新形勢下企業人力資源管理對人事檔案管理工作的新理念

郭忠

摘 要：21 世紀，是知識經濟的時代，具有不可替代性，而管理的核心極為知識的管理；所有的競爭歸根結底就是知識的競爭，人力資源管理成為知識管理的核心內容，而人事檔案管理的優劣又很大的影響著人力資源管理的有效性，從而，人事檔案工作成為企業人力資源管理的重要支柱。做好企業人事檔案工作，將極大的促進企業人力資源管理工作，進而提高企業核心競爭力。知識經濟時代，傳統的人事檔案管理已落后于時代的潮流，現代企業人力資源管理對人事檔案管理工作提出了新的理念，人事檔案管理工作改革勢在必行。

關鍵詞：人力資源管理 人事檔案管理

21 世紀，知識成為推動人類發展的第一要素，是人類最寶貴的資源。這一時代，是知識經濟的時代，管理的核心即為對知識的管理；所有的競爭歸結為人才的競爭，人力資源管理成為知識管理的核心內容，而人事檔案管理的優劣又極大的影響著人力資源管理的有效性，從而，人事檔案工作成為企業人力資源管理的重要支柱。企業人事檔案作為企業檔案的重要組成部分，它的主要作用一般有以下幾點：

1. 考察、了解職工的重要手段；

2. 人力資源管理工作不可缺少的根據；

3. 人力資源開發的信息和數據基礎；

人事檔案管理是一項管理工作，由它在企業中的主要作用可以看出，人事檔案管理和人力資源管理是一個有機的整體，兩者之間就像魚和水的關系一樣，不可分離，同步發展。人力資源管理離不開人事檔案提供的信息，而人事檔案管理工作所有的業務活動都是為了輸入或輸出人事檔案信息，為人力資源管理活動服務。 做好企業人事檔案工作，可以極大的促進企業人力資源管理工作，進而提高企業核心競爭力。

人事檔案是國家機構、社會組織在人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷、德才能績、工作表現的，以個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄?，F代人力資源管理新趨勢對人事檔案管理工作的新思想。這些新的思想大致可以歸納為以下幾點：

1. 建立企業的核心價值體系?，F代人力資源管理把企業經營管理作為一種道德行為，企業文化成為企業生存發展的重要支撐力量。

2. 建立多層次的價值評價體系。由傳統的人事考核轉向人力資源管理的價值評價體系。

3. 構建以績效為導向的薪酬回報體系。

4. 把職業化作為衡量人力資源管理水平的重要標志。

一、現代人力資源管理發展的諸多新趨勢對人事檔案管理工作提出了更多、更新的要求：

1. 人事檔案工作作為企業檔案工作的重要組成部分，也應體現企業文化，為建立企業核心價值體系服務。

2. 人事檔案工作是企業價值評價體系的基礎，價值評價信息是人事檔案信息的重要來源，人事檔案提供的人事信息應從原來的單一考核信息轉向多層次全方位的評價信息，并在記錄個人信息的同時注重組織、團隊信息，保持個人信息與組織團隊信息的聯系、一致性。

3. 人事檔案工作是企業價值分配體系的重要依據，人事檔案在提供分配信息的同時，還必須注意對價值分配結果反饋信息的記錄、更新。

4. 職業化是衡量人力資源管理水平的重要標志，由此，人事檔案工作也必須注意對職業化相關信息的收集，并及時地提供利用。

二、企業人事檔案管理工作問題透視現階段，企業人事檔案管理工作存在很多問題，這些問題直接制約了企業檔案工作的發展，并為企業人力資源管理工作帶來極大的困擾，影響了企業發展。

1. 服務意識淡薄，缺乏開拓進取的精神不僅僅是企業人事檔案管理工作，很多企業檔案管理部門思想陳舊，缺乏開拓進取的精神，未從根本上意識到檔案工作是服務性的工作，檔案信息提供利用的有效性很大程度上直接取決于檔案服務工作的優劣。

2. 合作意識淡薄，缺乏與相關部門的協作企業人事檔案管理不是一個單獨的實體，而與其他很多工作緊密相關。但是現今很多企業的人事檔案管理與企業的人力資源管理相脫節。員工的人事檔案很少能提供人事部門所需要的員工的信息，相應的，人事部門也不會將新的員工人事信息交由檔案部門保管。

