事業單位檔案工作科學化管理探究

丁建新

摘 要：本文從檔案科學化管理的角度，分析事業單位檔案管理工作的主要問題，圍繞著科學化管理工作的主要特色，總結事業單位檔案管理科學化改革的基本措施，從而全面提高事業單位檔案管理的質量水平.

關鍵詞：事業單位;科學化;檔案管理

檔案是國家的寶貴財富，是社會各項事業的基礎保障。新時期事業單位檔案管理科學化管理應當從檔案管理的現實需要出發，強化保護管理，確保檔案科學化管理水平不斷提升。著力構建完善的檔案管理體系，創新檔案管理工作方式方法。

1 存在的問題

1）人員素質問題。檔案管理科學化發展，人才是關鍵。目前的情況是，大多數檔案管理人員專業素質較低，從事檔案管理人員的數量較少，現有檔案管理人員的兼職較多，檔案管理工作任務繁重，工作質量低下。不少事業單位檔案管理人員不具備現代的檔案管理意識和操作能力，傳統的檔案管理方式制約了檔案管理工作的科學性和有效性。檔案管理人員業務素質和綜合素質亟待加強提高，以滿足檔案管理科學化發展要求。

2）管理制度體系不完善。檔案科學化管理，需要有效的制度保障?，F有的檔案管理制度主要針對檔案運行需要設置，沒能考慮檔案管理人員的工作壓力，檔案管理制度與檔案管理現實工作不符，缺乏科學化檔案管理環境。

3）設施設備落后。實現檔案科學化管理需要先進的設施設備作保障，現有檔案管理硬件智能化、標準化與信息化水平較低，傳統的檔案管理設備落后，難以有效發揮其管理作用。檔案管理人員的工作方式長期得不到改善，直接影響檔案工作者的積極性，進而影響管理質量的提升。

2 科學化管理的特點

1）轉變管理理念。圍繞著盡可能的提供優質的服務和科學化管理，加大檔案管理理念的提升，對檔案管理的職責與獎懲機制盡量做科學化的處理，做到在不違反原則的情況下對檔案管理的具體工作進行科學化處理，充分考慮調動檔案管理人員的工作積極性，圍繞著檔案管理事業發展需要進行循序漸進的改進。有針對性地圍繞檔案管理理念、規范標準和科學方法的培訓，給檔案管理人員創造交流、學習和研究的機會，促進檔案管理人員的專業技能持續提升，達到促進檔案管理科學化發展的目標。

2）科學解決問題。對出現的管理問題應當做到科學化解決，構建科學化的檔案管理運營體系，在明確具體的檔案管理職責崗位的基礎上形成有效的資源互動機制。首先，明確檔案管理的職責分工，協調統一，密切配合，按照科學化的理念合理的分配檔案管理任務，適當的為檔案管理減輕工作負擔。其次，構建良好的檔案資源利用服務體制，科學提高檔案管理的現代化水平，發揮好檔案的服務助推作用，促進檔案在服務和科學化發展中良好運行。三是，建立有效的溝通反饋機制，關心關愛檔案管理工作，及時了解和有效解決檔案管理中存在的問題，構建和諧統一的工作氛圍。

3）提升全員檔案意識。新時期，計算機信息技術的快速發展，傳統的紙質載體檔案管理方式已經不適應信息時代的發展需要。在信息化、大數據、網絡化的條件下要樹立現代化的檔案管理理念，在電子數據和數字化信息環境下建立新型檔案管理機制。首先，應當構建自下而上的檔案管理機制，發揮所有人員在檔案管理中的作用。其次，優化配置檔案管理人員，形成完善的檔案管理工作機制，調動檔案人員和現代技術人員檔案管理的積極性，構建檔案綜合管理優質環境，三是，強化檔案宣傳意識，加大宣傳力度，增強全員意識，構建全員參與的檔案氛圍。

