職業學校酒店管理專業檔案管理對策探討

胡梨芳

杭州市中策職業學校

職業學校的教師、學生在開展教學活動期間，會形成具有信息儲存價值的相關文字材料，而職業學校酒店管理專業檔案管理，一般指的是將這些具備參考意義的材料以文字記錄、信息化記錄等方式保存下來。這可以為今后教學活動的開展提供參考依據，對職業學校來說有著重要意義。但在步入新世紀后，網絡信息技術的快速發展使得傳統的職業學校酒店管理專業檔案管理模式顯得過于落后，檔案管理人員的管理理念急需更新，才能滿足日益增長的檔案管理工作需求。為此，學校要注重對檔案管理人員素質的提升工作，且能針對性解決目前檔案管理工作中出現的問題。

1 職業學校酒店管理專業檔案工作現狀

職業學校的酒店管理專業檔案資料的來源過于分散，由于專業的特殊原因，必須時刻和旅游景點、酒店、旅行社等單位持有聯系，且應屆生實習基本都要去上述單位，實習報告的檔案材料也來源于這些區域。因此，職業學校酒店管理專業的檔案材料來源大致可分成以下幾類：教職工及學生基本信息、校內教學活動總結、學生在酒店等地的實習報告、關于各地景區和酒店的相關資料等。這導致檔案來源過于分散，如果沒有一定的酒店管理經驗作為基礎，很難對這些檔案材料進行分類整理。

職業學校酒店管理專業檔案工作開展中暴露出一系列問題，主要表現為：

其一，管理力量薄弱，檔案材料過于分散。由于酒店管理專業的檔案資料時間跨度較長，范圍較廣，除了產生于校園內部以外，還產生于酒店、景區等，如，介紹酒店的光盤資料。而且安排學生校外實習時，因受到諸多因素限制，實習地點并不固定，所以學生實習內容和思想匯報來源有所差異。由于配套管理制度不完善，內容局限性較大，導致檔案資料無法及時收集和保管，存在重要檔案資料丟失和損壞的情況。

其二，職業學校酒店管理專業教師意識薄弱，檔案資料不確定性較強，重視程度不夠，認為這就是抄抄寫寫。保管性工作，不能創造經濟效益。由于酒店管理專業性較強，需要收集的信息包括學生的實習情況、酒店情況、市場情況等，但是在某個階段收集哪些信息卻不確定，未能指定一個合理計劃表來預見性收集信息，更多的是依據某階段酒店行業市場狀況和教學需要來選擇，導致信息精準度有所不足。

其三，職業學校酒店管理專業飛速發展，專業檔案體系和各軟件硬件不夠健全。檔案資料信息也處于不斷更新狀態下，但是配套的檔案資料卻未能及時更新，一定程度上制約了后續工作的高效開展。

2 做好職業學校酒店管理專業檔案工作的策略

2.1 健全并完善檔案管理制度

現階段職業學校在全國各地的數量逐漸變多，辦學規模也逐漸擴大，對酒店管理專業的檔案工作提出了更多要求，整項檔案管理工作趨于規范化、科學化。這就要求工作人員能結合職業學校酒店管理專業發展現狀，對現有的檔案管理制度做出一定優化和革新，不斷健全并完善檔案管理體系。此外要對檔案管理工作的流程等進行規范化處理，這對檔案管理工作的水平提高起著正向促進作用。只有完善的檔案管理制度作為指引，才能讓檔案管理工作更加科學、合理，且學校領導應認識到檔案管理工作的重要性，給予檔案管理部門資金支持。

2.2 對檔案信息做數字化處理

職業學校酒店管理專業檔案管理工作內容比較特殊，不僅包括校內教職工、學生的基本信息，還包括一些教師教學計劃、教學交流材料、學生成績報告、學生在酒店實習的報告及心得體會、國內外星級酒店相關資料等，這就導致對其進行分類、存儲的難度較高。此外酒店管理專業的檔案載體也較為復雜，除了傳統的紙質資料外，還有光盤、磁帶、電子材料等，這也導致有些教師、學生想要查找相關資料時，需要經過煩瑣的查找步驟，這降低了檔案管理工作的工作效率，為此急需對檔案進行數字化處理。數字化指的是利用網絡信息技術，將圖像、文本、音頻、數據、紙質文獻等上邊存儲的信息轉化成電子信息，并存儲在學校的中央服務器和局域網中，這樣做不僅檔案信息不容易丟失，且由于搜索引擎的架設，本專業的教職工、學生等查閱資料更方便，而且避免在翻找檔案原件時出現多余破損，對其形成必要保護。

2.3 加強工學結合檔案業務建設

職業學校主要是培養專業技能型人才，為了推動職業學校酒店管理專業建設和發展，在檔案管理工作中一個重要內容是做好工學結合檔案業務建設，依據“三納入、四同步”原則將其納入學?？傮w檔案管理工作。通過布置、檢查和驗收等工作同步落實，并形成立卷制度，促使工學結合檔案資料準確、完整，做好檔案收集和整理把關工作，為后續相關工作開展奠定基礎。

2.4 加強檔案資料的開發和利用

酒店管理是中職學校的熱門專業之一，檔案管理工作開展的同時，也要注重檔案資料的開發和利用，發揮檔案資料的休閑功能。由于職業學校酒店管理專業的檔案資料包含不同地區酒店特色，通過校園網發布，可以為非酒店管理專業師生旅游出行提供數據參考，進一步增強學生的法律意識和審美意識，方便了全校師生同時，助力酒店管理專業建設和發展。

綜合全文，在職業學校酒店管理專業檔案管理發展的過程中，工作人員應認識到檔案管理工作的重要性，積極更新自己的管理理念，正視問題和不足，并能結合酒店管理的發展現狀制定解決措施，從而有效地解決問題，建設高水平、高素質的專業檔案管理團隊。讓每份檔案都得以妥善保存，并發揮其應有的儲存信息、調用信息的重要作用，提高檔案的利用率，也為職業學校酒店管理專業今后的發展奠定堅實基礎。