3. 競爭意識淡薄，缺乏時效性觀念傳統的思想。檔案部門缺乏競爭意識，沒有明確時效性觀念，使得檔案部門工作效率普遍低下，然而在知識經濟時代，這對企業將會產生致命的影響。

4. 人事檔案管理制度不完善，缺乏科學性、先進性在制度上，人事檔案的收集、鑒別、整理、歸檔、查閱、更新等環節相對滯后，致使應該歸檔的沒有歸檔，該整理裝訂的沒有整理裝訂，流動檔案沒有及時清理，造成檔案混淆，需查的檔案查不到，不能真實、完整地反映一個人的歷史資料。

5. 傳統人事檔案分類的不科學性及檔案內容的片面性傳統的人事檔案主要分為干部、學生、工人三大類，但隨著時代的發展，這種分類方式已不能滿足現代人事檔案管理的需要。

6. 人事檔案管理人員的綜合素質制約人事檔案管理工作的發展檔案工作人才結構的不適應，現有的檔案人員往往缺乏開拓精神和競爭意識，知識面較窄，知識結構不合理，深深制約著人事檔案管理工作的進行和發展。

7. 人事檔案管理手段落后，制約人事檔案功能的發揮現在還有很多企業的人事檔案管理處于經驗管理和手工管理階段，在人事檔案作用日益增加的情況下，這種方式越來越不能滿足現實工作的需要。

三、加強改進人事檔案管理工作，適應現代企業人力資源管理工作新要求人事檔案管理工作的改革要立足本職、根據現狀，以知識經濟時代為背景，積極拓展管理職能，使人事檔案工作真正適應企業人力資源管理的新要求，為企業的發展做出新的貢獻。

1. 增強服務意識，積極主動的提供利用

知識經濟時代，人事檔案管理人員要更新觀念，端正態度，改變長期以來坐等上門的被動服務方式，增強服務意識，積極主動地為企業人力資源管理提供信息服務。

2. 增強合作意識，加強與相關部門的協作

知識經濟背景下，企業的任何一個部門都不是獨立的，而是相互聯系，相互依存的。作為管理整個企業實踐活動載體、知識結晶的檔案部門來說，更是和所有的部門緊密聯系。

3. 樹立競爭意識，增強時效性意識

知識經濟時代，知識是最寶貴的資源，而時間則是競爭的重要決勝性因素。檔案管理工作的效率也是企業整體工作效率的體現。人事檔案管理部門不僅應及時、準確地提供檔案信息，還應縮短反饋信息收集、再利用的時間周期。

4. 建立健全科學、合理的人事檔案管理制度

在人事檔案管理工作中，對于不適應新形勢、新情況、新任務的規章制度，必須要進行改革，及時建立新的、更為科學合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、法律化。

5. 建立科學的人事檔案分類系統，充實檔案內容

人事檔案的分類應根據企業的內部情況加以分別，建立適合企業自身的、科學合理的人事檔案分類系統，而不習慣于傳統工作分類。應根據知識經濟時代，人力資源管理的新觀點充實人事檔案內容，使之能從多方位全面反映一個人。人事檔案內容應注重動靜結合、橫縱結合、定量與定性相結合，實現科學化，人性化的檔案管理。

6. 加快人事檔案管理工作的科學化、現代化進程

人事檔案管理工作的科學化、現代化既包括管理手段的科學化、現代化，又包括管理理念的現代化、科學化。最終是要在企業中建立一個以企業員工人事檔案信息為基礎的員工信息系統。而這個系統的初步要求則是建立人機結合并且相互和諧的技術性管理系統，實現人事檔案的計算機管理科技化。

時代在不停發展，人類在不斷進步，21 世紀是全球信息化的世紀，是知識爆炸的時代。信息與材料、能源一起構成人類社會的三大資源，知識成為推動人類發展的第一要素，人才成為競爭的關鍵。檔案凝聚著企業的所有創造、所有知識，檔案承載著企業人才的信息，檔案管理不再是無足輕重。但是現今的檔案管理水平并不能完全適應企業發展的要求。人事檔案僅是企業檔案的一部分，在加強人事檔案工作改革的同時也應積極推進企業檔案管理工作的全面改革，由主觀能動性著手，建立健全檔案管理制度，提高檔案人員素質和專業技能，加快檔案管理工作的現代化進程，改變檔案管理工作以往的被動低迷的局面，使檔案管理工作真正適應知識經濟的時代要求，為現代新型企業的發展做出更大的貢獻，開創檔案工作的新篇章。

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