大數據時代背景下的檔案管理探討

高玉娟

[摘 要] 隨著信息化和互聯網的發展，社會逐漸向大數據方向轉變。因此，檔案管理要在大數據時代的背景下對管理方法進行調整，對檔案處理的速度、能力和準確性有嚴格的要求，做好檔案的信息數字化等工作。分析了檔案管理面對的機遇和問題，對檔案管理問題提出了解決措施。

[關 鍵 詞] 大數據；檔案；管理

[中圖分類號] G717 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2018）07-0244-01

在大數據時代背景下，每個行業都面臨著對復雜龐大的數據進行管理的重大問題，尤其是檔案管理部門和行業。檔案管理作為對信息管理的一種形式，面臨著新的發展機會，但也存在著一些亟待解決的問題。所以，促進我國檔案管理的數據化現代化進程是當前的重要任務。

一、檔案管理在大數據時代的機遇和問題

大數據在檔案管理中的應用凸顯了其重要性，給檔案管理帶來了發展契機。企業規模的擴大和人才引進數量的增加使需要處理的信息量急速上升，而大數據分析的信息處理量大、處理速度快和結果準確，減少了檔案管理工作的負擔。企業管理檔案信息也是一個重要的問題，大數據時代的發展可以解決這一問題，對檔案進行備份，且檔案管理技術也得到了相應的提高。在大數據時代，檔案管理問題主要體現在工作人員的素質和信息安全系數等方面。

二、提高檔案管理的對策

（一）培養專業的高精尖人才，科學化信息結構

提高工作人員的素質對保證檔案管理工作質量有著重要的作用，一方面要對企業內部的檔案管理人員增加培訓課程，轉變傳統的管理思維模式，使其掌握新的管理技術，加強內部人員的技術交流討論。檔案管理人員要能夠熟練地操作檔案管理系統，對檔案管理工作有專業的認識，并能夠按照實際情況對信息進行整理和分解。另一方面，檔案管理部門在招聘時要提高對應聘人員的要求，對應屆畢業生的理論知識進行考察，培訓時開發這類人才的創新意識和操作能力，保證企業的檔案管理工作效率和質量的提升。

要實現檔案管理的數字化，不僅要將檔案信息存儲在計算機上，還要滿足檔案信息的多種工作需求。檔案信息的數字化保存結構要做到科學，采用專業化的數據庫存儲，而不是簡單的文檔、表格等格式的文本集中存儲。

（二）對檔案信息統一管理和備份

大數據技術主要是對企業檔案龐大的數據進行保存和處理，實現檔案資源的統一管理和備份。檔案管理部門對檔案信息進行規劃，將信息資源集中整合分析，按照不同的條款采用樹狀結構、鏈狀結構等數據結構進行劃分，如根據不同的學歷和專業或人員所屬的部門，以方便在大數據分析和檢索時快速地實現對有效信息的分析和查找。目前，我國的移動、聯通和電信三大運營商已經基本完成了對信息的大數據處理和備份。為了防止檔案的缺失和實現綜合控制，要對整理完畢的信息進行備份處理，當前常見的備份方式是電子備份。由于備份形式在不同的企業標準和選擇的模式不同，如檔案館使用電子拷貝，而有些企業則使用云盤儲存，要在一定的范圍內對檔案備份的形式進行要求以達到相同行業之間檔案備份形式的統一。只有經過嚴格的實踐驗證和科學規劃，才能推進大數據在全國的使用范圍，實現檔案信息的高效管理和開發。

（三）開發大數據分析工具

大數據技術涵蓋的專業知識復雜寬泛，應用的范圍也相當廣，一個行業要引入大數據分析工具，要打破專業限制，加強和專業大數據研發公司的合作。例如，一家電力公司要引進大數據分析技術，在聯系到數據分析企業后，還要請掌握電力知識和市場未來發展趨勢的專家，形成三方合作的局面，再構建大數據檔案信息分析系統。而且，不同的企業對大數據分析工具的要求有所差別，開發環境也存在不同，只有熟悉檔案管理工作流程的檔案工作者同專業的大數據分析人才行業部門協作，才能開發出適應檔案管理工作的大數據分析工具。

（四）制訂發展目標和標準，注意潛在風險

檔案管理在運用大數據工具時，要清楚分析數據的目的。首先，制訂使用大數據的目標和標準，其次，分析檔案管理工作中的特定問題，之后再使用相應的大數據工具對檔案信息中出現的問題進行具體有效的解決。檔案信息資源的開發和整理過程中會涉及信息遺漏、篡改和泄露等問題，引起知識產權和隱私權等方面的糾紛。因此檔案管理在運用大數據技術時要關注存在的潛在風險，通過相關的規章制度，明確權限和責任關系，對潛在的風險進行控制和解決。

除此之外，在大數據時代背景下，檔案管理要做到將原有的檔案信息進行數字化轉化，將有價值的檔案由紙質儲存轉換為電子數字保存，并對之后的信息直接進行數字化存儲，以提高收集的速度和減少檔案信息儲存成本。另外，還要完善相關的管理制度，緊跟時代發展腳步調整管理制度，建立監管機制對整個檔案管理工作進行規范，確保管理工作的合法性。

綜上所述，在大數據時代的背景下，給檔案管理工作帶來了改革契機。檔案管理在實際的工作中要不斷地進行調整，對管理人員、方法和制度等多方面進行改革，以適應發展要求，提高工作效率，如可以開發大數據分析工具，引進專業的人才等，使檔案管理工作更好的開展。

參考文獻：

[1]蒙麗.檔案管理在大數據時代背景下的探討[J].辦公室業務，2017，11（5）：85.

[2]侯麗娟.基于大數據時代背景下的檔案管理工作分析[J].人才資源開發，2016，7（20）：136.