檔案管理在職業學校評估中的作用

王英

摘 要 職業學校評估意義重大，事關學校聲譽，直接影響著學校的生存與發展。檔案管理在評估中的重要性日益凸顯。學校要采取強化全員檔案意識的措施、健全檔案管理制度、推進檔案電子化管理、提高管理人員素質、有機整合學校檔案與評估檔案等措施加強檔案建設，為學校的發展作出應有的貢獻。

關鍵詞 檔案管理 職業學校 評估

中圖分類號：G717 文獻標識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkz.2016.09.007

The Role of File Management in the Evaluation of Vocational Schools

WANG Ying

（Changzhou Health Vocational and Technical School， Changzhou， Jiangsu 213002）

Abstract The evaluation of vocational school is of great significance， which relates to school reputation， directly affects the survival and development of the school.The importance of file management in evaluating is growing. Schools should take measures to strengthen the full file of archives， Sound file management system， promote the electronic archives management， improve the quality of personnel management， integration and evaluation of organic school archives archives archives and other measures to strengthen the construction of the schools development and make due contributions.

Key words file management； vocational schools； assessment

職業學校檔案是學校在教學、科研、管理以及其他各項活動中直接形成的對學校、學生和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，能真實、客觀反映職業學校建設與發展的歷程。①近十年來，我國國務院、教育部、財政部等部門先后出臺了《關于大力發展職業教育的決定》（國發[2005]35號）、《關于實施國家示范性高等職業院校、加快高等職業教育改革與發展的意見》（教高[2006]14號）、《關于全面提高高等職業教育教學質量的若干意見》（教高[2006]16號）等文件，標志著高等職業教育進入了新的發展時期，工作重心發生了根本性的轉變，從重點抓規模擴張轉向抓內涵建設。期間，學校要接受各級各類的評估，如高職高專院校人才培養工作水平評估、星級學校評估、示范專業評估、特色專業評估等。在眾多的評估中，學校檔案是最可靠的第一手材料，是評估專家需重點檢查的內容，在衡量學校教育教學質量、科研水平和管理水平方面起著舉足輕重的作用。

1 檔案管理在職業學校評估中的作用

職業學校評估意義重大，事關學校聲譽，直接影響著學校的生存與發展，檔案管理在評估中的重要性日益凸顯。

1.1 檔案是職業學校做好評估工作的基礎

檔案資料是職業學校歷史的真實寫照，不僅客觀反映了學校建設發展的過程，也是衡量學校教育質量和管理水平的一個重要標志。職業學校要做好評估準備工作，撰寫自評報告、擬定匯報材料的內容和數據大部分來源于檔案資料，如果沒有完整、系統的檔案資料作支撐，常會使評估準備工作處于被動地位，為準備佐證材料花費大量人力、物力、財力。因此，完善的檔案資料是做好評估工作的基礎。

1.2 檔案資料是專家作出科學評估的依據

職業學校在接受評估時，評估專家要在2～3天進行全面考察評估、掌握和了解學校的辦學狀況，檔案資料的查閱是非常重要的環節。無論何種形式的評估，評估專家都要將評估材料中大量的統計表、文字敘述都要查找原始檔案資料逐一驗證。職業學校檔案具有獨有的原生性、真實性、系統性，能全面展示學校工作成就與辦學特色，常成為評估專家了解學校辦學狀況的重要媒介，對學校的工作業績發揮重要的支撐和驗證功能。因此，科學規范、齊全完整的檔案材料是評估專家全面了解學校各項工作狀況進而作出科學評估必不可少的憑證依據。②

2 檔案管理在職業學校評估中尚存在的問題

在職業學校評估中發現，目前檔案管理的滯后性與被動性還較為明顯，具體存在以下問題。

2.1 檔案管理意識較為淡薄

職業學校常存在重視教學、輕視檔案管理的現象。在評估時，對學校辦學條件、辦學質量、管理水平等評價的主要依據是查閱檔案資料，如檔案管理意識較為淡薄，對檔案建設不重視，不從收集檔案原始資料的源頭抓起，常導致材料收集不全，流失在各部門或個人手中，或收集后沒能及時歸檔而積壓。在接到評估通知后再著手收集整理所需各類材料時，才發現許多檔案工作雖然做了甚至做得較好，但因為沒有形成文字材料或沒有進行科學整理歸檔，出現無證可查的現象，在評估時常顧此失彼，再次投入大量的人力、物力和財力整理補充材料，造成被動局面，影響評估結果。

2.2 檔案管理制度不太健全

多數職業學校成立專職檔案管理部門、配備專職檔案管理人員的時間都不長，檔案管理制度常不健全，管理水平參差不齊，如檔案資料的上交與收集缺乏有效的制約機制，未建立規范的部門歸檔、檔案統計、檔案保密、檔案管理人員崗位責任等制度，③沒有明確歸檔范圍、歸檔時限、歸檔質量，導致檔案材料積壓、收集不全或查詢不便等問題。

2.3 檔案分類管理與評估指標不相一致

目前職業學校檔案分類按國家檔案局制定的全國高等學校的檔案實體分類法進行分類管理，與學校接受評估的指標體系通常不一致，不利于檔案資源的整合與共享，難以實現有機銜接，在評估需要提供資料（檔案的移交和查找利用）時造成困難，常要以館藏檔案材料為基礎，根據評估要求進行必要的補充、加工和整理。

