文秘行政管理能力培養途徑探析

王榮 曹昆

（國網安徽省電力公司潛山縣供電公司 安徽潛山 246300）

文秘行政管理能力培養途徑探析

王榮 曹昆

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改革開放以來，隨著市場經濟的迅猛發展以及市場競爭愈加激烈，現代化企業的發展對文秘行政管理能力提出了更高的需求，文秘不僅僅作為一種文職崗位存在于企業中，同時也有著銜接各部門工作的行政職能，文秘的行政管理能力關乎著企業的日常辦公效率。本文從文秘的定義與特點入手，對培養文秘行政管理能力的作用與策略進行了探討。

文秘；行政管理能力；培養

前言

文秘工作在現代化企業發展中的地位日益重要，逐漸成為輔助企業行政管理的重要助手，可以對領導層決策與基層員工反饋進行上傳下達。培養優秀行政管理能力的文秘可以推進企業制度化、服務化的發展進程，有利于提升企業的行政管理水平?；谶@一現狀，對文秘行政管理能力培養途徑進行探討具有著一定的現實意義。

1 文秘崗位的概述

所謂文秘，主要指的是從事秘書與文書職責的工作人員，文秘工作的主要構成就是文字書寫與日常接待事務，在不同語境下，文秘既可以指代為文秘工作人員，也可以泛指為文秘工作崗位[1]。文秘工作具有職業性與多樣性的特點，如圖1所示，文秘工作不僅要求文秘具有系統的職業核心能力，還應當具備多樣的職業基本能力。與此同時，文秘行政管理工作的開展大多是從企業的整體角度出發的，主要包括企業對外公關工作、對外事務的處理、部門間管理工作的協調等等，文秘的行政管理工作具有很強的公共性。

圖1 文秘綜合能力邏輯圖

2 培養文秘行政管理能力的作用

2.1 有利于提高文秘的工作效率

找到合適的途徑培養文秘的行政管理能力，有利于提升文秘的工作效率，有利于文秘人員掌握高效的行政管理技巧。在企業日常管理過程中，高效的行政管理技巧有利于文秘擔負起企業辦公運轉的中樞智能，可以有效地協調企業辦公活動的各項事務?，F階段文秘這一崗位往往僅被單純地看做文職崗位，難以獲得相應的行政管理培訓，導致文秘的工作多以基礎性工作為主，難以幫助文秘人員獲得綜合能力的提升。

2.2 有利于增強文秘的書寫能力

在文秘的日?；A性工作中，書寫任務占了很大的比重?，F階段文秘行政管理培訓的不足導致文秘書寫能力的不足，書寫的內容往往流于形式，缺乏系統的實踐支撐。通過合適的途徑培養文秘的行政管理能力，可以有效地提升文秘的實踐能力與理論水平，通過提升文秘的綜合能力有效地增強文秘的書寫能力。在優秀行政管理能力的指導下，文秘可以運用綜合性的知識與技能，在書寫內容中體現優秀的實踐價值。

2.3 有利于培養文秘的服務意識

我國絕大多數的文秘工作都存在特殊性，在工作過程中往往只側重于日常工作的進度以及工作開展的效率，服務意識較為薄弱，難以擔負起上傳下達的樞紐職能。通過合適的途徑培養文秘的行政管理能力，有利于文秘梳理清晰企業間管理這與被管理者之間的關系，從而深刻認識到服務意識在日常工作中的重要地位。通過培養文秘的行政管理能力，不能可以提升文秘的工作效率與質量，還可以幫助文秘樹立起自身的服務意識。

3 培養文秘行政管理能力的策略

3.1 積極開展行政管理知識的培訓

為了培養文秘優秀的行政管理能力，可以根據企業實際工作情況以及文秘自身的行政管理能力基礎，開展一系列的行政管理知識培訓，進而實現企業行政管理能力的提升[2]。首先，企業可以制定相應的行政管理培訓課件，聘請專業的培訓人員開展培訓講座，通過如圖2所示的培訓課堂將行政管理知識傳授給文秘工作人員。在培訓結束之后，應對文秘行政管理能力的掌握情況進行實時跟蹤，并及時地進行考核，對于成績不理想的文秘工作人員應進行再次培訓，從而有效地提升文秘人員的行政管理能力。

