淺談企業人事檔案管理

亓海燕

【摘 要】人事檔案是指記述和反映某人經歷和德才表現等情況的具有保存價值的歷史記錄。包括人力資源管理所形成的檔案和干部、工人人事檔案。由于人事檔案真實地記載和反映個人經歷、政治思想，品德作風、業務能力等，是個人自身成長歷史的真實記載，能為企業的組織工作、人事工作的決策提供可靠的依據，能為企業合理分配使用人力資源提供可靠的信息參考。隨著我國社會的不斷發展，不論是在國有企業單位，還是一些私企單位中，人事檔案管理工作都起著重要的作用。筆者結合幾年來人事檔案管理的經驗，就企業人事檔案的管理工作淺談幾點體會。

【關鍵詞】企業；人事檔案；管理

一、檔案管理含義

所謂檔案管理就是對企業和個人的信息，檔案有序的存放，管理等工作。不僅包括企業、單位的各項信息，還包括了員工個人的信息，一般說來企業的檔案管理中主要是對職工的經歷進行記錄，進而更好地反映個人的狀態，充分發揮企業的檔案管理工作，從而服務于企業的生產經營。

二、企業人事檔案的功能

企業的人事檔案管理是企業對人才的基本情況進行了解和掌握的基本依據。對于企業而言，把好人才的進出關、做到人才的選用工作、全面了解員工特長，通常采取的辦法就是通過查閱人事檔案，對人事檔案材料中所記錄的個人素質、思想品行、業務水平等基本情況進行了解，然后進行用人分析和確定。而在企業的內部考核上，企業可以通過對員工的定級、調資、任免、晉升、獎懲等情況的檔案材料匯總，來作為考核的重要依據。人事檔案管理可以為企業制定用人計劃和發展戰略提供支持。所以說，企業認真做好人事檔案材料的收集、鑒別、整理和保管工作，能夠為現代企業的人力資源管理和利用提供良好的條件，也能夠為企業的人事數據和信息管理提供依據，進而為企業的人力資源規范化管理提供基礎保障。

對于個人來說，不管是調動工作、評定職稱、調整工資，還是入黨或者離職等，所有手續和證明都會以檔案的形式進行保存，并成為其審核的重要依據。企業的人事檔案就是每位員工的歷史實踐證明，并通過職業生涯進行不斷的補充。人事檔案是伴隨每位企業員工一生的重要材料，且能夠在其人生中發揮重要的作用。

三、人事檔案管理存在的問題

內容上，立卷不夠規范，案卷質量不高。一是檔案材料內容填寫前后不一?！叭g兩歷”（年齡、工齡、黨齡、學歷、履歷）記載多樣。二是檔案用紙規格不一。雖然規定檔案材料要統一使用16開辦公用紙，但現行的公文材料大部分是A4紙，證明材料的用紙也是五花八門，致使有的表格印制超過裝訂線，有的需要重新粘貼，給立卷歸檔工作帶來了麻煩。三是材料歸類不準確。有的不該歸檔的材料歸了檔，而該歸檔的零散材料卻沒有及時歸檔。四是檔案材料短缺。記載個人履歷、社會關系、政治面貌等基本情況的內容多，表彰和處分材料、反映個人工作能力、技術特長等方面的內容少，這些都會直接影響到案卷質量。

使用上，技術手段滯后，運行效率較低。在整理檔案過程中，有的單位沒有啟用干部人事檔案電子信息化管理系統，大部分是靠手工操作，費時、費力，效率低，與行業整體的現代化、信息化、科學化管理水平不相適應。

四、人事檔案管理的建議

1、實現檔案材料收集、歸檔和鑒別的規范化。企業應該做好人事檔案管理的收集、整理和鑒別工作，進而完善其管理體制。人事檔案管理質量的提高，重要一條就是要及時收集和補充檔案材料，而材料收集、歸檔、鑒別是否規范化將直接影響進檔材料的質量，對收集到的檔案材料，從手續是否完備，表述是否準確、精煉，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別。要制定嚴格的材料鑒別和調查制度，確保每份資料的真實性；對檔案進行分類管理，保證材料齊全、目錄清晰和層次的分明；另外，人事管理部門還應該做好人事檔案的利用和轉遞工作，嚴格執行工作任務，使企業的人事檔案管理實現制度化、標準化。

2、改進檔案的檢索與查閱方法，實行計算機管理，提高檔案管理的信息化。為提高效率，對于人事檔案的檢索可考慮采取以英文字母的順序號進行編排，便于記憶，利于查找，提高速度。同時，為提高檔案管理水平，可以采用計算機管理人事檔案信息，使查檔人員利用計算機在不接觸檔案的前提下查閱人事檔案原件，不僅可以提高查閱檔案的速度，同時也有利于干部人事檔案的保密性和安全性。

3、利用現代化管理手段。為了提高企業人事檔案管理的工作效率，應該充分利用現代化的管理技術和管理方法，進而實現人事檔案管理系統化、程序化和規范化。利用現代的管理設備，實現信息化管理，使人事檔案管理數據能夠通過計算機進行記錄、存儲、查詢、分析。采用先進的存儲設備的管理軟件，以保證人事檔案數據的準確性、完整性和規范性。積極借鑒先進的管理方法，使人事檔案管理更加科學、合理，保證人事檔案管理與企業發展相適應。使現代科技能夠在人事檔案管理中得到高效應用。

五、結語

綜上，加強企業的人事檔案管理，不但是企業內部人事管理的需要，也是企業謀求長期發展，提高核心競爭力的需要。要從根本上加強對檔案管理工作的重視，更新檔案管理理念，提高檔案管理人員素質并積極轉變服務方式，使人事檔案管理進一步趨于完善化和科學化，檔案管理工作才能更好地服務于員工和企業的發展。

【參考文獻】

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（2）吳建美.《高校人事檔案管理淺議》《江蘇廣播電視大學學報》.2006年第6期.

（3）彭彩云.《加強企業人事檔案管理的重要性》.《中國論文網》管理論文.