淺談水利工程檔案管理

陳浩

摘要：在水利工程建設的過程中檔案管理工作非常的重要，不僅是國家水利檔案建設中的重要組成部分，并且還是水利工程建設中重要的資料參考。本文主要就水利工程檔案管理中存在的問題和解決的措施進行簡單的討論。

關鍵詞：水利工程；檔案管理；主要問題；解決措施

引言：水利工程的建設關系著農田、生態、工農業生產、居民生活等很多領域，水利工程中檔案的記錄管理是工程建設中重要信息資料，提高水利工程檔案管理工作的科學性、合理性、保密性和信息化都是具有非常重要的意義。

一、水利工程檔案管理的工作概述

我國的水利工程檔案主要是工作內容就是對水利工程中相關的設備資料、施工進度、設計方案、工作問題、解決措施、工程竣工、工程驗收等，進行全面系統的記錄，從而保障水利工程的施工質量和施工效率。

在水利工程施工之前，首先就是對施工的環境和地質條件進行勘查，并采集相應的數據信息，其中主要包括施工區域的地理位置、植被覆蓋情況、水土的質量檢測等。在工程進行施工的過程中要嚴格的按照設計的方案進行作業，一旦遇到突發的事故，不僅要及時有效的對事故進行處理，并且還要對事故發生的實際狀況和處理的方案，以及最后處理之后的效果進行詳細的記錄。在水利工程建設的過程中還需要對所有的工作人員開展的工作情況，進行詳細系統的記錄，其中施工企業的人員配置情況、施工材料的使用情況、建設投入的成本等，都是水利工程檔案管理中基礎的組成部分。在水利工程竣工之后還需要對整個水利工程進行施工質量的鑒定，以及對應的檢查結果和驗收時做出了那些技術的調整等等，都要全部記錄到檔案管理工作中，給水利工程的后期核查留下重要的參考資料。

二、水利工程檔案管理存在的問題

1.收集與歸檔的不到位

水利工程檔案管理的工作和其他事業單位的檔案管理工作具有本質上的差別，在水利工程檔案管理工作開展的時候，一般是從水利工程項目的確定就已經開始了，并且在檔案資料收集的過程中往往會出現一些不可控的因素，這樣就加大了水利檔案資料收集管理的工作難度。

在一些小型的水利工程建設過程中由于施工周期和施工要求的不同，水利檔案還沒有收集到太多有效的信息資料，該項水利工程就已經竣工了，這就說明水利檔案的管理工作沒有切實推行到沒一個水利工程項目中去。在大型的水利工程建設的過程中施工的周期一般比較長，并且參與建設的單位也比較多，這樣在檔案資料收集的時候，就會由于收集整理的數據信息非常的多，內容都非常的重要，工作的時間又比較緊張，從而在整理的過程中出現了遺漏的情況。還有就是很多的施工單位，為了節約施工的成本都會在勞務市場招聘一些臨時的施工人員，這些工作人員的流動性非常高，也給水利檔案管理工作造成了一定的困難。目前有一部分水利工程的檔案管理工作沒有提高管理意識，很多的數據信息都是在水利工程建設的后期進行彌補的，這樣不僅不能收集到最原始的施工資料，并且很可能造成相關資料丟失的情況。

2.水利工程檔案管理工作保密性不強

水利工程作為一項社會效用的國家級建設工程，其中很多的施工技術和數據信息都是屬于核心資料，在進行檔案收集管理的過程中一定要做好相關資料信息的保密性。但是在實際的檔案管理過程中由于工作人員對保密性沒有足夠的認識，在設計圖紙、施工方案、材料施工等方面的檔案進行管理的過程中，沒有形成一個嚴格規范的保密借還制度，因此水利檔案管理工作的保密性一直得不到有效的提高。