2.4 評估結束后檔案的后續管理不到位

評估時檔案資料常十分重視整理和保存，但在評估結束后常不能及時移交檔案管理部門，致使用于評估的檔案資料管理不到位，尤其是需要提供原件的檔案資料，有的是為迎接評估從其他部門借調過來，評估結束后材料就撤回到原部門，致使留存的資料難以反映評估的全過程，加上許多職業學校沒有設立評估辦，評估結束后評估檔案無專人管理，材料丟失現象嚴重。在學校接受其他評估檢查時，常出現拆東墻補西墻現象，把一些材料按評估要求重新組合，出現評估檔案管理無序的現象，對檔案管理和評估造成不利局面。

2.5 檔案管理手段相對落后

受傳統檔案管理模式的影響，加上對檔案管理重視不夠，致使檔案管理手段相對落后，仍以手工操作、紙質管理為主，計算機數據管理處于初級階段或尚未開展。隨著學校辦學時間的增長、開設專業的調整、內涵建設的加強，目前的檔案管理手段難以達到管理要求，也就無法滿足各種評估對檔案資料快捷檢索、提取的要求。

2.6 檔案管理人員素質相對不高

目前，職業學校專職檔案管理人員編制不足，且畢業于檔案管理專業的人員較少，大部分檔案管理人員是由其它崗位轉崗而來，經短期培訓或自學后上崗，檔案管理意識不清晰、缺乏基本的檔案管理專業知識與技能，不能對檔案信息進行深層次研究和開發，僅能做一些收集、保管和簡單的分類工作，難以適應新時期職業學校檔案管理的需要。

3 檔案管理更好地服務于學校評估的舉措

為了更好地發揮檔案在學校評估中的作用，提升評估結論的可信度，需從檔案管理理念、管理措施和制度建設等方面加強評估檔案的規范化建設與管理。

3.1 強化全員檔案意識

學校檔案對了解學校的歷史和現實都具有非常重要的作用，學校檔案不完整就無法還原歷史，無法全面反映學校各項工作的全過程，也就談不上檔案的開發和利用。因此，強化全員檔案意識對確保完成各種評估起著十分重要的作用。學校要利用各種媒體和機會如校園網、宣傳櫥窗、有關會議大力宣傳加強檔案管理的意義，使全體師生員工對檔案的重要性有較為深刻的認識，使之在平時工作中養成了解檔案、關心檔案、重視檔案、隨時積累檔案資料的良好習慣。為了滿足學校各種評估的需求，要轉變傳統檔案管理理念，具有超前服務意識，制定科學的檔案管理計劃，在學校形成人人參與檔案管理的良好氛圍，使檔案管理步入良性循環軌道。

3.2 健全檔案管理制度

學校檔案管理部門要以評估為契機，完善檔案的規范化和標準化管理。（1）學校設立專職檔案管理機構與管理人員，全面負責學校檔案資料的收集、整理和利用，并協調各部門之間的關系。（2）建立檔案管理目標責任制，將收集、保存檔案資料與各職能科室及個人的年度目標管理掛鉤。（3）健全各種檔案管理制度，明確部門及個人的職責，做到獎懲分明，在學校形成檔案有人管、有人做、有人查的良好機制，為學校順利通過各種評估檢查提供全面、可信的檔案資料。（4）做好檔案管理的基礎工作，盡可能將原始資料收集齊全，歸檔合理，在評估檢查需要時能準確及時地提供。

3.3 努力推進檔案電子化管理

隨著學校辦學時間的延長、內涵建設的加強，學校檔案資料將越來越多，一方面增加管理的強度和難度，給需要利用時查找帶來不便，另一方面增加存儲空間和保管費用。因此，要充分利用現代化信息技術，創造條件將檔案資料進行數字化翻拍，實現紙質檔案電子化，有效解決檔案數量的增長和存儲空間不足的矛盾，使檔案管理發生質的飛躍，真正發揮檔案資料的使用價值。檔案電子化管理將能確保檔案資料質量及網絡環境下數據的通用、共享與交換，因而也能更好地滿足各種評估對檔案信息檢索、利用的要求，這將成為檔案管理發展的必然趨勢。

3.4 努力提高管理人員素質

目前職業學校檔案管理人員在人才結構和能力結構等方面整體水平較為薄弱，面對快速發展的科技創新時代，新技術的不斷涌現，要求檔案管理人員除了要有精通檔案專業知識和良好的政治素質外，還必須掌握多學科、多領域的知識與技能，能靈活運用計算機、網絡等現代化技術。因此，學校對現有檔案管理人員要定期進行培訓，不斷更新專業知識，提高現代化管理能力，不斷提高管理水平。

3.5 有機整合學校檔案與評估檔案

為適應評估需要，在學校檔案分類管理時要結合評估要求盡量與評估檔案有機結合，將有關評估指標項目列入學校檔案實體分類法中，結合國家檔案局發布的《歸檔文件整理規則》的要求，實行“簡化整理，深化檢索”方式，由學校檔案管理部門負責對評估檔案材料進行集中統一管理、監督和指導，④既保證學校檔案資料齊全，又方便評估檢查時的查找利用，節省人力、物力和財力。在各種評估結束后將評估檔案作為專題檔案及時移交學校檔案管理部門，納入學校檔案統一規范管理。

職業學校評估工作是檢驗學校辦學條件、辦學質量的重要手段，隨著我國職業教育的不斷發展，學校檔案在評估工作中的重要性日益凸顯。因此，學校必須加強檔案建設，提高制度化、規范化管理水平，積極推進檔案電子化管理，以更好地服務于學校接受各級各類的評估，為學校的發展作出應有的貢獻。

注釋

① 馬玉杰.本科教學評估與高校檔案管理工作研究[J].檔案學研究，2006（6）：22-26.

②④倪慧敏，柯友良，黃文卿.高校評估檔案管理規范化的探索[J].檔案學研究，2006.91（5）：16-18.

③ 西梅.高職院校評估與檔案管理[J].山東省青年管理干部學院學報，2010（4）：159-161.