圖2 文秘行政管理能力培訓講座

與此同時，企業可以選取內部行政管理能力較為突出的文秘人員作為培訓人員，由這些行政能力突出的文秘人員負責其他文秘工作人員的能力培訓。在培訓過程中可以采用責任制的培訓形式，將行政管理人員的業績同文秘行政管理能力培訓相掛鉤，對取得了良好培訓效果的行政管理人員進行適當的嘉獎，對于培訓效果較差的行政管理人員進行適當的懲罰，利用適當的獎懲制度激發行政管理人員的工作積極性。

3.2 建立行政管理技能實踐平臺

文秘工作不僅存在一定的文職性，而且存在相當程度的實踐性，因此在行政管理過程中可以通過建立行政管理技能實踐平臺培養文秘的行政管理能力。企業可以根據企業的實際情況，為文秘工作人員提供相應的管理實踐崗位，利用一系列的技能實踐有效地培養文秘的行政管理能力，當文秘的能力水平達到了崗位要求后，即可獲得這類崗位的入職機會。在此類行政管理實踐崗位中，可以充分發揮出文秘的行政管理技能，不僅可以進一步培養文秘的行政管理能力，而且有利于實現文秘人員的自身價值，從而提高文秘人員的工作積極性。在文秘開展行政管理工作時，企業可以組織相應的行政能力考核小組，根據文秘實際行政管理表現進行考核工作，深入分析文秘行政管理工作的薄弱點，從而進一步提升文秘的行政管理能力。在文秘經過了一定時期的行政管理崗位實踐后，企業可以根據實際的經營生產情況組織相應的技能比賽，通過這種行政管理比賽的形式，可以為文秘提供相應的行政管理實踐平臺，通過營造良好的行政管理氛圍，可以有效地幫助文秘了解到自身工作能力的不足。

3.3 構建行政管理經驗交流機制

通過構建行政管理經驗交流機制，可以實現文秘對于行政管理經驗與心得的資源共享，有助于文秘在良好的經驗交流氛圍下提升其行政管理能力，可以有效地提升文秘的日常工作效率[3]。為了建立相應的行政管理經驗交流機制，可以利用現代化互聯網信息技術，構建相應的資源交流平臺。通過構建網絡式的經驗交流平臺，可以提升文秘參與經驗交流的便捷性與及時性，文秘可以利用網絡平臺同企業其他文秘人員溝通工作經驗，通過反饋自身在行政管理方面的疑問與不足，獲得有經驗的文秘人員的幫助，從而提升文秘行政管理能力的培養效率。同時企業可以加強同其他企業間的合作，與其他企業聯合開展行政管理經驗交流會，從而實現企業間文秘行政管理經驗的資源共享，通過資源共享可以在不同程度上提升各企業的行政管理水平，從而提升企業的綜合能力。

3.4 對文秘的行政管理職能進行明確定位

現階段絕大多數企業對于文秘的職能定位都停留在文職工作方面，未能全面地體現出文秘的行政管理職能。因此在培養文秘行政管理能力的過程中，需要對文秘的行政管理職能進行明確定位。企業可以結合實際運營狀況，賦予文秘一定程度的行政管理權限，鼓勵文秘利用自身的行政管理權限，開展相應的行政管理工作。通過給予文秘一定的實踐平臺，可以使其管理能力得以提升。與此同時，可以將文秘的行政管理水平同績效向掛鉤，通過合理的獎懲制度，激發起文秘行政管理的積極性，使文秘積極參與到行政管理工作中，由被動的能力培訓轉換為主動的能力實踐，從而有效地培養文秘的行政管理能力，提升文秘的實際工作效率。

4 結論

總而言之，文秘崗位是關乎現代化企業生存與發展的重要崗位部門，在企業運行過程中發揮著重要的樞紐職能。文秘行政管理能力的高低，直接影響著企業發展的未來走向以及市場競爭力。因此企業不能單單地將文秘看做簡單的文職工作，應當重視起文秘行政能力的培養力度，通過開展行政能力培訓、構建經驗交流平臺、構建能力實踐平臺等培養途徑，提升文秘的行政管理水平。

[1]張露萍.文秘行政管理能力培養研究[J].赤峰學院學報（漢文哲學社會科學版），2015，02：108～110.

[2]李鶯.探析培養高效行政文秘職業能力的對策措施[J].現代經濟信息，2011，19：41～42.

[3]劉鳴曄.論如何做好行政文秘工作[J].科技風，2013，10：224.

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