淺析現代基層企業檔案管理工作

宗成喜

摘要：隨著現代化技術的不斷發展，基層企業的檔案管理工作也已經逐漸實現信息化發展趨勢，在進行檔案管理的過程中也逐漸面臨著各種機遇和挑戰，在這種社會環境中如何讓實現更好的檔案管理是企業檔案管理人員應該思考的一個問題。進行檔案管理工作是基層企業進行企業生產和經營的一項基本工作，能夠在很大程度上決定了企業發展和決策提出的科學性，雖然在進行基層企業檔案管理的規模相對與其他檔案館是比較小的，但是由于涉及到的行業專業性比較強，也需要專門并且比較穩定的管理人員，本文是對現代基層企業檔案管理工作進行分析。

關鍵詞：淺析;現代基層企業;檔案管理工作

一、企業檔案管理的特點

檔案主要是各種單位和組織在社會實踐活動中形成的各種相關信息資料，其中主要是包括了文字、圖像和圖片等多種記錄方式，不僅能夠體現企業的基本過程，也在經濟發展中起著非常重要的作用。在企業中進行檔案管理工作時其實是一種信息的儲存，將這時的情況通過記錄的方式進行保存，在在企業中進行檔案管理工作能夠將企業的發展史、重大的事件、經營情況以及財務情況等進行真實的記錄，進行記錄的方式主要是由紙質或電子版的形式，甚至可以說，企業的檔案對于企業的發展來說是一個隱形的資產，所以在進行企業管理的過程中保障檔案的真實、合理是非常重要的。在傳統的企業檔案管理的記錄主要是依靠手工 內容涉及到的也主要是平常工作相關事項，在傳統檔案管理中的最初目的是為了后期的信息查閱的便利性，但是隨著新時期經濟和信息技術的不斷發展， 企業檔案管理工作方式也從傳統的手工記錄逐漸為信息化的記錄管理。在信息化的檔案管理更節省空間， 并且方便保存， 不容易受到外就安靜的干擾并保障了后期查詢的便利性。

二、企業基層檔案的管理體制和模式

企業檔案的管理機制主要是指企業在進行檔案管理工作中的制度和形式，主要是分為外部管理體制和內部管理體制，內部管理體制主要是指企業檔案管理中存在的領導與員工之間的管理形式，而外部管理體制主要是相關檔案管理機關以及主管機關對于企業檔案的指導和領導關系。在企業的內部檔案管理體制中主要是分為四種模式：統一領導分級管理模式，也是現在大多數企業都在應用的管理模式，主要是在整個企業的檔案管理中實行統一的制度監督管理，各個子公司也要按照本部的制度進行檔案管理工作;檔案專業化管理模式專業化的管理模式就是指企業對于各個方面的方案管理主要是又一個專門的單位進行統一的管理，能夠實現跨公司的管理;文獻綜合管理模式，主要是指企業內部和外部的文件和圖書等由統一的領導進行管理;檔案家族式管理模式，主要是應用在大部分私營企業中，在這種管理模式中沒有專門的管理體制和管理人員，檔案的管理主要是由家族的內部人員進行管理，其中包括訂貨單、合同以及會計檔案等。

企業檔案的管理模式的實施主要是為了達到對檔案的完整保存和科學性管理，企業檔案管理模式主要有三個特征：綜合性，主要是指在企業檔案管理工作中不是一個獨立的概念，在管理的過程中涉及到了企業的很多方面，并且在進行模式選擇的過程方面也會受到企業技術水平和企業管理體制等多反面的影響;動態性主要是只隨著市場經濟的不斷發展，企業在不同的階段會應用不同的管理模式;多元性主要是指不同的企業類型以及地區都會有不同特色的檔案管理模式，所以在進行檔案管理的過程中不能夠執著于對某一種模式的套用，而是要選擇合適的管理模式。

