淺談人事檔案管理工作如何適應新形勢的需要

王芳

【摘要】隨著改革開放的不斷深入及經濟發展的持續推進，社會對各類人才需求的數量、種類及結構也在發生著很大的變化。為了更好的利用人才，挖掘出各類人才的潛能，以便使他們更好地服務于社會，做好人事檔案的管理工作是十分必要而且極為迫切的?，F階段實現人事檔案的正規化、信息化管理才是做好上述工作的基礎。筆者從人事檔案的幾種現代化管理模式展開闡述。

【關鍵詞】人事檔案；管理工作；新形勢需要；措施

由于我國國民經濟的持續快速發展，所有單位的歷史檔案的保管工作亦產生了前所未有的變化。各級各類部門檔案管理行為正逐漸趨于規范化、科技化，由此對我們的歷史檔案存儲保管、現實運用過程擬訂了更先進的考核基準。歷史檔案的內容包括每個人的歷史資料記錄及其各種相關證件，它如實、清晰地地記載著每個人各個階段的政治表現、品德修養、業務水平、學識深淺、工作業績等各種情況。給組織管理部門完整地、客觀地審核、考驗及啟用所需人才提供歷史檔案依據。

1、加強人事檔案的程序化管理

我國當今市場經濟模式的構建，還有人事管理制度改革的不斷推進，其都給社會檔案的管理過程充實進了嶄新的內涵，而且對此項工作制定出了更為嚴格的考核標準。在現實這樣一個嶄新的歷史階段，我們一定要展望未來，利用更嚴格的標準、全新的觀念做好干部檔案管理工作，尤其是要遵循檔案管理業務的特數化要求，力推其程序化管理進程，依照相關的規范化管理流程、超?；季S及有關法律條例及執行程序體系確確實實履行好歷史檔案的管護職責。

要完成此項管理任務，亟待要求現階段的歷史檔案保管人員仔細揣摩關于歷史檔案保管的所有歷史檔案管護的工作條例、運作體系，徹底改善執行管理條例的業務運作水平及增強管理實踐能力；第二，須樹立規范化管理觀念，完善所有工作程序，理順業務運作流程。達到對所有歷史檔案保管工作科學化執行、檔案查閱程序嚴格化、科學化、檔案分類規范化。而且在此基礎上，還要認真落實人事檔案管理制度及規范，也就是：查看檔案資料流程、資料入檔控制流程、審查驗正執行程序、不同地域查閱方法、資料保密控制程序、檔案封存建檔告知條例，促使歷史檔案資料的保管工作按照章程依法實施。

2、強化人事檔案的信息化管理模式

人事檔案資料作為一類現成的寶貴信息存儲資源，僅在運用現代化管理模式進行科學的管理時，方可在當今的信息化時代中完整展示其應有的價值。在信息技術蓬勃發展的當今時代，其不僅給人事檔案管理過程帶來了全新的提質機遇，亦給擴大人事檔案管理業務領域、流程、方法賦予了完整的技術支撐，人事檔案管理業務只有立足于人力、程序及管理工藝三項內容最佳融合的管理構架基礎之上，方有希望達到檔案保管和使用過程的科學化及時消化。

其當使用微機對歷史檔案中的信息資料進行處理、整合、凝煉，以達到對檔案內容處理的信息模式運作化，如此不但可促使檔案管理人員有效克服不得不進行繁瑣反復人工操作的麻煩，還可大幅度增強檔案工作運作效率，也有力促使了檔案資料信息技術利用的區域、傳遞速率、操作模式的持續更新和優化，并且使歷史檔案管護邁入了嶄新的階段。

（1）加大網絡技術在歷史檔案管護中的利用深度，完成歷史檔案信息化保管，有力于及時、快捷、精準地查尋每名工人的歷史情況記錄，給公司領導層做決定及人力資源管理部門履行管理職責儲備相關數據資料。

（2）構建收回建檔通知業務管理機制，快捷、精準地采集剛出現的的有關歷史資料訊息，進一步豐富歷史檔案記錄內容。平時工作過程中，要及時深入考察和掌握并采集每一名職工在日常工作中接受過的獎懲事例，各項新技術、新事跡、新經驗的培訓教育情況等，將其全部及時充實到檔案內容中，為信息的再利用補充新鮮信息資料，此為人事檔案信息化控制的基本流程。

3、強化人事檔案電子化模式的管理

檔案管護器具的科技化，其是為了滿足新時代各項事業的建設需求，促使檔案內容管護向高科技化發展的有力保障。由于我國整體國民經濟的不斷繁榮及工業化水平的日益提升，其給我國歷史檔案管護工作質量提高創造了十分有利的外部條件。

在歷史檔案庫的基本設施構建中，需要利用現代化的多功能設備，尤其是對檔案庫房的防盜竊、防著火、防水浸、防蟲咬、防潮濕等項工作中須盡力關注到切實保障檔案的儲存安全，在這一前提下，遵循檔案存儲方式提質的相關基準，還應當填置檔案存放箱、縫合器具、裝訂設備等檔案庫房用在檔案常規保管的相關設備，還有信息管理用具、打字復印設備等訊息記錄，收集實用設備，另外還有加濕器械、紫外線式消毒照射燈等維護檔案用的防護設備。此均為人事檔案管理常用的硬件工具，構置此類檔案管理的常用器具、裝備均是實現歷史檔案科學化管理業務所必不可少的工具。

4、加強人事檔案隊伍知識化的管理

在知識經濟時代，提高人事檔案管理水平，必須建設培養一支思想過硬、作風扎實、樂于奉獻、肯鉆研新知識、新技能的復合型管檔人員隊伍，這是實現現代化管理的組織保障。隨著計算機等現代化設備在人事檔案管理中的應用，對檔案工作人員的素質要求也越來越高。只有努力提高檔案工作人員的素質，才能真正實現檔案工作現代化。因此，最重要、最根本的一點就是提高干部檔案人員的素質。

另外要依照《干部檔案工作條例》的規定，加強干部檔案工作隊伍的建設，管檔人員必須具備政治可靠，作風正派，責任心強的素質，同時還應經常組織政治業務知識培訓和學習。

5、結語

人事檔案信息化管理是現代人事檔案管理的發展方向，一定要引起高度重視，各單位只有在人事檔案管理中運用信息化技術，落實信息化人事檔案管理制度，引進和培養信息化技術人才，才能使人事檔案管理更加快捷、高效地為自身發展服務。

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