計劃生育檔案管理創新是社會發展的必然要求

孔令芹

摘 要：隨著人口和計劃生育工作加快向法制化、規范化、制度化發展，對人口計生檔案管理工作也提出了更高、更嚴、更新的要求。探索新形勢下人口和計生檔案管理工作的新思路、新方法、新途徑，進一步提高人口和計生檔案管理水平，對更好地開展新時期人口和計生工作、促進經濟社會又好又快發展有著多方面的積極作用。本文擬對計劃生育檔案管理創新問題進行探討，供參考。

關鍵詞：計劃生育；檔案管理；創新；數字化

創新是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發達的不竭動力，要發展就要有創新，檔案事業也是如此。計劃生育檔案管理只有不斷創新，才能使檔案事業適應和服務于社會，跟上當今和未來世界發展的步伐，適應社會主義市場環境對檔案工作的需要。

1創新計劃生育檔案管理勢在必行

1.1檔案信息時代發展的要求

首先，計劃生育檔案管理數字化、網絡化是提高檔案的管理效率的有效手段。檔案信息網絡化的利用，為計劃生育檔案工作提供了極大的便利。其將計生檔案工作推進了一個嶄新的工作環境，使計生工作的開展進入了良性循環之中。其次，檔案數字管理化為計劃生育檔案工作者提供了更加方便、快捷、高效的工作方式。檔案數字管理化可以將檔案及時歸檔，為使用者提供便利。

1.2計劃生育檔案信息數字化是計劃生育管理的必然選擇

計劃生育工作需要查閱和建立工作地區范圍內所有人員檔案和戶籍檔案，計算機網絡化管理的出現，使計算機從輔助性的工具很快發展成一種工作環境，并伴隨著應用的普及而演變成一種工作方式。

2計劃生育檔案管理創新存在的問題

2.1數字化、輔助管理方面存在的問題

現階段計算機管理模式的計劃生育檔案工作，主要建立在原有手工管理模式的基礎上，這種管理模式的主要特點始終沒有改變，檔案信息作為管理的載體始終是管理模式的核心內容。發生根本性改變的是管理的工作對象，其由原來的紙張、塑膠等一些載體材料轉化成數字化的檔案信息。

2.2計劃生育檔案網絡化建設中存在的問題

2.2.1缺乏統一的管理機構

大部分計劃生育檔案管理工作人員，沒有統一機構的管理。上崗前，大部分工作人員沒有經過相關的檔案知識培訓，檔案收集意識比較淡薄，對檔案管理的重要性、檔案管理的要求不太熟悉，對日常檔案材料業務的處理，比如：檔案的收集、整理、歸檔、裝訂等不太了解。

2.2.2標準化水平低

計劃生育檔案管理標準化水平較低，其走的是一條各自為政、自給自足的發展道路。大多數的管理人員并不是專職檔案管理人員，這導致了在計劃生育檔案管理過程中工作前后脫節，容易導致工作失誤，并存在一些檔案的數量、材料等方面的問題責任不明、界限不清的嚴重問題。

2.2.3數據庫建設滯后

數據庫建設的滯后也是阻礙計劃生育檔案網絡化建設的因素之一。雖然經過多年的努力，大部分的計生檔案部門建立起了規模大小不等的檔案數據庫，但沒有開發單獨的計算機或相關的檔案管理軟件進行管理計生人事檔案。在查閱相關人事檔案信息時，仍需采用手工方式查找，很大程度上降低了檔案工作的工作效率。

2.2.4經費保障率低

目前，經費問題仍是影響計劃生育進行檔案網絡化發展的最大屏障。有些相關單位對計生檔案管理的重視程度不夠，投入的經費比較少，人事檔案管理硬件設施不完善，無力購置較好的硬件及軟件設施，用來建立起點較高的檔案館網絡。

3計劃生育檔案管理的創新策略

3.1深入理解創新、全面普及創新

要想真正的把計劃生育檔案管理做到全面數字化發展，就必須要認識到創新的重要性。在軟件方面，工作人員要總結出一套較為合適的操作方式和管理模塊，使之得以在軟件操作中實施；在硬件方面，單位要提高電腦硬件設施，使之可以承載較為龐大的計劃生育檔案信息，確保存儲不受影響。

3.2合理管理檔案、提高工作水平

計劃生育檔案管理一直是一項較為繁冗的工作，也是一項重復性較高的工作，針對這樣的工作狀態，要不斷的提高工作人員自身的業務水平，對工作人員普及數字化的優勢，把數字化充分的應用到工作中；與此同時，在更新信息時，要不斷的合適檔案錄入是否正確，對特殊標記的事項要做好記錄；此外，還要注意及時刪除無用的信息，對已經歸檔的檔案做好保密措施，不能隨意的泄露個人檔案信息，做好信息的維護工作，提高工作效率的同時提升工作水平。

3.3全民標準化管理、推進檔案管理落實

隨著時代信息技術的快速發展，計劃生育檔案管理工作也要普及數字化管理模式。單位要引進先進的操作軟件和設備，對過去手工錄入和辦公的操作予以取締。要求每一位工作人員能熟練掌握數字化管理計劃生育檔案的操作方法。在工作中積極發現問題，提出創新性的策略或者問題，全民重視數字化管理，查缺補漏，不斷的完善管理系統，逐步推進檔案管理與數字化操作的完美結合。

3.4加快數據準備，推進檔案現代化管理進程

計生檔案工作的管理需要一套科學化、規范化的工作程序和工作方法，可以通過網絡的手段把分散的計算機用系統連接起來，并通過把這些單一的計算機根據功能的不同進行分類，劃分成不同的系統處理方式，進而實現整體應用。

3.5工作人員知識素質和業務素質要全面掌握檔案專業知識

計劃生育檔案工作人員只有學習并掌握檔案相關專業知識，才能保證工作質量，提高工作效率，對計生檔案工作進行科學管理。

3.5.1掌握相關計算機知識

計劃生育檔案工作人員要熟練掌握計算機進行數據的錄入、數據庫的管理、網絡的管理等方面的計算機技能。

3.5.2培養精益求精、求真務實的工作作風

計劃生育檔案工作是一項長期而且細致的工作，從材料的收集、整理、歸檔、轉遞到檔案的保管、利用，每一個環節都離不開仔細、認真的工作態度，任何一個細節的失誤均可能給后面的工作帶來麻煩。

3.5.3培養創新意識

計劃生育檔案工作人員要善于在工作中發現問題，并解決問題；敢于轉換思維方式，克服保守思想；有創新的意識與觀念，結合工作實際，為計生檔案的管理出謀劃策，提出新思路、新觀點，利用現代化技術開發利用檔案資源，促進計劃生育檔案工作的發展。

總之，隨著信息不斷的更新，計生管理方式也在不斷的創新和更改，緊跟數字化發展的步伐；同時，工作人員利用數字化管理，去篩選有用的信息，更好的為人民服務，從而全面的提升我國計劃生育管理水平，提高計生問題的解決能力，進而提高工作效率。

參考文獻：

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