3 科學化管理措施

1）樹立科學化管理理念。事業單位檔案管理工作的重點既要確保檔案資源的安全管理，提升檔案資源整體質量，又要提高管理效率和利用服務水平，進一步滿足社會檔案資源的使用需要，實現科學化的檔案資源提供利用服務環境。一要，應當轉變傳統的以檔案為核心的被動檔案管理理念，更加關注檔案管理的過程中融入“人為”服務理念，不斷提高檔案管理工作的服務意識，強調最大限度的發掘檔案資源的使用價值。在檔案管理的過程中應當圍繞社會需求不斷挖掘檔案有效資源，提升檔案服務潛能。檔案管理應當及時將專業性強、技術含量高、有長久保存價值檔案及時匯總，重點標注。還要優化建立科學的檔案管理制度，規范檔案管理，適應現代化發展要求，提高檔案工作的科學性。

2）創新科學化管理方式。提高事業單位檔案管理科學化水平，關鍵在于檔案管理人員素質提升和科學管理，消除以放傳統的事業單位檔案管理方式帶來的繁瑣、無序、耗時、低質等歷史性弊病。首先，應當立足單位實際，適應檔案發展要求，科學化、規范化、標準化建立完善的檔案管理體系，注重將大量的檔案信息資源，實行科學化的管理，建立標準的分類體系，科學的利用檢索，進一步為檔案資源的現代信息化管理打好基礎。其次，注重圍繞檔案的數字化管理開發專業的檔案管理系統，依靠現代化的檔案管理系統進行檔案資源的共享利用。第三，還要運用科學的檔案管理平臺，加強信息化檔案管理設備的配置工作，運用線上線下互動的模式開展檔案管理，提高檔案的運轉效率。第四，還要建立大檔案意識，調動全員參與的檔案管理模式，發揮單位各部門的檔案管理配合作用，消除檔案管理單干、孤立弊端，更好的促進事業單位檔案管理水平，發揮檔案自身具有的價值和和單位服務職能。

3）建立檔案管理的科學氛圍。提高檔案管理工作的科學性，解決檔案管理的實際困難，優化管理組合，降低管理成本，在良好的檔案工作環境中激發檔案管理人員的工作積極，促進事業檔案作用的最大發揮。首先，提升事業單位的檔案服務機制，依托現代化的檔案管理設施和信息化管理技術，以檔案大數據為利用基礎，開發利用先進的檔案管理軟件系統，保證檔案資源的有效開發和快速便捷的利用服務。其次，要確保檔案資源的安全長久保管，加強安全先進的檔案管理設施設備的投入使用，按照科學的檔案管理工作計劃，制定必要而充足的檔案科學化管理經費。第三，科學制定檔案工作計劃，逐步分批有序開展檔案管理工作，形成科學周密的檔案推進實施計劃，促進工作有條不紊，科學發展。

4）優化管理制度。檔案管理工作的順利開展，推動檔案工作始終有序現代化精細化高質量發展離不開制度的保障，應當建立科學化檔案管理制度，消除檔案管理制度掛在墻上，脫離實際管理需要的形式主義。首先，消除檔案管理制度中不符合實際的部分，對檔案管理制度進行科學化改進，在保證檔案安全管理的基礎上設置科學的檔案管理工作標準，具體的檔案管理措施，規范和約束檔案管理人員的工作行為。其次，還要優化檔案資源的利用制度，進一步減少不必要的因素阻礙，為檔案利用者提供便捷高效的服務，在簡化檔案使用手續的同時，還要確保檔案利用的安全。第三，及時關注國家重要檔案管理方針政策，強化學習貫徹，及時跟進，根據新政策新法規的要求，融合自身檔案管理實際，制定切實可行的檔案管理制度，注重制度的落實，用制度保證檔案工作的科學化規范化現代化高質量發展，實現檔案管理科學化發展目標，為社會創造更大的社會效益。

總之，做好事業單位檔案科學化管理是一項長期復雜的艱巨任務，需要長期規劃，穩步推進，穩妥實施，不斷創新檔案管理服務方式方法，制定科學安全的檔案管理制度，落實行之有效的科學管理措施，才能最終實現檔案管理的科學化發展，推動檔案事業持續健康發展。

參考文獻

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（作者單位：濰坊市市政公用事業服務中心）