淺析干部人事檔案在企業發展中的重要性

■王曉超

（中國神華海外開發投資有限公司）

引 言

干部人事檔案管理是企業人事管理中的一項重要的基礎工作。人事檔案提供了有關個人身份、學術背景、工作經歷、獎勵和處罰等重要信息。就企業人力資源管理而言，人事檔案與員工的工資待遇，職位晉升，個人發展等密切相關，關系到員工的切身利益。因此企業要從嚴管理人事檔案，維護人事檔案工作的嚴肅性和權威性，充分發揮其在企業發展中的重要基礎作用。

1 人事檔案在企業發展中的重要性

干部人事檔案工作的核心在于利用。企業人力資源管理要充分發揮干部人事檔案的資政作用、體現檔案管理的價值，創新利用方式，提高利用效能。干部人事檔案管理在企業發展中的重要作用主要體現在如下幾個方面。

1.1 干部選拔任用

干部選拔任用，必須要對被考察對象的德、能、勤、績進行全面的考察，被考察對象的人事檔案則是首先考察和審核的材料。干部人事檔案主要通過履歷類材料、考核鑒定類材料、政審類材料、黨團類等十大類材料，真實記錄干部個人的成長經歷，全面反映干部的個人情況。企業只有把干部檔案審核認定的結果與現實考察材料結合起來進行綜合評估，才能對干部作出全面準確的評價。因此，在干部選拔任用的過程中，必須要對干部的人事檔案進行嚴格審查。在干部人事檔案審核工作中，干部黨齡、年齡、工齡、學習經歷和工作經歷（“三齡兩歷”情況）是審查的重點，與員工的個人職業發展、薪酬核定和職務晉升息息相關。

2018年中共中央辦公廳下發了《干部人事檔案工作條例》，重點強調了人事檔案審核工作在干部選拔任用程序中的重要作用。各單位干部選拔任用管理制度規定里也將干部人事檔案審核列為干部提拔任用的必經程序，要求嚴格按照有關政策和標準，及時做好干部人事檔案審核工作，準確把握干部的任職資格和條件。對于已經任職的干部，其組織考察還必須形成書面材料放入個人檔案中。

1.2 企業人才隊伍建設

干部人事檔案是企業人才信息的主要來源，是人才評價、培養和發展的基礎。企業要充分發揮干部人事檔案在人才隊伍建設中的重要作用，借助干部人事檔案中的學習和工作經歷、職稱、學術、培訓、獎勵處罰等信息，全面掌握干部的情況。企業可以充分利用干部人事檔案中的信息，建立完備的人才信息庫，及時全面的掌握員工基本情況和職業技能等相關工作資格等情況，精準高效的選用人才，優化企業人力資源結構、加強干部管理和團隊建設，充分發揮人才的潛能，更好的為企業創造價值，促進企業的健康和可持續發展。

1.3 黨員發展和干部監督

干部人事檔案也是黨員發展和干部監督的重要審核材料。根據黨員發展的相關政策和制度，發展黨員前，黨組織必須要通過查閱審核檔案的方式對發展對象進行嚴格的政治審查，審核其入黨資格。同時發展黨員在入黨后，其入黨的過程文件，如入黨申請書、政治審查材料、轉正材料等也要存入本人人事檔案中。當前，企業對干部監督工作也提出了更高要求，干部人事檔案審查在監督檢查干部工作的重要作用也逐漸凸顯出來。企業要加強對干部全方位的管理，就要有效的利用干部人事檔案，全面掌握干部信息，推動高素質專業化干部隊伍的建設。

2 企業人事檔案管理工作中凸顯的主要問題

2.1 對人事檔案管理工作重視不足

當前，中國企業干部人事檔案管理工作中的首要問題是企業管理層缺乏對干部人事檔案管理工作重要性的認識，認為人事檔案管理工作僅僅是對檔案材料的收集和保管，對檔案信息的利用度不夠，干部人事檔案管理多流于形式。大多數企業干部人事檔案管理制度不健全，相關措施落實不到位，人事檔案材料不完備、管理不嚴、利用效率不高。

2.2 檔案管理的硬件條件有待提高

人事檔案是記錄干部歷史的原始憑證，需要安全嚴格的管理，防止材料丟失或者損壞。檔案的存放條件在我國檔案管理的各項制度中都有明確規定，要求人事檔案要集中保管，并且需配備專用的檔案室和消防設備，設立人事檔案查閱區，閱檔場所、整理場所、辦公場所要分開，做到檔案管理存放安全且保密。目前，我國各檔案管理機構的管理水平和硬件條件參差不齊。一些偏遠地區和小型企業由于資金限制或者疏于管理，可能沒有專用的檔案室及其配套設備，或者缺少檔案相關的工作條件，如沒有電腦、網絡、掃描儀等現代化檔案管理工具，為全國檔案管理標準化工作增添了許多阻力。因此，我國仍需繼續加大對人事檔案管理工作中硬件條件的投入，大力提升人事檔案基礎設施建設，促進檔案規范化管理。

