論信息化條件下高校內部審計檔案管理提升策略

楊志波

摘 要：隨著時代的發展與社會進步，信息技術逐漸被應用到各個行業中。高校內部審計工作得到領域上的擴寬以后，無論是審計工作的內容還是操作步驟都開始得到豐富。這些信息技術的輔助讓內部審計工作的作用與影響開始逐漸變得明顯，作為內部審計工作中重要組成部分檔案記錄，這些信息上的整理與處置也會對整項工作的質量水平產生很重要的影響，本文針對信息化背景下的高校內部審計檔案管理策略進行了簡單的介紹，僅供參考與借鑒。

關鍵詞：信息化；高校；內部審計；檔案管理；提升策略

高校中的內部審計檔案是記錄審計工作全過程的基礎信息，可以真實的對審計人員智力創造力與勞動創造進行反應的鑒證，同時也是反應審計工作人員智力成果的勞動創造。這些工作重要鑒證是對審計工作運作質量進行衡量的重要指標，可以對審計行為、審計執法質量進行參考，同時其參考上的價值在審計監督的宏觀領域中也具備較大比重，是經濟建設與社會管理工作中的重要的輔助工作。

1 高校傳統審計工作的現狀分析

首先，在以往的檔案管理模式背景下，審計檔案必須按照相應的工作流程來構成相應的審計案卷，之后再上交給檔案管理部門。而想要對審計檔案進行查看，就需要通過多各個部分的審批，再由專人按照相應的類別、目錄、頁碼等進行查閱，所以查詢檔案的速度受到人為因素的影響而得不到提升，這樣以來就會給審計檔案的利用帶來許多的不便。其次，由于審計工作中會涉及到諸多的資料，一旦建檔立卷人員不能夠全面的掌握其中的相應事項，就可能會管理欠缺的現象發生，使得其不能有效的回想起審計工作的完成過程。

2 審計檔案工作朝信息化管理模式上發展的必然趨勢

首先，在高校的審計工作中加入信息化技術是提升檔案查閱工作效率的重要舉措，檔案查閱速度得到提升以后可以讓檔案信息審計工作的基本流程變得更為簡便，讓繁瑣的步驟得到簡化，多數情況下，查閱者在對審計檔案工作中的內容進行使用或是借鑒時，只需對其進行授權即可。這些審計檔案信息的管理工作獲得信息技術的支持以后，不僅可以有效避免檔案資料因為保存不當出現的丟失或是損壞問題，同時也可增加檔案信息資料在存儲的過程中出現的空間不足問題，讓審計事項的完整性與健全性得到保障。

信息技術對檔案整理以及歸類上的工作變得更加簡便，傳統的檔案信息基礎上加上信息技術后，可以讓整個工作獲得長久有效的監督，確保審計檔案的應用價值一直有效。信息管理工作讓檔案的制度朝著標準化與規范化的方向運行，讓審計檔案信息上的應用價值可以最大限度的發揮，信息化管理工作可以直接推動檔案信息的掌管更為安全與便利。

其次，計算機技術在人們生活中的不斷滲透，讓無紙化辦公逐漸成為了現實，這種技術促進工作模式的轉變，直接導致了審計工作的寬度與廣度獲得了擴展。因此審計工作在這樣的社會背景下勢必發生改變，數據處理上的工作也會因為存儲媒介的變化得到改變。信息化技術的出現勢必讓傳統的審計工作模式發生轉變，依靠信息技術衍生出的數據庫額可以最大限度的保障審計工作運作過程中信息完整性，同整個工作流程中產生的數據都會因為數據庫的的存在得以保存，這會讓工作的運作更加高效，這些較為重要的檔案信息不會因為介質的存在而無法被保存下來，信息管理工作的透明度將會增強。

最后，我國國民經濟水平的提升讓管理工作的規范性得到增加，同時這些工作運作的也更為規范與科學。審計檔案的信息性與規范性讓其自身的作用發揮特征更加明顯，這也是審計檔案管理工作信息化過程中較為明顯的特征。在高校的審計工作中為了讓審計工作的質量以及水平得到保障，讓其為經濟與財務工作的運轉提供動力，應是審計檔案信息管理工作人員當前的工作重點，所以實現內部審計檔案的信息化管理可以讓傳統的檔案工作模式被打破，沖破束縛與屏障，讓審計工作各個方面的運作質量與水平都能得到提升。

3 高校內部審計檔案實現信息化管理水平提升的方法

3.1 實現數字化管理

審計檔案管理工作的轉化過程不是一蹴而就的，因為管理模式上的轉變需要經過很多個步驟，同時也需要很多的時間作為支撐，信息技術需要時間一點點的滲透到紙質檔案信息的管理工作中，而傳統的紙質檔案信息管理步驟也需得到專業技術人員的細節安排讓整個工作流程中步驟得到簡化，更好的與信息化工作模式進行對接。整個轉變流程在實施過程中可能會受到一些障礙，但是整個的大方向不會改變，因為這是時代發展的趨勢，高校內部審計檔案工作只有逐漸適應才能獲得更為長遠的發展。從紙質檔案管理模式轉化為無紙質的信息化處理運作模式，中間的對接與轉化可能讓原本的工作任務量增加，但是這樣的轉化會降低日常管理與查詢工作方面的任務量，這些工作上的實際成效可以對檔案的管理規范性實現的更為透徹。

3.2 加快信息化軟件的開發水平

為了確保高校的檔案審計工作的質量可以達到信息化工作效率上的要求，工作人員就必須加大管理軟件上的建設與開發力度，無論是信息技術的應用還還數據庫的建設，都應得到的技術開發人員同步管理，讓檔案信息的徹底網絡化實現工作能夠迅速的得到轉變。此時一旦管理模式發生轉變，技術工作人員就可以依據檔案信息整理工作的實際需要對工作的周邊任務需要進行改進與整理了，工作運行上的細節完善可以讓檔案信息的查詢工作效率得到提升，進而推動內部審計工作的質量。因此在信息時代的背景下就要推動其管理模式向信息管理方面的轉變，就成為單位自身內部審計檔案管理工作水平的提升關鍵。

4 結束語

通過以上的論述可以從中獲得經驗是傳統的管理模式下，高校的內部的審計檔案管理工作已經不能滿足當前的時代發展與工作運行上的需要，所以信息化技術的出現是工作模式創新發展必然。管理工作崗位上的人員想要這項工作的效率得到實地提升，就必須對自身信息技術基礎水平進行提升，增加工作中參與培訓與學習的機會，讓工作轉變中的效率可以提升至最快。同時要注意信息資源共享上的比例占據，讓工作的數據支撐可以獲得更多范圍的擴展。高校的內部審計工作直接學校的教育基礎資源的利用率產生著直接的影響，所以實際工作中管理工作人員必須有意識的轉變頭腦中的思想觀念，讓審計檔案管理工作上的水平與效率得到實際性提升，為校園的經營管理工作提供更為強勁的動力支撐。

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