物業企業內部控制的現狀及改進措施

摘要：內部控制即是企業管理的中樞，既決定企業的管理水平和服務質量，也對企業競爭力有一定影響。提高內部管理水平，完善企業內部管理制度是每個企業發展過程中必不可少的程序。隨著物業市場逐漸飽和，提質增效成為每個物業企業面臨的首要問題?；诖?，本文通過對我國現階段物業管理企業內部控制存在的問題進行分析，并針對性地提出了改進建議和措施，以期為現有的內部控制相關研究提供部分參考，為企業管理優化提出一些有益補充。

關鍵詞：內部控制;物業企業;優化建議

一、引言

20年來，伴隨著我國住房制度改革，物業管理企業迅速發展壯大。根據統計，我國現有物業企業數量超過30萬家。然而，管理不善、內部控制缺失等問題頻頻出現使得很多物業企業盈利狀況不佳，甚至處于虧損狀態。因此，如何加強企業內部控制，實現管理水平、服務質量和競爭力的提升成為當前很多物業企業亟待解決的難題。

二、物業企業強化內部控制的必要性

物業管理服務品質是物業企業賴以生存的核心要素，但是由于傳統觀念的制約，部分物業企業缺乏創新精神，處于市場競爭的下游水平，對于企業內部控制的認識較為淺薄，這些特點都對物業企業的健康成長產生了不利影響。所以，為了提高企業生存能力、創造出健康的內部發展環境，物業企業必須尋求解決之道，通過深入探索逐步完善管理體制，使企業內部控制體系趨于成熟。

首先，內部控制能夠幫助企業有效防范風險。企業可以通過內部控制提升企業風險管理水平，有效的內部控制是企業能夠識別和控制風險的前提。其次，內部控制能夠保證財務信息的真實和準確。健全有效的內部控制能保證財務信息的獲取、記錄到輸出全過程的準確性，并確保能真實反映企業經營情況，從而達到保證財務信息真實可靠的目的。再次，內部控制能保證資產的安全完整。健全的內部控制通過有效地監控企業資產的活動過程，控制企業資產流失風險，從而保證企業資產的安全性。最后，內部控制能夠幫助企業提高經營效率，提升企業競爭力。健全的內部控制通過適當地授權、合理地分工提高企業的經營效率;另外健全的內部控制通過規范企業工作服務流程來提升其管理品質，增強企業競爭能力，力爭在市場競爭中處于上游水平。

三、物業企業內部控制中存在的主要問題

雖然我國的物業企業在近20年來有著較快的發展速度，但它仍是一個新興的服務行業。我國現有的物業企業大多數規模較小，從業人數也較少，受這些限制，導致我國物業企業普遍忽視企業的內部控制，重視眼前短期利益，忽視長遠發展，重視領導安排、輕視制度建設。具體來看，我國物業企業內部控制存在以下突出問題：

（一）企業不重視甚至忽視內部控制

我國的物業企業起步晚，發展時間短，管理水平也是參差不齊。根據實際調研，很多物業管理企業都沒有建立內部控制制度甚至并不了解內部控制是什么，即使部分企業引入了內部控制的概念，也沒有意識到內部控制與企業的管理水平、經營能力息息相關，而僅僅認為內部控制是財務制度中的一個環節和步驟。在日常管理中比較突出的表現是缺乏內部管控機制、公司文化建設、風險評估機制。

（二）內部控制浮于表面重制度輕落實

對于每名員工來說，內部控制明確了各自的職責，對于企業各部門來說，內部控制制度有利于加強溝通和合作，有利于發揮個人和集體的最佳效果。在我國多數物業企業中，盡管制定了相對完善的內部控制體系，但由于考慮成本效益問題，企業往往會選擇通過減少管控成本從而達到收益最大化的經營目標，故導致內部控制制度流于形式。另外，物業企業在執行內部控制時，因存在企業領導者的不重視、缺乏對員工的培訓、缺乏合理有效的機制、缺乏強有力的監督等現象，企業的內控制度執行效果并不理想。

（三）內部控制設計不合理

科學、完善的內部控制制度有利于企業建立高效的管理模式，但是這種完備、合理的內部控制制度需要管理者具有較高的管理水平和能力。物業企業普遍規模偏小，人員層次偏低，制定的內部控制制度操作性、邏輯性和完備性不強。物業企業在出現管理問題時，管理人員并沒有從深層次考慮內部控制制度中的缺陷并加以完善，使得內部控制制度缺乏適用性和科學性。例如，“一人多崗”的情況在物業企業是普遍存在的，在多數物業企業中，收款人員、開票人員以及業主信息（檔案）錄入員均由一人兼職;甚至有些物業企業將投資經營職能與風險管控職能同設于一個組織機構內，像這種組織機構職責權限界定不清、不相容職務未能分離的情況，導致內部控制形同虛設。

（四）信息溝通時效性差

我國的物業公司管理體系呈現“頭大尾小”的特點，普遍呈現重視行政、財務部門設置反而輕視服務部門配置的現象。此外，作為與服務對象直接接觸的物業服務人員，很少有機會參與到公司的中高層會議、政策制定和服務對象需求反饋中去，造成了信息溝通渠道堵塞。例如，當客戶向基層物業服務人員提出需求時，物業員工需要進行層層匯報，由于反饋層級多且時間長，容易造成反饋內容的丟失和失真，甚至出現有反饋無回復的現象，最終影響物業企業的服務品質。

