房地產企業建設工程類檔案的管理與歸檔探究

何敏

摘 要：房地產檔案數量越來越多，檔案材料種類越來越多?？紤]到房地產產業的長遠發展，分析房地產企業檔案管理和歸檔工作是非常有必要的。文章主要從四個方面探究了房地產企業建設工程類檔案的管理和歸檔，這四個方面主要包括房地產企業建設工程類檔案的內涵、工程類檔案分析的種類及其作用、房地產企業建設工程類檔案管理與存檔過程中的注意事項和房地產工程類檔案管理的有效措施。

關鍵詞：房地產；工程類檔案；歸檔；管理

1 房地產企業建設工程類檔案的內涵

首先，所謂的房地產企業建設工程類檔案指的是與工程息息相關的重要活動、記載工程建設的主要過稱和現狀以及保存價值的各種載體的文件，并且依據國家對建設工程歸檔的一些要求，進行歸檔形成的實體檔案。

其次，當前房地產建設工程類檔案的管理和歸檔中還存在著許多問題。第一，目前沒有專門的檔案進行專業化的管理。出現這種現象的原因主要有兩個，其一為了節約成本，好多房地產企業的管理層或者是決策者對檔案的管理不夠重視，常常由工程內業崗位上的或者是行政人員來兼任。其二，如今的檔案專業的大學生畢業后選擇從事私營或民營企業檔案管理工作的是很少的。第二，檔案實體管理混亂。據了解，對于大多數房地產企業，他們產生的大量檔案沒有進行鑒定、分類、歸檔、組卷和編目，以此沒有形成整套的檔案管理流程，一般是亂堆亂放。由此導致在查找特定檔案時，查找率非常低。第三，沒有足夠的檔案經費。在企業的運營中，對于檔案管理的經費，比如實際用于購買檔案相關的管理軟件、改善硬件設施和人員在職培訓等的費用經費不足。第四，存在檔案泄露問題。缺乏統一的檔案管理系統、檔案專業人員、檔案管理的整體思路，所以在在檔案管理過程中常會出現信息丟失或泄露，紙質檔案一般情況下是存放在指定的倉庫中的，隨著文件檔案的日益增加，好多的管理者重視新存入的檔案而忽略以前的檔案，這樣對倉庫管理人員產生直接的影響，使得他們工作怠慢，從而會造成檔案丟失甚至是為了利益而出賣企業機密的現象，進而導致文件檔案泄露。

2 工程類檔案分析的種類及其作用

工程檔案分析主要分為三大類，即文字式、列表式和文字列表式。文字式，是以文字總結的形式對檔案的數量和質量信息進行全面的總結分析，比如檔案利用情況匯總和檔案情況匯報提綱等。列表式是以列表的形式對檔案的數量和質量進行全面直觀地表述的情況。文字列表式是把文字式和列表式進行結合，內容有文字也有列表，比較直觀、全面、系統和詳細。

通過對所存檔案進行詳細系統的分析，可以掌握檔案的數量和質量情況，比如館藏情況和利用情況等，然后為利用者和決策者提供所需資料。尤其對于房地產企業建設工程檔案來說，檔案分析是極其重要的，不僅能夠比較全面地了解工程運營的全部情況還能夠通過比較避免一些項目中反復出現的一些問題，從而有利于節約開支和優化工程的進程。

3 房地產企業建設工程類檔案管理與存檔過程中的注意事項

《建設工程文件檔案整理規范》對工程類檔案的歸檔范圍進行了詳細描述。對于綜合性文件，主要包括項目建議書批復和項目建議書、用地申請報告、國有土地使用權出讓合同、工程地質和水文地質勘察報告、征地拆遷安置等有關協議等等。對于土建和安裝質量保證資料，主要包括開工報告、鋼材質量證明單、單位工程質量竣工驗收記錄、竣工工程申請驗收報告、主體結構分部工程質量驗收報告、實驗單匯總表和安裝材料與設備合格證等。對于土建工程竣工文字材料，主要包括工程定位測量資料、圖紙會審記錄、地基處理記錄、土壤各種實驗報告、材料的出廠證明文件、材料的出廠檢測報告、隱藏工程的檢查記錄和商品混凝土出廠合格證等等。對于竣工圖。包括各種專業的竣工圖和綜合圖，而其中各種專業的竣工圖又包括建筑、給排水、結構、電氣、消防、裝修和通通風等，綜合圖又包括建筑、水景、綠化、道路、照明、建筑小品等的平面布置。

工程類檔案的歸檔質量方面也有一些需要注意的事項。比如，工程類檔案的內容必須證實有效和準確，并與實際工程相一致；工程類檔案的內容和濃度必須和國家的相關的設計、勘探、施工和監理等方面的標準、技術規范和規程相符；已經歸檔的檔案必須為原件；工程類檔案必須保持自己清楚、圖標整潔和圖樣清晰并保證蓋章手續完備；工程類檔案的圖紙必須采用國家標準的圖幅；工程類檔案所用的紙張需要采用適宜長期保存的紙張，圖紙常常采用藍曬圖，竣工圖一般采用新藍圖，如果使用計算機出圖，那么所出的圖必須清晰，不能夠使用復印件；所有的竣工圖必須加蓋竣工圖章。

工程類檔案在立卷原則、要求和方法上的注意事項。在立卷原則方面，需要遵循工程類文件的自然形成規律，并且保持卷內文件的一定聯系，當某個工程項目是由多個單位工程構成時，那么工程文件就要按照單位工程來組卷；在立卷要求方面，在立卷過程中，案卷不要太厚，不要出現重復的文件，對于不同載體的文件要分別組卷。在立卷方法方面，工程類文件按照建設程序可以劃分為五個部分，分別為工程準備階段的文件、實工文件、監理文件、竣工圖和竣工驗收文件。

工程類文件卷內檔案的排列方面的注意事項。工程類文字資料應該按照事項和專業順序排列，其中屬于同一事項的請示和批復及同一文件的定稿和印本，還有主件和附件都不能分開，并且按照一定順序排列，批復在前請示在后，印本在前定稿在后，主件在前附件在后，而圖紙需要按照專業進行排列，相同專業的圖紙應按照圖號順序排列，文字和圖紙均有的案卷，文字材料在前圖紙在后。

4 房地產工程類檔案管理的有效措施

提升管理人員的專業素質。在建立完善的檔案管理制度外，為了高效地執行檔案管理工作，對檔案管理組織的業務水平有很高的要求，需要綜合素質優秀的檔案管理人員，想要提升管理隊伍的水平，就需要房地產企業對房地產檔案管理人員不斷進行針對性的培訓，加深他們對檔案管理工作的認識，意識到檔案管理工作的重要性并通過培訓提升他們在檔案管理方面的技能。

與時俱進。隨著房地產檔案的數量的增加，與其對應的種類也在增多，因此為了幫助用戶全面利用房地產檔案和有效促進檔案管理工作的進行，必須與時俱進，強化對房地產檔案的現代化管理。

完善檔案信息檢索體系。注意對房地產檔案資料進行系統的整理，尤其是對于其中一些錯漏信息的整理，做好對檔案賬目的核實；做好檔案編目工作；注意對房地產電子檔案進行備份，避免數據丟失。

5 總結

綜合上面的分析，我們可以看出，房地產工程類的檔案是和民生息息相關的檔案，如果管理不合理，勢必會對建設社會主義和諧社會帶來一定的影響的，所以我們一定要按照有關法律法規做好檔案管理工作，為全面實現小康社會打下堅實的基礎。

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