如何幫助政協委員做好企業文化檔案工作的探討

林芳

摘 要：隨著社會經濟的不斷發展，企業文化檔案的相關工作顯得尤為重要，特別是對企業具有重大保存價值的各種檔案資料，應引起相關部門的重視。幫助政協委員做好企業文化檔案工作也關系到社會主義市場經濟的良性發展，且意義重大，但相關研究仍然較少。本文即從企業文化檔案的歸檔范圍、歸檔要求、檔案保管期限、檔案的保管工作與檔案利用等幾方面探討如何幫助政協委員做好企業文化檔案工作，希望為相關工作提供科學的經驗借鑒。

關鍵詞：政協委員；企業文化檔案

一、問題引入

“管理好一個企業，務必抓好三件事：企業政治、企業經濟、企業文化，這是搞好企業的三個支撐點。作為培植積極向上意識和風尚的企業文化，在企業科學管理中，它的現實意義愈來愈顯得重要?！雹倨髽I文化是企業在長期發展過程中形成的精神財富，是企業員工智慧的結晶?，F代企業數量眾多，市場競爭激烈，企業文化更是對于企業特色品牌宣傳、企業凝聚力鞏固、企業價值提升具有重要意義。國外一些長盛不衰的企業，都極為重視企業文化對于企業特色品牌宣傳、企業凝聚力鞏固、企業價值提升的重要意義。我國市場經濟雖然起步較晚，但在現代企業數量眾多，市場競爭激烈的市場環境下，企業文化建設更應得到重視。然而企業文化并不是憑空存在的，必須有所依托。企業文化檔案就是在企業長期發展過程中所積累的，有關企業文化的，對企業具有重大保存價值的各種檔案資料，其中包括實物資料、圖像、音視頻資源、文字資源。企業文化檔案是企業文化的外在化體現，也是企業文化延續的重要保證；企業文化檔案的保存和管理是不僅僅是企業檔案管理的一部分，更是企業文化建設的重要環節。政協委員做好企業文化檔案工作對于我國企業形象的確立以及社會主義市場經濟的良性發展意義重大，近年來所受重視程度也不斷提升，但相關研究仍然較少。本文即從企業文化檔案的歸檔范圍、歸檔要求、檔案保管期限、檔案的保管工作與檔案利用等幾方面探討如何幫助政協委員做好企業文化檔案工作，希望為相關工作提供科學的經驗借鑒。

二、幫助政協委員做好企業文化檔案工作的具體措施

幫助政協委員做好企業文化工作涉及到兩個層次，首先，企業必須做好企業文化檔案建設管理工作，這也是一切相關工作展開的基礎；其次必須針對政協委員的工作性質提供必須協助。下面就將針對以上兩點進行具體說明。

（一）明確企業文化檔案的歸檔范圍及部門職責

一般來講，涉及企業文化的檔案資料包括以下幾類：1.企業的各種標識包括企業的標志以及企業下各子產品品牌的標志；2.企業精神的外化物，例如企業歌曲、箴言訓條等；3.企業的各種榮譽象征，包括榮譽證書、獎杯、錦旗等；4.涉及企業文化的實物，例如公司歷來使用的各種標牌、具有典型意義的公司用品；5.公司重要文案資料包括企業制度程序、企業要事記錄、企業重要人物會議發言總結、企業各類活動記錄、企業參加社會公益的情況記錄、企業宣傳廣告資料以及企業杰出人員履歷等。

企業文化檔案的管理離不開企業各部門明確職責分工，例如，在企業人力資源部門應該及時提供正在開展活動或辦理重要業務的部門及人員信息；檔案管理部門應在活動或業務結束后及時收集分類涉及企業文化的重要信息、資料，并進行合理分類，具體來講凡是有關企業文化的，對企業具有重大保存價值的各種檔案資料，其中包括實物資料、圖像、音視頻資源、文字資源都應成為收集保存對象；同時企業總部和各地分部應就工作做好協調，設置專門人員、調配專用資金進行相關工作，企業總部應將分部的文化檔案工作列入工作考核項目之一。