（五）內控崗位員工素質有待提升

企業內控人員的能力水平決定了物業公司在執行內控制度的有效性，盡管物業公司的管理手冊中的能力、服務和評價模塊明確規定了員工應當具備的能力素質，然而多數物業企業出于成本控制原因，均會放寬甚至無視招聘員工的招聘標準，導致內控人員工作經驗不足、思想認識未能與時俱進導致專業能力一般等問題。更為重要的是，物業公司存在輕視員工培訓的現象，且培訓過于注重形式而忽視評價考核環節，導致內控培訓效果大打折扣，內部控制要求很難落實，并缺少監督。

四、對物業管理企業內部控制的優化建議

（一）強化風險意識增強內控觀念

增強物業管理企業的內控意識是加強內部控制需要解決的首要問題。一直以來，大家認為房地產企業是高風險行業，而對于物業企業所面臨的風險則無足輕重，不被重視。事實上，由于物業企業業務類型多元化、服務對象多樣化，在經營管理過程中，面臨著管理責任風險、財務風險、項目承接決策風險、合同管理風險、企業運作風險、自然災害風險等等。面對如此多的風險，物業企業必須增強抗風險能力。首先要從思想入手，增強物業企業人員尤其是高層領導對風險的認識。其次通過多樣化的案例教學，提升物業管理企業管理層對內控重要性的理解以及內控失效所帶來嚴重后果的認知。

（二）構建完善的內部控制制度

完善的內部控制制度是提升企業內部控制水平、服務質量和降低財務風險的基礎和前提。要想讓企業得以長久的發展，建立健全完善的內部控制體系至關重要。物業企業應充分利用構建的內控體系，加強管控力度，杜絕內部員工徇私舞弊的可能，從而保證企業資產完整、財務信息準確及經營目標的達成。建立健全的物業內部控制制度需要從以下幾方面入手：首先要實現權責分離機制，建立健全的控制機制以及授權審批機制。做到不相容職務分離，各司其職，相互制約，有效提升公司管理效率。然后通過建立具體考核機制評價員工績效，物業企業由于其業務的特殊性，需要有符合自身特點的制度體系。不同層級員工的工作性質不同，在評價體系中依據有所差異，薪資水平可以作為評價的基礎要素之一。結合物業企業業務特點以及各層級員工工作性質，結合薪資水平，綜合評價具體時間段內員工工作績效，可將評價結果計入員工檔案，并且作為員工后續獎懲及評優等工作的參考條件，調動員工的工作積極性，提升企業整體的競爭能力。

（三）優化內部控制體系

優化企業內部控制體系和結構，首先要是實現服務流程標準化并改進公司組織架構。服務質量是物業企業的生存之本，同時也是物業企業的核心競爭力。因此，物業公司應當梳理服務事項，精簡服務流程和體系，實現服務的流程化，既實現服務質量的提升，又能降低公司成本。同時，針對公司管理架構層次過多的情況，應當對公司的管理架構進行整合，打破原有部門設置，優化組織結構，最終建立扁平化的高效管理體系。針對企業內部業務控制的過程，各個層級的負責人員可以選擇定期或不定期的考核，及時發現可能存在的問題，并實時掌握業務進展情況，同時與預算管理緊密結合，迅速改進問題，總結經驗。

（四）建立健全信息溝通機制

信息溝通制度對于推動物業公司內部控制與風險規避具有重要的作用。健全的信息溝通制度有助于提升相關物業人員的工作效率，增加物業公司與業主的溝通。通過建立起相關的制度，約束物業公司與業主雙方，從而實現風險規避。物業企業不僅要重視內部員工之間的信息溝通，還要考慮信息數據系統的完善工作。通過專業化的線上集成系統整合內部信息，給管理層和操作層提供快速有效獲取信息的平臺，進一步提升內部控制執行的可靠性。

（五）重視企業文化建設形成良好的內控氛圍

企業文化是企業的靈魂，對于物業企業來說，擁有良好的企業文化和外在形象對于客戶來說更容易產生良好的印象。良好的企業文化對企業內控建設起到了至關重要的作用，完善的內控制度也是企業文化建設的有力保障。首先企業樹立積極向上的價值觀，培養員工敬業愛崗、誠實守信、廉潔自律，提高員工素質，使員工的自覺性行為和企業制度約束有機結合，增強內控制度執行力。其次是將企業文化建設當作是一種制度執行，使企業文化建設和內控建設融為一體，從而保證內控工作的有效實施。

五、結語

內部控制既是企業管理的中樞，又決定了企業管理水平、服務質量和企業競爭力。本文從我國現階段物業管理企業內部控制的現狀出發，針對物業企業在企業管理和內部控制方面存在的忽視內部控制、重制度輕落實、內控設計不合理、信息溝通不暢和員工能力素質參差不齊等問題進行了詳細剖析，闡述了物業企業在內部控制方面的不足、形成的原因和造成的影響。最后對物業企業提出了加強內控建設的幾點建議。希望本文的研究成果可以為相關研究和企業管理優化提供一定的參考，實現物業企業競爭力的提升。

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作者簡介：

楊媚，長城物業集團股份有限公司。