2.3 管理人員綜合素質待提高

干部人事檔案管理工作是一項專業性較強的工作，應由專人負責。檔案管理人員須作風正派，具有較高政治素養和業務能力。目前，我國的檔案管理人員大多是兼職，大量檔案管理的人員綜合素質仍達不到崗位應有的標準，需要進一步強化崗位培訓，以更好的完成人事檔案管理工作，盡可能減少由于檔案管理員個人原因造成的檔案創建和傳遞延遲、檔案記錄不準確或其他個人和專業錯誤。

3 加強人事檔案信息化管理

3.1 重視人事檔案管理的基礎工作，提升檔案案卷質量

檔案管理人員日常最基本任務就是收集、鑒定和整理檔案材料。為了及時全面地反映員工的個人情況，伴隨著員工個人情況的變動，人事檔案管理人員需要對檔案進行動態管理，同步的補充完善入檔材料。入檔材料必須要經過嚴格審核才能放入檔案，從而有效的防止出現信息不準確、填寫不規范或者偽造的材料。檔案的收集，評估和整理必須要定期進行，不要拖延或積壓，存檔的內容應與實際的個人信息相符。組織整理文件時，必須根據分類標準對存檔文件進行正確分類。如果出現文件損壞的情況，應該全力查找或者補救。檔案管理人員要充分認識到檔案日?；A工作的重要性，提高責任意識，才能從根本上保證檔案案卷的質量。此外，企業還要定期抽調專人對人事檔案進行全面排查，重新審核全部人事檔案，查疑補缺，以審促改，以審促建。通過檢查整改，進一步加強人事檔案的收集、整理、保管、審核工作，提升人事檔案工作質量。

3.2 進一步完善檔案管理制度

制度建設是管理的根本。企業要實現干部人事檔案管理工作的科學化和規范化，首先要進一步完善檔案管理的相關制度，根據《干部人事檔案工作條例》等相關制度規定，結合公司的實際情況制定實施細則，用制度規范人事檔案工作，提升檔案管理水平。其次，制度出臺后，企業要嚴格貫徹落實制度規定，確保制度執行到位，落到實處，達到檔案管理的各項標準和要求。

3.3 人事檔案信息化管理

由于人事檔案文件數量眾多，紙質檔案材料在查找和利用上有很多不便，并且檔案在存放保管過程中很可能會發生文件的損壞和丟失等問題，隨著大數據時代的到來，使用信息技術來提高檔案管理水平已經成為當前的主要趨勢。人事檔案的信息化是通過建立人事檔案信息管理系統，運用技術手段將紙質檔案轉換為圖像數據，將每個員工的詳細信息錄入數據庫，形成人事檔案信息數據庫。先進的數據和搜索引擎技術可以更加有效地彌補檔案管理人員的不足，使得人事檔案信息得到更充分的利用。企業內部人力資源管理的科學技術含量越高，管理的標準和效力越好，但這不意味著企業要完全放棄傳統的管理方法，而是要將傳統管理管理方法與現代信息技術結合起來，加快工作效率，提升管理水平。

3.4 提高管理人員綜合素質

雖然現在信息技術大大提高了檔案管理的水平，但是檔案管理的核心仍舊要依靠檔案管理人員。因此，企業一是要定期對檔案管理人員開展學習教育培訓，通過內部培訓與外部培訓相結合的方式深入解讀檔案管理的各項政策和制度，指導檔案管理人員進行檔案日常的收集、鑒定、整理工作和干部檔案專項審核等工作，提高檔案管理人員的政治素質和業務能力。二是為了學習其他公司的先進管理經驗，取長補短，企業要加強公司內外部檔案管理人員的交流，擴大檔案管理人員的視野。此外，企業還要對檔案管理人員進行保密安全教育，人事檔案信息是屬于員工個人的信息，檔案管理人員要嚴格按照制度規定的流程和使用范圍對檔案進行利用，避免造成不必要的損失。

結 語

隨著中國社會經濟和企業管理的快速發展，干部人事檔案在企業發展中的作用越來越重要。作為干部選拔任用、黨員發展的必經之路以及企業人才隊伍建設、干部監督中的重要信息來源，干部人事檔案工作必須要科學化、制度化、規范化管理，充分發揮其效用，有效推動公司發展。干部人事檔案工作的從業人員也要繼續以改革的精神推動工作、以科學的思路開展工作，以堅強的黨性保障工作，確保干部人事檔案的重要作用得到充分發揮，努力促進公司的可持續發展。