數量呈不斷增長的趨勢，不僅檔案數量繁多，而且其內容也較為龐雜，在查閱過程中需要耗費較長的時間。長期以來在我國檔案管理工作中，一直側重于保管，而且在不同時期檔案整理規格和要求也存在一定的差異，檔案基礎工作十分薄弱，存在著諸多問題。

（一）一卷多冊現象較為常見。這主要是由于在檔案基礎工作中，檔案檔號和目錄號沒有明確，從而導致一卷多冊問題發生

（二）案卷標題不規范。不僅案卷標題各基本要素缺乏，而且還無法對其主題內容進行深入反映，存在著許多沒有標題的現象。一些沒有涵蓋在案卷標題中的內容會對檢索帶來較大的難度，從而導致這些案卷無法得到有效的利用。

（三）案卷頁碼、組卷及卷宗厚薄缺乏統一的標準。在檔案基礎工作中，案卷中存在未標示頁碼的問題，這就導致一旦發生掉頁和缺頁現象時很難被及時發現。組卷混亂現象較為嚴重，組卷缺乏統一的標準，按各種形式組卷的現象較為常見。另外，卷宗在厚薄上存在較大的差異，部分一二頁紙即為一卷，有的甚至上百頁紙才歸為一卷。特別是對于一些檔案數量較為龐大的部門，這類問題尤為嚴重。

三、提高檔案基礎工作水平，推進檔案管理現代化

（一）全面普查案卷。這是實現檔案管理標準化、規范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案管理部門，由于多年來未做全面的清查，加之移交單位劃分保管期限不準，不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件，所以要剔除這些無用的文件，避免今后實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。

（二）重新組合案卷。將那些組卷過厚內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

（三）統一分類號。計算機檢索的顯著優勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性在分類過程中，首先根據《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經常組織大家統一認識統一標準，盡量做到前后標引一致，同一類文件標引一致，從而達到標準化和規范化管理。

（四）用“關鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率?！爸黝}詞”雖然有規范統一的功效卻同時存在著查找煩瑣、效率較低的弊端，在實際工作中可以采取以“關鍵詞”替代“主題詞”的做法。即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內容的詞匯關鍵詞進行標識待錄入計算機后利用計算機批量處理的功能進行處理。這種做法不僅解決了手工標引速度慢和計算機自動標引不準確缺點，而且解決主題詞詞義含量問題分屬關系 。

四、結束語

檔案不僅種類繁多，而且涉及的范圍較廣，在現代檔案管理工作中，各項檔案基礎工作都具有非常重要的作用。檔案基礎工作所面臨的工作量較大，這就需要在具體工作中要充分的利用計算機檢索系統，對檔案質量和結構進行優化，確保其合理性，從而為推進檔案管理現代化奠定良好的基礎。

參考文獻

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