高校學生事務財務管理信息化建設研究

梁怡爽

【摘 要】 信息化是國民經濟和社會發展的一個重要趨勢。高校財務部門依托現代通信、網絡、數據庫技術，就財務管理信息化進行了大膽嘗試。借鑒國內外高校學生事務財務管理工作信息化建設的研究，結合筆者在高校財務部門進行學生事務管理工作的親身經驗，探討高校學生事務財務管理信息化建設的理論和現實意義，并從收費管理和學生“獎助貸”管理等方面提出高校學生事務財務管理信息化建設的實現路徑。

【關鍵詞】 學生事務； 高校財務； 信息化

【中圖分類號】 F812.4；G647 【文獻標識碼】 A 【文章編號】 1004-5937（2016）21-0125-02

高校學生事務管理工作是高校教育教學工作的一個重要組成部分。有關我國高校學生事務管理工作的研究主要集中在教育學、心理學、社會學、管理學等領域[1]，幾乎沒有文獻從財務視角討論過高校學生事務工作。財務部門是高校的重要職能部門之一，是高校正常運行的保障，學生事務財務管理工作是學生事務管理工作的重要一環。通過信息化手段不斷完善對學生學費收取、獎助貸管理等方面的規范控制，對維持正常的教育教學秩序、保障學生利益、提高財務工作效率具有重要意義。

一、信息化發展及對高校學生事務財務管理工作的影響

信息化概念的廣泛使用始于1993年9月美國克林頓政府提出的“信息高速公路”計劃。我國“十二五”“十三五”規劃均強調提高國家信息化水平，加強國家信息基礎設施建設，努力推進國家經濟社會各領域信息化?！督逃畔⒒臧l展規劃（2011—2020年）》中也提出加快實施教育信息化戰略，把教育信息化納入國家信息化發展戰略。

高校學生事務管理信息化是教育信息化的重要組成部分。在各高校中逐漸興起的“數字化校園”“一站式服務”“無紙化迎新/離?！钡雀拍罹褪歉咝W生事務信息化建設的具體應用。

高校學生事務財務工作對信息化建設的需求更是急迫。一方面，收費管理難度增加，高校收費壓力很大。隨著高校擴招，在校生總人數和學生類別不斷增加，尤其是成教、自考等類別學生學費情況多變[2]；為規范管理，各類培訓費、報名費、測試費、醫保費等零星收費都收歸高校財務部門集中管理。使用先進的收費軟件、啟用多途徑收費方式、建立數據信息共享平臺等，可以提高收費效率和方便收費數據統計。另一方面，學生獎助學金和貸款管理亟須信息化手段支撐。國家對經濟困難學生資助力度不斷加大，獎助學金批次、額度、涉及人數不斷增加；貸款額度不斷提升，不同學生應交學費與獲得貸款金額不同，需區別不同情況進行學費抵交和退費。財務與學工部門合作開發學生獎助貸管理軟件可提高數據傳遞的效率和信息準確度；為學生開放個人財務平臺，可使學生充分了解個人財務信息，減少現場咨詢量，避免矛盾發生。

二、高校學生事務財務管理信息化建設的設計與實現

（一）收費管理的信息化建設

1.借助信息平臺加強收費宣傳力度

學費收入是高等教育經費的重要來源之一，是維持高校正常運轉不可缺少的有力保證，但是學生拖欠學費的現象在各高校普遍存在。加強收費管理是財務部門的重要職責，學生事務財務工作首先應加強對學生的收費宣傳。

借用信息手段加強收費宣傳可采取如下措施：每學年集中收費前通過短信或微信公眾號等宣傳媒介，向所有在校生及其家長公開收費項目、標準、時間、方式等，必要時可以強調按時足額繳納學費對學生責任教育和誠信教育的意義；在財務處主頁和微信公眾平臺上公示發改委批復的收費項目和收費標準，開放學費查詢功能，方便學生隨時查詢個人學費繳納情況；摘錄《學生手冊》中收費相關條款告知學生，或明確指出欠費給學生帶來的危害，如影響入學注冊、選課畢業等。