3.檔案管理的信息化程度不高

隨著信息技術的快速發展，在水利工程建設的過程中需要對檔案管理工作的相關制度和管理模式進行升級改造。通過建設信息化的水利工程檔案管理工作，可以有效的提高檔案管理工作的效率和準確性。但是在實際的信息化建設過程中由于沒有專項的資金支持，以及專業的信息技術工作人員，因此水利工程檔案管理工作還在延續著過去的管理模式，沒有對水利工程的施工建設做出直接的改變。

三、提高水利工程檔案管理工作的對策

1.加強水利工程檔案資料的收集與整理工作

在水利工程建設的過程中要想有效的收集到準確的工程數據信息，就需要狠抓水利工程建設的三個階段。

第一階段就是在水利工程的前期施工階段，在這一階段相關的檔案管理人員要和參與建設的現場管理人員做好密切的溝通，及時的指導相關的管理人員做好對應檔案資料的收集整理工作，從而掌握到第一手的水利工程建設施工資料，并且及時的做好資料的收集與整理工作。

第二階段主要是水利工程的施工階段，由于該階段施工的單位較多、人數復雜、周期較長，因此在該階段進行檔案資料收集整理的時候，不能在做好辦公室等相關單位把檔案資料收集好傳遞過來，需要檔案管理人員增加工作人員，按照專人專項的方式，就是指一個檔案工作人員就負責對應的一個建設單位的檔案資料收集和整理，這樣避免了施工單位由于工作繁忙而對檔案資料收集進行了一定的疏忽，專職的工作人員不僅可以督察該單位對應檔案信息資料記錄工作人員，提高工作責任心，并且自己也可以直接參與到該單位的檔案資料收集過程中，從而對數據信息記錄中存在的不足之處，提出相應的改進意見，不斷的促進該單位檔案管理工作的質量，從而保障了水利工程施工階段的檔案收集與整理工作的真實性和準確性。

第三階段主要是水利工程竣工驗收的階段，檔案管理部門要參與到水利工程的質量檢查驗收工作中去，根據驗收企業的評定，在第一時間記錄下該水利工程最真實的施工質量信息，從而有效的保障了檔案資料的完整性。在工程驗收之后，需要對該水利工程的檔案資料，進行系統全面的整理分類，最后根據分類的不同進行定檔入庫。

2.堅持做好檔案管理和施工的同步化

造成水利檔案不完整的主要原因就是檔案管理工作沒有和施工的數據信息，實現同步化，也就是說實際的水利工程已經進入到了施工階段，而檔案管理工作還在整理工程前期的數據信息。這樣就會導致檔案管理工作永遠和實際的水利施工進度差一截，從而造成了檔案數據的丟失或者是收集不完善。

因此在今后的水利工程檔案管理工作開展的過程中客戶可以建立獨立的檔案管理機構，安排專項的工作人員進行收集整理。在制定水利工程建設計劃的時候，也要將檔案管理工作和檔案存儲庫納入到整體規劃中去。在施工的過程中要確保所有簽訂的合同都在檔案管理工作的范圍之內，其次還需要做好各個階段，施工材料數據的收集和整理。也就是說，從水利工程項目被確定下來之后，就要開始著手建檔工作，并開始維護單位的合法權益。

3.提高檔案工作的信息化管理程度

在今后的水利工程檔案管理發展的過程中，建立一個信息化的檔案管理系統是非常重要的。首先就是有水利項目部給檔案管理部門批準一筆建設信息化系統的專項資金，然后就是引進專業的信息化檔案管理人才，幫助水利檔案管理部門建立信息處理平臺。

在信息化系統的工作背景下，在檔案資料的收集和整理的過程中就會節省非常多的時間，并且利用計算機系統實現標準的借閱歸還制度，不僅有效的提高了水利工程檔案資料的安全保密性，并且水利工程的檔案資料收集的更加全面和詳細，對水利工程的建設具有著重要的意義。

結語：在今后的水利工程建設的過程中要加強對檔案管理工作的重視，不斷優化提高檔案管理工作的質量和效率，促進水利工程的建設效率。

參考文獻

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