三、現代企業檔案管理中紙質檔案與電子檔案并存的重要性

隨著信息技術的不斷發展，我們已經逐漸實現了信息化的檔案管理，信息化檔案原理主要是指利用先進的信息技術來實現高效的檔案信息管理，包括檔案管理中信息的采集、整理以及歸納等環節。在基層企業管理中進行信息化的檔案管理還能夠在一定程度上加大資源共享范圍，充分利用互聯網技術也能夠為檔案管理工作提供充分的便利。但是對于基層企業的檔案管理來說，不能緊緊依靠電子檔案或者紙質檔案的發展，要充分實現兩者的融合使用。

對于很多的基層企業來說，紙質檔案的發展是比較完善的，電子檔案的發展正在初期階段，紙質檔案與電子檔案所采用的載體是不同的，所以兩者在具有相同特點又具有本身的特點，在目前的發展現狀中要想實現企業檔案管理工作更好的發展就要將兩者進行有機融合，使紙質檔案和電子檔案能夠更好地發揮其特點。

電子檔案和紙制檔案的優缺點：電子檔案的載體是網絡信息技術，所以在儲存上面有很大的優勢，不僅能夠較長時間儲存，并且相對于紙質檔案來說儲存數量比較大，還能夠能在很大程度上保障檔案的完整性，對于后期的檢索來說是非常方面的，能夠輕松的在大量檔案中找到需要的東西并且能夠重復使用，但是電子檔案也有一些缺陷，因為是利用信息技術為載體，所以在電子檔案的使用過程中容易受到病毒的感染，所以在使用的安全上不能夠超過紙質檔案;紙質檔案，也就是以紙為文件載體，在安全性方面有較大的優勢，并且也能夠在很大程度上保持檔案的真實性，但是在紙質檔案的使用過程中經常會出現不易保存的缺點，同時紙制檔案使用過程中存在檢索困難等現象，不管是在空間還是在時間上都會受到很大的限制。

四、館藏會計檔案的重要性

在基層企業中進行館藏會計檔案管理主要是由以下幾個特點：載體要求較高，企業會計檔案管理主要是包括紙本的會計憑證、憑證附件、賬簿、工資發放、憑證附件、賬簿、等為主要的工作重點，但是在進行保存的時候需要占用大量的儲存空間，并且在調閱、管理、共享時非常復雜，會耗費大量的人力與時間，在盡心管理的過程中采用信息化技術能夠有效的解決這些問題;容易受破壞，在企業進行會計檔案信息化管理的過程中，因為會計的電子化信息和數字化信息管理模式，很容易受破壞，破壞的主要方式為人為破壞：企業會計檔案在進行管理的過程中會計檔案信息容易遭到人工的拷貝和更改、計算機病毒破壞、偽造會計檔案等，這些破壞現象不僅會影響到會計檔案信息的安全性，也在很大程度上威脅到了會計檔案的真實可靠性;內容較為豐富，會計檔案在內容上能夠涉及到很多方面，所以在管理過程中使用信息化技術能夠有效的保存多樣的會計檔案，如：報銷憑證、記賬薄、會計報表、財務核算表等;共享與利用，在進行企業會計檔案管理的過程中應用計算機技術能夠有效的實現會計檔案信息化的共享性以及利用率的提高，利用信息化管理技術能夠將檔案信息進行分類和整合，極大的方便了后期會計檔案的調用與保存，案進行數字化。

在企業會計檔案管理方面對于員工工資報表的保存，很多企業對于70建立到至今五十年來的職工工資報表的保存是非常完整的，利用信息化技術來對這些數據進行處理能夠有效的將這些數據信息化不進有利于檔案的保存管理，還有助于之后的搜索查找，能夠為今后員工退休管理提供全方位的服務。就目前的管理現狀來說， 會計檔案管理在目前根本不能完成預期目的，所以相關管理者要嚴格落實計算機的授權、審查機制，充分做好安全保密工作，盡可能的避免不法者惡意篡改信息， 并定期檢查計算機系統， 防止病毒的攻擊。

結語

綜上所述，我們已經充分的了解了企業進行檔案管理的重要性以及利用信息技術進行改革的方式和優勢，所以我們在今后的檔案管理中應該充分利用現代化管理技術來促進其可持續發展。

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