2.拓展收費方式、提高收費效率

目前各高校采用的收費方式主要有：現場集中收費（現金或POS機刷卡）、銀行托收、網上繳費等。采用銀行托收和網上繳費可以避免排隊等候、避免攜帶大量現金的不安全，可實現異地繳費和多校區收費一體化。隨著技術不斷成熟，手機APP繳費也逐漸興起。收費方式越便捷，收費效果越好。

采用網上繳費方式，學生需開通銀行網銀，進行線上選擇和支付。財務人員僅需進行后臺操作，定期核對收費金額和繳費人數，確保支付平臺、銀行進賬單、學費數據庫三者金額相等，即可批量生成并打印收費收據，將收據交由各學院轉交學生本人，生成智能憑證、快速進行賬務處理。

3.優化收費軟件、挖掘新功能

市面上有不少針對高校需求的學生收費管理軟件。高校在軟件使用中要加強與軟件公司的交流，充分挖掘軟件功能，或要求軟件公司研發新功能、提供個性化服務，以提高數據統計能力。在收費管理中必須隨時關注收費效果，掌握學費應收數、已收數、欠費率等數據，只有依靠系統管理，才能快速讀取需要的信息。收費軟件可提供相關數據作為賬務系統金額的佐證。目前已有軟件公司開發了專為校園生活支付服務的手機應用軟件，但主要使用范圍限于校園一卡通充值等，高?？梢耘c軟件公司加強溝通，拓展軟件的收費范圍，完善軟件的數據統計功能。

4.實現各部門信息共享

在數字化校園建設中，很多高校依托信息中心建立起內部信息共享網絡，方便各部門相互提取信息。學生事務財務工作也急需依賴該信息平臺減輕工作壓力，更好地服務于學生，實現業務經辦部門和財務處的共贏。

收費管理信息化建設中，涉及兩方面事項急需各部門共享信息、協同工作[3]。一是學生異動，包括教務部門管理的學籍信息異動和公寓部門管理的住宿信息異動。學生休學、退學、降級、退宿、搬寢室等情況時有發生，這些變更直接影響學生應收學費和住宿費數據變化，目前均由教務和公寓部門定期提供紙質資料，由辦理學生事務的財務人員手工更改數據庫信息。更改信息工作量巨大、手工處理容易發生錯漏、也缺乏有效的內部控制，學生持紙質單據跑各部門辦理變更事宜也不方便。為解決上述問題，教務和公寓部門可向財務部門開放學生異動模塊，財務部門將讀取到的更改信息批量轉入學費系統進行備注，并自動更新應收數據。二是學生欠費催收工作。高校學生收費工作不僅是財務部門的事，更需要相關職能部門和各學院的支持和配合。目前，很多高校財務部門已向各學院開通查詢本學院學生繳費情況的權限，通過信息共享，將學生欠費催收工作下放到學院，并將欠費情況列入學院考評機制，以提高收費管理水平。

（二）學生“獎助貸”管理的信息化建設

國家為資助家庭經濟困難學生順利完成學業，出臺了一系列資助政策。目前，資助范圍不斷擴大，資助標準不斷提高，資助領域不斷拓展，向高校獎助學金和助學貸款管理提出了更高的要求。

1.與學工部門合作建立“獎助貸”管理系統

建立專門的“獎助貸”管理系統將會大大提高財務和學工兩個部門的合作效率，也將讓高校學生更便捷地享受到全面的獎助貸信息。一方面通過該系統發布所有可申請的獎助學金項目，學生可根據自身條件查閱、篩選、申請資助項目。另一方面該系統有一個包含全校各類學生的基本信息庫，信息庫中有學生姓名、學院、學號、身份證號、銀行卡號等基本字段，學生可自己維護個人信息。資助項目一旦評定完畢，學工部門即可快速提取獲獎學生基本信息，再將該信息快速傳遞到財務通道，進入下一步發放流程?！蔼勚J”系統的優點在于學生基本信息準確率高，可大大降低發放失敗率；學工部門和財務部門的信息傳遞通過系統進行，不用人工進行U盤拷貝，確保信息安全，也避免時間耗費；學生可以集中在一個平臺上獲得有關獎助學金和貸款的所有信息，有效避免錯過相關信息而導致沒能獲得可享有的資助。