（二）遵循企業文化檔案的歸檔要求

總的來講，企業文化檔案歸檔要注意以下幾點：首先必須明確不同來行檔案資料的特點及價值，既要使各種檔案資料圍繞企業文化這一主題有機聯系，又要明確不同類型資料的特點及價值，廣泛收集與重點保存并重，資料保護與方便利用并重。

參照檔案管理工作的先進經驗，具體可以采取以下措施：1.歸檔的企業文化資料必須做到檔案種類齊全、資料數量完整、質量可靠，例如文件資料的印刷效果、音視頻資料的錄制效果；2.歸檔材料的整理必須細致認真，既要保存資料主要內容也要同時保存重要附件，例如手稿與最終文件、文件答復及處理情況、文件原件與后期復制資料、各種文字的刊印發行版本，不能有所遺漏；3.文件包含材料較多的應注意保存的邏輯順序，保持文件保存的已執行與邏輯連貫性，一般來講要遵循先批復文件后請示文件、先正件后附件、先初稿后定稿的順序；4.文件整理應注意序號化和層次化，做到文件序號明確、頁碼明確。若是需要進行裝訂的文件，要在文件有文字面統一位置編寫頁碼，一般是在材料正面右上角與背面左上角；如文件不需要裝訂，也應注意文件右上方進行明確編號，其他類型的企業文化資料，例如音視頻資料也應有單獨的種類號與資料號；5.企業文化資料分類必須做到精細化，具體來講，不同保存期限、保存價值、保密程度的文化資料應做到分級管理，同時做好目錄登記。整理分類過程中，不可隨意更改資料內容，不可隨意簡化、增刪資料目錄信息；對于目錄信息缺失的要在認真調研基礎上重新擬寫，并將考證過程詳細記錄隨之收錄；6.音視頻資料也應配以必要的文字說明，例如主題，主要內容，錄制地點、時間、人員等等。

（三）對文化檔案信息分類設立檔案管理期限與保密級別

企業文化檔案分類管理的最重要兩個方面便是檔案重要程度與檔案保密程度。

企業文化檔案重要程度直接決定檔案保存期限，企業文化檔案可以分為永久保存類、長期保存類、短期保存類三種。根據檔案管理的一般經驗，保存時間15至50年的為長期保存類，短期保存類則是保存時間3至15年的檔案資料。一般來講，永久保存的企業文化檔案是指涉及企業文化主體和企業基本歷史沿革、對企業未來發展具有重大價值的檔案資料。長期保管類檔案材料則是指企業的一般性業務及活動，對企業較長時間發展有一定參考借鑒意義的企業文化檔案材料。其余的有一定文化價值意義的資料則是短期類企業文化檔案資料。

其次還應區分企業文化檔案資料的保密程度。根據檔案的保密程度，可將企業文化檔案分為一般檔案與密級檔案。一般來講，密級的企業文化檔案分為機密和絕密兩類。企業文化檔案密級設定必須遵照嚴格程序，一般首先是檔案提交者提出密級參考意見，企業的總部相關機構負責最終決策。不管是機密檔案和絕密檔案都必須在規定場合進行調閱，不得私自帶離；且必須在相關部門同意的基礎上才能進行檔案復制；且調閱人身份職位等必須達到調閱要求才可以。密集檔案經相關部門審核后可以進行解密，作為一般檔案保存。

（四）嚴謹的企業文化檔案管理與高效的企業文化檔案利用并重

企業文化檔案管理的最終目的在于企業文化檔案的合理高效利用，幫助政協委員做好企業文化檔案工作的基礎是實現企業文化檔案的良好管理，但同時應注意方便政協委員對企業文化檔案的利用。政協委員對企業文化檔案的調閱可以給予一定方便，但也必須在企業上級有關部門，一般是人力資源管理部門的批準下進行。企業必須為政協委員提供高效便捷的企業文化檔案借閱手續辦理，為政協委員提供詳實、充足的企業文化檔案供其研究，同時如果企業條件允許可以派熟悉企業文化檔案的人員協助政協委員開展相關工作。

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