2.優化獎助學金發放流程

獎助學金發放流程涉及學工、財務、銀行三者。學工部門負責評定獎助學金獲得者，將配上銀行卡信息的獲獎人員名單傳遞給財務，財務進行賬務處理并通過網上銀行系統進行批量代發。高校學生事務財務管理工作中可以與銀行建立合作機制，學生獎助學金發放都使用學校統一開戶的銀行卡，則銀行可直接管理學生卡號信息，如有發放失敗情況，學生直接在校內銀行網點更正個人信息，一旦姓名和銀行卡賬號核對相符，之前的發放流程可自動重啟。這將大大減少獎助學金發放返工率。

3.優化各類貸款到賬處理流程

助學貸款主要有兩種形式：校園地國家助學貸款和生源地信用助學貸款[4]。高校學生助學貸款財務管理的難點在于：貸款學生基本信息匹配；貸款金額抵交學費、住宿費；多余貸款退還學生本人。尤其是2014年7月財政部、教育部、中國人民銀行、銀監會聯合印發《關于調整完善國家助學貸款相關政策措施的通知》，調整了國家助學貸款資助標準，全日制普通本?？茖W生每人每年申請貸款額度不超過8 000元；全日制研究生每人每年申請貸款額度不超過12 000元。貸款金額普遍高于應交學費和住宿費之和，批量退費工作量大增。

目前情況下，需要學生個人持貸款證明到財務處確認貸款到賬，以之沖抵學費。為減少學生確認貸款的繁瑣手續，同時提高貸款確認和多余貸款退還學生的準確度和時效性，信息化建設迫在眉睫。一種可能性是與校學生資助管理部門聯合開發學生貸款管理軟件，凡是有貸款的學生可自行在端口登錄，并按固定格式填寫個人貸款基本信息，包括貸款類型、日期、金額、姓名、學號、學院、銀行卡號、聯系電話等；或者在現有學費收費系統中開辟新的貸款管理模塊，為學生開放端口錄入貸款基本信息。財務部門定期將銀行到賬明細與學生貸款管理軟件中貸款信息進行比對，信息核對無誤自動抵交學費，對貸款金額大于應交學費金額的學生，多余金額自動退還到學生銀行卡上。并在財務系統上附加學生手機號信息，業務處理完畢將自動短信告知學生進行查詢。

該類系統使用初期，需要學校財務處、學生資助管理部門、各學院輔導員開展大力宣傳，督促申請貸款學生登錄系統錄入個人信息，只有基礎數據完備準確才能保證后續賬務工作的順利進行。待學生以老帶新形成錄入貸款信息的習慣后，財務處可批量處理學生貸款業務，學生不用再到財務處排隊等待，財務處接到的有關貸款咨詢也會大大減少。

三、結語

樹立正確的信息化觀念、遵守高校財務會計制度、提高財務人員的專業勝任能力和信息化水平是高校學生事務財務管理工作信息化建設的基本前提。高校學生事務財務管理信息化是高校財務管理信息化體系中的重要一環，對推動高校信息化建設，確保高校平穩健康發展具有重要的現實意義，是高校財務工作者面臨的重要課題。

【參考文獻】

[1] 郭芳晴.信息化背景下高校學生事務管理創新研究[D].華中師范大學碩士學位論文，2014.

[2] 呂幸豐，李燕.高校收費與學生獎助貸管理信息化研究[J].考試周刊，2011（45）：193-194.

[3] 馬淑英.高校計算機網絡收費內部控制的研究[J].會計之友，2013（20）：108-109.

[4] 武迎春，王杰敏.關于高校助學貸款財務管理流程的思考——基于河北省某高校收費管理視角[J].會計之友，2014（12）：115-116.